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基层秘书工作者,在公文处理中常遇到以下问题: * U0 \3 J- C9 a, A
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在印发、批转、转发公文时,对正文和附件区分不清。 9 E r! k V$ j8 |
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" `) E: C0 D' z1 ^8 m如,某文件标题为《关于转发×××文的通知》,正文中将“×××文”作为附件标注编排。又如,将多个部门、单位就某一事情已发的会议纪要、工作报告,作为文件的附件再次印发,造成本级文件重复发文。
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在行文前,不能准确拟定主送机关。 $ @* ^7 v- H1 S& a/ _/ X& U
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) @7 W8 w2 h+ U" D3 B, N. }如,党委授权办公室向下行文时,主送机关拟定为“市委各部委办局,各县(市、区)委办公室”。又如,某单位在内部行文时,将主送机关拟定为“各直属单位,本单位各科室”。
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怎样做才准确规范?
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' _$ g/ J" U4 P$ b4 c关于附件 . ? o+ w' V0 P/ K# x# o- U
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《党政机关公文处理工作条例》规定,附件是公文正文的说明、补充或者参考资料;正文是公文的主体,用来表述公文的内容。
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从上述规定可以看出,附件和正文有着严格的界限。实践中,我们需要重点把握以下几点: " z7 z7 T/ C2 M/ c Q( b) c' s
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一是分清正文和附件。印发、转发、批转公文时,需要使用通知文种。印发类通知主要用于印发本机关拟制的、不能单独行文的公文;转发类通知主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文;批转类通知主要用于上级机关批准、转发下级机关的公文。 , G. ?+ z; F' f: P2 ]
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由此可见,所印发、转发、批转件与印发、转发、批转通知共同组成一份公文,应该作为主件而不是附件。
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在正文中已经写明报送、上报等内容的文件,且已在标题中说明,无需作附件标注。比如《×××厅关于报送2015年工作总结的报告》,不能将2015年工作总结作为附件。
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二是规范标注附件说明。附件说明是公文附件的顺序号和名称。 : L3 y+ b+ J9 J
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. g8 B S; q/ @" J8 V在具体操作中,会出现不规范标注的情况。如某县党委发文时,在附件说明处标注“附件随后”“附件3份”“附件列后”等,还有的文件在公文正文中写有“(附件附后)”,这些都是不规范的。《党政机关公文格式》规定,如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称首字对齐。
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三是着力减少发文、转变文风。精简文件,不但要严格控制发文数量,也要严格控制文件篇幅。因此,在审核公文时,要注意文件篇幅过长、重复发文等现象,恪守把关之责,敢于提出审核意见。
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开头问题中提到,“将已发的专题会议纪要、工作报告,作为文件的附件再次印发”。笔者认为,为了精简文件,同时也便于收文单位更好地理解、贯彻文件,对已发文件,如有必要,可以在文件中适当引用强调,重申要求,不要再作为附件一印了之。
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关于主送机关
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《党政机关公文处理工作条例》规定,主送机关是公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 ) R% n4 x, n$ Z% e X1 u9 a6 [& _
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. e; g) W: s6 k/ _, Y' t向上级机关的行文,原则上主送一个机关。向下级机关的行文,主送需要贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关。普发性公文的主送机关应保持相对稳定性,一般不能随意变动。
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要准确把握和标注主送机关,需要注意以下几方面: & X3 _- X7 J! O; T! s* w
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一是选准主送对象。主送机关的确定,离不开行文关系。区分领导关系、指导关系、管理关系、协作关系等之后,才能根据隶属关系和职权范围确定行文的方向,然后再定向什么机关、单位主送。 D" J7 b, `+ |1 O3 J
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比如,党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文,也可以依据职权相互行文。前者是指导关系,可以向其发文部署工作任务,后者就是不相隶属关系,可以相互发布、传达要求周知或者执行的事项。 . N2 r0 q" ^& d: D& ?! a
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再如,受双重领导的机关向一个上级机关行文,只能主送一个,视情况可抄送另外一个,不能同时主送两个。 ! D( C9 ~5 Z$ O/ m; g
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- }4 Z. B2 P) `# @7 R' f二是规范名称表述。主送机关常见的标注形式有: + @* h2 u( O# L* Q, l8 p; I
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" V" C+ b/ Z9 i! }& K全称。如“XX省人民政府”,就是全称。只要主送机关名称不是很长,一般采用全称。 " I2 @! r2 ~% S3 m. i
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8 Y9 D6 s) d9 w* o* h规范化简称。比如,XX省工业和信息化委员会,规范简称是“XX省工业和信息化委”或“省工业和信息化委”,而不是“XX省工信委”或“省工信委”。
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: h' v* N9 P# [* o6 |统称。即同级或者同类型机关概括性的总称,一般用于下行文。工作中,较常见的是主送给同一级的各单位,如,各省(自治区、直辖市)党委,中央各部委等。 5 T' T* c( o5 e7 W8 k
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