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: p" }; }! g3 ^; ] c* r 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：7 O* t1 |% |2 G: T9 N
做会议记录，写着写着笔没水了； _7 d0 J% ~! ^
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
. s+ {) ~ ]7 N1 @: K, ^ 用胶水时，找不到刷子； 1 w G! C% l$ c6 U( U4 |, F
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) c. W/ J% X+ S& M) {0 ?
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ; ^# i9 ^1 M1 M- T
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
: ~& Q! c0 @" z 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? # ^# ~4 h2 X; h$ H! }. f
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 & R2 P3 L: k# m9 H& H
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 # v& r/ t( U$ \/ ]8 W7 k
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
7 Z y# V& U4 W. { 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
2 j* w5 E# p: | 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
3 B4 o" q2 K4 p# ^) r 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
* \' J$ D6 P9 ~) P) e8 X 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
( _9 P+ ^" z) q" b8 } 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 0 F) u N8 w5 z- c! u. f& a
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ) ]- `) a9 w2 r+ d/ R+ S5 o; ?
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 4 q8 M' V3 l7 y* X; ]
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 + z4 w0 P) D& Q) `3 a
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
) D k( G2 {, D% [ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 1 n/ P) r3 q/ a8 D# x% E" e' _
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
9 z" G/ Z5 T& @# a) j! W" v 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 5 r1 c5 J4 O R F5 I) h
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 + t7 T# y# S0 ]* f* h* t/ p- J
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
; l4 _2 \# V$ a) k 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
+ o _4 d' \' I* m+ Z2 r1 f 9、与本职工作有关的表格。
) o- j/ r! d: f+ r; f6 Y% M% s 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 : g( T$ \! x. O3 ^
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