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网友提问： $ q9 o$ j% H% I+ m
4 J5 z; A s' {9 z现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ % G# @# }7 f7 z. ?
" }6 {) J; Q: S* n$ l1 }老秘回答： : m$ n B0 `" Z6 Y' ?
3 }. e' o V! s0 O
会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
4 D3 D* C0 n( @ 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 , g, a$ w( F0 \ T; B
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
$ H0 Z& \" Z0 X; { 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
) {4 E. [( ]; d, s' o 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
0 J, e; ~+ B8 I/ o U; R 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
/ [) v/ b! K6 S+ I 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
' l5 v j! @6 x: e: k) c 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 $ ~9 _) t2 x0 j. f$ M. ^1 k* K
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
* z u% V3 a# Q* g! g1 L( R/ K 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 $ e9 o3 S) x* q8 g6 [1 I
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
0 Q3 `0 @$ t! ~ 10.信息要加以选择，避免过多。 6 q0 L; V6 C# N) I4 X
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 4 x7 A, D7 Z; _8 |7 K
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
, o2 Y/ Z- a6 ~ 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
2 y! t8 ?* { n: o- A, Y# X 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
8 r8 v/ _9 x$ L) U 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
/ k+ t g% g) |4 c$ D0 D 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
9 ^% A4 X/ B2 l9 {$ k5 W& a1 _$ w 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 , `3 k7 O) h; M8 {
18.会前先拉几个盟友。 . i9 d! q% g3 U
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 * _: |0 ~# S) X6 @# ]" J# U
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
( M( o( W$ m2 Y0 z/ E" H ●会议准备 6 {+ p: a4 U+ O4 L! e
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
% @4 A* F7 A$ i% k% N' `. b3 f B: v% ~ 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 0 l8 C! Q/ B5 X/ f2 I* X0 J( m5 v) u
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 9 k. }2 y8 o- d* G# i4 X( Q' l
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 * S/ Z+ \ ]; Y/ c
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
8 j3 H+ y3 u; H- J 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
3 j0 E$ B [, Q# h6 T+ @ 26.任何议程变动都必须通知主持人。
8 X& L& X" p z' [; H- W 27.议程要尽可能短小简单。
0 D, l$ P/ ]; X1 Y3 V& h7 y0 V 28.尽量将议程限制于一页纸上。
" I# r% k* m b0 e 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 8 D" \1 ~5 I6 K
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 # |9 d1 [4 G/ f& r [$ r& ?5 K3 O
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
! V- Y- u) M7 N- P 32.必须将电话转移出会场。
0 l- g" ]8 o0 S$ m7 G2 F 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
) K$ R$ R" m. ?. |4 l P; L) f 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 5 |/ C8 f$ D: t' Y7 @
35.要找个确保没有干扰的会场。 , o9 X) Z" f% \4 v/ ^* P% @6 t8 v
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
" k) e' k6 Y9 G$ Y: m& V8 t 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 1 n! n* y- o# y6 ]* q) P4 d/ [
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
; C' z8 \2 [) P$ g 39.座位之间应有一臂长的间隔。 # Q3 d$ x- |* [; s; ]1 G
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
, G6 B8 B* q3 [ 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
" y5 d, }5 Z& \, a, Y* P' q 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 / ?/ w+ i$ L& D1 \) @, M7 A
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
$ P$ d1 V* t; a3 K 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
9 r5 d: Z4 t! t 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
, K9 ?( [! w2 _3 v7 o 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
2 }( ^4 n* V9 T5 \' A5 r% I# B ●出席会议
0 x' ?& e% I0 j 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 3 U# Q% l- ?2 C2 B6 ?0 ~
47.会前拟出自己的发言稿。
G) Q0 h5 z4 G7 b3 q* R, A8 s 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 - r4 f5 U. ~) ~- L
49.要保持积极的脸部表情和音调。
. b8 c4 F# b2 a* } W: K 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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7 j: x9 C" }; b 51.开始发言前先作深呼吸。
; W; L5 @0 ^* }) V# u 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 " }. z A- v9 \: u" C2 f6 e
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
1 J5 @( Q& I4 O' X+ t 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 * j5 m. H: Z3 o, W
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 , q% V0 q: T$ ]+ Z, m4 {) z
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
$ d1 }6 P6 o0 B0 k8 z 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 2 E' X$ U# u; I
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 0 |7 ?) e3 [" {% _1 u) ^1 A. A3 K: v
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
8 Y; g( Z+ A1 n5 X9 n& y" u 60.必须按照议程顺序作会议记录。
9 X6 F! d6 Q; E 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
0 \3 \- m6 M5 y* x+ X$ } 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 ! n; G) }) R! k( [4 c/ Y
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 3 m9 M0 P' @' Q3 k k
●主持会议 5 Q9 n) O& N# |# X- q/ F* Q
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
) Z# W' D- Y# X5 D 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 ! V+ p; l9 i! D" H: s9 C
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
: _7 w+ {( O( a3 ~( `0 D+ l8 V 66.尽量于会前认识新来者。 ! R0 G; X9 {3 M
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 , K3 s' ^$ J* i S
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
" ^. i' c! @* ^ 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
0 ?% q) R3 q$ g, ^/ Q% W 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 , L. ]" Q7 @, r1 W' A: x
71.要制止支流辩论和私下交谈。
3 n7 a: b/ y# _9 H3 s; C% Q4 ` 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
) K# d8 Y6 P1 k. \ 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 + N" M9 p0 @" ], y
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 4 e2 I( N( B1 \
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
H( ?6 h) R% W5 U 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
' I( H( S2 |2 }5 j5 u8 u0 ^- I6 { 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
_( i% S) _! |% S. R2 i 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
" w; q" r, a# Z& z 79.必须清楚每次会议的规则。
6 ~/ ]+ q$ w. H: }! ~ 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
3 X$ I+ o# j2 P, ~- F4 @% M 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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