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$ J+ B% _# f6 v7 x3 ? 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：9 f% e3 V! ?; L. Q5 T/ f# E
做会议记录，写着写着笔没水了； / Z& P" C l8 V- j% z
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
6 c% Y C; A* W" @, ? 用胶水时，找不到刷子；
$ C1 B. ?3 k3 D: D' n2 Z 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
S7 ], S* ]: h! t" B( U, n/ Y1 V% K5 a# b 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 5 F8 v& f9 f0 p- U
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
0 K% U" j/ n, h 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 \. `3 a1 x1 Y% w& Q: g( E3 I 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 0 B# X4 V3 s( C8 n$ H
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 - K0 d5 j; J0 S# X3 |2 H0 {; @
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
* d/ C2 B& r+ G+ D 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 2 f$ L$ C8 D( m9 X& Z: t
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
# S; A( D0 [. T0 j- ]5 M 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
; P4 ~3 I, Q6 t1 q( b 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ! X% c; i0 U; ~4 j$ R2 n. J
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 9 R, ^% R8 t2 }
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： " v ^) r) q4 s$ t/ n2 O9 _% a# \
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ! v, u. d' `5 A, l) y! G: \8 r
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
1 Q/ _; L" U( H' o# | 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4 C0 \6 L3 w/ I6 B+ @ \ _" s 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
6 W# v+ M: d5 ?" G0 K8 ~ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
5 W) H4 `3 B$ U# z6 I+ X- U 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 8 D8 N4 k3 l, F" u' y; [
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8 ?& F6 W: B @! p1 M7 V" k
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ d5 ~- k4 _, m1 ~ 9、与本职工作有关的表格。
3 d( T+ V( z% @- S# J 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。! @ J7 B( l5 j: ?( ]- X9 X& i
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