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mso-font-kerning:0pt">2012 9 H( c/ N, w" m% z
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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3 ?* v8 q6 G: G7 E, m7 K+ K" y; n* d& E( H2 G8 ~ B7 G# r0 f# sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容# }5 P* w: U {color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
# X" f; X, D2 J- X( b0 S {. Y2 w. e Y- a" _7 }* n6 a
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。$ q, f R3 ^0 {* S
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( `4 l5 F) s3 Y2 u, e! G
6 e5 w: _5 I& A( o' ~& A' a" v5 Q7 R. c) ?mso-font-kerning:0pt">1. ; l _# Y5 q' ?) A2 q" @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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5 @8 @& Q" D+ H& \. o( A: \" o# S1 Q- u5 B( @mso-font-kerning:0pt">2. : J$ q% d9 R# y9 I9 C7 B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 & V1 a* K8 n8 T- K1 u, ?
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% g" O$ ^) e3 g' F+ t* ?mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。8 s1 T. m2 t7 b- Mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , S, V# S6 Q9 l( R0 ~
0 e5 ^3 h. `! M2 ]( r" o9 m5 i' `1 u1 P& |mso-font-kerning:0pt">1. , J; K! O8 @* `. C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 2 j4 F( |& ^2 L
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mso-font-kerning:0pt">2. & L, z/ E9 h7 H9 e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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; _, H4 o+ s7 Cmso-font-kerning:0pt">3. # Q7 [9 D7 U3 z: R, a' j6 ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
7 h" n# v( R9 R; z& P& |6 K T4 Acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。6 ]' P/ i0 Z# V4 zmso-font-kerning:0pt"> + f. F! P8 _5 v8 E/ _
5 w# M# [8 v+ `# N' A: k9 j D6 r' ]3 N6 F; D F. f
mso-font-kerning:0pt">1. 3 f" L/ v. |& j3 {/ ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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2 O7 ~! M+ x, ~" @2 _9 dmso-font-kerning:0pt">2. ; k f& v/ ^, f: a, w+ t+ N' U2 B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ' `5 W+ G% n5 n$ y3 n" X7 E& T
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- O6 i: C/ n' U. n+ umso-font-kerning:0pt">3. ! X. z% z1 s2 J- o) H- ^. e6 U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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M& o- n6 ~5 Imso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。) N$ W! W6 C& L" `9 J8 L. b! b+ z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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N7 f5 T: I4 ?4 G; S5 _* @' F% qmso-font-kerning:0pt">1. # A2 |+ @. q. o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. . Q) _6 f4 ?8 A& F+ W1 a( v8 ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ! {4 Q' ^! u/ V
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, ]; p T; R0 J- S. nmso-font-kerning:0pt">3. ; P( ~! w, Z6 V& ? r
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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9 y m9 Z- r" m# d5 S; f2 y6 o. M& c- H3 Omso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。2 ]- m1 R3 r- L8 w( ]5 B# L* I
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + E& t/ y, r/ B
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考5 z* k3 o% [, S/ j- U0 J
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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4 ~$ u$ J2 @4 z+ v: v, |4 }2 z9 ]3 I" i" v1 V* o12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:1 ]) {2 D+ O! x4 q
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' x! |$ K9 C D
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 # L( _ ?& s3 y- i0 w! }/ i6 dcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:; s9 f7 [$ ^$ R
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