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负分公文5宗罪

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二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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. s- U, }1 R# J$ W4 ?* p4 X
0 Y& R1 O# U4 C8 l

0 ^4 d. Y# l4 p& m2 K 8 S/ O/ f/ u3 M- X! K4 u1 r' q' F
一、会议记录3要素
, f4 P# d$ M N/ h+ m " {. ?% @' V! C8 \. E+ |/ q( ?9 p
1准备工作细致到位(前期)
+ U1 o1 f" q; Y( Z 2 @5 k7 r5 R0 V" d. G7 `
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
$ S* ~* t% f6 a+ Z6 S" Y+ |5 u 1 G g; ]- u' A) T W9 @
决议等做到心中有数。
! z# a/ P" V+ j3 C' I9 m. K1 k * {* @: }2 d+ l( }; ?7 `
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
; ]' s" F8 k2 p) {2 p * \" Y( l6 M; a) h
      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
4 Q+ A, A% x# Z9 V % x$ G, O0 ?) d8 @ ^' @
2、记录完整真实
0 Z4 P% U v8 o! A7 L 5 b+ @0 G! W0 H5 k( g6 o
      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
y. [1 W& t Y' T b' m, _3 }: N- Z ; O r: f' _% S

      : C) O$ e) [% b- g+ U8 `" y真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

5 ]; ]# H# k6 N. h. y0 x4 r6 n% `$ g6 S& q2 ^, `
 3、整理准确及时
5 I$ P) M1 B. {, Z1 f( o / C; C& O/ T+ j+ q

      " Y. q" C0 Z1 u' T会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

% H$ Q: v) s; `& R7 h7 V) ^- t8 B. g: W( D
      一是对记录内容查漏补缺;
4 a( \8 R! j N! i i4 o' U/ q; _ t4 a5 v# c0 P

     1 A. Y, Q* S: X; W 二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

2 F: W1 g- f0 i 9 A' g" S4 _8 n$ L

     / L. Y/ t: q- O 三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

, f3 Y- ?, B8 a$ k+ T% Y 9 ?3 I* @ H- n& W/ v
 
" _+ z5 V- ?8 B" a& k# L5 i) g# z; B; I3 j; [ S, w# g
二、电子邮件4提示
& ?! N, W% J2 [6 v 0 U" D4 j" t9 F$ |
 1、信箱名称
( s# z. y' A4 h' w, {' M5 n3 J) I& t, K/ l

       9 a' _& L" r1 T9 h d9 B% d) F) e首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

% |+ B4 Z. @# J* ~; r1 M4 C 3 c5 F+ r* O; J2 ^
 
8 a$ M p3 p6 U . u! e' _5 {5 b5 [
2、邮件标题 
# p. h; W' ~9 c3 F3 O' A# G; r& d5 y: q2 q
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
4 B, t! a. s, ]9 `6 s , v6 C* {- C8 k0 J4 }1 q5 g5 C b
      
, `, e6 G$ X$ N1 w$ T% A% c8 r3 F& ?8 d' t* R' Y% t2 g4 B
 3、邮件正文 
7 q* \! D l8 Y$ e4 @- t1 ` * R. h5 t& h0 T4 f! }" w

      ' @* |% p: p. g 邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

$ N% G$ z: \" }: O \$ E) Y m6 W1 R3 B7 Z0 { f. {( s

       6 }- \4 l! c! e行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

6 H; r/ t( R! U) }5 O - v' J& S7 R/ W9 X- q( R
 
7 x. q% ]. S4 R4 G, u$ V " k# }- h! U d8 w' b
4、邮件附件
# z6 a, G% n$ R7 d6 o 4 S; V& _0 M' z( d2 Z

      # a1 Z! R- j* A0 Y% A* \! t 名称清晰规范,注意反复核查。

9 y X: N$ W P* a% y/ Q2 Q$ G) B - T1 ~. _% w3 ^# S8 l" v) S

       " }+ D$ T9 Z! Y' F2 ] a- Z注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

/ p7 t3 J# m$ n4 M3 q- j# i5 E( ]; L1 a" R4 g3 a7 Q* N

      4 w9 y ]) ~& e; d4 U% X, L4 J& c 提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

+ C% x) G5 R* ]) X' d $ [+ L7 [& Q6 ~1 S5 J. Z
 
3 l5 Z$ T2 ]/ O; L J8 E. `) l* {0 i& \5 Q
 
+ W. r- [6 F j3 B! V 7 `# ?% p# D& x/ E9 L6 s) l5 t
三、负分公文5宗罪 
, m) @: y: c2 @# P * r }1 g- V+ ]. }& G


3 q4 `3 P. ^$ D4 t. T# y
8 H- Y% [5 a9 w4 r4 p( i5 Q

7 b8 D8 B, d. O) K' D* s & d) @+ B* ]( X8 S2 U+ Y
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
& g4 @* A3 o [/ k/ r. ~/ s' H! U9 a8 S, f
1.文种选择错误
% Q$ h% g6 Y# P9 s; G" f5 m& v% E 9 C# R+ w5 }# _: p& ?6 x5 p
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
& u" z/ W$ b# D2 _" B & a- l& q6 S7 I- o8 M* T

       ( @( C6 X) E' e. Y公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

( {2 V/ U8 Z+ o' c0 q - l1 C ]: V# \0 [1 s2 j
   1)文种选择的重要性
% \9 K9 e! g( W, I( k8 o 2 ?6 L4 g$ f# G1 k

       + _2 Z4 G: I$ {在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

$ ?# Z5 N; Q, c3 E5 d / f1 d' `2 o. f* c) E6 \; x. Y

      8 @4 @' B& U# x U 公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

( ~9 y @, W- C7 l+ O. |: X2 I, [

   5 ]5 X+ ~9 d* R! E2)常见错误例子

2 s$ \# u4 l4 z: u4 | $ @& o( w( D# C0 ^. ~/ O

        9 H8 I8 T/ _2 j9 Pa.错乱

- _' c4 f, j8 z: b a# @9 W$ x- s8 h2 s; l6 U# {( v8 f

       " G" y! a$ U d0 [8 B/ d/ J 如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

9 T" a$ M4 {% M8 d; I ^3 j $ _0 E& ^7 e* Z1 M7 J2 t# d/ K

       4 \6 h- a) h4 U: L b.缺失

9 t7 ~, l! Y+ W$ @" i 1 [! L( C. K T! b7 u
       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
" g7 [) [) N% p& ~! ]0 A7 b9 c/ E) V& M% A( A f

        0 ~! D9 D- t8 Kc.非法

" G7 p+ U, p2 d9 U# T \ # R2 t8 P3 v' ]2 ~! K1 |

      9 n' F! R" y# m; e: P# I 超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

# O4 _8 s2 v6 o# { - O3 }. {1 Y3 Q& u3 ^; j! J' s

       1 D& Z" u1 M6 I6 }' [/ Q d.重叠

2 t/ Y& C- a# C. A/ r8 y 6 @' D! F* H3 k8 {, o

       0 l4 K6 f% e( U# L故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

. ^7 K% G( C( L; S5 P 0 u: v) x) O- j; o$ f2 C. t# Q! ^/ Z
 
8 K2 K3 j, ]( i 5 X5 i- F( e( C6 ]$ R
2.重要信息重复或者失误
2 z& r# ~3 J9 b9 t0 |& y 7 E" J9 V* k4 n7 Q( \% o9 X% ~: G- ~

       ' q" }1 d2 r( b; C8 q; W! w “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

/ v: Y* y T# x3 X3 ~- A 2 g+ i* I4 N! B
 
: @6 [3 d6 s" ]! p s 5 A8 N- T# t8 F1 P7 o% h) g& L6 u
3.核心词汇使用混乱 
9 ~. T7 Z, J; p- M: L5 W' K2 Y/ V : C$ F6 n& K* V$ U5 V: L

       4 @2 h; } r- k+ D& v) y蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

' B6 V+ N" @! G# X . v' U+ W6 x4 @# X! f' Q
 
. c: j3 V. f ]7 \ ) U1 ]7 {0 p% d" z; F
4.内容冗长,关键信息严重滞后
) F- q, Y$ o: U - {' u- M$ m4 E) f

       & T" ]% @2 B. b) T4 T特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

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& L% N' R: Z$ F( o2 Q 7 q* Y4 e+ {" J: H1 Q- w
5.修饰性词语贫乏单调
1 I! m9 b5 @ }( X& [ g8 q . f0 }2 s$ ^) ^& [6 T9 w; [. W
       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
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3 Q, P& e/ ?! R/ \' Q: W+ T3 _- w* ^0 g( Y4 Y: z6 z
四、结语
* u- l9 n4 h: e5 A 5 j: A2 n# D: J. ^3 g

       ' G4 `# C$ Q/ |( m5 T+ U希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

( o, g/ d0 o. r3 M " U2 M/ }) r, Z9 ?
 

 
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