如何做好议事决策类会议的会务工作

编者按：议事决策类会议是一个单位常见的会议之一，比如党组会议、局长（总经理）办公会议，规模不一定大，但因为涉及到事项决策，因此是非常重要的会议。会议能不能开出效果来，会务工作起着非常关键的作用。现将某市政府常务会议的办会流程予以刊发，供大家参阅。

市政府常务会议办会流程

第一步：议题征集
1.每月底向各位秘书长分发下月常务会议议题征集表，要求每月25日前报综合处（常务会议一般半月召开一次）；
2.每次常务会议结束当天向各处室确认下次常务会议议题，并要求下一周报送常务会议材料；
3.根据各处室报送议题拟订常务会议议题表；
% {9 v) E4 Z6 D6 C4.将常务会议议题表送呈秘书长审阅。
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- p) m1 u9 z, _8 D2 G第二步：领导签发
, d2 D$ z9 t7 S; n! d" ]5 }1.领导确定开会时间后发布常务会议短信通知（范围为市长、秘书长及办公室领导等）；
2.领导审定常务会议议题表并签发；
( H, Q' M; E3 d* ]4 E# `/ B3.发常务会议正式通知（包括给部门的OA通知、
, Z" w" X! J+ F4 z给领导的书面通知），并根据报名情况制作常务会议列席人员通讯录；
  ~$ u1 ]( o/ a4.通知记者会议的时间、地点。
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第三步：议题会签
1.一般程序：不涉及“人、财、物”的议题材料，由分管秘书长签字报综合处；
' w! C2 O  g. y7 B2.特殊程序：涉及“人、财、物”的议题材料，由相关部门分别交编办、财政等部门主要负责人会签。
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& D, G+ M# Z3 P' a% ?& v+ Q9 E( U第四部：议题催报
0 L$ Y7 M/ S$ A. e3 m$ N1.常务会议召开3天前应当向专业处室或相关部门确认材料会签情况，并催报议题会签材料；
2.将议题会签材料送秘书长审定签发。
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8 d( m! i: U: x$ }, D) P" O第五步：材料准备
" M9 N; i+ S. V- N  ]* z" E2 p$ x9 F1.议题材料经秘书长审定签发后，应及时通知专业处室或相关部门按照常务会议材料格式要求印刷装订；
2.按照要求黏贴常务会议材料信封袋，并按议题顺序装袋；
3.给市政府领导班子及办公室主要负责人的材料要逐页核对一遍，确保材料完整无瑕疵；
4.会前至少一天时间将常务会议材料呈送给市政府领导班子及办公室主要负责人（给其他人员的材料会上发）；
3 z( j5 U2 a5 t8 N4 {2 `5.准备常务会议议题PPT。
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4 A7 N* o" S2 x9 Z- v第六步：准备会场
1.落实副市长、分管秘书长、办公室领导参会情况，结合部门报送的参会名单，制作常务会议参会人员名单报市长、秘书长；
2.根据常务会议参会人员名单排定桌牌，并检查座位、音响等情况；
3.分发常务会议材料，并核对材料、PPT，确保无误。
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第七步：会议服务
8 Y( ~1 M# Y4 |* W7 C1.根据参会人员情况准备茶水，会议期间及时更换茶杯、添加开水；
0 M  t4 X1 q; f+ M7 K2.根据常务会议列席人员通讯录，确认参会人员到会情况，提示列席人员签到，并分发参会材料
3.根据议题进展情况及时通知下个议题汇报人及列席人员候会，并做好签到、分发材料等服务工作，确保议题衔接紧密、高效有序；
4.记录会议讨论情况，作为起草常务会议纪要的依据
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; |& q! v+ Q+ k# {& @+ _第八步：会后工作
1.起草市政府常务会议纪要，经处室负责人修改后提交秘书长审阅，秘书长审定后进入办文环节；
) @+ d0 S/ Z' c1 F: i2.常务会议材料连同议题会签材料、列席人员通讯录一并装袋存档；
: {, a1 e. c8 K- v. K( e/ f0 u3.由市长联络员审核新闻稿，报办公室分管主任、政府秘书长审定；
1 o7 N6 r9 i6 R1 F0 r  [% f4.由各处室协助分管秘书长抓好议定事项的督查落实。



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