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《众秘夜思》第41集:交流起草急材料的一些体会
+ |) l8 x6 d" P# X: }- |时间:2014年10月27日 4 a3 h N; @ k
" h f8 g, B# `主持:行来思往
% b8 e( C2 }1 n( u8 p% v7 s5 P整理:向阳花
$ s. ^0 W( V7 g5 h* v( ~1 P具体内容:
! m4 `" W3 p1 t3 d& p, j行来思往:今晚与交流一下起草“急材料”的一些体会。先对“急材料”下个简单的定义:是指需要在最短时间内完成起草任务的文稿材料。年底了,大家都是大事多、小事多、杂事多,急事也多。搞文字材料的遇到“急材料”也会多。
$ b. Z+ p2 u0 w! n. J' M; h阿力:这个要靠平时的收集了,还有平时的人际关系,经常就是给你半天的时间,就要交了。 : ^7 c$ G% h, m7 R! _' y' y
行来思往:嗯。阿力谈一下最近遇到哪些急材料,或曾经遇到哪些急材料,应对时有何心得,能否先分享下。 i1 q7 n% |7 R0 o' L
阿力:本周四发的通知,下周一要交,要写今年工作的特色、亮点,2015年工作思路。我们明年工作思路,已经是第二次调研了。第一次是在9月,后面说不够细,这次说要深化调研,说好11月调研后交,突然又来了新通知,只能是把今年阶段性的总结拿来,前二年的工作思路找来,加工下,结合近期上级提出的新的要求。
; |" B: I! ~. F* o6 D4 L! Q* | t行来思往:主要最近中央的精神多,要在调研内容及明年的思路中体现出来,这是大家经常采用的方法,模仿、借鉴。
, I. D$ O+ Z# X阿力:实质内容还是那几大块。只是一级标题,二级标题、层次改过,细细研究下来,大的改变不大。因为2015年上面工作部署会还没开。每次都是这样,经常写的工作思路和第二年的实际工作有大的不同。 * Q$ F+ W7 g( ^8 m; p
行来思往:这种材料说急也急。说不急,因为这种材料作为一种阶段性工作材料,领导给了一定的时限,起草过程中可以有一定时间的安排,这个情况经常会发生,所谓的计划不如变化快。
; o, _7 ~2 o/ o7 [继续今晚话题。平时领导布置一些材料任务时,往往根据材料的难易程度,会明确一个完成时限,便于起草者很好地把握。比如阿力刚才介绍的情况。尽管这种按部就班的情况在机关公文写作过程一般处于常态,但我们也经常会遇到一些“十万火急”的特殊情况。
# m: ?& [$ K3 L6 n- L0 i如因上级机关领导前来视察、指导、调查研究,或召开紧急会议,或发生一些与本单位本部门有关突发事件等,需要为领导起草讲话稿、汇报材料以及相关的文件,有些材料需要在一两天甚至三五个小时内完成。 & }' ~. Z( ^" T# V
而忖:急材料:晚上布置的任务,后天省人大来调研,要用。主题:养老服务业。大家能否以此为剖析主题,为我做些指导?
2 q6 d; r1 u$ w6 f% Z$ c行来思往:嗯。有点急。还有更急的是:有一种立等即取的材料,领导就站在身旁催办。不知大家有没有遇到过。
, o; o d/ N0 \1 V, [8 G3 u( L3 `涤生:急材料:我们单位领导检查工作讲究四不两直,直插现场,直达基层,往往临时打听知道情况,准备材料也很急。
1 {7 B6 {6 l! p0 J6 n行来思往:这就是我今天所强调的“急材料”。一般具有突发性、多变性、紧迫性等特点。起草这类“急材料”既是对文秘人员综合素质的检阅、考验,也是对其能力水平的锻炼。 . W: A. m# \% b9 _
急事如何急办?我先结合个人工作体会说说建议。
( ]2 B3 j/ V+ ?4 _ c$ F& B一是未雨绸缪早打算。主要是说如何打有准备之仗,我认为平时要重点做好下面几件事: 8 t, R0 u7 \; {
1、了解掌握本单位本部门本岗位所出现过或遇到过的急材料,做好搜集整理。
% M$ Y! q: E( p2 ^2.分析研判当前工作中(结合自己的工作经验)可能会出现的急材料,超前掌握有关工作情况。 * G$ }1 l2 ]* T
3.熟悉把握上述各种急材料的写作框架,做到心中有数。
7 m" P/ f1 }! u# M% \. B5 g( C4.回顾总结自己起草某些急材料的经验,从中找出应对门道。
- ~8 ?. B+ J7 e, b/ e' i3 D! v二是沉着冷静善应对。要注重“三个字”: , j$ m! i* K X
1.把握一个“准”字。也就是在第一时间弄准急材料的有关写作要求,如写作背景、干什么用、文稿类型,以及领导的具体要求等。 2 d) _; w4 _, x9 Z
2.用好一个“活”字。也就是说要学会借助外力。具体来说,第一要在框架搭建上找抓手。简单的理解就是找出以往类似的材料来作参考,或从网上搜一下。自己心中有数的除外。第二要在文稿起草上找帮手。简单的理解,请某位领导牵头讨论一下材料的框架,分工起草。或自己先拟定个框架,报经领导审阅同意后,请领导协调有关部门或人员参与起草。第三在素材搜集上找下手。简单的理解,请业务部门负责搜集提供急材料所需要的内容。 ; p* l& p2 q+ `; ~! h4 J! e) k
3.体现一个“快”字。具体来说,就是要进一步领会领导意图,把握准急材料的写作要求,边打腹稿边了解情况,搜集材料,抓紧动笔,尽快完成初稿,呈送有关领导审阅。以便进一步把握领导意图进行修改完善。这个也是我们经常采用的方法—拿来主义。 / t3 \7 g& Q4 F5 Z; K% q# ^' r
老猫:下午,接到委办一个电话通知要材料,下午下班前要交,只好拿原有的材料补充下,应付了。
/ r: K) t: B8 m行来思往:三是及时总结重提高。这个就不多说了。
: b; ^8 [! ?* q! x对于相同相似的急材料,一般可以采用这种办法。找一些现成的材料套用。这种素材式的急材料,往往应付的成份多些,就跟我们抱怨基层上报的材料质量不高一样。 ' F2 _9 G2 F5 Z: T& M
老猫:其实我知道,他们拿去也是当素材,看看有没新东西可用。
% k0 Y# S, p# z3 R霞光:我是企业人员,一般急材料主要把握主题,有了框架,内容可以适当发挥,既然急材料就不要咬文嚼字。
2 ?1 j6 N% Y% t3 {涤生:我们费劲心思写上去汇总的东西,用到的只是数据,单位性质使然。 / @& i2 F0 c6 w5 M3 }. [ \
阿力:有时晚上快下班时电话来了,明天上午要交材料。要先想好来,再叫相关单位第二天一上班交有关数据,同时晚上加班把粗加工的材料写好。第二天上班,把收集的数据放融合到材料中,再改一改,就可以交领导审核了。能赶在上午下班前交工,就算按照完成了。可能大部分人有遇到,政府部门的。
8 X: B. ` R9 Y( F2 K/ G行来思往:下面,跟大家分享下一个具体的急材料的一般写法,不知大家有没有遇到过网络舆情事件或其他突发性事件。 2 o7 ~' U, H0 g1 Q) |! g& B, o
阿力:比如食物中毒、群死群伤、火灾、群体事件、自然灾害等。
4 n3 ~, S4 [" j% a0 L- `云淡:交通事故、负面新闻、生产事故
6 {; A% |2 D4 `, f猫老:我经历过几千人抬尸冲击政府的事情,还有火灾,一个副省长,一个市委书记,我们全部困在车库
( r% C" U; r V3 g4 N5 C行来思往:都属此类,需要立即搞一个汇报材料向上级领导汇报。一般当天发生,当天或第二天就得形成书面材料去汇报。
b& I2 Z: o( w霞光:这些就是事情经过描述、以及采取的应急措施等等吧?
' \4 w# n! Z F, \5 U( u5 V行来思往:大致这样。 & H$ h7 j/ Q* w8 |0 d
阿力:一是要基本情况,二是现场处理情况,三是存在问题,四是下步打算,五是需要上级解决的问题。
9 q/ R; A- ` W4 I: o6 F行来思往:标题一般用:关于什么的情况报告
, _+ ?: {" {1 T1 R/ d& m: i思维睿智:干货:什么时间地点遇到什么问题需要如何去处理,产生了什么好与坏的影响。 - n% a2 A+ i2 M8 f: K5 ~
涤生:基本情况的了解比较费力,有些东西需要隐瞒,还需要和领导沟通
, k' x2 z+ M3 o0 D8 {行来思往:阿力讲得要素很齐全,从事件突发的角度来说,一般重点讲明三个方面的内容:一是基本情况;二是有关处置措施;三是下步工作打算。存在问题,是需要上级解决的问题,需要在进一步查明情况后,在后续报告中予以体现。
k0 O# V- c2 M! l! p霞光:前一段时间去县传媒公司,说道雅安地震发生,要求尽快出报道,有经验的新闻人就说道:咱们这没地震,当然要联系救援方面的新闻了,比如当地板房生产企业等,我觉得这个思路可以借鉴,“上引下联”搜集新闻素材。 ( t: Z) [: W; f- \+ e1 ]2 j
猫老:一定把握领导的调子和态度,调子把握不好要被骂的,事件处置的主官,和上级来指导者的关系很微妙。
, m: A* M$ p) p7 ~ n* U s阿力:这种汇报,考验秘书对相关知识熟悉度,考虑问题全面性,拟采取措施可行性。秘书平时对各类突发事件知识了解不多,就想不出处理的方针、原则和有效的对策,下笔就会感觉难。
6 F! S$ n- p2 }& T8 d# z. E# r行来思往:嗯。调子把握不好是要出大事的,基本情况里要把握好尺度。不该说的坚决不说。
+ P7 R& {, C1 U: {9 d' F阿力:比如,宗教事件,民族纠纷,如何处理?这个是很敏感的问题,今天场合不适合讲这方面的问题。
" B! Q* B# M" u( d: d思维睿智:通透领导意图,熟悉领导办事方法规律技巧,站在领导角色去思考这个材料如何写出他想要的目的。
7 a s8 j* @5 k/ r+ [( x+ b" A8 Z行来思往:一是基本情况。要以事实说话,尽量客观表述事件情况。因为事发突然,即使一些情况已经掌握,如果不便在第一时间汇报,也可放在后续报告里。什么能说、什么不能说,一般领导都会严格把关。
2 F6 N& v" ~9 }1 l, B4 l猫老:宗教事件,以控制局势和实时请示为主,无法担责。
9 h3 p$ m7 R1 Z0 e9 x6 X0 U阿力:写急材料时,最怕下面报对策措施材料不全面,写材料人对这方面也是外面,想不出什么好的点子。宗教事件、民族纠纷一定要注意国家的方针、政策。
4 I, g* ?8 L4 r0 Q思维睿智:跳出局看局,第三方角色去发散思维去思考。
) E4 s; ?9 K7 ~' R* @% d3388:别把问题揽到自己身上就行。 5 ]+ K% {% ~# s& F- C, [1 h% O1 M* T2 W
阿力:有的问题,你请示,领导不会马上答复你的,叫你自己先看着办。
+ _' G+ d* G% K& }* J2 J2 ^猫老:突发事件处置的演练很重要,报告的模板很重要,密切关联的部门一般应该建立模板库。 ) s/ q% e* e! F9 x9 d# g9 X
思维睿智:言三意七,领导自有办法。
+ g+ y3 u0 Y, d7 N4 q行来思往:二是有关处置措施。重点说一下事件发生后所采取的重点措施,体现反应迅速,应对有力。我来一段常规表述,供大家参考。
1 E* B, z- B% n, A8 v比如说处置舆情事件。
; v5 P! U! f% ~. \3 ]这起网络舆情事件发生后,我们立即向某上级部门进行了报告。某领导于事发当天作出重要批示,并专门听取情况汇报,指导处置工作。我们在第一时间召开专题会议,对这起网络舆情事件进行专题研究,部署落实处置应对措施。 . G% }9 @8 e# N& }, s
一是明确分工,有序有力处置。 + n( {: ~ G/ F
二是加强协调,防止舆情发酵。 , j+ ?$ O- q: V, t1 l: _. T* l
三是强化稳控,防范关联效应。
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