 公文写作须知
2 d% e7 Q, G( S* z1 \一、 公文写作应有之态度
T, r6 k! ^5 U0 p! m 在行文时,撰拟过程,必须要有高度之责任心,不但要对机关团体负责,还要向对方或人民负责。因此,在写作公文时,态度要严正,心情要平和,不可苟且敷衍,不宜意气用事,才能综核名实,事情才会处理的合法、合理、合情。遇有争执时,更应以「对事不对人」之原则,处处为双方立场着想,才不至于偏激或武断情事发生。 7 e8 f& v! F; S+ C3 V. L! ]9 e, F+ ^
二、 公文写作应注意事项 9 W$ C1 D0 U$ C" U+ L
公文为处理公务之重要工具,行文必须讲求效率。公文制作属要式行为,要有它应具备之要件行文之原因、依据、目的与立场。 1 H# ^" c3 I2 E0 ]1 ^
三、 公文写作之基本要求 / U, x4 p: s" `7 o _3 K0 f, J: D
措词要简洁、言简而意赅,对应叙述者亦不宜约而不详。撰拟公文,对行文体系不能紊乱,要认清立场,根据法、理、把握重点,顾及现实环境陈述意见,主旨须确定,用字须适宜,用语须恰当,文理要畅顺,做到合法、合理、合情之境界,使对方满意,因此,写作公文须细心研拟。由此可见公文要做到「简、浅、明、确」乃法定要求公文写作之四字诀: $ r5 c- H! X; N; ?7 ~8 Q
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1. 简就是化繁为简、整齐划一,使公文结构、程式、文字都趋于简单明了,以求撰拟、缮印、阅读均可节省时间及精力。 2 Q$ { b! c9 N8 N3 c. T
2. 浅就是用语通达、不用奇字,以求浅显易懂,使公文所表达之意思,能为一般社会大众普遍了解。
9 h% l6 H' ~3 y3 I7 X3. 明就是叙事清晰,不用隐语、夸张、讽刺语句,以求条理分明,澈底摆脱陈旧落伍之程式用语,使公文充分发挥意见沟通,达成处理公务之功能。
2 q; g* A1 I3 w' E4 ~; Z, h4. 确就是主旨明确、语气肯定、叙述时间、空间、数字精确,不模陵两可、似是而非,以建立处理公务之责任观念,进而提高行政效率。
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除上述法定要求外,对于签、稿撰拟之一般原则中,列了左列作业要求: 5 }1 t/ ^8 d7 p, x; W3 D' O
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1. 正确:文字叙述和重要事项记述,应避免错误和遗漏,内容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。
+ Y* z) j: L r2. 清晰:文义清楚、肯定。 : H$ P, H( v. ^3 x
3. 简明:用语简练,词句晓畅,分段确实,主题鲜明。 # K3 D2 p: Y/ K: E* H8 ^$ Q
4. 迅速:自搜集资料,整理分析,至提出结论,应在一定时间内完成。
2 w. r0 H0 Z' w" l% J/ n5. 整洁:签搞均应保持整洁,字体力求端正。 7 x# ~7 C2 `0 R+ F
6. 一致:机关内部各单位撰拟签搞,文字用语、结构格式应力求一致,同一案情的处理方法不可前后矛盾。 ' o, \) Q# @& Y9 i4 E1 k! A3 _
7. 完整:对于每一案件,应作深入广泛之研究,从各种角度、立场考虑问题,对相关单位应切取协调联系。
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四、 公文写作之原则 & m+ B3 u2 G& N1 q! P% `5 C
1. 应力求简、浅、明、确:公文写作应力求撰字端正清楚、语意肯定、内容清晰、完整、简洁、具体,不可使用模陵两可、游移不定之语句,或晦涩不明之文字。 ) Y' g+ ]8 d% t( o, L2 t J
2. 段落要分明:公文写作应采三段活用式之结构,即正文内容各段意见,应截然分清楚,不得前后夹杂叙述。 $ d) l9 ]* \# p1 [ k
3. 正确使用标点符号:公文使用标点符号,能使句读清楚,便于阅览,免除误解。 # J+ r6 `* ?! @/ I' t+ F
4. 其他应注意之原则:写作公文,应以一文一案为原则。公文送判时,公文夹应标明承办单位及送往单位,以加速公文传递。
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五、 公文之结构 |