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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
, E1 ~3 O8 e) n 做会议记录，写着写着笔没水了；
- }# r0 |0 d' U; p. u 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
7 u8 [+ Q8 ` t+ S; S& m) k9 O2 O5 ] 用胶水时，找不到刷子；
0 x9 M: Q; Z7 g1 L$ _$ P! a 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
2 y3 l" b- Y' K7 ~- X4 U 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
: Y; V7 T- d; O5 [) v: U 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
$ L+ b6 [5 ? X) K2 ?( K; C" J; R0 X 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
3 Z( f+ A+ w- q+ v 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 Y; A# t* l3 L" B+ r4 u7 r% A 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 . e/ m! T( i% p% N
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ; S3 ^" ?/ \, T; D; q9 L4 x( M
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 . [+ K# s& l! V" f
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
5 m$ G0 D, R0 m' ? n# N 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
% s8 H- h7 `3 r4 R! @+ R 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
" T) P) B; j% E. V% E b 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
3 Q1 b+ r0 w& v1 b4 F& {& T 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ; a! E- C6 k- I' L& @7 Z6 Z& A+ R
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： * i9 {. c. L) C' r8 g6 X! c" g$ y5 e
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
# l! A# ^ w- T5 E8 d8 `1 q2 b 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 5 {) O; Y! h& u( M2 `
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 }# U9 y( N( V, o4 s/ u8 G: d
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
* |+ R/ Z# V- E0 Q. u; A5 x 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
$ p+ U6 |" r# {' o/ O1 _ 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 4 q1 z3 N/ A; F( T
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ; _2 B6 y1 l5 M6 L6 D3 Q$ J9 p
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
* n# r! g. |7 o4 j 9、与本职工作有关的表格。 4 E% b6 E' p( `8 w
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 3 |+ `6 Y. p' {& f2 X0 _+ @6 z, v$ i
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