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浅谈如何做好秘书工作
+ b( r) d* L6 I8 T* x一、“秘书”概说
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- G. \0 W- P* ?1 V& c 什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会, 你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。 5 G8 R/ K4 t& d/ d; y4 |2 o+ F
然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
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c* y9 G( r/ [) a- J3 M) U2 X' B秘书一词的来源
! w' z% n) M* ]" l" j1、 一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。
8 O- ]/ `0 \1 U% k2、 一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
, M. k. X5 a j+ K$ D E, v3 V$ n% C3、 外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。 % w" h$ r' {' |' O# j X3 @! x
4、 宫廷里的藏书,尤指禁书。 3 d# ~* w r" w/ q7 s- f9 c
5、 宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 . E# d3 i& s# R0 } }& G
+ I' k$ A# p0 `$ Z4 e 秘书的类别
7 y2 }4 K# v, O W2 x3 V& X 1、 从服务的对象上分: * z8 g0 N' B H- R
2、 从所属部门来分 9 _3 ]' W4 E& T8 Q1 r4 `7 ?
3、 从具体的工作性质分 : G/ D, l0 c Q6 F; V* v9 e+ d
(1) 文字秘书 + j4 P" _0 A M4 C' |
(2) 机要秘书 ! B! L- r" f$ o$ S
(3) 通讯秘书
# v8 Z5 K3 P$ Q(4) 信访秘书 . ~/ Q4 T+ q: \! N5 G* o
(5) 事务秘书
6 h9 C6 h4 O) Y(6) 生活秘书
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关于秘书机构 : D/ J9 V$ \- f/ P0 m! N/ {
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(一)各级秘书机构
3 Q; v# _4 ~: b+ @& J1、 中央机关的秘书机构 3 a6 B9 ~4 n2 n# p1 J7 s! U
2、 省、市、县机关的秘书机构
( B$ P" C) u% V. b3 O5 ]3、 基层单位的秘书机构
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(二)各类秘书机构 / Q7 h, m" A9 D7 o4 ~3 |1 A
1、 人民解放军系统的秘书机构
, n( e3 K' _) |4 N5 D* T' o2、 企事业单位秘书机构
: e: M% @$ T4 j7 A5 f2 O3、 民主党派 1 }, V4 D4 B) E J
4、 人民团体 * e, l: `3 D9 R1 @4 C
此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如 筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。 3 F2 T1 o% P* {7 u
二、秘书处的工作性质
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我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点: - q" v* G9 ^9 v# s/ w
1、 法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
6 y: j1 i3 \2 [$ l% d$ i2、 涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
0 O9 d2 g# g/ K* G& M7 a9 X3、 管理性: 秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序, 管理各种文档 ,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。
& Q. D5 n( ~3 @7 x2 m) O( d u4、 服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
/ ?& T1 n$ Z( X0 y- c 只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
: b4 a9 s/ h5 |" J2 U, M( K- |2 c3 \谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容 在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”
( c" ?2 |5 |7 r- q/ r. h 三、秘书人员应具备的素质
6 e% [! g6 s. i, K( z (一)、基本素质 0 }& C4 b8 H6 g* @2 y2 E
1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
4 _6 \# X- x' R9 S2 h6 W健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 8 T% \7 |0 [1 u+ i- D" R, r1 X
2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左
( P# g. k5 i( d& U, V右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对 " k; @3 c; g: L( t+ F
社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
( Y: U, S) A7 Q- \) @! x 3、 思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
u6 F. I4 {/ i% n4 z/ j个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
! z3 h/ a& Y7 i `# b- c神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
& C( r5 b) }/ Q' i. g 在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
+ z4 @! L1 U" a. r (二)、业务素质
4 ^+ Q1 T$ [) L2 X 1、 理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知
8 T( G0 c t4 {/ D识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意 & c/ B% I, a; s/ s- f. ?1 M
收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。
. D: m, C9 ]9 P& I$ }+ K+ h% p 2、 实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经 / L, e" c5 [# T: H: u R
验交流,要多向有经验的人学习。 1 |( C# }+ D' I; N0 C7 K4 ?
3、 办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能 V5 u# r. }: M, s6 {8 |+ W2 [# v
力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提 9 z4 M% ^/ G4 n6 w$ ^
高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”) 1 s+ O; x4 ]3 @% F D
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(三)、文化素质
+ @- |+ U9 P7 s# |" i 1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定
. Z' J3 r y: R的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。相传,在清 : z( m/ V8 E) X" m. v
朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。 . U4 q- j! L$ ^$ ~
何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了
9 O) V) \% _/ A% h9 U一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化,
( I" R0 b- u- Q/ C6 \9 |1 h% E上联曰: 江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之: 塞北一天一地一 ( {( Q) ]4 F' S7 j @" u; z% l
圣人。 语出惊人,顿受青睐。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大? 7 c8 k0 D' j2 D2 u0 C. E$ L) i
王随口吟到:天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文
& h* T1 M& T4 Y; Z$ W6 w章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。
2 o. C5 d4 Z" f8 \% Y3 i: \" ~0 a 2、 自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知
9 W4 G. Q/ s' y8 x8 `识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,我们平时要注意积累;另一 : W+ t+ F& ?' D5 A+ ?! u }
方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。 3 T8 n+ A! i0 M8 j# n! d# h% r# u
3、 外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当
' [; Q1 ~9 N7 v7 S$ }7 m事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使 & O0 d3 W0 @3 k {
自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。 . B3 U8 h% {! Y: `7 W% t/ ]
6 U( t8 W9 v8 C4 c, T% } Z (四)此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好
) u& \5 l! ]' r6 i6 Y) B* c处的。
% Y. e3 U6 Y/ n9 M' s 俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。
# T' r$ l' ~* p B9 ~ 但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。 3 T5 n! z( z- U7 Z: J: Q
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四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 & @' s$ a+ {9 ~
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工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
) I' F- `! {0 x5 p1 N$ p, [, }- Q. B 工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实 可行的方法。
1 D p) I' {/ k: H4 X; h 工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。
& c f- c0 O# Q 作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。为此,我们要做到以下几点:
/ G. C& s) p X* C) L 1、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等。 " ~, u0 y% M% W' j8 G0 }& }
在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。 6 Y" p6 b+ x# ?5 x- A) M
对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩*猾的习气。
% T$ d M1 S$ i. T* G& } 对仲裁员/调解员要尊重,当好他们的助手和参谋,但不要越俎代庖。要各司其责,互相配合,共同把工作做好。
1 p! F* J# i+ u- g: \2 c) G 此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系,如外贸部门,商检机构,会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。
0 i% `8 R; ~3 G 2、 要掌握理事艺术 , Q, L9 U- `9 e; V" G) h
(1) 工作要有计划
2 R/ [* k' H; g8 p/ F长远计划:五年、三年、一年
" k: d9 n( ?! ^. ]' b短期计划:一个月、一个星期、每一天 / R6 W g& y, S8 T( O
(2) 养成良好的工作习惯:今日事今日毕,能马上办的决不要等一会儿再
n. C, c1 s( a0 e6 f办;一件事情要一抓到底,不要半途而废。目标明确,有始有终。 9 K& E- Q. Y/ ]% e7 c. }
(3) 始终把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把 7 ?2 q p1 b) u; V9 O
抓”。重要的事先办,急事先办,及时处理;对大事要高度重视,一抓到
" F4 s+ t6 E' C& o4 _底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。
$ {/ j; C7 U1 I6 x7 C% ~" I7 d 3、 要有较高的说、写能力, 即语言表达能力和文字写作功夫, 这也是做好秘书工作必须具备的。 , @) n9 P9 D3 p7 G) o
我们在实际工作中,都体会到,秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事,千头万绪,林林总总。然俗语到:“千条线,一根针”,我们就是这根“针”,运用得好,你会有条不紊,游刃有余;运用不好,你会手忙脚乱,焦头烂额。
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% y: e1 t& K* Z- c, D 四、秘书人员的纪律要求
* k& C! }' g# U1 `1 C' V 任何一种组织,都有自己的组织纪律,作为一个从事法律工作 的机构,更应
* }/ j. [$ @' n" m该如此。
V4 ^$ g* g1 j) O4 }' @ 现在,贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”,它对秘书人员提出了具体的要求,这就是我们的纪律,每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点,但从要点上看,大体上可分为三个方面: 8 f9 [2 f2 z- F Q/ }! {% v0 Y
1、 忠于职守,爱岗敬业 4 u$ I; \' N$ }0 }1 {8 @
2、 秉公办事,廉洁自律 + K C* f0 _2 D" Y2 ]; }
3、 保密制度,严格遵守 ! W; B% }/ k! M
其具体内容是不言自明的,无须再作解释,只是对我们每一个做秘书的来说,要时刻提醒自己,严格遵守这些纪律。 ( k3 N' k' {9 j
在当今社会,在知识经济的今天,人的现代化素质,是一个人,一个单位,乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力,取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位,秘书人员的工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员,秘书人员的素质及其工作效率,直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此,一方面,秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率;另一方面,领导人员要注意对智力资源的不断开发,对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。 |