走近秘书：文秘工作乐事趣闻大集锦

 

 

美国斯坦福大学心理系教授罗亚博士认为，每个人都有足够的条件成为主管，平步青云，但必须要懂得一些待人处事的技巧，以下是教授的建议：

　　●无论你多么能干、多么自信，也应避免孤芳自赏，更不要让自己成为一孤岛，在同事中，你需要找一两位知心朋友，平时大家有个商量，互通心声。

' w& e- s( z" p/ @- Z) X# f

　　●你发觉同事中有人跟你唱反调，不必为此耿耿于怀，这可能是“人微言轻”的关系，对方以“老资格”自居，认为你年轻而工作经验不足，你应该想办法获得一些前辈的支持，让人对你不敢小视。

　　●若要得到上司的赏识与信任，首先你要对自己有信心，自我欣赏，不要随便对自己说“不”字，尽管你缺乏工作经验，但无须感到沮丧，只要你下定决心把事情做好，必有出色表现。

　　●凡事尽力而为，也要量力而行，如果你身处的环境中，有的同事对你虎视眈眈，随时可能指出你的错误，你需要提高警觉，除按部就班把工作完成好外，学会与他们相处、沟通，这是每一位成功人员必备的条件。

　　利用进餐时间与其他同事多沟通，增进感情，消除彼此之间的隔膜，有助于你的事业发展。

! ~& _6 O4 |- B# Y; q1 { f u

 

 

- J+ A$ ?4 H( m

 

6 i0 C4 k c9 B- Y1 a( t h: a8 J: C

        把自己想象成老总

　　某房地产公司原总经理秘书 程先生

$ p6 ~+ c/ |, r1 R7 {

 

　　我做秘书做了没几年，实在不喜欢这样的工作，所以就辞职了。进公司以后我觉得跟其他新人不同的是，做秘书的人跟外部社会接触太少，接触面太狭窄。我整天遇见的都是公司内部人员，除了上司外，人际关系网很小。每天和上司接触，常常觉得不能平等处事，几乎有点谦卑成性，总觉得自己越来越不像个男人。另一方面从前途上考虑，秘书的发展空间也较小，晋升的机会不大，最多做做人力资源主管，我们公司的人力资源主管又不会从公司内部提拔，所以觉得真是希望渺茫，不知道熬到哪天才有出头之日。

) L9 ^, t+ U2 x) o

　　虽然我不喜欢做文秘，但是我在上面也花了不少工夫。因为我每个月也要拿个三四千块钱嘛。做秘书首先要写公函写得好，中英文俱佳。在写公函的时候，一般要把自己想象成老总，从他的角度去考虑问题，想想他会怎么想，用什么口吻。我平时又看了许多关于法律和管理方面的书，这样写出来的东西比较有深度，很能赢得老总的欢心。因为人只有把自己的本职工作做到位，那么才有希望做其他的事情。因为处于这种不高不低的位置上，一定要学会跟别的同事相处，要经常参加同事间的集体活动，不能孤僻或者高傲，这对自身在公司的地位没有好处。当然咯，最基本的还是要谦虚谨慎，对老总要尊重要谦卑一点。

　　由于文秘在老总身边办事，处于各种矛盾的交集，所以对人性的复杂会看得比较清楚，这对将来处理人际交往有很大的好处，可以分门别类，应对各种各样的人。做惯秘书的大多一团和气，一方面是处在这种环境中不得不这样，另一方面也是做久了被磨砺出这种性子。但是在今后的职业生涯中，这种表面或内在的和气，是很有效的伪装。秘书一般有更多机会接触上司管理层，对公司的构架和管理制度都了如指掌，因为要常常写总结，就得强迫自己去思考公司的运作，对上司做的决断也要有深的体会，思考他这样做的用意在哪里。我个人以为这对我后来的职业发展带来了很大的帮助。

 

0 D' ]( T/ j. H8 a3 c/ A

　　平时最好多汇报

　　某知名国有进出口集团总裁办公室秘书 史先生

 

　　我觉得做秘书有几点是一定要做到的，否则不算个称职的秘书。第一，多听少说话。做秘书的，天天跟着老总，知道的东西很多，也比一般员工知道的早，所以千万不可像个大喇叭，在老板没交代没说之前就把要说的东西全捅了出了。第二，对于领导交付的任务最好在第一时间完成，切忌拖拖拉拉。这样的人不会得到重用，尤其和公司上层有关再苦再累也要及时做好，才能给领导留下一个能办事的好印象。第三，为人不能太张扬，因为秘书是起着承上启下的作用，基本没有自己的主意，个性锋芒太多，只有给自己添麻烦。

0 [3 T- D7 `- k) X

　　还有么就是一点小窍门。比如平时要多汇报工作。找领导汇报的时候，还要注意时机。若领导交代下来的工作，在完成的过程中需要经常请示，这样多汇报几次，领导就知道你在这件事情上所付出的努力，知道做完一件事不是那么简单，而是困难重重的。如果仅仅一声不吭完成工作，就不能达到一个让领导欣赏你又理解你的目的，这就没什么价值了。

　　我们公司算是国际集团，因此对秘书的着装要求较高，平时我们需要穿职业装，公司还为每人做了一套公司服，秘书的话还要勤换。我的收入普通，年薪6万左右，没有灰色收入。在国企做秘书大约可做到35岁，我虽然不想做秘书调到其他部门工作，可是领导用我用了许多年，我贸然提出这样的要求对我自己也不是很有利，我也只好慢慢熬，熬到有一天让我有个更大发展空间。

　　【男秘心得】

4 P# q4 i% A1 `$ R! [/ e

 

5 i2 q* T$ g3 o6 ~. }9 J- g

　　曾任职于某外贸公司陈先生

 

　

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

眼看你的同事升官的升官，加薪的加薪，你却原封不动。

　　这是怎么回事？也许你因此百思不得其解，甚至怨声不绝。出现这种情况，你有没有想过从自身来寻找原因？

: G( s9 c; O# Y i; F1 j& G! x

　　当然，这种情况落在你的头上，不一定是你的能力不足，而是你的人际关系不足。如果你人际关系不好，你就不会出头，这是残酷的事实。为了以后的发展，请你细心阅读下面的几点，这些可能是你停滞不前的原因：

　　1.你觉得把份内工作做好，就够了

- B. C y0 [/ @; D

　　错了！工作能力、效率、可信赖的程度、甚至你的学历，都不会是单一指标，也不会是最重要的。

　　无论你是老师、护士、会计或秘书，工作环境本身是人组成，每人有每人关心的事务与优先顺序，学习如何调节与上司或同事之间的重心，这就是所谓的公司politics（政治）。不管你如何愤愤不平，你在这公司的前途，从如何面对小争执口角到摆放文具，到大事情像这个月谁多修一天假都有影响。

　　2.你不理会谣言

, D. `: i) M6 R, o; J

　　错了！谣言是公司的生命力，很多事情的迹象从那开始，山雨欲来前的风向征兆，即使谣言的细节都不对，但是无风不起浪，你可以推测出些端倪。

　　譬如说，有人看到最近你们公司的敌手与总经理开会，（一个人说不算，至少等到有三个人都知道这件事再说，如果你急着传话，告诉你的人知道是你传出去的，下次你就不会听到消息了）。然而有时你也得加入小道消息，一副没有兴趣的脸也会让人以后传播时略过你。大原则就是，你有兴趣听，但不要让大家都公推你是广播电台。

' `- Y% k. O r% Q# f

　　3.你认为同事可以是患难知己

　　错了！几个月下来，小玲对你的家务事清清楚楚，她听到你妈妈在电话上唠叨，知道你叫男朋友的昵称，连你的生理周期她都晓得，再加上你们形影不离（上班时间），吃中饭时通常是你倾吐心事的时候。

　　这一切让你觉能交到这么贴心的朋友真好。但是如果三个月后，你升官加薪，而小玲没有，更巧的是，你成为她的上司。这时，你想，身为你的最好朋友，她应该会替你感到高兴吧，希望如此。但是，权力与金钱常常会改变许多人的想法，尤其是关系到一人的前途时。如果小玲不再是你的朋友，你这时可能会开始担心你以前透露的所有秘密。当然，最不幸的结果是演变成莱文思基与琳达崔普，你的交谈被录下来。.

3 y7 f! ] n4 y/ Y; A2 j; p4 U/ \

　　4.你忽略轻视你的敌人

　　错了！大部份人认为朋友给我们最大支持，敌人企图伤害我们，捏造莫须有，不去理会他。

" H" e- e& I7 k: i6 Z" j

　　事实上，朋友，说好听的给你听，保护你，你的笑话即使难听他们也会说好笑。相反地，你的敌人恨不得抓到你的小辫子，你一出错，他们马上指责，不会保留，他们攻击你最脆弱的地方----朋友绝不会出现的地方。所以正视敌人着眼处，这个好机会让你可重新修补盔甲，弭补缺点，下次他们再来，你已经气定神闲，准备好了。

　　5.你常常很露骨的拍上司的马屁

　　错了！有些上司希望听到所有角度的讯息，但是大部份的经理级不会，他们也是普通人。

* N4 K2 b/ e$ H5 @7 n' w; ~, E* _

　　也就是说，他们宁可听到好消息而不是坏消息，嘿！那就是讹娱奉承，拍马屁吗？差不多，只是有技巧与心意的区别：经理您今天看起来好年轻，这样子的话是很明显的，上司不是笨蛋，你昧着良心的话他/她也听的出来。你要找出他/她真正让你佩服之处，然后适时赞美，就像你的父母夸赞你房间很干净，当你考满分时学校老师夸赞你一样。“经理，你昨天的处理方式，让我们能够把任务顺利进行，多亏有你出马”。你看，没有拍在马腿上，以后你做事肯定会顺多了。

由于秘书经常代行领导的意向，所以从某个角度来看，秘书也可以说是中层经理。暂且不提领导的基本心态到底如何，让我们来探讨当领导对你指示"替我办这件事"时的心态和想法。
　　通常一位杰出能干的领导大都会有"利用工作去栽培部下"的想法。而达成这项目的做法，就是让秘书代行领导的一部分工作。因此，即使你刚刚到职，他也会要你立刻替他做做看。
　　对此，很有可能你以"不，我还不太熟悉情况"为由，不敢接下这份工作。既然好不容易才获得这种绝佳的机会，何不立刻欣然允诺？立刻允诺接下这份工作，领导自然会对你另眼看待，认为你是一个有出息、很积极的人。当时的态度和反应，正是决定领导对你的信赖程度的关键所在。
　　不过，在你尚未着手去办之前，为了慎重起见，最好请示领导工作的要点。然而假使你贸然地问领导"应该注意哪些事项才好呢"的话，显然你的水平还不够，对于请示的技巧还不得要领。应该要迅速地看出领导的意向，而问"关于那件工作，5天内完成可以吗"。如此准确地掌握要点，命中问题的核心。
　　领导一听你这么说，内心必然会认为你是一个"能干的家伙"，而回答"由你决定好了"。因此，平时详细观察领导的习惯，应可大概地判断领导将会于何时、以何种方式交由你去代行职务，而你有所心理准备，到时候就不致惊慌失措而能够从容地去应付。
　　然而，领导未必会有计划地以教育秘书为目的，并由简而繁地将工作交付你代行。你心里最好有个认识，就是常常会有因领导请假、出差，或其他突发事件而不得不代替领导行使职务的临时情况发生。因此，从成为秘书的那天开始，就要在辅佐工作方面多下功夫，以便随时都能够全面代行领导的职务。
　　当然，你也要以领导的立场作出精确的判断，并有勇于承担一切责任的自觉。如果遇到非常棘手的事情，而那件事情又是领导未曾事先允许你去做，而被迫非决断不可的时候，按常理来说，可向领导的领导请示，请求他给你适当的指示。

1.过分注重自我形象。

　　办公桌上摆着化妆品、镜子和靓照，还不时忙里偷闲照照镜子、补补妆，这不仅给人工作能力低下的感觉，且众目睽睽之下不加掩饰实在有伤大雅。

　　2.使用公共设施缺乏公共观念。

" z& ]8 |% v4 U2 C

　　单位里的一切公共设施都是为了方便大家，以提高工作效率，打电话也好、传真、复印也好，都要注意爱惜保护它们。给好友拨个电话聊聊近况本无可厚非，只是别在办公室里聊天，以免影响他人工作。

　　3.零食、香烟不离口。

　　女孩子大都爱吃零食，且以互换零食表示友好。只是值得提醒小姐们：工作时要把馋虫藏好。尤其在有旁人和接听电话时，嘴里万万不可嚼东西。至于好些以吸烟为享受的男士在公共场合也应注意尊重他人，不要随意污染环境。

$ _+ O2 M1 j; w4 f% L$ z

　　4、形象不得体。

! z+ U p8 q/ K. e

　　坐在办会室里，浓妆艳抹、环佩叮当、香气逼人、暴露过多，或衣着不整、品味低俗，都属禁忌之列。工作时，语言、举止要尽量保持得体大方，过多的方言土语、粗俗不雅的词汇都应避免。无论对上司、下属还是同级，都应该不卑不亢，以礼相待，友好相处。

　　5.把办公室当自家居室。

　　中午自带的饭盒用电炉加热一下，再煮点小菜做汤，一顿挺丰盛的午餐有了，饭后将餐具之类随手一放。可下午上班后，同事们要在这种充满菜味的屋子进进出出，感觉实在不妙。

　　6.高声喧哗，旁若无人。

+ |3 f* I* P4 B/ w) `

　　有什么话慢慢讲，别人也一样会重视你的。其实，你的文质彬彬，可以教会别人同你一起维持文明的环境。

4 k+ P4 b% l2 Y

　　7.随便挪用他人东西。

　　未经许可随意挪用他人物品，事后又不打招呼的做法，实在显得没有教养。至于用后不归还原处，甚至经常忘记归还的，就更低一档。

0 V/ {5 z. x" C+ M k

　　8.偷听别人讲话。

B6 q6 @' ?9 o4 j

　　两人私下谈话，你却停下手中活计，伸长两只耳朵；别人在打电话，你两眼紧盯打电话的人，耳朵灵得像兔子，这会使你的形象大打折扣。此时有可能的话还是暂且回避一下的好。

9 ~7 v" g6 R" f I) l8 e

　　9.对同事的客人表现冷漠。

0 r: I# D' }: u8 P+ p* k$ e; B- q

　　无论是谁的朋友踏进你的办公室的门，就是你们的客人，而你就是当然的主人。做主人的，一言两语把客人推掉，或不认识就不加理睬，都有失主人的风度。而客客气气招待同事的客人，客客气气地记录电话，改日你出外办事，你的朋友也同样不会遭受冷落。

　1、虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。 & q5 Z; `$ v( M: `6 h: b6 v# b

　　2、领导布置的工作要提前交卷　　如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。

4 c) \3 j& Z3 W4 \/ b

　　3、注意保密工作　　秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。

　　4、负责做领导与他人的沟通工作　　当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。

　　5、平时多给领导提供资料　　领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。

. S! r' j J. J; s

　　6、善于听取领导意见　　对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。

　　7、不要轻易在领导面前告别人的状　　轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。

　　8、不向领导提过高的有利于自己的要求　　比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。

@+ Q+ u' Z( v

　　9、多到群众中去　　听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。

7 z1 u9 _3 e! T" y

　　10、要关心领导的生活　　经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。

　　市场经济下，大大小小的公司不断涌现，对秘书的需求增加，所以，秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。随着中国加入WTO步伐的加快，会有越来越多的外资企业进入我国，对秘书的需求量也会有所增加。

　　做好秘书不容易

- y% x. v$ L0 d% b( d0 B

　　难道秘书真是一个干不久的吃青春饭的工作吗？其实不然！做好秘书工作，必须具备以下素质：

　　1．没有权力欲。常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”。这句话在秘书这个行当是不适用的。

4 ]' o) R2 P5 @1 } c- \

　　2．做事干练，能严守机密。秘书是工作在领导身边最近的人。领导的一些个人行为不可能全部避开秘书的眼睛，他们的喜怒哀乐也会情不自禁地流露。如果秘书不注意守密，会使领导的工作被动。

　　3．熟练操作各种办公自动化设备。

. `9 H5 m9 L" h4 U

　　4．具有较强的文字处理能力。要能听得懂领导的话，领会得了领导的意图，并有能力将其组织成文字。

0 k6 @1 o2 R1 h9 Q

　　5．主动热情，遵守纪律，性情随和。外交型的人才做秘书，将使领导左右逢源。

+ }8 J3 ^* N- X, ?# d7 J: @/ q

　　秘书可以分三种。

　　初级秘书

: O s2 e) i6 W- d3 e1 M

　　应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。

　　中级秘书

　　包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25～35岁左右。

1 C+ A: U' o$ \" `$ f

　　高级秘书

　　则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点，到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。一般的外资企业，他们需要的高级秘书是35～45岁的职业女性，要有长期的外企工作经历，要有良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……而具备这些条件的女性凤毛麟角。

　他们在办公室里还是稀有一族，但是，凯西·简丝说，男性私人秘书正在被大众所接受，他们努力工作，慢慢打破传统。 ; y# q7 v5 q3 U5 r) }

　　性吸引力不再是秘书必须

　　如果你问任何一个私人秘书，这个工作通常给人的印象是什么，他们会转转眼珠这样回答你：是的，是的，超短裙、细高跟鞋，染得鲜艳的指甲，跟着一个色迷迷的男老板，始终做一些泡茶、写备忘录这样的工作。

3 u! G9 u, b6 C+ k5 [" t& U0 V

　　这个印象现在让人看起来很不正确，但这并不是因为私人秘书这个角色定位改变了很多。为女老板工作的男性私人秘书数量的缓慢增长是这个印象看起来不合时宜的另一个原因。这些男性私人秘书怎么看待自己的角色呢？

　　“人们过去对私人秘书的看法很狭隘，让人失望，”妮库拉·约恩的私人秘书尼克·雅伍德-布察南说，“我所做的工作是业务上的支持，性别和工作没有什么关系。如果有人这么想，那真是思想陈旧。”妮库拉·约恩是朴次茅斯一家慈善机构的CEO。

　　但是在十九世纪末二十世纪初，这个工作收入很好且受尊敬的时候，私人秘书都是由优秀的男性担当。然而，当女性努力奋斗进入这个领域之后，私人秘书失去了其原有的地位，工资下降，男人们离开了这个行当。上世纪六十年代中期，世界上所有的秘书几乎都被女性占据。1962年的一项调查显示，当时有28%的公司相信性吸引力是私人秘书这个工作的必须。

　　在英国，幸亏有了公平机会的立法，秘书走路时必须左扭右摆的要求成为了过去。对于那些希望看到私人秘书这个角色中有更多男性的人来说，前途是光明的，道路也不会太曲折。

5 c8 D8 u: L3 ]7 p

　　但是雅伍德-布察南认为自己的角色已经超越了以前对于秘书的印象，尤其是在这个长期以来被女性占据的工作上。真的是这样吗？

* w0 d% ^/ [' f0 L' I

　　“我不能相信有人认为我是在追随一个男性当私人秘书的潮流，”他说，“我以前也曾经为女老板工作过，性别因素从来没有进入到工作中来。你真的需要好好考虑这个角色，以及一个人是否有能力作好这个工作。”

( z7 t& k) m* K2 m

　　女老板：很多人把男秘书误认作CEO

/ X+ H5 g& ^0 Q4 F! V7 U! E2 h

　　这正是女秘书们赞成了几十年的观点。从什么时候起，诸如管理日志、预订酒店机票，以及其他雅伍德-布察南每天都做的工作变成了女性角色？

　　他的老板同意这个说法。“当尼克被任命的时候，很多同事嫉妒我有一个男性私人秘书，”约恩说，“他们对这个任命很羡慕。”

4 _" V# O) R' |

　　然而这个说法暗示了男性和女性看待秘书角色的不同。雅伍德-布察南不相信自己是在追随潮流；男性做私人秘书，在他看来，是件稀松平常的事情。可是对于许多女性私人秘书来说，这是个有着巨大吸引力的话题———或许是因为她们和传统中那种穿着高跟鞋“噔噔噔”走的形象斗争了太久的缘故。

% a7 W- J& M5 X _

　　“对于秘书，人们有很多刻板的印象，对他们很不好。

一位老板说，“老板每天跟秘书在一起的时间甚至多于自己的太太，好秘书对老板至关重要。”在老板眼中，兼备以下两种类型的才能才是好秘书：

　　1．影子型秘书。克尽职守，默默工作，凡事不用老板监督。只有她不在时才会引起老板注意。

) d: }! s, S$ R

　　2．助理型秘书。有能力向老板提供中国文化咨询、充当翻译、会做公关及市场推广工作。

　　老板特别提醒秘书：与老板一起工作有两大机会一定要抓住：

( g. R4 \. G: k) V8 I5 ` p

　　一是有条件了解公司的业务、老板的思想及许多幕后事情，业务能力会提高很快。

　　二是升迁快，公司职位有空缺时，老板首先会想到值得信赖的秘书，许多高级经理原本都是做秘书的。

秘书工作是一门艺术，要做好秘书工作必须注意处理好四对矛盾。 + ~8 X2 n- g5 f2 O

　　一、专与广。秘书工作没有盲区，只要领导工作有可能涉及的领域，秘书就不能说“不”。比如，作为一名分管工业经济的政府领导人的秘书，首先要具备作为秘书的一些基本素质，如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等。其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方相关政策法规、本地区经济运行状况等方面的知识，不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”。再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。比如，领导者即将赴党校就我国经济体制改革的有关问题作专题讲座，为起草好这篇讲座文稿，秘书就应熟悉我国经济体制改革的政治背景、历史演进以及当前我国政治经济运行中存在的一些主要矛盾和问题等，否则就不可能写出有深度、有见解的高质量的文稿。因此，秘书必须是多面手，不仅要对其他相关方面的知识有所了解，做到广，只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。

3 J+ |0 W6 y( [& O

　　二、前与后。秘书是领导的参谋助手，其主要职责是为领导服务。为此，就要做到前与后的协调统一。所谓前，就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成，留有一定的提前量。这其中包括两方面含义：一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成，以给领导一个缓冲的时间；二是领导尚未布置但根据自己判断即将要开展的工作，要超前谋划，想在领导前面，走在领导前面。比如，对即将进入汛期的防洪问题，如果该地区每年的防洪形势都较为严峻的话，就应该尽早给领导提个醒，必要时还应该提出初步工作方案。再如，领导参加会议时，要提前进入会场，检查包括音响在内的各项会务准备情况。诸如此类的问题，都应该有超前意识。与此相反，有些工作秘书不能超前而必须做在后面。比如，领导面对新闻镜头时，秘书要主动靠后，把镜头让给领导，而不能跑到领导前面，与领导抢镜头。领导参加完一个活动时，秘书要在领导退出现场之后，详细检查领导是否还有文件等物品遗留在现场，然后才能离开。该前则前，该后则后，对秘书而言两者同样重要，切不可前后倒置，那样必然会乱成一团。

　　三、内与外。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私在内的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么该说什么不该说必须心中有数，不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦什么都往外说。这样，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能会损害领导者的形象，于工作、于己都不利。比如，一位领导正在召开工商、质量监督等部门负责人会议，准备对市场上热销的某种假冒伪劣商品进行突击检查。如果秘书提前把会议内容透露了出去，就会使这次检查落空，让不法商贩继续逍遥法外，给工作造成被动。泄露秘密不仅仅是违反工作纪律的问题，有时还会酿成严重后果，作为秘书必须让住这一点。

　　四、高与矮。这里主要指形象问题。作为秘书，要注意在各种场合维护好、塑造好领导形象，使领导始终给人民大众留下美好形象。相比之下，秘书在必要时要适当矮化自己，万不可与领导比高矮。一是对生活中人们矮化领导形象的各种议论，要利用自己的特殊身份主动为领导辩护，摆事实、摆论据，以澄清人们在这些问题的错误认识。二是对工作中有可能展现领导形象的地方，要多为领导考虑，多做设计，努力把一个好的领导形象留给大家。三是对自己的形象也要关注，因为大部分人很难有机会直接见到领导，他们心目中的领导形象很大程度上是通过综合领导秘书在各种场合的表现而形成的。四是对有可能损害领导形象但又非大是大非的错误，秘书要主动揽过；对一些经过自己参谋而形成的正确决策，秘书要主动推功，为领导增彩。一句话，秘书要尽可能多地把各种美丽的光环聚集到领导身上。

难得的经历大家一起分享