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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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" o! Y) X8 @/ s: g4 [6 _! S+ a1 M
3 _9 Z6 G+ F: Y$ F3 b% s一、会议记录3要素 6 b6 l1 q! V$ U$ L
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1、准备工作细致到位(前期) + e( z9 m+ j" e" l
$ d. J4 K4 ?6 e7 k7 d" {- a+ S' u% e 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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( R( {. f# O- l& K( G7 r3 K决议等做到心中有数。 ) Y; ?/ u* }6 j# m# \/ h! R
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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) |# H7 Q k/ G2 v 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。 ' T5 ~, v8 b0 R1 Y+ O/ l) O3 I
; O$ \5 s) i( R7 i& H7 d2、记录完整真实 , r& `1 F$ x. q# ]- } U
$ W' S d0 b% w 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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( V5 K; }1 s7 C+ `& |4 ]真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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5 T7 @+ p6 B3 V3 `. X6 I 3、整理准确及时 ; K/ a" {) p2 c t0 d1 ~2 _& B/ ?
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! U- g/ ]5 \! D会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 # y" O f' G9 G5 ?' [* x
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一是对记录内容查漏补缺; / {" f8 c4 X! N) H6 m' y
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% e( y* T- z6 X' a: N二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;
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# N* I$ a6 p( s A% R& W1 F三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 " z8 ]2 x3 p& b
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二、电子邮件4提示
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9 R. m0 T% a# r1 ^ 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 5 X2 F8 r5 D6 Y5 K5 D! @' _
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2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 $ [3 R4 s; F0 N! }9 n; p- J
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3、邮件正文 ( L2 [& O2 p5 }/ C
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m+ H; v+ |" e# C B' t邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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+ g0 R; N2 j( W4、邮件附件 3 K- z& ] c# L: k: F/ D, _
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名称清晰规范,注意反复核查。
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- F9 W, j% X: b& S4 u, \ R注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 7 R- h& j/ @) B& R0 b/ J
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" P+ M/ \ Z3 E$ j6 x$ c. U7 s6 z提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。 & u- y- d) s* D$ ]: L$ R
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三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 6 d! @( d$ F# V/ |
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1.文种选择错误
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 ) U, |; u. c' a7 k/ r
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% N: i, p6 v( A6 A. U+ G4 v) F' e公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。
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(1)文种选择的重要性 z: L1 Y; Q$ k2 v3 C; c
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6 A: s( ^: ]0 l在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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. a9 y3 M: P/ N1 U2 i. Y(2)常见错误例子
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5 {/ p* A: x9 h: g4 d- ^8 k+ A* ra.错乱
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+ b8 `1 b& [ [; \$ |% B _! L" h如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。
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1 K }6 b% h6 X7 x. o" e& | {) _b.缺失
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/ N* I$ I( o' s3 t 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。 ( M% R: Z6 E3 f5 _5 A
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! y' J9 a$ i4 g. V1 t7 m* |$ Bc.非法
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/ h: }9 D& i3 ]# D8 \- \超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 , j1 N: q- j7 V0 _& x' B
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" K6 R \3 V. [; E8 K' bd.重叠 5 H3 l4 w$ M; x; L+ A7 S
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/ c2 ^0 X- J/ G故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 & c, X5 w9 }) W8 E6 J
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+ S, T' d1 ^( @9 i& @0 U8 K2 M2.重要信息重复或者失误 " I" S5 M* v! l2 R- A' V. W* R
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, e/ n9 V3 ~0 B6 z' j2 \" | “一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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! a) D1 n: k* W$ W3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4 g4 v3 E, H6 T- C! v) `$ U5 b4.内容冗长,关键信息严重滞后 , r% L; a3 `& l. }8 @" f! H
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调 8 W% y3 p- [( s
; f2 \+ d5 F7 e# O4 f 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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四、结语 8 p; p2 n6 z1 W. f/ r2 x4 N) U5 g
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' o6 \6 U, n. z( r5 d, [6 x2 Z希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! ( q& H- z& ]# l% i$ j4 e- h( [
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