秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就"办事"的学问作一番探讨。
5 g& K/ F8 p7 w3 z5 B) \; L 一、如何办好领导交办事项 # y6 C7 Y& a' M) P9 S
(一)接受工作任务要弄清"三要素" 9 ]9 K- G' i& r( Z" n& A/ h
领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
' ^$ K O8 h! H6 i* y3 w) W2 T (二)优化办事成果"三比较"。 ( ~- P3 U& s( F+ l
办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。. l& x+ L: H+ P. ]( U* I6 t- `: h
(三)把握好办事"三形式" $ A% X- Z( w1 X4 t2 j8 ~* Q
办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
2 X+ K9 e+ h! A; w, L4 m* p (四)检验办事效率"三标准" ; y3 b) T8 Q/ q4 s7 z2 \8 N
秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。 ! O& Z/ l3 R7 C- e0 @
(五)向领导复命"三注意" ) ], V0 s1 }0 Q
工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。 4 R' P: j7 r6 T9 P4 ~% j' B
二、如何办好请办事项 : j" l* _ L! }5 g
做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
* c8 T# J& `9 T+ L8 W (一)精心准备,提出合理建议 ! O$ h# ~5 J( s& Q* _, j
(二)讲究方法,选择适当形式
0 N# `/ A9 B' [$ g: b7 [ (三)注重程序,坚持逐级请办
. K' f9 b7 ^4 x6 B$ ~( I (四)提高艺术,优化请办效果 W9 e6 T% }( L% D+ W! ]
(五)以缓应急,避免紧张出错! C1 M r. ]4 N# {* }
|