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一.总则
* Z, t/ P% g: r! z 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ) z, I/ Z8 o% F5 @8 Z% V7 _3 x$ l
本办法适用于全公司各部门。 7 e# d5 [6 T J$ [
二.对外接待范围 ! ~2 O1 ]. O: r% [$ ^9 ^. _8 I
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 3 c/ U& q9 B4 y& O
接待的对象分为内宾和外宾。 + `6 _, C K/ L$ x8 j6 N% }; C7 \# ]
三.对外接待部门 % g/ z- z( I, p F
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
+ c: o/ U( ^5 D, I( H% L# y 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
) _+ ]7 O9 W7 a; Q3 n$ t 四.对外接待原则
7 h9 y- }1 A9 \, {4 S+ n' [6 q' H# F 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 7 }4 A* h/ Z3 T' a
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 / b% P9 \+ i1 L; V, r( A& Q* M8 `$ X
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 " {8 B# _, V% d- ]3 P, C
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
2 Q( c* L: }/ z( j 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
3 A7 r* N7 @1 {$ o0 } 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 3 q' a( j/ l( R2 T0 i% _1 W& \. ]
五.接待规格的确定。 x* A0 z4 A( r3 i- ~! o
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
. s) L8 i! R! t% f- w- i6 W. k 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 - P: I5 q4 f6 t
六.接待礼仪
1 W8 f: Z: B7 Y& m3 Y a 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
# x3 _6 O2 z" b9 \/ Z; r+ M$ G" R 2.接待：主动起迎，问明来意。
# i( B8 o( L( E6 ?) O, W 3.安排交谈地点：
; x6 O1 f" O8 [3 Y" D; r6 | ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
3 }$ e) n% g& H ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
0 a* ^9 D! G T ⑶切忌让客人久候而无人问津。 * u) }; a! T$ J2 p ^! j
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 + Y N6 o- F K+ Y) _ J9 y& o( \: ]' U
七.引见。
: @& W2 H1 ?7 s/ i' v 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 9 h/ N* i% S* N- I ~3 H+ _
引见顺序；
/ W) @" w" ?/ w6 T0 t7 n ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
, h4 W6 f9 q& }, D, j+ I ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
" {7 u1 Z- x" X+ T1 X& O ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ! @4 f+ X& D5 E- ^, n3 [- p
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
+ n7 n" }% A% q; c 八.行路。
$ \! b) d8 M) n! B% n 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； , G) Q) o) E4 I/ p ]8 F1 N
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； * v" n0 y3 d+ f$ P5 _$ }
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
6 W9 C& X9 Y: Z" q O" x: Q 九.其他。 5 G* U6 L4 m) ]) k5 b4 I
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 2 ?6 x1 x: J* C4 U7 C& B
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
3 p$ v. A8 U) f% B9 b" V3 ` 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
6 O5 Z) \2 L8 \- D 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
- t% @6 D3 K5 t: F* b: ` ㈠接待内宾。 : I$ V" K- X. S0 `
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
/ `( @' P! x* [ [) r 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
& Q9 ^( ?( |: D8 y$ N5 r) L 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
! N$ @, N! S( C/ `6 k$ P 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 9 P2 S9 b6 d1 r' I3 p8 q
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 # P, e* C3 z1 D
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
" I8 d7 T. k* J, |& Z 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
0 n2 _5 r0 f4 c 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 4 o2 }, g8 R+ f
㈡接待来宾。 " a* E6 x9 ?' U# J; `- v
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： J ~8 H+ Q7 b7 x7 m+ I* |0 C: A
迎送。
. }6 |/ O9 U) y |/ m: m9 A8 `. D; G 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 5 W' l' i2 I& M
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
8 o5 g# G2 O. {5 @0 ^$ W 会见会谈。
8 j' K1 m0 B" [2 C/ t& r 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 1 N' F* r: m4 Q. J, J
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 . q; b6 m% G& E s* k* B$ @" ]
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
# B1 ^8 ^3 x& }7 A; K# V: C( P 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
/ T9 X9 J+ Q) U6 C0 o: t 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
5 v: k* g' m+ V; ]! z. `/ {" B5 F 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 |+ R' A& ?. c/ c
宴请。 G' B- D' T; m3 o3 m# Z7 x
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
9 M. D! J4 T, ]8 @% A B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
( p8 z. O- u$ E* t" n0 I; b 文艺晚会。 ! S) L9 ^6 g7 n* y6 b( [* N* V
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
0 e9 P4 X1 U: I 参观游览。 o- Y2 \! |( _& N
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
8 | X+ n8 [, {6 _ 接待标准
- r5 T4 p0 n, I) Z ⑴用餐标准。
8 o5 @+ x! z t) {3 {8 s1 \. b 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 6 Q0 g* j" a# i+ y- J+ K
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
$ z7 F8 e; h; O8 v5 v Y 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
2 J; r! Q# d: ^& T6 v) J7 S5 E3 x9 O 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 " J8 d3 G* n5 A- T2 A' E
5、常客 员工标准 % x) A& Y6 R+ m
(2)住宿安排。 % J9 y8 ?9 |+ s$ j }
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
) E7 i- k& H6 D/ L2 X* D: X 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ) h7 e$ C$ r. U/ W' E* I# A1 u3 p/ A
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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