关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

[复制链接]
老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

. N- }! ^4 }" G& Y: W) V0 q: M

 

. r' `2 r5 q1 h9 X

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

& l: F% c% o6 h) |

 

. E( U( I0 D6 W

老秘回答:

* z- p' _! l9 y x, i

 

, h* H6 P$ h" d7 W

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

* s# U* L: L) M1 O% x# u; s8 J O5 _

 

& ^' i$ I8 w' e8 a7 ]( `+ | \

●使会议开得卓有成效

+ V) ~3 [5 F8 @' d# n7 b- F

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

# [4 i+ D. a! d0 F9 E4 a4 X

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

, Q4 C9 d) O# r

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

8 r& q( Q% a8 {

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

. L9 m& `7 o1 p, O/ f* i" M, s% \

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

; A4 G. M: J, W8 L

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

: |- O! L( C4 y# [& r9 `

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

5 e; [' k5 N# r' Q

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

+ L' E. B! p# i4 V

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

( {3 h8 {( Z' u6 l& U

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

5 z! }% [' k) Y+ m+ T) y0 t# B- N! E$ ?

  10.信息要加以选择,避免过多。

' T, \5 F s8 ]* @7 y0 {

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

# N- F: j5 Q( z* C8 t

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

+ L+ \$ W5 I" K5 T; y: i

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

2 b; z$ u/ L6 J; i

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

+ k* {3 M0 F s9 y, E7 L

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

, [% V' ?% `+ R; z

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

8 i8 p2 T$ W4 s3 t- O2 ~

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

1 c) `' `# B7 p0 P

  18.会前先拉几个盟友。

# Z3 G1 ]' `& j+ D k; U' o

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

. T/ Y( j8 X4 R3 u1 ?

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

; l# p3 A5 `& m9 L, J3 L

  ●会议准备

, z/ Q# }, K9 J0 l

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

3 _' U; |9 L% N( S% g4 o

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

" c2 C% t4 P; r6 x+ _+ r d0 L

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

& V) c8 X ^9 f/ {0 V+ K8 C$ K

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

0 f5 a( P" Y! @6 \, m$ m

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

9 f \9 s c" E4 ~, g

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

6 c9 |, _" X( Q

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

( h4 H) Y0 I& U& d# u

  27.议程要尽可能短小简单。

- H M5 |# H- Z# Y$ j3 ~

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

8 e; W5 l2 }' m+ o

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

. y; q2 B. a6 f2 @4 g5 A& h

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

3 _ Z/ M: y& m% x! W( O. g% u

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

9 ?6 z# l f o# C

  32.必须将电话转移出会场。

$ e1 P+ b7 c4 P8 W

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

; Y' E& U/ u7 w0 d# \

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

p9 r0 G% W7 n- ~/ A+ ^" a: E/ V

  35.要找个确保没有干扰的会场。

! r2 [! K7 Y6 b

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

5 i$ D8 w( B) Q* m" g

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

; _/ x2 i" i( ]/ h* P* X

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

# @* z, g w! s, S2 N1 `

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

3 @& |7 y3 {. n" v' t

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

3 g4 P2 l* t- v

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

( x6 u) p% r0 o3 R0 E

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

( M: w4 R' ?2 c/ |2 d$ u

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

; |. M9 T! z( n: A, o! W, N

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

! r7 Z1 ^# w( N

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

4 H4 o% @+ s, G% N- U i

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

' o$ _+ r- K* ]5 c' s8 T

  ●出席会议

$ u' Y2 W# Y7 ^/ n& i; [

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

! W: J' ~/ X) a" ~, s; Z( F

  47.会前拟出自己的发言稿。

. {+ Z2 |3 D w/ b L3 r D) Z9 r

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

6 J; l+ P' K1 I5 R* H: c$ G

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

1 d* e- m/ V, R4 i2 G

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

* R) F* a( A' ?5 O) ~2 B! x
x, s6 D2 v; A' e% J4 n; u9 ^ U

  51.开始发言前先作深呼吸。

9 Y* x' {) H2 Y# y8 r

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

2 m7 n( g6 a- R: i* x: ?

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

$ K3 f* V( U9 f# c. o+ M/ U( F* g

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

/ k5 W) B! O8 W) [' ?2 Y' p

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

. T4 r1 E, a1 v9 X0 s5 w

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

. H$ c* O8 i0 I! {! A4 H3 N

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

$ k: i& a# U% U9 I4 U

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

6 }% p. T) p# F7 A: I: x

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

/ T0 c4 |% D/ p. L" F0 G* y

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

! g4 u0 Q8 H, P* U( Q E+ l, f) `5 O& M

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

: K) `6 H0 H' H1 p7 l" ~

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

, e+ L* x1 h9 w2 h: \! y. F' J( v

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

0 X" m6 K4 a9 }, W" C& Q8 F0 Z

  ●主持会议

, O* Z9 X8 p Z5 q. c9 M* f4 F

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

5 P1 Z( o& N- Q3 H6 G

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

* B! Y0 @7 [5 w+ a6 O3 u" p

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

_" y# E6 Y& A

  66.尽量于会前认识新来者。

' i4 [3 c$ w+ [! j8 C- e. c7 P4 s: u

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

+ e7 Z: y; c6 O9 W

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

$ c$ A F" j/ h I7 m

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

( C! g9 d' P( h

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

j, k( }" z% C1 u$ m) z4 h

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

I6 ?* f3 C, r

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

" k% I( c" a% J; p7 |

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

: m2 Y/ B" E g% F# Y; B0 i0 M- G

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

/ Q9 @* j/ _+ Q3 ?( |# J( q: [2 J: h

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

0 g- ~, k0 j4 ^1 ~% T4 \; \

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

( j& C# O+ B, E: ] P% i, v

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

4 h, B, {! P3 W" t

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

/ G: d# Y6 g3 `( d, [

  79.必须清楚每次会议的规则。

0 Y# l( I( T. b# o- ?+ r

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

+ M; @4 Q1 O z5 q' A9 n8 V" p4 N/ e

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

: T4 [ v6 V% `2 |6 E' J; @2 u) _3 `; o

  

7 k! R! r( f6 ^4 s! c* Q; ^

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

 

精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。
& A9 v% X4 v( u, l; t  ^& h7 A0 S1 N9 t
' r! c" I. A) T7 x( q9 G  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
回复

使用道具 评分 举报

 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

6粉丝

174帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )