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' p3 e4 g3 l/ c: J/ j0 J# u 一.总则
Y ]8 Z7 ?& M+ g$ E 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 6 b i8 t4 r; a" p
本办法适用于全公司各部门。 # m8 v+ c* P/ `+ i/ c6 G3 L: @
二.对外接待范围 6 n/ Q4 C9 Q& b* B$ A( c) c
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
( C# H- J( O2 g" |6 m- y 接待的对象分为内宾和外宾。
; i- u5 ? g% K' D4 ~/ H 三.对外接待部门 # w( q3 S4 U6 {3 [! X% N
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
G! ?- t& D6 Z 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
9 X# v. o) f+ i 四.对外接待原则 4 @% L L3 H# J
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 5 q1 r0 G/ I# J4 ~& @2 w: W" }
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
& }: U+ E' \( Z 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 , k' U9 f7 h, F# M F
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
3 u. h, @' }1 T# P; _% Y 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 ! `! [7 U+ w8 B0 Z; _
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
4 p$ h* u" q* Q# Z 五.接待规格的确定。 7 G+ h; p% [1 s. L* P
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 " Z; A. s; \- ]$ D
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
$ u+ j, l7 x$ F5 j+ S 六.接待礼仪 0 Z9 N6 J% c* v9 t
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 7 Q7 k% L- T3 |& N
2.接待：主动起迎，问明来意。
( w$ H4 x# X: F 3.安排交谈地点：
2 \' S" T! v; h! |; `/ a; u ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 0 Q1 T& ]/ u" P# \, o5 g$ _+ C |
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
7 O9 t6 F* L3 `* }6 S ⑶切忌让客人久候而无人问津。 ' n( T! e+ D& j- t- H F, @
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 " a8 t% c( Q: x
七.引见。 ! [" W' q6 w5 p, w! }/ M
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 3 L3 n' |, K2 e/ n7 Z; @! k6 K
引见顺序；
0 ]7 ` E0 _6 o' E) u% q+ {9 u. Y' p ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
6 p" z2 U. {# J D0 T ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
7 g. X# }+ ~4 I8 r( k$ | ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 2 `& z, V1 m& n% {& p) i6 u
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
' k( D) t F* C0 T 八.行路。
7 K/ y# U+ c* v/ l3 F# f) w+ l$ J 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
3 U; `; _0 _) r1 L. D 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
7 p# S) k7 y5 P U 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 / Z, N. ~1 q4 N. j+ C, O
九.其他。
: w7 Q8 `! j7 v" d6 H% T1 H1 Q 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
1 A& m7 k* K$ O" x5 D 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ; I W! ~& f% k C; Y
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
6 L& r ]( L) Q% k% h& g9 ~5 r 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 * Z. v9 X3 o% Y' E. s6 A V
㈠接待内宾。
' Y/ {9 O; e; a1 f; W( c 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
4 Q6 B# x' y' V9 a7 b 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
. h- Y1 e8 f5 H0 y( h+ ] 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 - H* v) f# [6 Q; ?; @2 N/ d3 t
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
( ~9 W( s1 V6 v) W 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
2 J! n' U) [; N0 _4 B: t 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
/ N. [# o0 S6 K8 V( v 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ( u5 O% L0 N8 P% o' l$ S3 N* J. o% _
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ) {, z, o6 l, |$ d
㈡接待来宾。
4 [5 z& t+ a$ Y; y7 f 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
1 S0 L) j2 U, j# b 迎送。 # i- O# [' V3 _' D6 O5 Y, g0 q) ?
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
( \0 o( o0 q1 ?/ j, y p 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 3 X0 k! [7 x4 B* P
会见会谈。 3 [! F" f5 K8 V Q' j- S6 O
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
$ k2 S9 |7 h* k7 N5 i2 P 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
9 H2 ~, @6 O9 K7 v8 \ 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
, P, X1 q) j4 H# _4 x 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 9 t; @8 P8 U" d/ K4 [1 q
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 / x: T Y; h9 o; M
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 6 e4 d1 V/ z0 f( m' J" @0 {
宴请。 ! `- G' [* m' Y6 w. [) o
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 + b, b! C& O5 m4 M4 `3 Z
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 2 l3 b) v( }8 q1 E# e
文艺晚会。
4 j+ a. F+ ^ V4 [9 U. {; F; T9 q- j6 E 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
# C" Y$ C- l: x" A+ |- E+ C' ~1 d 参观游览。
1 `0 t, Q: X$ |' o- t3 I 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
( q7 [& Q, E" O3 D4 Y 接待标准 ; \+ G" M; M4 h$ T* p9 C$ D/ E
⑴用餐标准。 $ T( v0 x K$ Z8 U/ ^
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
/ _6 w, h7 a7 A0 q% S9 v; ? 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 " G. X. D/ c9 W. ?6 E
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 0 K; w7 s' g+ ?3 S
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 , v! ?; i+ J0 N: Q ~5 s# I, Q
5、常客 员工标准
( }4 o% Z. u9 g7 G! u X+ S (2)住宿安排。
1 _% M9 f3 N( l, e9 Y" p& a* J/ Y" Y 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
8 j; S q( K2 w& ^9 c 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 9 U+ M* j! ?/ M; E* H
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。3 n8 s" k! E8 b& Y' ]
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