办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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- L5 q5 j: t4 X加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
; g$ S6 a1 i4 \
" B% v- s% Z* X, ^' ~二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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: ~$ q7 I6 j6 k% Y# {四、加强办公室的日常管理

6 n2 V5 N; t8 N4 Y/ o8 k一、办公室人员岗位认知与基本职责

! n% V& |7 Y5 e; H7 w6 }（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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1 O! }" I1 X$ }& p% M. \联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

0 t+ e8 |5 ]# g5 g5 ]( z9 c职能定位：
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' ~6 n# j! l; q, P行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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$ b3 d/ Z. _4 ~+ t$ G+ e3 K; b/ n（二）办公室工作内容与特点工作内容：

) ^& @* p9 }( {/ z$ Q按性质分：

7 Z! C4 H# U3 u) b# q8 Z程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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' Y- E$ u2 C3 D6 J# n1 b& M  I4 F; c一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

/ x6 r9 E8 D' `* }' s* z办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

4 f2 k# ]! ?5 Q2 ^8 u/ A3 ]8 k2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

+ ~* Q! ~+ V$ X$ V一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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6 A4 I- H5 e' W" R! G$ m- I+ L1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

! H* f' x/ t& q+ l3 G7 Y4 f+ E踏实肯干。舍得为工作投入。
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6 D  j. ?; l$ f( `3 h# A+ t3 T2 v（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

$ ]- C+ ]- e9 t调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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7 z4 ]/ w" z( s. i8 G& L) a+ s- n9 p思维能力。善于思考问题，抓住关键。

% t- a+ [: w* {+ A  K( w, Q表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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3 e. \& A" Q" e（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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+ K2 c7 `0 K  ^心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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: Z6 o! S7 P& L# ~8 }9 J注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

0 ?  `9 |/ m( e调控力(控制情绪的能力)。

$ b3 B. ?' V8 l) _9 b- }$ k; w意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

& @' u/ B; a3 }: Z- H# M全局意识

) h5 q* D: J$ p责任意识

6 F; X! y7 |: ?1 P. B创新意识
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奉献意识

信息意识

# J% j% D3 ?; n) u3 |4 h  Q程序意识
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学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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9 U2 \: y4 m) t领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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) f  L% ?, X, b- o1 m0 {5 `# J2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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3 h+ z- }2 z4 Y2 f- L/ W* N  ~) `他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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) v$ u5 T6 a( q1 m$ D0 _5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

3 |) p8 Z: F/ X! C. i6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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+ E2 P4 d2 I* H/ }9 P7 q$ Q* _4 q能否制订新的工作制度或工作程序?

1 [2 A( k$ S" v3 q, Z/ x* ?他的工作有条理吗?
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8 |9 n+ f8 l! ^$ G- S' Z: d7．他是一个机智的人吗?
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, _! p! g! T' m+ V能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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/ W# N/ q( o& o. T  Q% ~4 v7 r% ~+ v) O能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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8 H& y8 O) E( G# B, w1 G6 m能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

' l7 K3 t+ Y. M9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

8 I1 i3 x1 J, q" k$ C0 _8 W; [1 I10．他在危急关头是否沉着冷静?

: j1 p0 x, k" `  S! Y* b当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

8 S5 s& @2 k& b# E3 ~11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

* C  H4 i& U% D是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9 U3 r3 P9 R% d13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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% ~! l0 j& o1 O% u$ u! {- g14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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7 ]' C8 \9 a. V: e15．他语言表达是否清晰?

% l  D& E2 \+ {5 `2 S: h4 I能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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3 f3 e7 a9 d" Q5 ~4 Y: K能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

1 D& ]+ g5 m, A9 h16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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: S* s9 w( _# H2 @领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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  u! S, N  Y. M  ]8 W6 e* F# y/ j) m能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

7 q3 s4 {2 p6 W7 F, t20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

0 N! N9 k& o# n- N4 b5 r启示……

二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

& Y5 N" w% l# {& ?3、努力营造和谐人文氛围

- w; o- q" u% n; j1 W7 g4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
  F$ ^0 e5 G- D1 z: D7 g* B  k* Q7 |. w
+ c3 {/ C) ^! i0 q  S( v7 \/ c良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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) N: n4 o) Q( ^# i+ q4 T: \' r4 x良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设
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9 g8 K5 M: k/ I& t9 O（三）人人争作办公室受欢迎的人员

+ M+ W! V# i* P% v1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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0 P+ }* u8 o7 W# g0 G3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

! U2 _) A' t$ P# k4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

, M" F1 s' @( T9 e) ]  a7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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; y8 ^1 ^/ r* D& {6 K0 }5 O7 w5 W1 F8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

2 A1 W7 A! Y4 j6 ^（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

4 `/ ]1 `! |5 i1 v3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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# a2 g+ U* S" X（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容
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9 G: N0 S1 e- T+ \% ^会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

8 X5 T3 a/ U" f4 x: P  k: L5 |4 M5、分工撰写会议文件

  V7 K% U- B4 {, O5 W8 u# g5 u# |; G6、确定与会人员名单以及会议编组方案

2 m, H* S+ f  l0 v. M7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~