专业秘书的必备条件,与传统秘书截然不同,20世纪的秘书所被赋予的职责,是消极地等待主管的命令,配合周围的工作环境;而新世纪来临之际,由于网络的四通八达,企业扁平化、全球化的发展,促使秘书积极顺应变局,创新思维。因此,21世纪的秘书,除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外,还应具备现代条件:
/ E- |* K( Z0 \/ Q! d1 [% c
9 v* j5 x+ S* T* j0 I4 G 第一,有问题,能自己找答案。资深参谋人员应为主管设想出合理的方法,要主管做选择题而非是非题。( l# c# c* d) C& \6 K5 {2 S2 r6 t
) d4 ?, o& P, h5 t" P0 k
第二,情绪问题,能自行排解。世界上95%的秘书都是女性,下个世纪无疑将是女性发展最快速也是最具挑战机会的世纪。专业秘书必须克服自身的情绪问题,力求成熟稳重。
# t" |9 s" M0 T0 O! e+ ~- m p2 Q- C( v$ w9 Z5 r6 e& t( O
第三,不断给自己找机会。化被动为主动,危机就是转机。
* _- Z/ x' j% U0 `3 }9 p+ L* e) L. F8 }8 d' S
第四,随时准备。许多秘书抱怨加班,比老总还忙,这就违反了秘书工作的要求,主管随传随到这是必须的。8 l! s% G2 B/ d1 ]7 e
$ q% k& ?3 q R7 n t 第五,话不多但中听。多数主管都很忙碌,没有时间听闲话。所以秘书在回答前必须思考,做到能言不繁。
2 Q3 E+ q: M0 m. Y4 { U) s, G& n6 S* ?3 w6 S) z2 I; g- W
第六,做事有分寸。做秘书最难的一件事,是揣度主管的心意。许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解的,所以过度反应是需要避免的。
( E$ q x# b5 B8 h6 o$ r
( v$ {) y; o2 r6 o& _6 [) ? 第七,凡事多观察。秘书就像气象局一样,主管及办公室的风吹草动都唯你是问;要适应环境,而非要环境适应你;要改变自己而非改变他人。
: E* M! ?* D+ a n. P f1 o
( H) [, k" ?0 [# X, c9 f/ }0 Q
5 B6 a( }5 b# O4 @/ T |