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一.总则
X6 y$ P! p, R9 C6 p" m6 D7 s 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
* t% h- B8 Y" h: n! Z( q 本办法适用于全公司各部门。 : A1 X( q- h9 T( j& L+ N+ m7 l
二.对外接待范围
* w1 A1 i* g6 k, a( M2 y 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
5 f& P" V) [9 } 接待的对象分为内宾和外宾。
. F& \* o7 W% q 三.对外接待部门
; Q) m: t/ z E! K' v+ { 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 . N. s: U8 b& o6 M
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 . ]6 X( Q! l4 I0 n1 N* h0 t$ K
四.对外接待原则
& \5 S4 l' {+ x 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
1 A" Y$ E* z% Q- B4 N, n 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 - w- |; u& n' c2 ?
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
* a+ u/ R, v/ s! t. \% t8 } 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 $ C3 W3 F5 _0 j
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
3 L+ I8 _6 B0 q; ~' c7 _- ], b. H$ W/ y 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 . T# f, u5 ]) Q
五.接待规格的确定。 1 Y1 L. L# f+ a- q4 L. L9 g
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 0 M5 }7 A$ f/ Y$ w5 K
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 9 e+ i7 t# d# M# d
六.接待礼仪 & y# C8 L ]& ?2 U1 p$ r4 o
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 4 b3 w) |7 L3 O6 d, g/ y
2.接待：主动起迎，问明来意。 ' b: R! z9 a4 F# u0 ^
3.安排交谈地点： ' k% l5 S8 }4 j. a+ Y% r
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
$ n: E, J- l, U! P0 J ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
4 q( L* ?7 q& ~8 _2 m ⑶切忌让客人久候而无人问津。
% p9 R9 v( h# F. L$ ?! } f5 T ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 : B8 _7 b G. ?+ v( ~
七.引见。 / L) [ k: V# { A# l/ j9 a
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
1 ^6 Q( E+ q8 h6 Q5 q. v 引见顺序； 0 o g$ b, i6 G
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 7 ]9 [0 h% M: }' A5 i" m/ A
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
9 u! f8 Z: ]! _) Z ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 3 W# z1 ]9 x8 g1 K; [* r
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 4 b0 ?. T" A" ^, p' Z: E$ e$ J
八.行路。
9 ?+ Z: W a6 x5 S$ l 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； # U, Y8 K9 f6 y2 [
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； # u! M# L4 C" v, v1 q% K
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
3 m# u2 y" t9 s# r+ C2 x. J 九.其他。
* w1 ?1 ?% O: W" y 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
9 [' C% K$ C! ?9 d& Y 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 4 C( t" ?6 ^5 W1 ?6 G
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
( ]/ a. R0 l) f! [( ^& u6 r3 S% o 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 & {. y) N7 Q C
㈠接待内宾。 3 ^" F# ^6 u/ ~; B
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
, _: a" A0 W @) h' A 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 ! S$ E A# T) _; u
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ( N! _" c% l( d8 }, D
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 : H x) g+ d( o c+ p% U
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
6 i+ Q0 A8 \: ~ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
( }0 Y2 n2 ]3 H5 B( D 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
9 H8 c0 N, f, R! G {4 s 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 % W$ u9 M$ {$ v7 X8 J; }
㈡接待来宾。
! j+ Q4 \1 _ H4 u9 {2 u 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 8 L+ x$ u; l0 `
迎送。 " |. i2 @0 ]8 Q$ r/ {3 k, A, A
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 3 e. f/ x, v& |
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 & w. }* x |% Z
会见会谈。
! m! N4 y* c2 U) W" T 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
7 E0 D) E5 _4 U& m( o4 D 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
+ i, }/ Q' z4 a) O* p 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
! C, a C% ^2 p 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 " B! i: E# |5 s D! p
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 . k4 u1 d' p* T8 c* S& S; [
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 7 A: Z' l5 E+ f6 a
宴请。 ; u. ?! }" m( ]
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 ' X+ V$ N6 a2 T5 v: @$ P- G! f
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ! r9 L9 @$ X$ g; Q
文艺晚会。 6 B( \- [. b6 E3 n( {
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
- j* W M, p O 参观游览。 + h* n" c8 v7 w) C+ _
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
3 E# Y3 R3 M$ V! z 接待标准 ! G' V/ t1 x$ d$ E+ M
⑴用餐标准。 ' W4 X" F$ O/ V; M
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
" b0 V+ R+ `8 d+ o1 G2 B 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
! v: W8 \& \/ f8 M; E' b 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 5 P/ S( W; z6 c7 @+ K
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 . n2 U$ t. W0 z9 [
5、常客 员工标准 , G/ Z9 {6 ^0 d* m* G& T
(2)住宿安排。 m0 V3 v1 q. O
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
* B; _# Q+ o. g9 E- v9 y 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
6 a7 C% j& X$ [1 U- } 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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