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9 G! i1 d$ G1 b 一.总则
2 D# I! d+ `5 G# {; I. L 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
8 {- C) X8 ]2 y; w% H# l3 O 本办法适用于全公司各部门。
( D2 Y% N3 ?, P- `8 y4 Q) S 二.对外接待范围 + }6 Q9 ^$ k) x
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
8 ^) O/ ?6 i+ T4 S/ D 接待的对象分为内宾和外宾。 5 t9 @+ u1 L9 N5 n4 E
三.对外接待部门
, b1 J2 x* g; S" D- T7 d5 V 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ! V' D: A: v+ A
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
" D7 r3 \- X; v/ |0 G 四.对外接待原则 , D& U" F9 f& a
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ( Q+ v6 E3 f2 a+ s9 _8 F+ X+ R
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 * D; p! `) a$ f% o- x8 K, u# Y/ J
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
; f( N- K( h! \% r- D: s' V6 s 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
$ @8 k8 v* E7 w; r7 N 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 : ], r) l( P% |" x( _5 T6 S. K
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
2 n0 N' k' B4 e7 a- E 五.接待规格的确定。
- }5 _1 S' J+ Z- T 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
" X( ^4 |* Q: N3 r$ @- E0 g' x 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 2 U; e3 q; `0 t5 {3 a- S
六.接待礼仪
# I2 T- d2 T: Q/ [0 d 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 " l' K# c' k j( [* k$ A* X7 l# Y
2.接待：主动起迎，问明来意。
# X k% n5 q& O( U9 h! k5 J+ a 3.安排交谈地点： + N& \: V: [& e& Y
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
% M# m: W! g5 X4 G) U6 ~ ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
: u( M9 e1 _: o, p9 q: ? ⑶切忌让客人久候而无人问津。 ' t' B. R. V. y* W- R& Q8 B
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
2 x2 [$ S( d! Q- c# h 七.引见。 8 s& I; ], O2 ?2 D, |4 L `, m
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
3 \+ P' @+ [' B5 [+ C 引见顺序；
& X' j, C* Q/ @( ~ ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
: c. z9 d6 {( n, r ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； $ `( v3 _- s( u( _) X0 R* w
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
* l7 @5 C( {% b" p ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ; `" u& m. _, p; ~1 c$ o
八.行路。 ; `) i* I# y6 O* K3 T
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
% }2 J- ~: E& l r& l# F 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； % a" _9 O. R) C! J, K# S- A- l
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
$ |/ }. G* @' H# G1 {. c 九.其他。
% T- X& T1 g0 @! c% @ 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； + }. m4 }7 ^0 Y1 `* Q
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； : _, E5 b- P( [4 P
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
" H! T3 D2 L g1 V 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 , | |) k4 Y& b: G0 [; q2 ]
㈠接待内宾。
! T! d% u7 Y8 [ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
& w8 k* R8 S' n% L. S+ r6 B9 G, p 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 7 j! s2 E$ |; l0 V8 P' A, J+ e
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
. p+ W% u1 D1 {% J7 d 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
+ I* X+ T; K7 u8 j 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
3 k3 U# u# G* }0 X# E" [ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
) a. K& ?, @! |% }; \0 W1 K1 a6 { 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 9 w: F7 }" d; o8 Q1 H4 W
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 $ V( A0 p& V8 y% I2 k
㈡接待来宾。 9 n$ z; I+ T+ _$ K! V n0 V% ]
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
' C' L6 P& Z% q6 T+ p, c 迎送。
% F5 }* u' z6 j2 _! \% { 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ) X5 b: D) d" Z
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
( y3 ~: N3 Y2 k 会见会谈。
" t' z& N$ H9 G O# c 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ) {2 M4 t& ]* s0 I/ C
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 / L$ a) r [% `4 K
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
5 M" ~4 \% ?! x# } 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 * |! R1 P0 M9 m7 I. y! m
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 - h, g- U9 d$ c( S# X& g9 T
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
! A ?3 I A3 h! [# A, N* H 宴请。
' |8 z' `0 f( h) U0 e' J A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 % K( k4 ?, ^" |+ Y1 d
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 b+ i. H" U: u; G0 F" @; m# w
文艺晚会。
" C9 s- @7 Q' ?1 f, o# I2 q0 V 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
& b& N& V( e/ i* w3 V 参观游览。 & z" C8 f, s3 f- p. L. j8 y: p
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 / m& \- X4 n- M/ |6 l/ X7 i& F, V& J
接待标准
7 m! U4 W5 e3 ?$ u+ i# k+ h ⑴用餐标准。 / L& I; v- ]0 O2 y" b* w
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
9 b3 O8 W9 }/ @" p3 N C3 }$ t 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ! e5 n V1 |* I
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
. \0 w8 h* f* X" a: G( E 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
: O: j2 e/ ^( {5 n 5、常客 员工标准 / o; D* X, |5 q- o' ]
(2)住宿安排。
0 X- q, |" V8 c% n$ s8 {: Q+ Q0 g 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ! n' l ]$ r/ h- x
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 4 L% B* ?8 w' a) ?0 Z
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。1 s. y8 t7 n+ C& m
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