老秘谈述职报告等总结类文体的写作方法和技巧

　　总结类文体的主要功能是反映和评判自身实践活动，它主要包括各种总结、述职报告、以第一人称撰写的典型经验材料、部分演讲稿等。可以看出，这类文体的使用范围之广，频率之高，与人们的关系之密切，作用之重要，远远超过其他任何一种或一类文书，可以说，它已深深融入到我们每个人的工作、生活和学习之中。但这类文体的写作难度较大，写作实践中出现的问题也较多。因此，把握总结类文体的写作方法和技巧，通过回顾和审视自己，不断提高、完善和超越自我，是每个人和每个单位都要重视的问题。
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　　一、突出一个核心
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　　撰写总结类文体的主要目的之一是肯定成绩，总结经验。因此其内容主要包括做法、成绩和经验三个方面?穴问题、教训或今后打算一般比较简略，不是文章重点?雪。做法是指开展了哪些工作，采取了哪些步骤、方法和措施，写作时要具体展开。成绩即收获和效果，可以作为文章的一部分从几个方面具体说明，也可以在开头概括说明，同时在做法中作为说明每一步骤、方法和措施的效果具体出现。经验是对做法的提炼和升华，说明哪些做法是成功的或行之有效的。做法和成绩一定要能表现经验，经验则是用成绩或收获证实了的规律性认识。在三者中，做法和成绩是基础，经验是核心。
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% E: {, }$ e. @9 l  e  u　　总结类文体无论采取什么写法，一定要突出经验，即规律这个核心。因为总结的使命就是将感性认识上升为理性认识，探寻工作和学习的规律性，找到连接过去和未来的纽带，为以后的工作导航。不论哪种形式的总结，都要以准确、充分地把握工作和学习的规律性为己任。这也是衡量一篇总结类文体水平高低、成功与否的尺度。

　　不过，经验在文章中的表现形态并不一样，大致有显性和隐性两种。显性表现是指把归纳出的经验直接以文章的全部或部分形式反映出来。全部反映是以经验为线索安排全文结构，成绩和做法作为论据材料隐含其中；部分反映是在成绩和做法之后，以“体会”的形式归纳几点经验。隐性表现是指文章在结构上只有“成绩＋做法”两部分或“做法”一部分，经验只是通过成功的步骤、方法和措施来间接说明。一般来说，不能要求每个人在总结中都要单独写出与众不同的经验，只要把体现自己实践的成功做法写出来就可以了。所以，写作实践中采取隐性表现的方法更为常见。

; W0 \' N; M7 `　　二、选好五类材料
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+ }; D5 r$ s5 h' G9 u' Q) C% B) n　　实践活动中积累的材料是丰富多样的，撰写时要注意选用多种类型的材料，使文章的内容更充实，更有说服力。反映自身实践的材料主要有如下五类：典型事件材料，典型集体材料，典型人物材料，典型综合材料（包括有说服力的数字材料），对比材料。

　　三、解决四个问题

' E+ m4 Q$ u( ?2 r　　一是次序问题。文章先写什么，后写什么，是按时间顺序写，还是按不同性质、不同方面写，这要根据总结的目的和内容而定。像破案总结这种过程性较强、较明显的文体一般以时间为顺序安排层次，而大部分总结类文体则把内容分为性质不同的几个方面；二是分合问题。同一观点的不同方面，或说明同一观点的不同事例，是分开写，还是集中写，这要根据文章所采取的次序与结构来定；三是详略问题。一般来说，总结类文体中成绩、做法和经验要详写，教训和问题要略写。但同样是成绩、做法和经验，也有个详略问题。成绩有很多，主要成绩是什么?芽同是做法和经验，其分量和价值也不一样，有的具有普遍的指导意义，有的则只有一般指导意义或局部借鉴价值。属于重点、主要的东西，要详写；属于非重点、次要的东西，则可以略写或不写；四是逻辑关系。即要弄清文章各层?穴包括各段或各观点?雪之间是什么关系，是并列关系、主次关系，还是递进关系、因果关系。有的文章层次之间有多重逻辑关系，如几个不同性质的问题属于并列关系，但把哪个问题放在前面，哪个放在后面呢?芽这就又有了一个主次关系。这里的主次关系往往是隐性的、内在的。如学校工作总结主要包括三方面内容：教学、管理和后勤。三者属于并列关系，但在学校工作中，教学无疑是第一位的，应该排在前面，然后是管理、后勤。
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0 B9 ?; T2 v/ x　　六、避免七种倾向

　　一是避免写成“流水账”，口罗口罗唆唆，不得要领；二是避免陈词滥调，每次或每年总结总是那么干巴巴几条，没有任何新意；三是避免为了追求新意，不顾实际情况，牵强附会地联系、拔高，显得生硬虚假；四是避免歪曲事实之间的因果关系，把多因一果说成一因一果，或把不是原因的说成原因，不是结果的说成结果，甚至硬让新因结旧果；五是避免报喜不报忧，或多报喜少报忧。有的单位写总结有内容不同的两种文本，一份用来上报，以讲成绩为主；一份用来在本单位的会议上宣讲，成绩和缺点都有。“成绩讲透，问题点到”是许多单位领导的思维习惯；六是避免自我估价过高或过低，把握不好尺度和分寸。如有的总结在评价工作成绩或效果时，本该说取得了“一定的收效”，却非要说取得了“明显的收效”或“显著的收效”；七是避免形式主义。有的人喜欢用“顺口溜”来总结经验或评价自己，如“群众高兴地说：‘政策对了头，干活有奔头；政策开了放，致富当榜样’”，“大家赞扬说：‘领导办事有头脑，摸规律，跟形势，看动向，抓盈利，这样的领导是好样的’”。有的人总结体会或经验喜欢用“……是关键”、“……是基础”、“……是保障”、“……是重要条件”、“……是必要条件”、“……是前提”等，这样就难免牵强附会，生拉硬凑。文/管曙光

述职报告的写作要领
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% z# }; p5 b4 }+ G# ^        法定组织的机关和部门的负责人一般要对权力机关如上级机关部门或者代表大会、董事会等作述职报告，这是推动社会组织工作的重要因素。
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　　述职报告可以说是工作报告中的总结性报告。报告是向上级机关陈述事项的上行文，《国家行政机关公文处理办法》规定“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。报告中的总结性报告多用于提交大会进行讨论，这种报告虽然是报告人代表法定组织机关及其部门进行的，但这些机关和部门却是在报告人自身负有全责的情况下运转工作的，因此在不少情况下，报告人述职带有明显的个人性。上级据此检查、评定报告人的工作，决定其职务的去留。总之，述职报告是社会组织机关和部门的负责人向上级管理机关陈述自己某一阶段履行职务的情况，进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践，以便上级决定其职务去留的口头报告底稿。

% h: }/ V$ W$ i5 P0 D　　一、述职报告的特点
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0 R/ l5 T* D/ W- ^6 y& V& ?　　（一）个人性　述职报告对自身所负责的组织或者部门在某一阶段的工作进行全面的回顾，按照法规在一定时间(立法会议或者上级开会期间；工作任期之后)进行，要从工作实践中去总结成绩和经验，找出不足与教训，从而对过去的工作做出正确的评价。与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性。个人对工作负有职责。自己亲身经历或者督查的工作的材料必须真实。这就需要在写作上更多地采用叙述的表达方式。还要据实议事，运用画龙点睛式的议论，揭示主题，写明层义。讲究摆事实，讲道理。事实是主要的，议论是必要的。语言应该带有一定的个性。

　　（二）规律性　必须对搜集来的事实、数据、材料等进行认真的归类、整理、分析、研究，通过这一过程，从中找出某种带有普遍性的规律，做出公正的评价议论，即主题、层义以及众多小观点包括了经验和规律性的思想认识。议论不是逻辑论证式，而是论断式，因为自身情况就是事实论据。如果不能把感性的事实上升到理性的规律性的高度，就不可能作为未来行动的向导。当然，述职报告中规律性的认识，是从实际出发的认识，实践性很强，也就不需要很高的思辩性。不管怎样，述职报告是否具有理论性、规律性是衡量一篇述职报告好坏的重要标志。述职报告的目的在于总结经验教训，使未来的工作能在前期工作的基础上有所进步，有所提高，因此述职报告对以后的工作具有很强的借鉴作用。任何一项工作都不可能是凭空而来，总是具有一定的继承性与创新性，要继承以前工作中一些好的方面，去掉不好的方面，然后加以创新，工作才会有进步。策略性也是规律性的一个方面。策略主要表现在今后工作计划部分，是述职报告的重要内容。
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　　（三）通俗性　面对会议听众，要尽可能让个性不同、情况各异的与会代表全部听懂，这就决定了述职报告必须具有通俗性。即使是专业性、学术性很强的内容，也要尽可能明晰准确、通俗晓畅，以与会者能理解为标准。述职报告不同于一般的科学文章，更不同于一般的公文，最明显的一点是语言的口语化。一般的科学文章，语言要求概括精练，讲究专业性。而一般公文尤其是行政公文，语言更规范，有的格式用语甚至是特定的，最重视的是准确、明晰、简练和庄重。而述职报告的语言则由自身性质所决定，必须口语化。由于讲话是声入心通的人和人之间的传播活动，更需要适应人们的接受心理，拉近讲话者和听众的心理距离，这就要求特别讲究语言的大众化和口语化。

- @8 u4 q2 {* D: W% A+ G6 R; K　　通俗性，主要表现在口语化、个性化的语言上。写述职报告时要变文字为有声语言：1.语言生活化、口语化、大众化；2.多用短句子，注意长短交*合理；3.慎用书面语(尤其是古语和欧化语)，作点缀之用；4.少用单音词；5.避免同音不同义或易混淆的词语；6.不随便用简略语；7.还可以适当增加语气词如“吧”、“吗”之类；8.为了方便聆听，有些标点符号还要用文字代替，如顿号改为“和”，破折号改为“是”，引号表示否定时加“所谓”，括号补充另用文字说明等。

% P+ n6 A8 ]& ~7 r7 ]! n　　二、述职报告的主题
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$ x" C1 F  [6 }6 \. `4 p　　述职报告这种带有艺术性的论说文，正像所有科学文章如议论文、说明文一样，一定要明确树立一个鲜明的主题，即一个判断句，在报告中反复突出。根据对现实公务的认识，一定要从客观上考虑报告对象所关心的问题，针对问题作出自己的解答。要适应受众的心理需要使之产生亲切感、参与感，对其产生冲击力。比起一般的事务性公文，述职报告的主题要集中、新颖、深刻得多，要概括全文内容即对社会组织公务情况的深刻认识及办事意向，也就是主张和目标。
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　　要总结出一个集中议论的句子即主题句——口号、标语，贯穿全文、反复突出，还要符合记忆规律(7个字左右)，最好让听众口耳相传，以便使其深入人心。正如灵魂的高低决定着人的水平一样，主题句的高低也决定着全文的水平，也就是说主题句具有层次性。作者一定要充分发挥主观能动性，让主题句达到更高的层次。此外主题句还应有明显的位置：

" y$ w/ L9 V, m0 f+ K　　标题较多为主题句。或者正题是主题句，副题则是“在……会议上的报告”。
　　开头一般要在段尾写出主题句。
% G, N/ R4 Y1 L: K# a/ n3 ~　　中间主要采用分析法分出二三层来，说明主题是什么(“主张”)和怎么样(“措施”)，行文中兼用其他论证方法如列举事实的例证法。在中间部分的*后处突出主题句。
: n: }& o" g' k( Q0 [- `2 R; |$ _　　结论重申主题句，可以在字句上变化，或更深入一层。
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  r6 m! H+ _/ S- d% h" O- K4 x　　三、述职报告的结构
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　　述职报告的外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。
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- u4 H5 i9 o# h' N/ G8 r  {　　(一)标题
6 a6 R9 {, y3 Z3 x2 O　　1.单行标题：“述职报告”或者“在……(上)的述职报告”。
　　2.双行标题：正题写主题，或者写述职报告类型，副题写述职场合。前者如《加快改革开放和现代化建设步伐，夺取有中国特色社会主义事业的更大胜利——在中国共产党第十四次全国代表大会上的报告》和《继往开来，与时俱进，全力以赴向国家级示范性高中冲刺——在××中学第二届教职工代表大会第四次扩大会议上的述职报告(1999－2000年度)》，后者如《政府工作报告——2001年×月×日在第七届市人民代表大会上的报告》。
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; |0 s8 _) g  d" A% @4 O2 w　　(二)称谓
7 k5 n2 }+ X2 t　　称谓是报告者对听众的称呼。称谓要根据会议性质及听众对象而定，如“各位领导、代表”。称谓放在正文的开头，有时根据需要在正文中间适当穿插使用，一般采用提行的写法，如一篇在教职工代表大会上的述职报告的称谓：“尊敬的各位领导、来宾，全体教职工代表，全校教职工同志们”。
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　　(三)正文
1 ?* P+ Z( v! f　　述职报告正文的写法依据报告的场合和对象而定，一般来说采用总结式写法，共分四部分。
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) ^# Z0 j+ D% ]4 O3 p' f: h4 d　　1.基本情况。履行职责的基本情况，用平直、概括、精练的文字，概括简要地交待，如主要情况、时间、地点、背景、事件经过等。一般包括三方面：(1)工作过程；(2)概括内容(成绩、经验为主)，可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来；(3)主题。这样，听众既对报告的全貌有一个大致的了解，也能够统领全篇，激发听众的兴趣，启发和引导听众积极思考。下面是一篇在教职工代表大会上的述职报告的开头，略显单调了些：
  ?  G. ]! M4 D  d: L1 x　　已经过去的1999－2000年度，是我校历史上的第9个年度，是“××”设想的最后一年。在上级领导的关怀下，全校师生员工拼搏奋进，基本实现了“××”设想的目标。在此，我向为学校发展付出了无数心血的领导们、同志们道一声：谢谢！
* ^/ m! ]% Q' `$ m& z( G) I　　现在，我向大会作1999－2000年度述职报告，请予审议。
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　　2.成绩经验。自此以下包括问题教训和今后计划共三部分，要分出层次来分析证明主题，这才能条理分明。
　　层次安排，一般采取横向排列的方法(各层次独立性强，共同论证主题的正确)。
　　每一层次都要有一个小的主题，写成层义句。层义句，一般写在层次前面，或者每一层次前后都要写出，也有的层义句写成了小标题。层次中间要恰当运用材料。如上例在教职工代表大会上述职报告的六个层义分别是：
$ Z& l; ?; b1 [+ R% t+ t# w　　一、加紧进行迎接国家级示范性高中评估的准备工作。
　　二、围绕教学中心工作，进一步提高了教改、科研质量。
　　三、重视并努力推进教育信息化、现代化，现代教育技术的运用取得了一定的成效。
/ R, }) L7 E" x/ F0 M　　四、继续扩大开放，加强对外合作交流。
- p% J5 C0 E5 ^. W　　五、进一步改革创新，狠抓教职工队伍素质的提高。
0 {, p4 m3 w' r6 w" T% p　　六、加强班子建设，并努力提高我个人的思想认识水平和能力素养。
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2 `/ @0 k) l' c: U/ O5 W9 z, b　　在写作成绩经验、问题教训时有三个要求：
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. B1 R7 ^. Z" h8 Y" O　　一要以事实和材料为依据。对以往的工作实践进行回顾、分析，因此以往实践所发生的事件是写作的唯一依据。述职报告必须把过去一段时间内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。事件材料必须真实可信。数字材料要准确可*。背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。材料的来源主要依*以下途径：一是平时积累，作者最好能有亲自参加实践活动的经历，这样得来的材料会更真实可信；二是开座谈会，与会人员要具备代表性，各方面的人都要有，这样得来的材料才不至于偏颇；三是个别走访；四是查阅各部门递交或者以往的文字材料，诸如计划、简报、部门总结、会议记录、统计报表等。总结的写作切忌：闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下，或者走过场。

　　二要点面结合，重点突出。写述职报告顾及方方面面，企求十全十美、天衣无缝，什么工作都写，这样势必会犯大而全的错误。包罗万象、应有尽有，表面上看好像很不错，实际上眉毛胡子一把抓。其实这样的述职报告只是为了讨好各方，没有什么实际意义。还有的述职报告几十年如一年，年年相似，只是改动一些年份与数字，毫无特点。每年的工作可能大同小异，但也有各自的特点。写述职报告时应认真总结出限定时期的工作的特点，抓精华，找典型，以这段时期工作中突出而富有典型意义的事件来反映一般，抓住主要矛盾，写出这一段工作的特色，这样的述职报告才不会造成千篇一律的面孔，才确实具有指导意义。
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8 z) j+ P* y% j+ ~/ t; w& Q　　三要分析事实与材料，找出规律。述职报告的目的是为了以后更好地工作，扬长避短，因此经验与教训是一篇述职报告的关键。要从自己掌握的事实与材料中总结出规律性的东西，这样才有意义。所谓规律性的东西，即是反映事物本质与发展必然性的认识。因此，要把已知的材料分门别类地进行分析、比较、鉴别，把零散的感性的事实与材料上升到理性的高度，引出让人看得见、摸得着、用得上的规律。写述职报告切忌仅是简单地罗列事实。没有分析与归纳的述职报告只是一篇汇报材料而已，只能作为资料收藏，对实际工作没有什么指导意义。
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　　3.问题教训。要实实在在，要有条理，不要避重就轻。
' ]$ o1 n9 {7 |, _　　4.今后计划。包括目标、措施、要求三要素。要切实可行。这部分与总结不同，篇幅少一些，占全文1/5以下为好。
　　报告结束时要用礼貌用语，如：
　　“以上述职报告妥否，请予审议。
2 C5 `  n( {9 n# ]0 s　　谢谢大家！”

　　(四)落款
! _1 i0 _/ O4 H; L/ W6 ?$ z2 K　　述职报告的落款要写明自身姓名及单位名称，最后写报告时间。

谢谢，加强学习，向前人学习。

难道必须要回复才能看么 (⊙o⊙)…

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理论指导与实践相结合，学习

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老秘版聊第4期活动精彩问答汇总（主题：有关礼尚往来问题）

非常精辟，学习了