一段：发通知0 h4 [7 [* {, t) Y! B4 v
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议, J, {% Y: q6 z1 M2 q' X
( Z% T0 S4 q( p" S二段：抓落实* f& a, c* P0 f. S( N Z* [( [: @
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
5 H' d6 Q. J5 }2 w) K5 l发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备
" O A5 N0 n5 `' A发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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9 B8 P T. ~' @5 ~五段：细准备/ K2 ^1 T2 N$ t+ v% m V
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）, _6 N9 s! \% C7 Q7 I& `
4 ^% m3 f5 o) O# D六段：做记录
! q6 F( B* u9 X发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）9 `' ^) G5 l/ |3 L& V
9 e% J0 U. I" N; }3 M七段：发记录6 d+ I8 m* d; v9 l7 ?# U
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员& B' e- v/ [0 ^* |5 j; J$ I
2 C2 M+ J4 [/ O2 ^5 T3 n1 a3 A八段：定责任2 n# v8 G3 \. I* a r% r$ c. N; r& ~
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程. k: D1 k; H! ~0 E2 g0 }
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系2 Y$ {7 p3 }* j
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