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秘书工作要则新手必看

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重阳999 发表于 2016-11-16 10:56:24 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
一、 优秀秘书的素质要求 & Q; Y) S8 j) G! v) S& d, w
1. 个人素质要求: 5 R. s8 V/ t' Y7 s" t4 A
1) 品德——正直善良、诚实忠心                    2) 修养——良好的家教,端庄的仪表,有礼貌,懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到   \7 J" T* @# M$ V+ @& m
4) 耐心——做事持之以恒,并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事 - `4 J0 A! h8 x, C, |
6) 爱心——热爱生活,热爱工作,团结同事,乐于助人  
* ]& Z6 O* {6 q2 i- r2. 技能素质要求:
. s5 H+ x9 _3 b) k5 t3 E1) 教育背景:文秘与中文等文科类相关专业,大专以上学历. 2) 写作能力:具有较高的写作水平及文字表述能力,能起草报告、总结、   & c9 f( {+ F: q
讲话稿等文书      2 \. n, u3 P+ F6 g' I/ X9 u
3) 打字速度:达到60字/分钟或以上,越快越好 4) 办公设备:能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相 5 L# b2 N  s# ~8 S
关保养知识
. ^7 `; g  |4 R7 p5) 软件操作: " O  B$ w1 H. e0 ~
 office软件——熟练掌握,尤其是excel表格与数据处理  CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸  ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档
0 Q7 |% w; s" M) U# ~9 P9 O) u6 k Project软件——会使用,了解软件结构及日期时间之相互关连,以及甘特图、打印等  
" |  C3 p/ h0 v2 N' N7 ?4 y5 R二、 秘书的岗位职责
3 C! ^9 j  ~4 Q6 D3 L4 L' E% o1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员,建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管,负责办理合同  借阅登记手续。 9 V7 T! f- T6 K: n
3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。
( s4 m! @4 @% q# H* K4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。 , J7 o9 r8 t5 t/ w
5) 负责档案室文件管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。 6 L; i8 |6 t. @/ ?3 X5 T
6) 电子文档管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。 ' c& A: ]( g; ^
7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作,安排商务旅行。 ' G& G$ E+ N3 R6 }2 t$ d' L% q6 Z8 f
9) 与各部门工作密切联系,保持融洽相处,准确高效地完成上传下达的工作。  
% I$ I) A( K" f$ j. T( j$ S
, Z. l! ~8 I8 m. v+ k2 ^" w! L+ [三、 秘书工作内容及要求 1. 日常秘书工作:
- o+ ?2 N( I7 j' i0 x3 B5 |1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料,分类归档,保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。
1 u/ j0 I6 F8 b9 c, P9 H3 ]4) 接待来访、来电,须有礼有节、大方得体,电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误,及时转达。 5) 上班时提前到位,事先整理好上司办公环境,桌面文件归类,分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟,收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司,须继续留在位置上等候。   L- N) ?9 Z5 O( [8 M4 @' i4 Z
6) 如有个人私务需要处理,提前向上司请示并说明情况,获同意后请同事暂代职务。  2 K) @) G. j+ c, q/ [
3.  机要工作:
# ?( o9 ?& U3 C; s8 `! {4 E0 p& I1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求,清晰授权范围。
8 ?0 g0 k  `/ _+ l5 \- }2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。
4 D# I: C+ W6 q! A6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律,掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。  
  x! B9 ?2 l0 A" F3 ?; [4.  公共关系工作 9 p7 A  `" V  v9 v' D5 d  j
1) 名片的整理及录入,形成电子号码簿,定期更新,记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息,供上司随时查询。
5 ^# K" w: f9 p2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程,接机送机及时到位,提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。
+ J' d* {, {3 r* ~3) 参与上司安排的公共关系应酬活动,应注意保持公司形象,大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请,均须向上司报告。  
% R! r1 E5 E/ ^' M) s5. 私人事务助理
  Y# S# j5 @# C8 w$ }; _1) 尊重上司隐私,保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。 8 ^- R( y7 ]- v! `$ I& p" a* L
3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。
1 A& t6 @* Z& [1 X+ ]2 E
' W/ P) f2 y* m% a" J& k3 V; w6 J
标签:秘书
 
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