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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

1 X* X( p; ~& q4 _& H mso-font-kerning:0pt">2012 " O: ]0 j8 `8 |/ f# O1 n vfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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' @/ q/ r3 P8 A0 P" qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容1 M- B) X! \ ^' i color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

' _5 {; A- {. U& B+ | " X0 i* E7 A! N* E' ^( w

% r2 M) V0 B5 }( L+ U0 t- Z$ N mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。; R3 {8 _+ n; P4 t8 \% ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

7 F0 {* A9 j. n7 w( u# w. D1 W9 X* d # r8 i: x. L2 m( i

/ A' [: ]& d( X7 C: S% [9 |0 S mso-font-kerning:0pt">1. 9 I# u; [, a: @, `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

' Z# D+ x9 e S) ? & K ^; f4 e) i4 N0 T. M3 L

0 L- P1 W2 Y7 Y mso-font-kerning:0pt">2. - k! i N# M9 D2 [3 q. N+ ~% O; b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

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- a Y. f" e1 ~# f0 amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。$ _1 f' H2 g6 H- R" w2 q* R$ `( ]3 ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

$ o" j! d$ m7 p9 b ! D* J* o u0 C8 ?+ \4 M( X1 c2 a# M

8 S$ c" E8 E/ z- Mmso-font-kerning:0pt">1. 7 U: u; m! f1 R& @# c0 D; U3 W8 } 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

1 f- H0 M& {9 X3 `8 |! @8 r* S& Z0 @ . V6 @7 D' n" H. a2 e, K9 l3 ^

: i# h. p' t/ f1 _; |; y o% jmso-font-kerning:0pt">2. ; j5 D. c3 N* {/ O' K9 f 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

' C9 S& T7 r( p5 v : T' [* P& _7 i5 B M6 b! X: Z

: a/ y) c" T$ H7 H* t2 m" N$ t/ Y mso-font-kerning:0pt">3. ; E# R7 C! L: ~1 }# e5 |6 F* p2 f 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

; A& v. p e8 s# d+ Q$ B3 g1 u $ F2 E: H( V% J; @, v1 Z/ ?

- t: w5 X0 |* R# ^2 wfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;4 s4 d; `8 K+ E& F, {. u) \/ Z" l color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。" }1 o/ h9 L, ? ?" o* L mso-font-kerning:0pt">

7 P. }+ g8 z6 q) S9 ]. {9 f) X

, u( O6 _# l: v. e mso-font-kerning:0pt">1. 9 [8 x! B d* Y& k/ Q9 G 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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9 r/ r8 A9 T! [* W8 y2 D" a$ l; vmso-font-kerning:0pt">2. 6 X) O( W" k( Y% l$ U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

3 z, M8 L- Y W' A D* g* H) D y : l$ `8 y/ m0 {

6 j" A- T! {& ^ N! o* P' C; \mso-font-kerning:0pt">3. + z2 f, _$ ]; p- O- a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

, |4 T) O: J. g r; `# A2 B) Y) r" [+ Q) T

0 Z$ s" T% c4 |" f mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。- I, N% f4 B/ F; rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

, O1 V. C5 b' t + b9 |2 @4 G* C! ]! S' h/ k

+ O. P, ~3 x9 N, I& G. Gmso-font-kerning:0pt">1. ) v/ q, b) C0 F, q. l2 Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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4 e7 v& }" q! Kmso-font-kerning:0pt">2.  E2 @' L; ]. C0 L% y5 j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

: p$ b3 q) b4 x& R- `/ a- T3 E0 q; _$ q1 e

/ w, Z. N- l1 L& T mso-font-kerning:0pt">3. # q! Q3 y* J" \6 p2 m) z3 V, }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

6 A* k7 I! a' ?+ R3 V! {; I7 L$ y . M# u& S2 {% S' Q9 w/ ^

! R7 Y( h+ H% m4 y mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。( c2 k, R" I% Gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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. n. n& G8 N5 R6 A0 Ymso-font-kerning:0pt">

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

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; W5 q$ r( I _) g {' E font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考# Z: N3 L* V7 }; I* A- bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

" o7 h- Z5 b/ p5 W; P) S5 @: I 2 t W# d$ Z7 P8 J

" ?/ e$ k6 D9 q3 S$ [+ _% L( Y 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:' q+ V; `2 b, F1 Z( J9 @: o 0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

! t* t( ~: B! j8 k7 i1 O Q% O |" \$ w& M( p/ z( l; ? 3 O) n/ J& z t2 ] ?& `- p8 {" F color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:9 s5 U/ R$ ?2 T* J* w, c AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 % ]% |" N7 p+ y! S color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:% Z" Y# w. p0 D7 [8 |$ A AR-SA">)

 

精彩评论4

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tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。/ H7 d6 Z/ D4 ]" Q
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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