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mso-font-kerning:0pt">2012 " O: ]0 j8 `8 |/ f# O1 n vfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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' @/ q/ r3 P8 A0 P" qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容1 M- B) X! \ ^' i
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' _5 {; A- {. U& B+ |
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。; R3 {8 _+ n; P4 t8 \% ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 F0 {* A9 j. n7 w( u# w. D1 W9 X* d
# r8 i: x. L2 m( i/ A' [: ]& d( X7 C: S% [9 |0 S
mso-font-kerning:0pt">1. 9 I# u; [, a: @, `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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& K ^; f4 e) i4 N0 T. M3 L0 L- P1 W2 Y7 Y
mso-font-kerning:0pt">2. - k! i N# M9 D2 [3 q. N+ ~% O; b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 0 T8 G5 E. h( x3 I1 |; [4 N, s) ~ O
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- a Y. f" e1 ~# f0 amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。$ _1 f' H2 g6 H- R" w2 q* R$ `( ]3 ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ o" j! d$ m7 p9 b
! D* J* o u0 C8 ?+ \4 M( X1 c2 a# M8 S$ c" E8 E/ z- Mmso-font-kerning:0pt">1. 7 U: u; m! f1 R& @# c0 D; U3 W8 }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 1 f- H0 M& {9 X3 `8 |! @8 r* S& Z0 @
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: i# h. p' t/ f1 _; |; y o% jmso-font-kerning:0pt">2. ; j5 D. c3 N* {/ O' K9 f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. ; E# R7 C! L: ~1 }# e5 |6 F* p2 f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 ; A& v. p e8 s# d+ Q$ B3 g1 u
$ F2 E: H( V% J; @, v1 Z/ ?- t: w5 X0 |* R# ^2 wfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;4 s4 d; `8 K+ E& F, {. u) \/ Z" l
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。" }1 o/ h9 L, ? ?" o* L
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mso-font-kerning:0pt">1. 9 [8 x! B d* Y& k/ Q9 G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 0 X* h2 s' A9 u J' d; ~- O( D
7 h6 M! Y8 O: l4 M' I9 r/ r8 A9 T! [* W8 y2 D" a$ l; vmso-font-kerning:0pt">2. 6 X) O( W" k( Y% l$ U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 3 z, M8 L- Y W' A D* g* H) D y
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6 j" A- T! {& ^ N! o* P' C; \mso-font-kerning:0pt">3. + z2 f, _$ ]; p- O- a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。- I, N% f4 B/ F; rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , O1 V. C5 b' t
+ b9 |2 @4 G* C! ]! S' h/ k+ O. P, ~3 x9 N, I& G. Gmso-font-kerning:0pt">1. ) v/ q, b) C0 F, q. l2 Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 7 l! n" T, l+ k2 Y& r
3 a2 y" r$ z' O4 B% O4 e7 v& }" q! Kmso-font-kerning:0pt">2. E2 @' L; ]. C0 L% y5 j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. # q! Q3 y* J" \6 p2 m) z3 V, }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 6 A* k7 I! a' ?+ R3 V! {; I7 L$ y
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。( c2 k, R" I% Gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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. n. n& G8 N5 R6 A0 Ymso-font-kerning:0pt"> ' I5 v$ F1 \) p% Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考# Z: N3 L* V7 }; I* A- bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " o7 h- Z5 b/ p5 W; P) S5 @: I
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:' q+ V; `2 b, F1 Z( J9 @: o
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:9 s5 U/ R$ ?2 T* J* w, c
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 % ]% |" N7 p+ y! S
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:% Z" Y# w. p0 D7 [8 |$ A
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