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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

. P5 B9 O1 J* g" c% g

 

: j! F% C5 n# L& g

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

: D4 j6 q+ V2 `! d: o

 

. n" B7 i. x+ A8 f( V5 {2 Q+ N

老秘回答:

% E6 s0 Q% s5 D' K3 x: z

 

, ^ R) q' |9 Z, ?

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

8 D. h& H3 G2 n8 M2 J

 

U/ o; D% A! c+ ~1 ^3 l8 c, ]

●使会议开得卓有成效

% w" H+ Z5 y3 i* G# m: d8 A

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

: T0 ?, X- G1 }& F

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

. h) m9 [! n* \9 |! s: l i

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

& S) a6 j; g3 T3 g) l, F: M

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

' A2 G( c. v2 i4 G6 g

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

* O; n% R$ }& {* `6 x

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

; u. A3 \! j* M Q

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

8 g" \( e0 D- s3 t$ X+ U3 a% Z

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

& U/ m# Q$ k% ^ Y

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

0 I( j& h# W" b6 P' B4 V8 [

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

& Z- a2 `; Z9 U2 a n

  10.信息要加以选择,避免过多。

5 Q1 _$ V' m% `9 F

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

9 {) [3 W1 a( C: E- O

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

9 e* W9 x, R3 S/ v

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

; [, J4 ?& P+ i3 E C! ^' i

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

' t& U' Q3 k5 {3 ?$ Z/ d

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

3 J! C7 y) ?7 Y0 d

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

6 g! O7 l3 m" F \

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

1 F3 ]% W. o. O

  18.会前先拉几个盟友。

e. }7 t3 ]1 B3 P! y/ ^. ]* Z/ b

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

' P# h- @' ~0 v# Y v

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

2 s8 c2 F1 D, @2 o+ g! R5 j

  ●会议准备

1 T1 F$ D* i% y; t8 f* W. T

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

' X& J4 a' P, e

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

# e+ {% k0 a# k8 T; X

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

$ P: \" i& i3 M) C5 I) O }0 [4 x

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

' u# ] ]$ ?0 j6 p& }3 D

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

( U5 A0 d7 L; D( K5 y

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

- i& g" r. A4 ~8 a6 {

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

1 j8 c6 A. m2 @6 q

  27.议程要尽可能短小简单。

; o) ^5 D- H/ N3 v

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

) t3 _8 h$ L& B( _9 A

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

$ `! ?" G1 k7 W* _1 v

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

! R4 z; a' q2 i5 K) i @

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

/ d8 c" J/ X! E% I7 B+ r7 k

  32.必须将电话转移出会场。

+ B" c( W# d: o) \6 c* x

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

! H7 F! d' ?2 U& |

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

' M- Q. N/ Q% `

  35.要找个确保没有干扰的会场。

! [" I; j$ I0 B5 U( n

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

6 K3 C) p$ Z/ {/ Y

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

7 a$ j# p8 U, G; b7 S1 F7 V

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

) x; N7 j5 [" L! g( o

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

: S* [! ~+ A2 A3 y

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

7 ]' |7 h. A, O$ i3 {& h" [; _4 i

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

' ]0 Q i8 Y2 Q& w1 R

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

" r+ @1 w( e5 E0 d8 D

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

) h# s/ I: O' G: G- D$ S

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

2 b. e+ H; c' X7 n( f

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

9 `/ n; C; f9 e, Y

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

7 t# o+ c; @, R

  ●出席会议

" c! ]- q. A" S! ^2 j1 u/ I

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

4 m$ M+ ^! `3 C. r) B$ _

  47.会前拟出自己的发言稿。

' P: F$ F3 w8 U8 L' R% ~/ h! K

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

2 b* L7 b( b5 P) ?1 Z$ {

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

& }9 r7 ~& v! n2 |

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

7 f0 i, L/ @: ]% I1 P5 p
a6 U6 u8 B& ^4 E1 c$ G. R

  51.开始发言前先作深呼吸。

$ a% U9 x9 G; z1 c/ B

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

$ @( [8 S' i; ~/ P% b5 v) I* L

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

$ |& r3 Y' I/ q1 K2 G! W" R/ p

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

6 w, \ O& c, `

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

# n2 A, f( w& j

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

6 a! C" l/ n& y4 A( Q8 n B

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

8 t/ ^/ V3 Y+ @1 m* \* G8 q* T' ^0 y

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

8 q$ d2 o( m9 N

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

0 C7 \9 Z- r! m" W1 b Z

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

# o4 ?. w/ e. Y8 k* W; d+ I

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

) w+ V5 j0 X+ a

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

, L# ?# ~# K* q

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

3 v% N7 N8 W7 w4 q; H o

  ●主持会议

/ m( Z# A; Z5 l: ]

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

( c! S# {. D7 [/ p( w

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

7 @ ^# c! M4 q, @" ~. j3 e

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

9 m, d W2 A; x( \

  66.尽量于会前认识新来者。

5 I0 d( M% l" {* X# u/ ~

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

& e' O. a7 v- W0 o

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

) g8 b* U0 D/ H4 E, g3 w5 ^6 R9 `

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

) ]5 M& ?# ~8 x0 L. A( W

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

. _& E4 u2 M5 t6 i

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

9 w5 ]$ _7 O) h- A! c) |. C9 D

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

* k. }- _4 {& N2 S" [7 ?# F

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

8 t; X2 F4 a- {! k. i

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

) n- M' ~, F1 j) a- O

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

8 S6 V0 w9 W: f) _, }

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

5 O3 Q3 \' V1 T+ }3 R

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

) J$ q& U* [4 z6 ?: ^! K

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

; y; G; K4 a/ W; i$ o3 m4 K

  79.必须清楚每次会议的规则。

( w5 k/ T( t( o$ w0 T' x

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

3 U3 g3 n3 A- I5 p

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

4 g* j' u8 @; L

  

@/ M& A1 m4 W7 V4 J3 f, {

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。
& E6 X: W2 R) u: @0 o) _, ~; a( C5 z* l& e
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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