关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

[复制链接]
中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  4 I8 n7 r: y1 z+ X' B- g

同事之间的相处之道

. T, z# d4 m6 b6 U

 

* ~6 x8 u: [; d0 f6 t7 f

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

' q0 M. }: M" l4 M7 b1 W3 A2 y

9 w" V) T. n0 `; u

 

' u* z9 t* C0 F8 r4 p0 G% n

1.树立男女平等的意识

- R4 I! B) A. g+ Q* _: \

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

# {/ g' S) O* g7 m i

 

1 ]% [, l( S1 M5 p

2.规范礼貌的称呼

& y, m9 J- r9 \+ p

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

! O6 F1 n. m! I: W# X3 @4 @' e6 n

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

* T6 u% v/ z, U7 b( r

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

9 o2 h; |3 N" ?6 I& d

 

- H6 M* ]. S' Q ~

3.言行谨慎

. Q7 V4 Z: R+ M! x% d

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

7 m: Y! y1 l) @2 ^5 K( C

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

2 ~6 Y$ z3 a2 m f/ \ c

 

# P, g8 }; n1 ~8 p5 b0 n; `$ J

【举例】

5 z( \' t. T5 ]. Q6 K; k$ A0 `. E

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

) o, a% F& g u* ~& ~4 N- o

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

Y1 U) R; E" d* D+ K2 H

7 t" ^% l4 q$ M/ z0 [

 

1 }& k5 l: X# G* C* W) [9 i- O4 V

4.工作积极主动

0 Z7 B& u: Y. P8 C: Y/ w `; y' I% b

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

# [3 e1 m! d# M# M4 P

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

9 v& I8 d- z6 K0 w! z4 q1 D

 

0 W* k) i3 Z, @( [3 K! g3 _- o

【举例】

3 {/ A; B' J- O- G

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

" X6 w! y6 c; n$ q+ G- L

 

% B$ [: k: g& A- i* K

5.遵守公众礼仪

: T0 p' w$ D* s0 J: b

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

* x! u+ I4 \( H

 

; N9 p. V7 S! a& M+ P& T x

6.慎重对待办公室恋情

! l% D7 X( g1 B

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

0 A7 a: b7 a$ {# W9 H

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

! ]# c0 v$ c1 {) A5 y7 y' F6 n6 _0 L

 

@. |' d7 h9 q9 p+ p( V

【自检】

4 W$ x9 c2 {7 \" r+ M

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

7 D% }. @4 i c5 f5 r1 b

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

- R8 @ m4 o/ I# L- Y3 D

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

8 t# E3 ]5 w" k9 b, J

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

* @* @9 G; u( B4 P, n5 N( }2 b

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

, F$ l9 {& }# H2 } [

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

) @% x9 C: {# ?9 t8 c6 G

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

7 T" G3 P) Y+ r6 S( ?

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

: O" R# L6 D9 z# c; e

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

. o1 ?/ U3 m- ]9 f* g

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

6 F8 J- O) _ u, J, |

@___________________________________________________________

- x1 `) x& s5 o ~" u

____________________________________________________________

; e' p$ t' L( l$ c0 H5 {+ f+ C

____________________________________________________________

: l& Y3 ~- a/ M& Q0 S; t

 


* ~7 F. k0 e8 T" l |0 y

 

N( K" c/ u9 E+ q2 @; C6 _

要有敬业精神

! E. ]- I3 B; ]# c$ S. M4 i8 z

 

% S* R1 Q& P1 q2 D

1.端正工作态度

4 \' I0 s! M0 _6 U& T

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

& I& r& f# j8 s) ^& z6 G

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

; e# J7 a }5 N

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

g) C# O3 h/ H' s& I7 G6 U

! ?6 {$ g. g: ^# K7 s/ X1 g. x5 m9 n

 

" l) V8 o( G4 @; u6 m

2.树立专业形象

# s% H8 }4 S2 K. A, y0 {8 ~/ `

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

( o+ b+ ]# s% L$ ? z! M: v) q

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


0 |! r; n% _' T0 P' B. u

 

& ?& h+ H, n, }

指令的接受与汇报

8 w- u6 {5 ~" _9 ~# j& F. f5 e9 b

 

4 s# G2 b1 v9 t* ~! V* t% e( ?0 e2 Z

指令的接受

R5 u. ] G' D# w. [

 

) ~* K! q- s1 ^

1.接受直接上司的指令

8 \6 H2 k( _; {

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

% X) J/ g+ E1 t! h3 u5 J

?清晰地响应,并即刻前往

$ R* V& H. z3 ^ M0 z

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

6 j8 J5 |3 g4 R. @5 c

?向主管询问应办事项

9 S5 O* x2 S* H) n# w% {6 c

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

/ Z3 V/ {7 ?* o) j& ^; c1 ^" B

?逐条记录应办事项

+ F( [$ g* y2 M9 A: C, f8 y3 b

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

6 ~% y3 O5 O4 v3 c

 

" ^; p! M1 O2 k2 q4 S) z

【举例】

8 @& X) c3 |# v* n+ n7 T) P( H

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

7 v: h: ~/ {; c4 |' Z

 

7 X* \6 j+ [0 N) L6 U' ]

表2-1    在接受指令时的注意事项

6 B& N$ `+ T$ e$ ~
3 A' i( Z& l/ j( G4 W- P7 i& e% C) f! b3 G0 [& m2 I6 J, t; D% J) V2 T$ Z {# M; _) ~ f# @# |( j, U/ M- T1 ]% t, H) |; Y( p8 d' l4 d* W( R9 U% [# ]* H- R7 I+ M# f& B$ X/ G* V8 J, @+ X; d' u1 i8 l" m' s/ b4 ~0 G4 w4 w, P1 F9 O9 j$ A/ [9 C- U8 N/ G1 e5 g/ W; ~/ i7 Y5 f3 Z) v- _3 ^8 N% T" u8 K3 W8 P1 U2 Z, V( `8 l/ l$ v3 t& _. F Z" n6 h" X6 h9 a) |7 D1 L8 J& c2 S, D$ N( G/ b" x* x7 p V; J. v4 l( J- [3 }5 T- O1 Q" C6 M/ \/ c3 w! ~7 O+ @! {( ^8 |, A" N. R4 h( e8 v6 S _3 E4 o' q. Q2 h' a& l7 z+ ]
1 N( T j. r7 T

1

: x% {2 B, x+ P/ G

准备纸笔,方便记录重点

$ X( N, V5 f2 S, b: p

2

' i! K9 p4 R- Y: S& x

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

8 a$ _1 t% T" R1 R& s' D; z

3

6 q0 i, X1 a9 c& v: H

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

% r! J6 z3 {, E5 G: {

4

6 V5 c6 Q1 P. v$ ?( Y+ q L7 Q- Y

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

7 r6 z+ \ P; M6 @

5

+ _9 t9 S- F @8 @

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

, i% p3 O, z1 s; P$ o! X% m5 U' M5 k7 M

6

% S: x7 t0 ?6 h: P- R# Q

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

: U) h6 y8 ?: v+ R( x4 }5 E: T" |

 

- C8 t# R) F& G5 @* _

2.接受其他部门主管的指令

" r4 J* @) B7 m* x& }3 v# T

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

1 ^, @4 V2 o- e5 G, {! @

 

1 [( H1 V. z* s* e0 f6 l. x6 Y

【自检】

# L( u6 t: |: M% O# S+ G2 p

分析下面的案例,回答问题。

, s0 H2 B) e3 ?& q2 h* @9 R$ T" c

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

4 E+ E9 C7 b- q$ a* q! D' m

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

. k" u" i, O6 b+ ^! P

@___________________________________________________________

. y* }4 V4 c/ q: E- S( r

____________________________________________________________

7 n6 i5 y G( n6 ~% f3 `

____________________________________________________________

4 x& j/ @% T/ f+ ~8 O; H4 q

 

8 w* t7 |$ S+ `' a) [

 

: Z# K+ C5 r; Z2 @. g

指令的汇报

, G# |! ~% R4 _# m2 M* Y2 S9 u' a

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

& q% W& Z% r1 U6 w& P# u! x

?汇报的时间

0 Y K' E% s: {. S0 u& H

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

: f6 I2 x9 G# H

?汇报的方式

5 J' n/ y" `; @4 R4 g

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

. Y4 b/ H0 o' f+ ?* v

 

6 _5 b; T6 I/ r6 t3 a

表2-2    汇报工作时的注意事项

5 b; p8 t: X5 g) c% D7 k+ b
8 D: H9 \7 [& m4 O - j& e& `# q7 v3 T( H9 v$ m% {$ o7 \2 V1 f. f& H* C3 s3 u: w0 X6 b7 E, E4 M; \: R4 l& S6 |4 X, z: \! S q8 N* m" h6 K) \( X: I7 b- W( ?9 l6 E5 A& H J4 V2 J4 E* `4 f+ H2 I* X2 r) t7 B. k' l/ w: l& G! h. I4 {9 X6 v7 o+ B) m5 ?# O& y: _; d" Q* _' s' ?2 f# |1 a; @! O* H; @% Q( A z; f: Y( a, p7 R: l- e4 H$ q. `/ z! y4 V' U6 [5 E3 N g3 o7 c" e( K8 k4 g7 R2 {2 U* R9 r, [0 ~, y* {% p9 U# p/ i7 b4 r/ { o7 k4 J* B4 J' e0 b1 N' v p4 N2 O) }5 c4 {1 m9 [7 ^1 ~2 C. ^4 q5 O1 }' Y; e9 b$ Q
7 B2 S, {# G! j

1

$ q% x7 p7 p" ^" E! f6 {+ W

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

& G0 m3 r( f. ^) ~2 X5 ~

2

( c9 N N3 T2 M& V* w2 O' Z

报告的三大重点:简单、明了、具体

) ~; n) m7 @3 Y2 p6 q

3

2 X' _2 r z- G

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

8 X' V% b% S' a# Y' I! M% S

4

1 w4 l9 V+ z @) s3 E/ |) |

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

Z; }! r7 I: s9 G

5

- ?2 ^7 g8 m2 X- c

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

6 W- s8 X: [) _

6

0 ^3 `' C8 `( ?7 l8 _9 B1 Q6 x7 z

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

5 t+ ^: E' ?* Y4 a

7

8 Q) s9 F. y! Z; a7 x

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

' a% X: ^% v/ O$ k" N

 

+ ^ J6 }: y* l8 n& W4 a" n5 [

【举例】

6 l. m4 _. { y# V! g

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

4 o8 a0 C. Y! C

 

( l5 ]( a; ?' U6 ^

【本讲小结】

* v5 H! M8 V* m% @

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

 

精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
2 O. n9 a2 M& Q; Y% f
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

0 R6 \; P! ^9 k h* K

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

. `" o+ I& }1 k8 X; E

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

25粉丝

2229帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )