秘书工作的方法多种多样。办事、办文、办会虽然有许多程序性的做法,但同一类事务因不同环境、不同领导要求、不同性质的机关单位,甚至不同个性的秘书会有不同的做法。比如写文件,有的人喜欢先写提纲,再打草稿,有的人喜欢先打腹稿,再一挥而就;又如接待客人,有的先说亲切友好的客气话然后再谈正事;有的则喜欢开门见山,直接进人问题核心,很难说哪种方法对或不对。秘书工作中的许多具体方法是靠长期实践、通过经验积累而产生的,不是单靠书本所能教会的。何更好地为领导服务角度,着重谈谈做好秘书工作的方法。 H$ k7 n/ q; _0 Y$ Z- t
1 K1 }" o+ K/ N3 O; I, \ 1、思想上的“三个意识”
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u8 [& x R8 ~3 i" K 秘书要做好工作,要树立“三个意识”,即组织文化意识、全局意识、责任意识。
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`3 w/ v+ c: O) f$ b (1)组织文化意识& S" Y: `% J- Y2 L
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没有组织文化的融合性就没有思想和行动上的统一性。组织内部的每个成员都要深人学习组织文化,把组织文化深人渗透到每一项工作中,落实到实际行动上。领导的思想就是组织文化的重要组成,领导的命令都必须不折不扣地贯彻执行。( A5 y4 R5 d: L
* l' w9 H- _ W( E$ V (2)全局意识
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0 \7 ` i7 a( X, ?( P" F 服从、服务于全局是做好秘书工作的基本要求。每个秘书人员都要时刻以大局为重,牢牢把握大局,要善于从大局的角度思考问题。如果大局意识不强,就很容易陷入本位主义和小团体主义,工作就不可能做好。办公室的每个成员都要正确处理大局和小局、全局利益和局部利益的关系,服从、服务于中心工作。" Q6 D6 B6 T5 q' c9 {6 g9 i
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(3)责任意识
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) n( p+ |4 a6 z8 C# U 创造一流的工作业绩的关键,就在于是否有强烈的事业心、责任感。要不断加深对秘书工作性质、地位、作用的认识.发扬高度负责的精神,自觉做到在标准上求高、措施上求严、工作上求实,尽心尽力、尽职尽责、扎扎实实、创造性地开展工作。. b7 r. u/ [; k. ^& w
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2.工作上的“三个满意”
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即让领导满意,让员工满意,让客户满意。让领导满意,就是在工作中准确领会和把握领导意图,当好领导的参谋和助手,使领导感到得心应手。秘书应当做一个有心人,仔细观察、认真了解领导的思想方法、工作方法和领导艺术在为领导出主意、当参谋方面,坚持超前性,把握准确性,注意针对性,讲求实效性,做到问题准、内容新、层次深、来源广、传递快,想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需,最大限度地满足领导的要求。让员工满意,就是要从大局出发,从员工实际悄况和部门实际利益出发,充分发挥秘书部门的桥梁和枢纽作用,加强领导与下级部门的联系,让领导了解员工的情况,把下级部门的呼声、要求及时传递给领导。同时及时向下级部门通报组织一个阶段、一个时期的重要工作,定期或不定期地征求他们的意见和建议。对下级部门的请示汇报,要分清轻重级急,及时办理。让客户满意,就是对来宾要做到进有迎声,走有送声,问有答声,热悄、礼貌、周到,杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的衙门作风。让客户满意与让领导满意、让员工满意是相互联系,相辅相成的,是一个密不可分的统一整体。让领导有更多的精力和时间考虑大事、考虑全局、考虑内部员工,让员工满意是更好地调动员工的积极性,共同为领导、为客户做好服务工作,齐心协力把工作做好,让客户满意是让领导、让员工满意的落脚点,只有最终让客户满意,才是最好地让领导、让员工满意,才是秘书工作的根本目的。0 Q* A* W# u( ~ u9 `6 N( W( b
1 a# ?1 t9 c; e 3.为领导做好事前准备& P; A$ s% r" H& S( y* O& k
4 }! Y0 C& l0 }' u: T+ i9 e. i* ? 秘书工作中的很多业务活动都是为领导的工作做铺垫的。如领导决策前的信息收集与加工处理,领导召开会议前的筹备工作。领导出差前的出差事务准备,倾导批阅文件前的文件拟办等等。这些铺垫性工作的效率与效果直接影响领导工作的进程,秘书做好铺垫工作应注惫以下几点。; G" w9 {" R" l5 ^. c
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(1)准确把握领导工作目标
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5 @: v1 U: P7 a0 U* c5 k6 E 既要准确把握领导整体工作的目标,又要准确把握即将开展的具体工作的目标,并将两者结合起来。整体月标不明确,工作就会顾此失彼,具体目标不明确,工作就会失去针对性和有效性。
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2 L* o0 l; j! D) B) j5 `# p* l (2)明确领导工作进程与各个环节; R2 J+ U4 F: C2 J+ g8 z; x
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主要包括:各个环节的任务要求,各个环节的时间进度,各个环节与相关方面的关系,各个环节的人员组织、政策决策等,在顶导决策中秘书要积极主动地进行协调,秘书部门是综合协调部门,要按照领导要求和“有理、有节、有度”的原则及时解决依法行政中出现的矛盾和问题,避免“鸡毛”挡车和其他扯皮现象,促进各项决策和工作部署的落实,明确了这些,秘书的铺垫性工作才能主动而有序地进行。3 F0 x# e: o# N* ~; J
2 |$ w0 {2 `, T) W (3)做好事前准备工作
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" U3 A/ [! s' ]( Q' A0 h& X; f 比如领导要实地考察,秘书就应事前安排好考察路线与交通工具。领导在考察中如需电视直播,秘书就需要事先与电视台联系落实。3 f8 @% m* g6 f
8 _) U4 G; A" O3 d (4)加强与领导的沟通$ f: A/ R# [" i$ Y8 u
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随时把握动态。对可能发生的情况要有应对措施秘书的铺垫性工作方法可以归纳为:以领导的工作目标为指导,按锁导工作进程和将要采取的措施与要求探作与领导密切沟通,确保铺垫工作的有效性。在领导决策后.秘书要及时仔察反该。在督察程序上,根据领分的工作部署,及时提出有察建议,排出晋察单子,拟订计划方案,加大力度开展多种形式的督查活动。及时向领导反切决策的落实情况。
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c0 K) k1 N [1 G/ T1 r 4.对领导决策的工作付诸行动 J; d6 m5 h5 J# i& V& J
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领导作出决策以后,秘书就要开展一系列的拓展延伸:草拟决策文件,提出执行方案,发送文件和收集来自组织外部及内部的反馈,领导召开的会议结束后,秘书要做好文件的立卷归档、会后的落实催办。领导出差回来后,秘书要整理有关材料,了解出差效果,办理出差经费报销等后续事务。秘书要做好拓展延伸工作应注意以下几点。, O* z. W+ S, `4 O' _2 D. w2 L/ c; q
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