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同事之间的相处之道
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与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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' |4 J3 S: E' G* r6 s" I* ~! J: _4 U1.树立男女平等的意识 ; t) Z8 W, @9 ?$ `1 `
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。 ! |8 V$ I% l% w' t. t
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2.规范礼貌的称呼 # x0 Y/ @* v+ u5 o* K9 s1 }6 g5 T
对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。
9 u3 B" F [! P d上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
$ |6 Z3 v6 L+ W如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。 u R' {9 Y M, V
7 Y0 v) V0 U& G2 R3.言行谨慎
. s1 X b6 A7 L8 u不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。 : M3 \' P$ d8 p; a E
喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 ' Z) D4 P6 C% x( v2 s
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【举例】 1 c! `* M. u6 x J6 F
秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。 ( C1 ~! _/ i, M E' L8 I
有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。 ) D1 Y8 Q3 R: |6 V! X
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4.工作积极主动
( K; `3 R% |! Z' s认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。
- I6 e" v1 y" q8 [' [% Q2 k在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。 1 H) F) s. ]" p/ F, `4 w
( h9 A- z7 V4 ~' J【举例】
1 ?* d/ K. s& j, D小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
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5.遵守公众礼仪 + V, D1 I4 y+ V) \& m+ ~! x
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。 8 [9 B: D( v- T) N/ u3 `- `; k
( T. D( P X8 }9 v9 o/ X9 @" D6.慎重对待办公室恋情 j$ E; C3 C9 I+ G+ g
办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。 6 v& r' T1 j8 ^/ r1 I
此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 / e. }8 {6 ]0 W" T" D3 a. A+ H
$ t) `) R& i$ U, r' e+ k【自检】 8 B! _ g" l/ _& P) ~
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。
/ F/ g! T X; w9 b* @7 j6 S(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?” & V- \2 `& g, Y5 j
回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 , u# G1 @8 r. C5 W+ A) Q
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。 7 K0 g, _$ W- V
(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。
: o! }* n- n4 z- J. w3 f# ]* l% d做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。
% L8 o" _! g7 ]- `6 W" ], B做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。 m, E: L8 \+ X0 P' u0 u
(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。 $ r. U# \: h$ j- }$ @$ ^: \/ R
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
% R' k# N, }1 m6 D% a( \! l做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。 " u4 d2 d5 m6 e# R+ d8 \# ]' A
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要有敬业精神 ! c$ k l( h2 H% A6 x# j
9 Q! E- O2 S& N' r0 g7 x1.端正工作态度 1 O* P; G: R7 d
工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。 % `( ~% t2 Y, u
事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。 ' f; A8 w- y* U9 C0 {, j
当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。
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, e4 s, o& X( y* g7 I2.树立专业形象 9 g! R+ I, w/ x
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
0 N7 G( N0 V6 o3 z, r0 @需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。 1 y( ]$ E8 T4 _
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指令的接受与汇报
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指令的接受 : \9 r5 G6 j1 Y) q. r
& a+ B8 `9 j2 y- G1.接受直接上司的指令 S8 B: ^- r. F- [1 p# Z
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
6 v5 K2 r0 e; d?清晰地响应,并即刻前往
5 m8 l( f) G, Q0 x$ X8 u% q听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。 / k4 W( P" h( c# d
?向主管询问应办事项 5 I8 _" [3 ^; _- n: C
在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”
2 E8 t8 B( Y6 s. L8 q' T" M?逐条记录应办事项 ; j2 J) c- P, g e/ O' M( x
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。” ! v* J& a5 |6 S, m3 `& U
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【举例】
$ ?6 D1 Y! @; }' Y! X& @- a5 h/ g林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。 6 F& O4 \1 `/ u$ G$ Z; [
, v4 Z/ t' K: R1 C* C! G6 y表2-1 在接受指令时的注意事项 ! Q( Q4 b9 p8 S t0 R
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准备纸笔,方便记录重点 | . V; F$ m0 `( H$ _6 b* R3 I
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# N7 s) B% [5 o! G' W+ A 接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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7 c" V. a; C! N- V' P5 a 听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 |
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5 H- `' B" a6 w* A1 L 如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 | $ d |. O% d7 \0 G1 V! D. m3 W% U5 [4 v) S6 S
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如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 | ) q0 k- W$ c, E; n- f; R
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不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 |
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2.接受其他部门主管的指令
9 W7 k. U8 f( \) n一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。
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【自检】
& W, h: z; m* [3 q7 r3 o分析下面的案例,回答问题。 5 d s9 ?6 s+ X" c, U7 k
秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
0 r9 Q# l, B. |2 @8 }+ [小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做? / s- ^* g0 ?% J1 |! h( f6 M$ [
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指令的汇报 ) x0 y. j) [0 g, k) `! h
秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
4 j x f8 L, m9 r4 Y% ^* s# [?汇报的时间 ! E& L. Q$ \! F( l+ z
何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。
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' g; [8 d/ `0 w$ m: z0 R如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。 / h8 G. L. L& l, ?- H
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表2-2 汇报工作时的注意事项 0 d- Y, _1 h F' Y7 {; s5 P" ~
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要主动进行汇报,而不是等上司来发问 |
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报告的三大重点:简单、明了、具体 | , [, O. ]/ ]& N* U5 G4 V
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! {% q7 [' X2 D& a1 x7 Y4 u 汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 |
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+ m2 N- P* V' @( M9 J% I2 J 牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 | ( T9 l# z y) N& j6 ]
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* d' F, d/ |& q- V5 N2 |' k 工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
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对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 |
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$ w- u$ O% f3 Y& E( O【举例】
9 }" J+ j) U- K1 g林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”
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【本讲小结】
3 O& H# ]+ V: z) e本讲介绍了办公室礼仪。首先, |