 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 & L4 V4 F3 m- n8 q& k! ^, N/ A
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行
) J8 W4 ]( U6 ~! N# \+ { 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 8 A* i" `- W( m8 d3 V+ H H
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患 - {4 _1 x6 U+ H6 m$ K# H3 v
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 # k& k! O/ M& N3 ^+ W
口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 , C9 I3 z3 r+ z& d' \
㈠听众
, {% t5 N8 H. q; t ⒈人数？ / d: ]5 _1 ?; T; q
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
# p* M- O; y; F ㈡目的与种类 Q9 `! y/ q. Z
⒈通报情况？ / [, c# f6 W. }9 Z+ y- t6 Z
⒉形成决定？
4 Q8 N1 v% Z2 ~8 w ⒊审查重要细节？ $ A- r( i/ b0 T! G, v+ w. A) x
⒋协调统一行动？ ' @% t" _8 y: j1 b0 z8 w1 Q
㈢主题 # S# @5 ~9 {& s( c" V1 ]2 B ^
⒈具体题目是什么？ / h y; D8 x& f3 h2 E) i4 Y7 d* W" a
⒉涉及多大范围？
! b- M M& u" ]5 K5 ] ⒊拟用多长时间？ ' J0 s" k @9 }* f# e. O' d
㈣设备
6 W5 P1 d8 {" T2 ^ m ⒈汇报在何处举行？
, a( A& }0 E% H6 c ⒉需要作什么安排？
- i- r. m0 g4 s; s5 S& b ⒊视听辅助器材有哪些？
! h* j# v3 G, Z, v! _1 K0 ` ⒋有何不足之处？ " @& ~/ N$ M h
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
. [2 D! y6 J) V" k! |5 A0 k 二、写出初稿 & I4 [/ H% L- ~ G* Z& R
㈠搜集材料 4 [& c: p6 I) ^- Q# g+ ^7 L
⒈认真研究。
. [9 v2 _) o' m" [; P; }& @ ⒉熟悉主题。
& c3 {! Y0 C& E4 M2 Y5 s- T) S7 y ⒊搜集权威性意见和事实。 - m" }) V8 u) h) F2 S* g2 }; B: K
㈡草拟初稿 | 
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