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' R* m6 |! G. J" g8 S, g0 b1 Z' r 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
" S1 A! r' m$ Y 做会议记录，写着写着笔没水了； ' m7 u: s0 ^9 {. _3 d; ~
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 E1 u& B% T# ?, ?$ j- X' T/ o2 H 用胶水时，找不到刷子； ) \" Y- d% d% c7 D
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
$ [0 s3 E+ d2 b* G7 ^" V4 J 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
: k" d7 s0 g# y; x- ] 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
; F. Y$ U6 \, f; s) _# N6 m 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
2 T& S* N" s: a3 ~1 C 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
8 d* o( l+ ~( M' j, [ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
6 M( V( G, I( Q( M 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
6 ]2 \* t" ^0 M# P8 |/ E o& b 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 # T. V& t/ X H, r2 e
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 - G/ S0 y J3 {3 e, j1 I; B! j1 C: a
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
# e! b: A- v7 s5 \ 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
; K& c( S- h1 E* e 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
# Y. n( S. i8 p; L 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
w$ ?$ ?7 A& g4 R* C# ` 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
6 q; x, }( R7 p! Y 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 : N% M4 H1 H4 X4 [. @ F( L+ w
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 " T) x! H2 p9 E# i
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 8 h7 W6 }% K4 F0 Y0 B+ k9 y
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
; \" m! P7 K. j* I3 | w2 [ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 + O- `9 n, N" @8 [- z5 C9 n* _, o
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
! u% V+ p. ]; L& h1 L, _ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 6 h& P0 x& r# C& Y( O
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
8 h5 J8 a1 _) i2 Q/ ] I 9、与本职工作有关的表格。
6 F8 \+ Z; I" M8 h7 E 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ' n; k9 g! s! }- u& o& d* p, g
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