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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 5 s2 b3 ?" U6 J; b4 c( ^# _( y& M
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一、会议记录3要素
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X- ^5 D8 u, H0 U8 B; r5 ] 1、准备工作细致到位(前期) # g; _7 Q% C# l6 Z0 t7 w
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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# u6 R+ j- r4 Y$ p- W3 h% o% C7 t决议等做到心中有数。 / C( d) C& |( s9 E, e% b, k
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 / E; Q; _/ S' E+ ^0 v
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记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
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) l7 S7 z; Y c: x2、记录完整真实
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4 J4 s3 ?6 G0 t1 d 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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; M t7 c& { I T" j( S8 u7 V7 n9 ]9 F真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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4 ?) @3 v, u$ G: `* F/ Z$ F 3、整理准确及时 + l( O% z6 L. A7 u9 v; `
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会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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, M9 Q7 |1 t! a6 U& u" m5 X 一是对记录内容查漏补缺;
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4 o" ^" T6 h6 l+ s K3 _/ Q二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实; / ]( c. |* U3 ? q& z
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+ N# u* n- h# K* u三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。
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3 M7 C5 Q- u# Y6 X7 c: C二、电子邮件4提示 9 \+ l U/ X9 x8 F# q2 k
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1、信箱名称 * B/ T9 `5 h g! F5 N; S6 m/ m
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首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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2、邮件标题
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; }8 E: M* ^) J! T) ~5 O! u; m7 q( _ 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 ) m; i! f2 P; O# A& K
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0 I* ]2 i; ?6 A- ?" _! c! u5 v6 } 3、邮件正文
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# h& o7 \+ A; M! G1 x K4 i8 F, p邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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f& F9 u& F. i( t1 y0 m4 L3 O行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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: u t. a \: f+ T d9 s4 l4、邮件附件
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( k! b3 g* [( a, t; `7 S名称清晰规范,注意反复核查。 2 x# [4 i$ }# i' @4 ~
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" f0 `) W) V6 d- k% V注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 ; G3 F3 D9 l4 y' ]: @; k' H
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。 ) b I5 ~ X0 `& w. g; N
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3 [, `2 D! z1 l* [三、负分公文5宗罪
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( H& w+ g: C* [2 f m; D为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 : G3 ^* `: E0 t, Z
8 S8 I5 ~% D* \0 v% g0 I& E1.文种选择错误 : ?2 _( D. ^9 V( o: K6 O/ s
( ~* [: l, d' B2 Q0 ?9 z a 公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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L: X4 j) y# x# e' Z* a, s公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 & \) d5 T8 r! T& y' d1 R
4 ?1 m5 x% a3 c( n (1)文种选择的重要性
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+ \& z! a: j. w0 X. S" g/ [在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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$ r; |+ e! n' R9 \) Z公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 ! W4 ]/ ?0 h6 t
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( P% g7 J, U# d* M- D(2)常见错误例子 # {3 |% n- i; q! _0 A
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/ |; i9 {4 ^; W @a.错乱
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/ r& k2 D, U* d1 H0 _" S如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。
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# z8 }6 A: t& Z, Zb.缺失 2 P8 M9 b. V) w( q |0 K
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。 & p8 ?/ R1 ?0 k0 o0 _3 Y: A
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c.非法 ; Z. h" O5 j- Y2 `. {# ]
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; @- c3 x2 B5 L: c超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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! `/ O; h1 m, A. S* a0 Kd.重叠 9 Z4 I0 B( \( Z: k
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故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 . H7 Q; {: y$ O# A# S5 m: K9 I; _
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+ x9 k0 p: w6 Z! j2.重要信息重复或者失误 0 Z- e- G0 T& I
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, x2 b2 m- c, f, L. _) X “一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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) d) ^; O' {) `; h) V5 X4.内容冗长,关键信息严重滞后 " z, D$ o9 e |
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$ L, e, P; g6 B( s特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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: S6 N) a- ~" \2 d5.修饰性词语贫乏单调 $ m1 {& {& V5 ^
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 " J. G; | R' b1 s/ L3 A
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1 c3 t2 ?& D- K5 i- Y1 J" L1 }四、结语
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7 b" \2 }; ]' E, @希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! , {' o, t5 g, A/ }1 n
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