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& @" k+ w D% c- m7 H 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：4 x9 j) F9 v0 M' S5 x
做会议记录，写着写着笔没水了； # g( a8 u! j" \/ M- p+ F8 M1 S
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ' v7 {$ W6 H; Z7 t9 M
用胶水时，找不到刷子；
5 l- `4 V O% W. [6 }2 x 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
+ m! |+ v# R- G2 B$ p4 m 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ w- H8 K4 I4 ?0 G1 _ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
4 o- ?, M" e6 z2 ]7 d" F4 l, N% E 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
, v. k( S# B( x" d 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 1 a, a T: \! I( A1 p7 T; g
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 0 V! }( I1 D+ g3 B
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
* Y' T0 k3 E( f$ d/ g# q. T 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 : _* M' ?7 b' s# y6 ]0 G, C2 G0 h
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 " t% j0 {$ `' w- S" m' A
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
1 V! }1 C8 v' L9 b, k 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
$ {; r' T6 u9 O0 Q; N7 l% ?" G; s \ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 3 ^- t g8 k( N
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： m0 x+ Z1 V W; u7 k8 {5 C, J
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 7 x! z) o2 B6 J3 [0 \. x
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
. e( h* B7 q9 @: z9 A( P6 O/ y7 w 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ' {2 p/ H+ G% [$ N& ?1 y; c5 Z
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " @/ H: h: w1 e0 h0 l
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
- k( _8 ]7 Y$ \# C& C# L$ z 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
) z' s0 g" o2 K9 x/ c 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 * ` K( ?8 {1 N9 D8 c# N
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ! |: Y3 B" f" L; ~6 F8 Z
9、与本职工作有关的表格。
) c0 d0 Z$ a& c8 v6 F. o1 r 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。9 R$ x4 L6 u1 [# ^
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