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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
! S. A3 b1 l" D" q2 K% a; R: s. E 7 S& d0 _9 i) h* N z8 z# w: G' @* V
会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 : Q( v' T) u7 H! c
6 Z) T8 Q# b0 M' d. f●使会议开得卓有成效 5 v, X. ]& T3 \% D
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 5 O" T N1 b! n' x
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
, r! i$ U; W6 y0 j0 `3 t( R 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
* t4 r" [& T5 h; Z0 ^% k2 U, G 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
R9 f) j0 r6 W( O 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 : i g- s% J, {( O
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 i/ B8 p) U) w
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
7 _3 T* ~% Z% K! {& u. t 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
6 j# b" [ x# t9 {9 K. z0 ` 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 8 ?9 p% v6 Q/ p
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
; P% H- Y9 h+ t; ]+ C/ K 10.信息要加以选择，避免过多。 - c! z% t2 T4 ~' K# R+ \' k
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
, G) W: Q- C" D, @ 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 8 G& e2 Q, f/ E9 H: ~& O! {. [
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 - C( G# U7 g( G R3 @: o
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
3 e6 q& F0 K# K( N4 q+ U) ^$ }$ ^( H 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
7 q; K0 I$ _* j# f 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
v6 V: g$ K& L* c a* T' B" A 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
1 U! j; n& e @1 k! @7 i( N$ } 18.会前先拉几个盟友。
. r' P5 d) n% }+ q8 O 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
6 X* D4 p1 H- p0 Y0 f 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 H! v7 C% W! `. w6 W
●会议准备 % n1 U2 m# S8 P
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 * m6 P4 L4 [5 ~2 y. ]+ T
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
( a( l# @6 |* k$ q$ d 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
; R2 g0 e, K$ T) `3 c( d) G 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
" N9 `4 b& t: d$ L 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
% U8 N9 F+ y# n1 p+ Q3 a 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 w$ I# g- d0 ^7 L3 C+ s& e
26.任何议程变动都必须通知主持人。
0 J' ^! U% x2 J' k# R$ R 27.议程要尽可能短小简单。 ( n J5 e; u4 _/ ]8 f0 v* ]
28.尽量将议程限制于一页纸上。
- @6 n/ d i) q8 l' W 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 " t6 O" g P6 [$ \+ C
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
8 c1 P2 K# H9 w5 E& f 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
5 v* c! V* a9 D) ]0 f; J* j 32.必须将电话转移出会场。
8 \0 @4 s- j( P' g) S 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 0 Y8 }6 B7 ~7 K4 ]: ?" i! b
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 w0 p* D' {( r7 R5 Z8 ?; G9 b7 V
35.要找个确保没有干扰的会场。 7 S7 ]5 W1 i) s
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ' _$ A% P4 d4 [% B9 ?; b! l
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 - |1 t% X) G3 S, ~3 n' Z" u, T
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 - D( w8 Q8 H5 G( K1 X, n" Z
39.座位之间应有一臂长的间隔。
2 l' H# [- I' h 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
* g+ o: \1 q% R* a2 O% s 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
7 |; M" m D: w! u- `$ j9 A$ L 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
9 ]9 A* j; F4 C3 A* k 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 , X$ f# N7 I% Z, s9 _* f9 V& {
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
A8 }7 L6 I$ P) _; z 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 , Q9 l, G, `, ]' \! h" J) _" l
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
, ^* \$ ^2 h. n2 a0 Y3 \ ●出席会议 " Q- _% R1 n. c. q/ V
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 5 b" B2 Z$ X; t" { [7 m6 b. @/ T
47.会前拟出自己的发言稿。 / h$ z! u1 K, @1 Q, \4 T' @
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 # G3 h9 a3 G9 `) O% Z6 r
49.要保持积极的脸部表情和音调。
: n, z0 x( F- I$ C! c 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 9 a O5 a% b: @- v' B0 V9 b
2 V" b0 q/ a/ ]* {$ u- l4 [/ i" t1 z 51.开始发言前先作深呼吸。 1 ~ |" {! V& S/ v* _; \
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 ( {$ z; o/ I8 O
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
" R% j8 c( p( v; N" ]9 m# s$ P 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
. Y6 u: W$ s8 e9 W& |3 a 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
" F+ s5 x6 c5 q+ A 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
( x9 k; c2 s7 x; e2 o7 R- d" H" p) O4 | 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 8 _3 v; t3 U& V w: s5 [5 K" S6 Y
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
* ^: Q/ X4 ?0 ^ 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 ( k! Q/ i' z2 T
60.必须按照议程顺序作会议记录。
) e0 N* P9 z) k( ?( ^: x 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 5 U' r$ r% n0 g
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
0 c! e+ v: m4 v- |, W* F 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
2 w/ g# M. Q7 N ●主持会议
" R6 R8 w% L; d$ W" u: E; n3 S. E5 A 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
; ?: T+ i i! G2 a 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 , I% v! l$ f% i% F3 a/ w) |
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
h6 l/ l) N2 _: r8 _ 66.尽量于会前认识新来者。 1 f. w9 G0 }+ d
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
2 g- k2 {9 r1 W \ 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
k" M& y7 z; T2 o3 _( u" S 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
& d( O- i% t( i+ t0 Y$ ~1 m 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
+ T3 m/ i g/ y 71.要制止支流辩论和私下交谈。
( d }. L0 h, b, S 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 $ V' B7 ?, L5 j/ J% m* f Q4 @& L2 N
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
3 q4 f1 q: A* L: G! b* b# r) G 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
; J# }8 ?: R( m$ Z: \3 y3 a9 e7 T 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
3 Z4 I0 ?5 z4 H% y* Y) B& | 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
- C6 H3 F: i0 H. P4 A$ p 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
3 v. N! S3 [- m9 U# Y+ m, g2 A" P 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
* T& e+ n% ~( k 79.必须清楚每次会议的规则。 ! S* Q8 w& z; }+ `
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 ; k. V: h# e+ M& n( V/ F
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 ! g2 O- _3 t5 \- c1 W
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