图文分步教程：怎么制作规范格式的公文

怎样制作正规公文
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第一步:设置版面格式
4 S2 v' T$ G7 `- \6 i5 R- `* O由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定，因此设置也带有一定特殊性。
1.用Word打开《2004年度工作总结》文稿，首先选中文字，点击工具栏中的字“体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号(见图1)。
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                                （图1）
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7 Z+ x6 }4 k* r% H- _为了方便，可以把最常使用的字体格式设为默认，方法是在主菜单上“格式→字体”设好字体再按“默认”按钮(见图2)。
& e; t; n" }4 I* x2 U& S
  {& Q6 H4 }* Y6 V. K: v- {                      （图2）

3 Q- |3 ?: P, i, p$ q1 A2.依次点击“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框(见图3)，在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向。

                          （图3）
注意:通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍在使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面。
: X, |5 Q) S& R0 g7 F9 ?5 v3.进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。
$ a% y; A. H! O! e' h' Y0 }( B$ n第二步:制作发文红线
0 ]0 u; M, @" O+ U% d+ }公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即公函等文种，当然，上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线。
1.点击主菜单上“格式→边框和底纹→显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏(见图4)。

& L- t$ ?0 M' G0 ?# r7 Y1 E（图4）

$ R9 d) [/ H* @0 ~4 M4 v( t2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。
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（图5）
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Just Do It
因为经常要输入六角括号，所以建议为其设置快捷键，以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入→符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝”，点击“快捷键”按钮，然后为其指定快捷键设置，同样为六角括号的右半边“﹞”设置快捷键。
第三步:制作公文落款
. x% J% {: \& t; a& p+ J) @6 U一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。
1.点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框(见图6)。

8 N. A8 `) L4 n. ]8 p" k. U1 [（图6）
9 r, z. E- f  T4 S9 Z5 D1 d: r2.输入单位名称(如:中国××××公司××分公司××路营业厅)，先输入需要合为一行的文字(中国××××公司)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。
; Q* @4 v6 o: I$ l* ~# H- {3.输入剩下的文字(××分公司××路营业厅)，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会出现满意的公文落款(见图7)。

; |# Z* a! `$ ]  r7 D6 x# F（图7）

Just Do It
在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如公文落款日期中用的标准零(○)等。通过点击“视图→工具栏→符号栏”调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。
第四步:制作落款粗、细横线

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公文应该这样排版

用Word制作公文，在设置页码、行数和字数、页眉时，常会遇到一些比较棘手的问题，怎么调都和范本不一样，有了这篇文章，对照做就再也没问题啦。

　　一、设置页码

　　2012年6月国家质检总局、国家标准化委员会联合发布的《党政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）中关于页码的规定主要有：
　　1.页码位于版心外。
　　2.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
　　3.信函格式的首页不显示页码。
　　这些规定让页码设置变得不易操作，主要表现在页码的位置及空白页不显示页码两个方面。关于页码设置，请用如下方法：
　　第一步：解决页码与版心的距离问题。
　　首先重新设置页眉和页脚。单击Word窗口功能栏中的“文件”，打开“页面设置”，在对话框中找到“版式”，将其中“距边界”的“页眉”设置为3.7cm，即公文用纸天头（上白边）的尺寸。根据公文用纸幅面尺寸（210mm×297mm）、公文用纸天头（上白边）尺寸（37mm±1mm）、版心尺寸（156mm×225mm）的要求，可计算出版心下边缘至下页边的距离为35mm，为了满足页码数字左右的一字线上距版心下边缘7mm的要求，应将“版式”中“距边界”的“页脚”设置为2.8cm。
　　第二步：解决插入页码问题。
　　要实现页码“一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。”“单页码居右空一字，双页码居左空一字”的要求，需进行以下操作：
　　①单击Word窗口功能栏中的“文件”，打开“页面设置”，在对话框中找到“版式”，在“页眉和页脚”中选择“奇偶页不同”（因奇偶页的页码格式不同，所以要分别设置）。
　　②单击Word窗口功能栏中的“插入”，打开“页码”对话框，在“对齐方式”中选择“外侧”，打开“格式”对话框，将“数字格式”选择为“1，2，3，…”。
　　③将光标置于第一页，单击Word窗口功能栏中的“视图”，打开“页眉和页脚”，在页脚中点击外侧的页码“1”，出现文本框后，将页码“1”的字号改为4号半角宋体，然后在“1”的左右各输入一条一字线（左右一字线与页码应保留一个半角字符的间距），再将该页码文本框右缩进一个汉字，保证右侧空出一个汉字的距离。
　　④按照上述办法在第二页页面中设置偶数页页脚，要注意此时的数字是“2”，且将页码文本框左缩进一个汉字，保证左侧空出一个汉字的距离。
　　第三步：解决首页不显示页码或空白页不显示页码问题。
　　单击Word窗口功能栏中的“文件”，打开“页面设置”，在对话框中找到“版式”，在“页眉和页脚”中选择“首页不同”；单击Word窗口功能栏中的“插入”，打开“页码”对话框，将“首页显示页码”前的勾取消。
　　要解决公文的空白页和版记页不编排页码的问题，则需进行如下操作：
　　①先将光标置于空白页上一页的页末。
　　②单击Word窗口功能栏中的“插入”，打开“分隔符”，在其中的“分节符类型”下面选择并单击“下一页”。
　　③双击空白页的页码，出现“页眉和页脚”的标记，在“页眉和页脚”工具栏内找到并点击“链接到前一个”。
　　④选中空白页或版记页的页码，删除该页码即可。

　　二、设置行数和字数

　　《格式》规定，“一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心”，其前提是“如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字”，因此该规定一般只针对公文的正文。
　　要实现此规定，需进行如下操作：
　　单击Word窗口功能栏中的“文件”，打开“页面设置”，在对话框中找到“文档网格”，点击“指定行和字符网格”，再将“字符”的每行设置为“43”，“字符”的跨度设置为“10.3磅”，将“行”的每页设置为“22”，跨度设置为“28.5磅”。

　　三、去除页眉中的横线

　　进行页眉和页脚操作时，如果自动应用“页眉”样式，页眉中会出现一条横线，有两种方法可以去除。
　　方法一：双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，全选页眉文字（如无文字则选中回车键符号）。单击Word窗口功能栏中的“格式”，打开“边框与底纹”，将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”，在右边找到组合框“应用于”，打开后选择“段落”，点击“确定”，页眉中的横线即消失。
　　方法二：双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，单击Word窗口功能栏中的“编辑”，选择“清除”，单击其中的“格式”选项，页眉中的横线即消失。
　　以上是基于Word2003版本介绍的操作方法，如果使用Word的其他版本，可参考本文的介绍适当处理。

再附上标准公文格式模板

好，实用，分享大家一起学习。

每篇好帖都来学习一下。

太经典了，难得的教材

不对了。现在统一了。a4纸型

非常实用，听说标题用方正小标宋简体

正需要这些内容！ 学习中

不错，，讲得很仔细。。现在公文写作不规范不行了~~