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mso-font-kerning:0pt">2012 4 h- G% i) H0 t0 ], @, [# E
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容% X' C; l1 n7 i9 L5 P8 Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。2 m! `! a4 J: f2 I4 T/ G) [color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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! R" E& k) [9 M M( B* E) L/ jmso-font-kerning:0pt">1. , k$ L! L6 c: W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
3 U9 {! N8 @1 c3 T+ X0 V% Q! t" {6 m$ _6 W
# t* R* `8 i% [, R5 `mso-font-kerning:0pt">2. & M$ |, X; ^. o* F+ ~ @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。" V6 F2 B7 r3 G. Y3 r/ }& |, wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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8 E% W% J/ R* x5 ]7 B1 M4 @; s o. F9 M4 _; zmso-font-kerning:0pt">1. , S1 M) l6 L* _! K( U/ U3 _% L! Q, d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. r3 x: `+ I& Y+ ~; @4 x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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7 A# _2 ]( u- ~8 l3 S7 O5 K; t t% `# B* A7 n* ^. @, Q& }( _mso-font-kerning:0pt">3. 8 b9 y& ~' x# i! w8 F/ I n. b* v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 - |/ T o0 A' O+ Q g
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;6 I R, g% y2 Q% k2 u2 Q O
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。$ b: `5 }3 K4 F: J6 E! p) P, smso-font-kerning:0pt"> # f, a1 D+ z4 a2 n& H/ P1 D( q
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mso-font-kerning:0pt">1. 5 w7 B" B& A1 N( d3 D+ h" ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 9 `7 G; i, T) s1 {3 R
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mso-font-kerning:0pt">2. ' ]. |0 O1 ~, T. T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 , \0 a- V- j2 U6 J- \ L6 l2 ~. O
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mso-font-kerning:0pt">3. 3 f4 B* C! }1 I. Q0 c
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 * K6 J: v: b' ]( C" |
+ l7 U3 B/ L8 p/ h9 Y v- b) m
3 }2 c$ R' I0 p2 n. Nmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 h( F- M# ~. icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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; h0 d* x. p; c* tmso-font-kerning:0pt">2. 4 {7 O$ \; h0 h/ I8 W4 M+ D' U# Z b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
" d! ~6 t2 u/ p# ]; O. p& }5 G% Q; X+ @' E+ D2 O8 `
0 U, G4 R0 `$ E* G3 |# e+ Nmso-font-kerning:0pt">3. / q$ t8 X0 I! V" W" ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 + a3 j8 I3 A% J
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i8 B' o- J: P3 U/ |mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。' U8 J5 A1 s3 A5 {, y) A. F/ kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ H0 r9 V4 ?( q$ K/ j
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+ Z- X/ p. P8 v( p' Umso-font-kerning:0pt"> % k" V! ^& c, N$ n3 q8 F% m7 s% e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ; E6 @8 i7 X- A$ A R
3 V9 c/ B! v' [) b% p. u: h: r0 `: S6 a) A# L4 }
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考3 L+ k- U0 Y }& F: c8 X, S6 k7 \color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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# Q* Y1 h' z2 t( Z7 ^2 a# s7 B/ y8 U5 j
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:8 |" J3 E# M( ?1 v
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 7 Y! C. f- l" z( n2 J' ]5 e4 A4 b
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:+ M3 D+ |. Z# c& O. [
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ; g- E( J! r) {& C
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:. _0 N* D5 d/ X) U* q
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