做好会务工作要有“四心”

　会务工作经常面对的是一些具体甚至是琐碎的事。如何把这些具体的事情和琐碎的工作串联起来，形成制度规范，推动工作运行，真正提高会务工作水平？笔者认为，承办会议的人员在办会的过程中要有“四心”。
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　　一、谋划方案要“精心”

　　会议方案是办会的“剧本”。方案的谋划水平决定着会议的效果。有了会议方案，即便是遇上紧急的会，也会心中不慌，有条不紊地组织安排会议。如何谋划会议方案？笔者认为：首先，谋划方案要把握会议目的。会议目的是会议方案设计的起点和主线。设计方案的过程就是体现会议目的过程。其次，谋划方案要严格执行规定。要按照中央和省、市委关于精简会议的各项具体规定，在会前就想方设法将会议的规格控制住，将会议的规模定下来，将会议的时长预设好。再次，谋划方案要做到全面周到。将会议过程中能明确的事项全部明确下来，既要考虑到会议时间、地点、参会人员、议程和工作分工等要素，也要考虑到主席台人员安排、会议材料准备等环节。凡是涉及有异议的地方，都要在方案中提出，并拿出针对性的应对之策，为领导最终决策提供参考。
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　　二、落实细节要“专心”
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　　会务工作是由一个个细节组成的。会务工作无小事，在办会过程中，一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等细节上的问题，都会给会议的质量和效果带来影响。如何有效地避免这些“失误”，提高会议质量？第一，要有多想的境界。干工作、做事情，不怕做不到，就怕想不到。“想”就是反复在脑海中推演会议的进程，梳理出会议需要准备的物件，如:会标、席卡、音响、茶水等，以清单的形式记录下来；对市党代会、市委全委会等大型综合性会议，要制定会务工作进度表，明确责任人和时限，并以清单或进度表作为检查依据，确保零遗漏。同时，要多预设困难，提出预案。在会议中间经常会出现一些突发事件，如话筒不响、空调“罢工”、颁奖时获奖人员未及时到场等，因此要多做点备份，多准备点预防措施，将不测事件变为可控事件。第二，要有问题的意识。会务工作干久了，就会对一些已有的做法和模式产生一种“习惯性麻木”，觉得是理所当然，这就要求我们要有善于发现问题的眼力，从大家“习以为常”处着手，凡事要多问几个为什么，凡事要多用怀疑的眼光，以增强发现问题的敏锐力。第三，要有纠错的机制。具体承办会议的人要树立关口意识，对自己所做的工作要不厌其烦，细心检查核对。同时，相关人员也要参与进去，对具体承办人员多指点、多提醒、多督促，通过相互配合、层层把关，消除各类隐患。

; m1 j% A1 P7 u6 q　　三、协调对接要“用心”
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　　办会的过程其实就是一个协调对接的过程。一场会议往往需要很多部门和人员的参与和配合，遇上的情况变化也是常有的事。在办会过程中，由于信息不对称，对接不及时，协调不顺畅，出现失误的案例也非常多。如何解决这类问题？笔者认为：一是要有强烈的责任意识。办会人员要加强主动沟通和及时对接，对办会中出现的每一个变化，要即时、立即想到应该做好哪些调整、应该向哪些人员报告。二是要有精细的协调能力。办会过程中，要安排专人做统筹协调工作，全面收集信息，并及时准确地发布信息，确保信息准确畅通、对接及时有效。

) V4 m+ V+ r* K9 @+ X- T　　四、经验积累要“恒心”

; e' ]# H' s" f6 X　　办会水平的提高需要经验的积累。经验的积累主要来自三个方面：一是及时收集整理会议材料。特别是会务方案、座位表、相关照片、新闻稿等，作为以后召开类似会议的参考。二是及时总结办会经验教训。特别是对会议中出现的失误要及时记录并作认真反思，提出解决措施，以避免下次办会过程中再次发生类似或同样的错误。三是及时学习掌握先进经验。经常关注各类媒体上的会议报道，践行“拿来主义”，从文字和画面中发掘会务工作的元素和细节，取别人之长，为我所用。■ 任诗兵