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8 n9 T3 \8 u) w( M8 w 一.总则 7 e0 Z- ~9 v% V
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 + r9 y' c, n/ a" S1 S! r8 }3 v
本办法适用于全公司各部门。 G/ c* b: V4 E6 [
二.对外接待范围
/ I2 k/ y, ~/ _# P6 d9 A9 o 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
* Q% Y5 @5 Y, S% f1 Z) l* [ 接待的对象分为内宾和外宾。 ) }/ z: x @5 Q7 B/ x
三.对外接待部门 0 v. N( ~ V2 ]3 k+ y/ `
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
$ V* w3 S& L) o; B% E 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 $ `, h( C; H1 @4 u/ q3 ?( t
四.对外接待原则 # ^. K+ C1 i) i- T, Q7 A' H( X! ^
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 A% @! {" @ Z9 U) s
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 / F& _* I2 p+ u5 M
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 & n& M9 c; ^8 F5 s- d
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
% J3 m+ x' W& h2 B& t4 f 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 . W2 o" F5 a: b6 p& ]% K
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 3 i' ~" y% s( T6 W0 g
五.接待规格的确定。
6 l q" W+ N" t) h# ^ 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
- P; R/ {9 T$ c( l; c7 O 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
* N3 q* p, R$ m# ^. ^# f) ]$ N, l 六.接待礼仪
: U& s6 h0 |8 N9 L6 f1 T( R! I# D 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 2 Q8 r+ h( d2 a' h
2.接待：主动起迎，问明来意。 5 b. L# w5 r2 L9 _! ~3 U
3.安排交谈地点： 1 J* n) z) {: G$ G9 S1 X) D
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
* y5 J+ ]4 q# K, Y2 O, j8 k ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
& B: u- ]( [) O# w) ]# x ⑶切忌让客人久候而无人问津。 % `% y* Z: M6 ]1 \6 z9 D+ u
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 6 M1 A+ x) K$ @: n
七.引见。 " |6 B7 H7 g! T8 }
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 3 {6 o* j% ~: V( {6 ^
引见顺序； ( O+ p( _8 @2 b
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
; j7 t7 u0 T9 |1 k ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 7 V! P8 }6 |+ y. m" k1 @4 e
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
( [1 S- q& B5 B( G; Q$ [1 z; a ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 6 S5 h. w1 [; `0 w
八.行路。 # U$ K" [$ T) n, f0 X0 @7 r
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； " F* F. T9 y: R1 q% P& o, ?% a; }
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
\; D/ U- ?+ \/ n2 c# h/ { 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 4 a" f: `* v6 ?5 Q7 S5 S& u
九.其他。
* W' Z4 I1 ?2 ~' s! @- \7 h" [5 i) Q* ^ 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
/ @4 R2 r* H3 V; a+ f 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ' X, U0 Q8 [$ J# U3 _7 E
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 : V; P$ F- [9 W; u0 D+ [* L2 F
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
" n' A9 o, w4 m: T; Z' { ㈠接待内宾。 * ?/ a" }& ^: n" w7 Q9 x
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 % y2 g) L) E, x: O' F
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
1 p5 r3 t; }; X+ B6 G4 G$ E' @- c 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
' l9 `# j9 {9 q) u7 ? G 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
1 M% _8 `8 ]# G& o 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 ) @1 y) l& Q3 h: p% ^( X5 N
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
% p! e% F$ u; _3 B( `$ ]+ \7 v 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 $ \# P$ S4 g" |$ P3 M
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
* U2 x7 K& O/ [' O# [ ㈡接待来宾。 9 m6 n3 A& z8 L% N' k: E
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
" m+ {+ I5 T+ p" l9 ^. `/ l 迎送。 ! x3 Y6 J& N* ^! H8 C6 }
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 8 X5 m+ f) C6 }0 M4 x
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 , h! w2 x9 F$ o) k1 _
会见会谈。
5 o: \! K5 u$ \! w( G+ O+ K C 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 : G% `8 Y! X" s% g
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
2 \2 S8 S3 m1 c( [ 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
! Q$ P* i3 F% o" T9 W# N, m+ d 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 * P& `! x% ?$ X& p, i
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
$ D! R+ Z$ I1 b( ^& v 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 . C- z' T. O8 b4 Q- H3 E
宴请。 / n3 B5 h0 A% b' S* q) S
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
7 d7 F6 Y7 D( ^9 V. i6 Z; H" r B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
1 j1 k C8 o* X 文艺晚会。 * R# ^/ r8 ^6 i6 o
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
) \# O& Z4 X: J$ [. P( o3 d 参观游览。 * |! P6 B1 ?3 z/ m; a
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 6 K: k/ g# {3 \" P, X* R
接待标准 4 @2 b3 d: T0 d9 Z
⑴用餐标准。
/ I" r$ d9 V$ ? 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 " `9 j# I4 r4 j: ^6 A
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
9 ]. p+ |9 D9 Y( Q) ] 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
- P# {$ R/ |2 r- ~0 ? 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
2 n# d2 l. H; T2 {% L6 g7 z 5、常客 员工标准
- R0 \& Y: Z# X (2)住宿安排。 % v% T; L. E' b! [* m% B( D0 o
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 v$ h* p' d' J" @+ U5 E- @7 F& w) r
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
; d, g$ i6 u# t& X& h. J( i 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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