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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

- E/ @4 g1 Z! X mso-font-kerning:0pt">2012 4 h- G% i) H0 t0 ], @, [# E font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

/ U: K5 L6 s/ }. X ' t2 V0 _5 t3 `

& w, [" E/ |# y4 }6 W5 B# p: B font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容% X' C; l1 n7 i9 L5 P8 Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

4 ~) w0 ?4 h( K- _ 7 b6 c0 ~" _9 ~0 g# e/ u

8 a4 G# g- x! s, X2 W* z: j mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。2 m! `! a4 J: f2 I4 T/ G) [color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

. t w- {0 ?$ u; T5 \4 P6 n6 j4 Z5 R

! R" E& k) [9 M M( B* E) L/ jmso-font-kerning:0pt">1. , k$ L! L6 c: W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

3 U9 {! N8 @1 c3 T+ X0 V% Q! t" {6 m$ _6 W

# t* R* `8 i% [, R5 `mso-font-kerning:0pt">2. & M$ |, X; ^. o* F+ ~ @ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

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' e2 |! ^$ i/ v0 v/ z; S/ s7 ~ mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。" V6 F2 B7 r3 G. Y3 r/ }& |, wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

( G. ]* j) A0 T 8 E% W% J/ R* x5 ]7 B

1 M4 @; s o. F9 M4 _; zmso-font-kerning:0pt">1. , S1 M) l6 L* _! K( U/ U3 _% L! Q, d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

' o, B7 v4 q ? 6 M3 @: Q6 ?& _

' ?. D: P7 i# g$ n' D mso-font-kerning:0pt">2.  r3 x: `+ I& Y+ ~; @4 x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

& O, y& v2 z& T" d0 j; H5 X 7 A# _2 ]( u- ~8 l

3 S7 O5 K; t t% `# B* A7 n* ^. @, Q& }( _mso-font-kerning:0pt">3. 8 b9 y& ~' x# i! w8 F/ I n. b* v 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

- |/ T o0 A' O+ Q g " |2 t+ y) E( Y) r2 J

+ \& z+ F" j4 t% | font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;6 I R, g% y2 Q% k2 u2 Q O color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。$ b: `5 }3 K4 F: J6 E! p) P, smso-font-kerning:0pt">

# f, a1 D+ z4 a2 n& H/ P1 D( q 4 |* M/ P* S! h

- L! o* I$ n7 g, S# H* t# G p& l mso-font-kerning:0pt">1. 5 w7 B" B& A1 N( d3 D+ h" ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

9 `7 G; i, T) s1 {3 R 1 ]4 _0 ~5 J; i: F! u: h+ j/ n' C

! \8 G+ c$ ~ Z% L mso-font-kerning:0pt">2. ' ]. |0 O1 ~, T. T 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

, \0 a- V- j2 U6 J- \ L6 l2 ~. O t+ q( Y# r0 [% [# `6 v

7 z: H ^1 X9 U3 [) x mso-font-kerning:0pt">3. 3 f4 B* C! }1 I. Q0 c 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

* K6 J: v: b' ]( C" | + l7 U3 B/ L8 p/ h9 Y v- b) m

3 }2 c$ R' I0 p2 n. Nmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。6 h( F- M# ~. icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

" v" W# {8 } x' k 1 O! K# J* s% m

, g% f1 T: d& t( u k4 [5 l+ ^ mso-font-kerning:0pt">1. 9 ]5 Y) b0 P5 r, h: S' X" F; ?1 l 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

9 X: Y4 j+ ?$ h+ x( {1 h+ ~1 a

; h0 d* x. p; c* tmso-font-kerning:0pt">2. 4 {7 O$ \; h0 h/ I8 W4 M+ D' U# Z b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

" d! ~6 t2 u/ p# ]; O. p& }5 G% Q; X+ @' E+ D2 O8 `

0 U, G4 R0 `$ E* G3 |# e+ Nmso-font-kerning:0pt">3. / q$ t8 X0 I! V" W" ^ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

+ a3 j8 I3 A% J / Y6 _! T- ]0 T: a3 ^- W

i8 B' o- J: P3 U/ |mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。' U8 J5 A1 s3 A5 {, y) A. F/ kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

$ H0 r9 V4 ?( q$ K/ j 4 R5 l8 C$ g. R

+ Z- X/ p. P8 v( p' Umso-font-kerning:0pt">

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

% k" V! ^& c, N$ n3 q8 F% m7 s% e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

; E6 @8 i7 X- A$ A R 3 V9 c/ B! v' [) b% p. u: h

: r0 `: S6 a) A# L4 } font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考3 L+ k- U0 Y }& F: c8 X, S6 k7 \color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

3 U2 m9 W) n* c( p+ j # Q* Y1 h' z2 t( Z7 ^2 a

# s7 B/ y8 U5 j 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:8 |" J3 E# M( ?1 v 0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

7 Y! C. f- l" z( n2 J' ]5 e4 A4 b k3 u7 D$ q9 j6 j. H" P$ j 5 |: P% X5 m: w: |/ C2 w5 a color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:+ M3 D+ |. Z# c& O. [ AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ; g- E( J! r) {& C color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:. _0 N* D5 d/ X) U* q AR-SA">)

 

精彩评论4

正序浏览
tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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