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$ z3 _' o, @- A- `+ _ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：: I. r- f2 A0 [- }( N% |
做会议记录，写着写着笔没水了；
- N) n" @" ~# e- b* B6 w% F8 I: {% a 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; O! ^8 M. w, u! f 用胶水时，找不到刷子； 2 j) x2 E* {$ s* G0 h
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
/ e1 d9 }0 |9 I2 u 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
. c9 Y! `" e, C' R. B 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
. v; N4 W2 E1 m# l9 e9 e, o$ J& K 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ; C3 z) Z$ Q/ R( q3 w4 V1 {3 a
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
! p& B3 B; a$ f- c m4 y* m: {; d 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
' Q4 M: C: k9 H! }8 _ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 , K, z! [- [! q
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
) E3 m3 }- _& E! i. G4 d, O 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
) s" p* j2 [2 J. B4 { 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 4 i% Y; {$ `3 z+ J/ c
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
) Y: B- \: o( G! z# s7 j+ |( F 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
; u. s/ ?3 ^. {0 e) A- [ J0 A 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
" P$ m& o8 P/ _( Y' k( s 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 5 \% b5 t1 h) v( m
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3 s6 {; Z% ]7 k7 e 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
7 D I" }" O" | 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& V8 Q3 B' }) v2 b5 f 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
: r z( e- [) y; j5 W) g: j: x 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 3 K7 B& o( _3 p: B2 g# |
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 / |6 S, R5 @4 \0 b P) S1 W
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
2 I n% W2 D! L$ }$ V! D" H, q/ a 9、与本职工作有关的表格。
4 G8 k! I# j" g" `0 T 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。4 Z7 z" \, w6 ~* X
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