秘书学课程：上下双方关系协调的方法

(一)学习目标

. ]/ O; P: Q4 b' n/ a/ B' Z上下双方关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系，使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节，作用大、责任重。

" b$ O! d, r" ^) f2 R(二)运用上下双方关系协调的方法进行协调

1.对政策变化后的协调步骤

大凡已经形成的决策或上下知晓的动议，突然因情况有变需要撤消，准备形成新的处理方案，这就要求秘书对上下双方进行工作关系的协调。此时，一要使上下对新情况认识一致，二要对撤消原动议上下认同；三要对处理问题的新方案经反复讨论，上下均表示满意。上下级机关的秘书部门在沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面，能起到不可低估的作用。通过协调可避免下级对上级产生"政策多变"的误会，避免上级对下级产生"不尊重领导"的看法。
- o7 X& `6 ^9 P1 Q. @  w* Q: D
2 D( P( z9 D3 V: H; w, P2.上下关系协调工作的一般程序

纵向协调工作没有固定的程序，但一般来说其工作全过程可以分解为若干步骤，循因求果，步步推进。

& e/ f0 U" @0 h; Z, ]5 H(1)找准问题
8 W) |" M. t" Z/ w- T# ^  z' V5 `
这是协调工作的开始，强调一要找，即秘书人员要主动深入实际，深入群众，通过调查，发现需要协调解决的矛盾；二要准，即找准那些必须通过协调才能解决的问题，然后，报请领导同意，请领导直接出面协调，或受领导之托去行使协调之责。
' k3 I2 J7 T- l- H) z& f0 V! E
(2)拟定方案
& g  b0 ~6 c5 W$ q% |* I9 @8 H6 F) b
: V' y8 g) Y) d通过对协调课题的分析论证，提出切实可行的协调工作方案，包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的，并尽可能设计出几套方案，陈述其利弊，请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路，但工作方案很难做到尽善尽美，只能在协调工作实施过程中不断修正。
" `4 r6 x# X+ s  T: Y" M! l" A- V$ f
(3)实施协调
$ _8 }1 P" o( ^2 m5 t
8 T" D( a2 Y. A& {" r实施协调工作方案，既要有原则性，又要有灵活性，瞄准协调目标，随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报，以便得到领导的支持。
0 e' n7 h6 w- \  r/ N5 L
, n8 W' Y0 ?) X- _) O: j2 L实施协调中多采用的方法是：
' n- }% B! I& t% E- ~* E+ g- X
 文字协调法
1 D, B) s% t5 f4 A( g/ K9 T, n
9 z$ B, D: X* _% Y! _9 |这是经常采用的协调形式，如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审订修改文稿等形式统一认识，协调行动，使组织内部上下各相关方面的工作协调运转；用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商记要等形式，协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性，是较长时间内保持协调关系的依据。

 信息沟通法
; {" W  q1 p& M, t
5 L. H- q9 K7 A5 B: n2 {现实生活中的很多矛盾，是由于不了解情况，凭主观臆测，加上偏听偏信造成的。医治此症的良药，就是沟通信息。将有关部门、单位和人员召集起来，如实介绍情况，就能解除误会，消除隔阂。心情一舒畅，事情也就好办了。

 政策对照法

; Z7 w5 P+ _. m" d* G; C- R对同一项工作，有的部门认为该办，有的认为不该办，不能办，往往众说纷纭，各持己见。在这种情况下，就要对照党和国家的方针、政策、法规，用政策统一思想，形成共识。
0 A3 B0 b: m7 }/ [
' V6 o% Q; m2 ~" K% E  P(三)相应知识
) I3 @. I' [) J
- S5 G( N$ N; ~秘书机构的协调功能。秘书机构是各类管理组织的综合办公机构。在其办文、办会、办事等业务活动中，能有效地维护组织协调运转；秘书机构联系内外、上下、左右，便于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题，并协助领导者进行协调；秘书机构作为领导者的参谋部和办事机构，经常为领导者发现、控制和处理失调现象出谋划策，并在自己的职能范围内，或经领导授权后，代表领导和领导机关，处理矛盾纠纷，进行组织协调。总之，秘书机构的职能位置和职能活动，使之具有一定的组织协调功能。
2 n! x/ l, N9 j7 G9 _
4 T+ I7 B1 G% Y1 o8 \(四)注意事项和要求

6 {3 j* t2 g% L- }% N1.捕捉有利的协调时机
。

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

技巧, 工作, 秘书, 学习目标, 上下级

先回复 后学习~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~