 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
, @5 i1 R) r6 D! T 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
3 p) f, o# K" U7 m# P一、分步安排，按序进行 5 P8 L. f7 \4 A: W" u
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 : N- B) Z$ t* ~ k2 z! M
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
2 @9 s8 N' `' v/ {; T" S三、考虑周全，有备无患 - g/ W& [7 \( P" l
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
- T0 U. u# x* F 口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 1 s- n8 ]; f, }. g* P* M
㈠听众 / z+ c; T& g0 t! A8 A" a) A2 I! l
⒈人数？
- V4 J' a3 e* n) O! H ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 7 @% J) @& R3 x7 h' P% j
㈡目的与种类 2 F- J/ T2 a) j
⒈通报情况？ ' ?4 H6 c9 B5 Y1 D* \( G- P
⒉形成决定？
+ d3 z2 S$ |; ~; g6 c ⒊审查重要细节？ 6 x/ Z/ o. m1 M
⒋协调统一行动？
0 U, z0 b4 E/ L7 P ㈢主题
* S; v& v8 u1 Q4 D" U5 L, f ⒈具体题目是什么？ ) F/ h, b+ a( j2 W
⒉涉及多大范围？ 0 @# ]! n; A7 n1 y6 x
⒊拟用多长时间？ / f6 Q' _) B2 W+ k6 \8 V) }
㈣设备
6 }0 l, ]& q0 b3 h3 v ⒈汇报在何处举行？
) z7 q1 R4 G* F+ a5 u3 k ⒉需要作什么安排？
) p I( _8 p2 F9 }+ G7 T ⒊视听辅助器材有哪些？ 3 W) s, U5 V5 `7 e D5 n6 }
⒋有何不足之处？
! V; x* l! {. r/ V& \7 O5 ?3 `6 L ⒌需要采取什么措施克服不足之处？
- L8 o. D. I9 i$ K. T 二、写出初稿
* O' f7 d* c0 U2 M: E! R, J; I; x ㈠搜集材料 5 A" @6 }3 b1 p- @+ R. J
⒈认真研究。 ' ^6 I, Q P' M/ a
⒉熟悉主题。 . Y ]; k) }$ s x% D. K2 A
⒊搜集权威性意见和事实。 - d6 I6 y" i- {6 _4 e
㈡草拟初稿 | 
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