办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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7 A2 a: G3 T% [( v1 W' f一、办公室人员岗位认知与基本职责

5 H9 S  V% m7 p5 m) p4 ]6 A: H; ^二、加强办公室建设

, F- X4 X- z0 ]1 C) B% k$ X三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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( ?" B* F1 _. J4 }9 [. G9 {一、办公室人员岗位认知与基本职责

( m. a$ Q3 K" l（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

! f% E9 J/ W( `5 y联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
! F1 F& j3 P; N; O4 g
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

+ L9 Y5 x$ X& ]$ V9 r+ a9 |（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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2 W/ Y, z+ g3 Y/ i- D7 k8 g按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

# C  I9 C( y4 y8 P7 |3 K综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

3 [, E, |3 b# \  Y  y* @/ W一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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; s* d, `: ?  |6 r; i" x2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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9 {+ Q- E5 {" Z, Q& {（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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- k6 K, G9 {% k+ L- S* A5 e6 I政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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, t- W/ d7 N& T责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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6 L, T" @* _6 q/ ?# V/ H+ m4 Z踏实肯干。舍得为工作投入。

' J6 q% ~/ [8 J3 }（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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1 V* P* P' C5 R, F3 o思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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8 J! T9 q7 p* T, K0 I: H3、心理素养
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8 V5 _4 U! Y, Z心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

2 _2 Q. D8 {4 D( z/ M注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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5 Z! \5 ?3 |+ E5 a3 Q$ I意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识

创新意识
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! ^& |- T: K# q! B4 T; b奉献意识

9 T  M* A" M# x信息意识

程序意识
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; Z9 m0 O/ d2 [1 W+ H学习意识
3 p3 X6 O& Y/ a( e5 I7 s& n4 t
, A2 {, K* v* t4 s" O4 E) `! _3 @: w8 Q& g（五）领导对办公室人员的期待
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& }/ b2 j/ ]7 i7 E5 Q6 R# o3 D领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

1 `9 D3 s7 [) ?+ a他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

% _8 y4 |2 U- N& u' M2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

8 q, J9 Y5 e  U5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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& s3 q# a* `" U+ I% }. @( d" {能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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8 ]; ?/ s$ {! \& \* |6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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4 c& h+ d, f9 A  n' y+ i7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

% z* Z- i% Q2 Z2 a! a& _- R+ E8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

1 g3 d9 K# J- W3 D领导测评办公室人员的20道题目
) P6 _; q' t+ e, e1 z. u$ I
/ @; z& C2 ^" I! e, U2 z% y$ ?* Y/ ?% N9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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4 U* M9 X0 C3 `11．他对你的忠诚值得信赖吗?

' y1 I  Q6 ]) n! o$ z( g6 v你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
* ]' o/ z5 g& U) a$ Z
. u# b1 D3 J& ~% |是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

0 l4 I( E3 j$ H2 a* r& `领导测评办公室人员的20道题目
* t4 Y! y3 |' n& r/ j" Q
, W/ W. |7 a# k* i13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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+ y1 n) e5 w. O* |而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

% v/ R  X+ D( c1 n* R; E8 L14．他是否有个人学习计划?
9 S) Q5 t) C5 R2 ~3 n0 w
* U! t4 g1 ]/ n! a% h! y是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

0 c' l5 M: _2 V# d, p: V7 ?是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

0 L- G+ V* k! N3 g/ Y: F15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?

% k) m5 Y. q; {7 ?0 ]" ~( K4 s" M能否准确地传达你的指示?

* j6 T+ q% G; N, L8 }# y能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

# Z  x7 g) _- c/ n16．他是否按时完成每天的工作?

# Q$ k4 ?. l! N2 Q) L* c1 g* {: e是否根据需要自愿在休息时间加班?

" f& C3 i2 h( O: k领导测评办公室人员的20道题目

- f* u( F! l7 z1 _17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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- L, J# D# x5 \. m6 }; _18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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5 `5 G7 J# m) A8 w! {19．在调研工作中他是否称职?
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" w- p" e' m7 n6 F$ Q; \. y能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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- ^* w- i. F% f9 ]7 Y: j- ^4 T& w启示……
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% f9 g2 g" j1 V2 _; v二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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% B. P( s3 }1 \) n& k# i2 j- v+ w0 U1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
; P5 r' u( w' F) u4 u( c
5 V: l! x& x5 T8 ?; l/ W. V6 j4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

( I3 o* \8 n+ h9 e& `良好的礼仪形象
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2 O& s: x! O2 O& D7 z0 Z$ ]; {良好的电话形象

, p& r5 ^; a' z# z" B良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设

- B2 H" t# n3 d# G  z（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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. K0 H4 l6 h- \1 C" B4 D3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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/ O# P+ h. b: i4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

7 Q5 l8 S* ~( T& @, v: g6 g5、随时让同事知道你对他的感激；
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. P+ M- V; h6 M0 Z: h/ H; ~; o6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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3 `' V' V% X: P, \$ {7 Y, g7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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* M6 k( C3 k0 h+ y+ L8、不居功自傲，有容人雅量。
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- \3 h, {7 B4 v. H三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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3 P1 T# ?( R8 y: [9 J; N# ]（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算

% Z9 `$ Q( f' U6 n  h（2）拟定办会方案
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9 y$ f: B8 u4 P: c) Z& ]（一）会议服务的基本内容
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8 T9 |/ V, |- T' ], n) t2 ~会前准备工作
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/ A# F9 E/ c+ i4、确定会议的议程、日程和程序
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6 ^+ W* S5 d! b- X5、分工撰写会议文件

8 X$ }% g7 B/ S9 a( A( U6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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1 T' {, o, F! J衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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* V% P! x9 c7 P% Q主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~