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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：" D) k6 f9 R; M5 h! E) B0 x
做会议记录，写着写着笔没水了；
" v& w, N7 w3 |( L+ X" C) J! T 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
+ I' @, |, q6 r$ L6 a t) P 用胶水时，找不到刷子； 9 F/ j N! J1 w; n( J R. L5 t
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
+ j l: q( \$ Z) U1 Y m, |( f 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
; k0 f+ \! l& A; z! P' R" s4 q 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
' N- o0 H) W+ c/ I 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- R- t' R) ]9 C6 q* k 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 r6 h5 q, T- a, u 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
$ T% i7 q/ c' ` 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
R& B+ {0 m- [+ `7 b2 d1 H 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
$ f6 Q- r h7 b- X5 A* m M 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 , H* p! Q j4 Z
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
0 Q7 s. O# L0 C. p3 ` 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ' b/ \# V3 S* ^" F! ~3 u8 |
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 + r6 c/ O; o; T( i5 _7 n7 ~
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： / u" u0 \' i2 D( S. ]
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 3 a6 l1 {/ r+ M4 v) m: Q+ Q
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 8 Y3 F$ D0 k( h" \3 e7 g
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
% ?# F- o6 g, g% j. @4 K) ] 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 + Z% l8 k* E0 P. T" ^
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % V* x4 ~! w8 h3 P% H
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 * h. A, ?- K, c1 j# M
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
$ k- A/ J" T8 ~! o2 F0 x9 @ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9 l9 \/ g- L x 9、与本职工作有关的表格。
6 A6 t Z- j7 Q$ ]/ \4 k 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。, ^; \$ I! u& ]6 L
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