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1 m3 g% r1 F! K8 L. u( |2 E7 n! E 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： h5 {8 Z9 B- [. E, m8 T
做会议记录，写着写着笔没水了； # z1 K6 C# @. n0 A1 @
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； " I. r; R/ Q; j) I6 j
用胶水时，找不到刷子；
7 e$ B- u' Q7 l: @; D# G 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； # E/ r h2 V/ F% p3 a- `' B
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
; U4 }& b4 \2 K! B1 T9 ] 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
$ ?9 n8 e0 U4 W6 P5 R 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
* u* Q( Z6 V3 s 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 " c. ?, `8 |) P
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 , `' C D8 n2 i5 x5 J
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
( b4 |; i. N- p/ i, t2 x5 ]1 I 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 , E6 f+ \' `% N
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ! g7 q( U, R9 Q0 ]$ A) H2 q# c
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 # \2 s0 B7 s8 p
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 + k* @9 L" C4 J+ H, z4 z# y2 t& c4 j
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) j, O" d+ t: V T9 U
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： , D& i) I6 f9 f: t1 @1 N
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
3 J! O1 G# t% a1 t3 T 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
! [) A! L4 y( L8 m4 i/ u* s6 P 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ! E x+ E4 m; X4 S* v
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
# {' Q* e2 R% t! \ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
& u, O' h4 Z `9 S6 Y4 K( S 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 % C% h( p; ?5 _1 b. I/ m1 G
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
1 h* D9 h+ y9 w; l2 a 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 4 \% O9 q" q& g- P
9、与本职工作有关的表格。
3 d3 _. R o" j$ h 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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