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公司对外接待办法

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:42:53 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
文稿修改演播室众筹计划,点击了解详情
 
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2 {, p6 |. F T! `* d9 B$ \ 一.总则 * Z, t/ P% g: r! z

    对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。

) z, I/ Z8 o% F5 @8 Z% V7 _3 x$ l

    本办法适用于全公司各部门。

7 e# d5 [6 T J$ [

    二.对外接待范围

! ~2 O1 ]. O: r% [$ ^9 ^. _8 I

    本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

3 c/ U& q9 B4 y& O

    接待的对象分为内宾和外宾。

+ `6 _, C K/ L$ x8 j6 N% }; C7 \# ]

    三.对外接待部门

% g/ z- z( I, p F

    公司行政部为公司负责接待的职能部门。

+ c: o/ U( ^5 D, I( H% L# y

    遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有公关部门要积极主动配合。

) _+ ]7 O9 W7 a; Q3 n$ t

    四.对外接待原则

7 h9 y- }1 A9 \, {4 S+ n' [6 q' H# F

    接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而 去。

7 }4 A* h/ Z3 T' a

    平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。

/ b% P9 \+ i1 L; V, r( A& Q* M8 `$ X

    对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。

" {8 B# _, V% d- ]3 P, C

    节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。

2 Q( c* L: }/ z( j

    周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。

3 A7 r* N7 @1 {$ o0 }

    保密原则。不定期向来宾介绍情况,注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

3 q' a( j/ l( R2 T0 i% _1 W& \. ]

    五.接待规格的确定。

x* A0 z4 A( r3 i- ~! o

    高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

. s) L8 i! R! t% f- w- i6 W. k

    对等接待。适用于一般性接待活动。
   
    低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

- P: I5 q4 f6 t

    六.接待礼仪

1 W8 f: Z: B7 Y& m3 Y a

    1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

# x3 _6 O2 z" b9 \/ Z; r+ M$ G" R

    2.接待:主动起迎,问明来意。

# i( B8 o( L( E6 ?) O, W

    3.安排交谈地点:

; x6 O1 f" O8 [3 Y" D; r6 |

    ⑴根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;

3 }$ e) n% g& H

    ⑵比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间;

0 a* ^9 D! G T

    ⑶切忌让客人久候而无人问津。

* u) }; a! T$ J2 p ^! j

    ⑷客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。

+ Y N6 o- F K+ Y) _ J9 y& o( \: ]' U

    七.引见。

: @& W2 H1 ?7 s/ i' v

    首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。

9 h/ N* i% S* N- I ~3 H+ _

    引见顺序;

/ W) @" w" ?/ w6 T0 t7 n

    ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;

, h4 W6 f9 q& }, D, j+ I

    ⑵按职务高低,依次介绍一行来客;

" {7 u1 Z- x" X+ T1 X& O

    ⑶职务相同,先介绍年纪大的。

! @4 f+ X& D5 E- ^, n3 [- p

    ⑷领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。

+ n7 n" }% A% q; c

    八.行路。

$ \! b) d8 M) n! B% n

    陪同客人行路,请客人行于自己右侧;

, G) Q) o) E4 I/ p ]8 F1 N

    乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门;

* v" n0 y3 d+ f$ P5 _$ }

    自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。

6 W9 C& X9 Y: Z" q O" x: Q

    九.其他。

5 G* U6 L4 m) ]) k5 b4 I

    穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度;

2 ?6 x1 x: J* C4 U7 C& B

    主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;

3 p$ v. A8 U) f% B9 b" V3 `

    尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

6 O5 Z) \2 L8 \- D

    因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序

- t% @6 D3 K5 t: F* b: `

    ㈠接待内宾。

: I$ V" K- X. S0 `

    接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

/ `( @' P! x* [ [) r

    布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。

& Q9 ^( ?( |: D8 y$ N5 r) L

    迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。

! N$ @, N! S( C/ `6 k$ P

    看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。

9 P2 S9 b6 d1 r' I3 p8 q

    安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

# P, e* C3 z1 D

    组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。

" I8 d7 T. k* J, |& Z

    送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。

0 n2 _5 r0 f4 c

    小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。

4 o2 }, g8 R+ f

    ㈡接待来宾。

" a* E6 x9 ?' U# J; `- v

    接待内容与程序基本相同,主要内容和注意点为:

J ~8 H+ Q7 b7 x7 m+ I* |0 C: A

    迎送。

. }6 |/ O9 U) y |/ m: m9 A8 `. D; G

    安排迎送陪同人员和译员,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

5 W' l' i2 I& M

    对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,并备有饮料。

8 o5 g# G2 O. {5 @0 ^$ W

    会见会谈。

8 j' K1 m0 B" [2 C/ t& r

    会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。

1 N' F* r: m4 Q. J, J

    我方人员应提前到达,并在门口迎送。

. q; b6 m% G& E s* k* B$ @" ]

    对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位卡。

# B1 ^8 ^3 x& }7 A; K# V: C( P

    会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。

/ T9 X9 J+ Q) U6 C0 o: t

    会谈时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。

5 v: k* g' m+ V; ]! z. `/ {" B5 F

    如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。

|+ R' A& ?. c/ c

    宴请。

G' B- D' T; m3 o3 m# Z7 x

    A .有宴会(早宴、午宴、晚宴)、招待会(冷餐会和酒会)、茶话会、工作进餐。

9 M. D! J4 T, ]8 @% A

    B .举办何种宴请活动,根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

( p8 z. O- u$ E* t" n0 I; b

    文艺晚会。

! S) L9 ^6 g7 n* y6 b( [* N* V

    根据活动目的、外宾兴趣、接受能力,安排和选定节目,根据客人身份安排好座位,一般以第七、八排座位为佳。

0 e9 P4 X1 U: I

    参观游览。

o- Y2 \! |( _& N

    根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

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    接待标准

- r5 T4 p0 n, I) Z

    ⑴用餐标准。

8 o5 @+ x! z t) {3 {8 s1 \. b

    1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐

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    2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐

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    3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐

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    4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐

" J8 d3 G* n5 A- T2 A' E

    5、常客 员工标准

% x) A& Y6 R+ m

    (2)住宿安排。

% J9 y8 ?9 |+ s$ j }

    招待对象      标准         审批权限
    A .较重要官员    200~350元/天       总经理
    B .公司分支机构   按公司标准
    C .常客       自 愿

) E7 i- k& H6 D/ L2 X* D: X

    十一.附则
   
    1.涉及重大接待活动,需行政部会同公关部协调执行。

) h7 e$ C$ r. U/ W' E* I# A1 u3 p/ A

    2.本办法由行政部解释执行,由公司总经理颁布生效。 * D+ y4 ?! }1 M4 q5 ^/ q" c

 
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