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7 z3 d+ a: x4 c/ n4 S1 h5 b 一.总则 : C9 w. S3 n0 j) r* \- p2 I
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 $ b, A2 [+ _5 |" L3 ?5 R' i5 {
本办法适用于全公司各部门。
$ {" s, u" @0 S3 ]2 t1 K' {* R 二.对外接待范围
! x- ^4 B& f! L 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
. V4 b+ E- l* k' B3 U% w3 ^. r. b 接待的对象分为内宾和外宾。 / h4 q' A% t3 i. C) B. [
三.对外接待部门
/ P. _% J+ B; _6 F 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
% q, c$ X3 d: s7 _' | 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 7 O, ^; I: y) b6 m
四.对外接待原则
, O; w' a: M" M* H; [ 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
6 a7 m& |( a2 J/ U6 W* g7 V/ H 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
0 W7 M5 T/ ^3 k5 I! n* i& O, ? 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
% K( B2 f; M g0 n7 I0 e& I" P, U2 J 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
3 g" U, h6 k) y5 l 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 3 @0 h8 Y, z( {
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
! w+ }% o9 i6 @9 X 五.接待规格的确定。 & k7 F7 A: Y# Q8 h
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 : b7 U% i! p9 I% F, v" M( _
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 " \' v/ ?1 l" z' q; s# C( c: U* v
六.接待礼仪 5 M" l7 c; y0 F9 P; D
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
! |8 z' K2 a0 h 2.接待：主动起迎，问明来意。 : K4 p$ v% \, f, |% `
3.安排交谈地点：
2 q! a2 `% S! W- V2 n/ d' E. k2 U ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； * |* q0 |+ z7 h
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
q* f+ x% V9 q& S0 ~/ R ⑶切忌让客人久候而无人问津。 % @7 N% a' N" c" S* \+ ]
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
! k( r: q1 N0 j& _! [4 ] 七.引见。 " s- P0 U) i# s
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
7 F9 W3 H9 {9 f 引见顺序；
. r2 W* L- F! z. E ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 0 A; t/ M) `, ]
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
r* q( x$ Y1 y0 {$ t" l9 ]3 O1 _ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 - }8 Q6 o" ~; z. @
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
5 f7 B% ^; S, I# Z0 s# P 八.行路。
+ j- g' A$ Y: y, x- H$ D/ { 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 6 Y6 }) ^ r; F- U% ?" R
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
8 n5 ^+ A$ V4 Z( T# _ 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 4 K, X% Z" L* u5 V7 a
九.其他。 2 [0 r: {& l }; D Y
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； $ ]8 N$ r' W3 v% g
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
: u, C) ^8 J, R 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 # b9 E; |! f/ q2 H
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 5 b k) Z' A8 s9 S6 w5 f. h% o9 s
㈠接待内宾。
7 r. e8 I' a, ^- J9 K, y- ^ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 0 z) ?2 T' a7 O) R. P
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
: z3 L) j$ c9 l( |( ` 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ' n3 }( Y. q2 ]% |3 K
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
1 R y; d' B& q 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
! F. C9 R4 S9 G, v 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ' E4 S/ X7 T1 A; }7 Z' _& b
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
8 ]& V' c2 d8 W1 w9 |5 C2 _/ K 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
8 L- P6 I* V2 n# F7 N. V ㈡接待来宾。
! k; W6 t2 g& Z3 M/ c. M 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
; o, k: J/ e6 ~; r 迎送。 2 A9 z) ?; x+ m* N- n8 h$ E
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 8 u" j& I x- ~% l* Q, g; s
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 & i9 Y: K& G& L' G7 [; o
会见会谈。
- {" }' ]$ z2 @6 M, G& ] 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
) `2 [8 M4 [& p/ | 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 6 @: h/ b# u g5 b4 Q v! U
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 3 O, a$ q! r4 A( J/ D4 ^
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
3 Y6 z) }2 e1 C+ A% ]9 w5 V 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 / P) a; W' e9 h3 [. _
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
! b1 ]$ H6 S# X9 b% h; q7 t 宴请。
2 X% l& z6 O& S8 }; `/ b: ? A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
. h+ c5 v" |2 S2 h B; f B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
% }0 K) C& q1 k, G0 v1 {$ N! B 文艺晚会。 ' h" O) K; R) r' F& E$ N& a7 s2 t) }
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 / m: W' U7 n- w5 x
参观游览。 . l; O7 T; O# o) F' B
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 ) {1 k" F: s8 m2 G; j- I
接待标准 : a# Y/ _0 Z$ S% C4 ?
⑴用餐标准。 ; }' S- ^ N/ m! K
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
4 T: O7 q, ?1 l) b9 i4 ~8 t, _ 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
. [) l1 b. e1 z! K5 a 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 7 g1 h' s/ w9 r1 F% ?8 n# V1 W
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
j" }* b8 @( w' W) ^8 G 5、常客 员工标准 . i8 G' Y1 p7 G: m8 ^- v
(2)住宿安排。 2 O7 c" K K- Q% k, O& I% @1 d
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ( r8 y, m6 B: L4 l& M$ e- ^
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 & ^+ b8 j) T, w0 f) N3 N5 `
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。6 V* r/ B# [6 {6 j5 r0 U
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