浅谈公文撰写工作应把握的几个问题

     公文是党政机关、社会团体、企事业单位管理政务、办理公务、处理事务的重要手段与工具，是用以发布政令、颁布法规、制定计划、总结工作、报告情况、请示问题、通知事项、联系事宜的书面文字。笔者结合近年来从事公文撰写工作的具体实践，从文秘工作者的角度，就公文撰写的一般规律谈一些个人看法。
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2 v$ E+ t/ T6 c' F( a! ~　　一、端正态度，认识公文撰写工作的重要性
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* ?9 n& u! y. i4 i, n! N6 H% K9 @　　态度决定一切，态度端正才能提高工作质量，收到事半功倍的效果。公文往来是宣传政策、布置工作、联系业务、上传下达、掌握舆情、通报信息的主要手段。从商品意义上讲，商品是企业的产品，公文就是党政机关的主要“产品”。公文质量的高低直接反映一个部门、单位的整体工作水平。因此，各级各部门尤其是从事文字工作的同志要自觉站在讲政治、顾大局、树形象的高度，充分认识公文撰写工作的重要性和自身所担负的重要职责，始终保持积极的态度、饱满的精力，全身心地投入到公文撰写工作之中。
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9 e. S" i" y9 A1 s$ S　　二、突出“四性”，把握公文撰写的基本原则

( d6 W) a2 p/ Y, P* w, Q　　一是政策性。政策性是公文撰写的最基本要求，从大的方面讲，就是不反党、不反社会主义；从单位业务来讲，就是符合上级政策要求、与上级文件精神保持一致；从小的方面讲，就是不发表消极言论，不无病呻吟，不发牢骚，不掺杂个人偏激观点。
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　　二是针对性。公文的行文目的是解决工作中的具体问题，它的撰写必须使受文一方迅速明确要解决什么问题，为什么要解决这个问题，是对上级专项问题的请示，是对下级部署工作，本文由老秘网推荐，还是同级之间的经验交流，都必须心中有数，做到言之有物，观点鲜明。提倡什么，反对什么，清楚明了，不能含含糊糊、模棱两可。
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　　三是全局性。不谋全局者，不足谋一域。全局即高度，一般而言，领导不直接从事第一手公文撰写，从事材料写作的同志大多在非领导岗位上。但在材料撰写过程中，应该站在领导者的角度、单位工作全局的高度来谈思路、提对策。从一定意义上讲，干事要站在分管领导的角度看问题，副职要替主要领导分忧，部门要为政府解愁，政府要替党委担责，也可称作换位思考，这样才能站得高、看得远。
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3 Q' k( m) ^  g" \　　四是可操作性。要在把握上情的同时，吃透下情，将上级精神与本地区、本部门实际有机结合起来，不说放之四海而皆准的套话，不说言之无物的空话，不说言过其实的假话。比如，为什么要开展某项工作，其重要性、必要性通过简要阐述，普通受众便能明了；提出的措施经过相关部门沟通协调，就能够落实；确立的目标通过一定努力，就能够实现。
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" e8 S2 `& t9 J　　三、注重积累，解决好无从下笔的问题

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　　4.搭配不当。撰写标题要注意前后词语的搭配，如《关于将计划生育工作列入各县区年终考核的通知》，“列入”和“考核”就不搭配，应将“考核”改为“考核范围”；《关于调整局领导分管业务的函》，“调整”与“分管业务”就不搭配，应将“分管业务”改为“分管工作”或简洁为“分工”。

3 G' v) X# z' [+ g( _　　5.表述不准。如××市气象局《关于做好世园会闭幕式人工消雨作业的通知》，“世园会闭幕式”应为“世园会闭幕式期间”或“世园会闭园活动”；《关于促进老秘网规范经营落实扶持政策的意见》，应为《关于规范老秘网经营活动的通知》或《关于扶持老秘网业发展的意见》。
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　　五、谋篇布局，解决好框架结构的问题
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! U8 L2 |0 z$ P/ f　　谋篇布局主要是使公文结构明了、层次分明。公文一般按照提出问题、分析问题、解决问题的共同结构规律来布局。通常情况下，第一部分讲为什么做某事，第二部分讲怎么做，第三部分讲做到什么程度；也可以理解为第一部分说明工作重要性，第二部分阐明目标任务、工作重点，第三部分表述工作方法、加强组织领导、落实保障措施等。

　　较长的公文，提出问题部分可以用一段或数段文字；分析问题部分可以用若干段，列出若干小标题；解决问题部分也可以有若干条、若干款。对问题比较复杂，头绪繁多的公文，可通过分章、分节的方法使其结构层次分明。

　　较短的公文，以上部分可作为几个小层次合在一起，用一段文字表达就行了，其中提出和分析问题有时还可以合并成一句话来表达；如果提出的问题在标题中已明确显示过了，开篇即可进入对问题的分析。还有少数公文，只写出结论性意见即可，如命令、指示、批复等。

　　六、 条理清晰，解决好逻辑关系的问题

　　一切文章都要有条理性，公文的实用性决定了其条理性应更强。
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　　1. 交代要清楚。公文中涉及的人名、地名、机关名称、事件、时间、数字等，都必须规范表述。引用其他文件时，应写明文件标题、发文机关、日期、文号等；县以下不为人所熟知的地名，前面应冠以所属的省、市、县名；某事物的全称较长，第一次出现时可用括号标出其简称，后文就统一用简称。

　　2. 叙述要连贯。如由开头到结尾，由原因到结果，由正面到反面，由主体到从属，要做到有条不紊。层次之间无论是衔接关系、转折关系，还是并列关系、从属关系、因果关系，都要脉络连贯，环环相扣，不要颠来倒去，重复累赘，缠杂搅扰。分类是保证条理清晰的重要方法，是按不同质的特性区分事物，相同者集中，相异者分离。表述应前后一致，不自相矛盾，不顾此失彼。

" h6 k! b: X% e+ A6 ^4 p& s. q. ?8 l　　3. 详略要得当。要善于运用概括叙述和详尽叙述的不同方式。该说的要说到，不该说的一句也不说；无需多说而又不能不说的，择其要害予以说明；需要详尽叙述的，要提前对所有过程梳理分析，使其要点得到充分说明。
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　　七、简洁恰当，解决好遣词造句的问题
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　　遣词造句是所有材料撰写都必须高度重视的主要问题，就公文而言，其特点如下：

　　1.朴实。公文不同于文学作品，公文具有严肃性、指令性，体现质朴文风，要求通俗地把客观事物说清楚，不追求艺术魅力，不堆砌华丽辞藻。但这并不意味着所有公文语言都必须呆板单调，千篇一律。相反，它应根据各个文种和具体内容的需要，注重修辞，讲究辞章，做到笔下生辉。如嘉奖令、慰问函、表彰性通报等，就应该生动活泼，富有鼓动性和感染力。

+ @4 n- K& N; |. |7 i5 X　　2.准确。公文一般宜用事务语体、书面语体，而不用口头语体、会话语体。公文用词多用特定的习惯用语，如贵单位、兹有、收悉、近悉、即请、接洽、函复、为盼等。业务部门公文多用一些专业词语。公文用语不夹杂主观臆断、好恶、情绪，不用容易产生歧义的多义词语，少叠用同义或近义修饰词，少用同义的对仗句和不符合语言习惯的倒装句，不引用古诗词、俗语，不滥用文言词、生僻字，不生造词语。

　　3.得体。指用词用语要切合分寸，即说什么，不说什么，多说什么，少说什么，用什么语气、措辞说，都要与特定目的、对象和谐一致。如贺电、贺信要求热烈而欢快；唁电、悼词要求沉痛而哀伤；颁布政令要求庄重严肃；批驳错误要求有理有力；提出申请要求平顺委婉。如果该说的没有说透彻，或说了却因用词不当而影响发文效果，就属不得体。如在强制性的文书中，词语应用“务必”、“必须”；在指示及规定性文书中，词语应用“应该”，不能用“拟请”、“提请”等。
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　　４.凝练。公文语言务求简洁扼要，以少胜多，用最简洁的语言表达最全面的内容。公文初稿形成后，要字斟句酌，反复推敲，把可有可无的标点、字、句、段删除，做到有话则长，无话则短，详略有致，意尽言止。在当前倡导说短话、写短文的新时期，更应该话语凝练、干净利落。
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　　另外，公文撰写要按照国家通用汉字的要求，正确使用汉字，不写不规范的字、已经废除的繁体字、未被采用的简体字，更不能造字、拼字，并着力消除错别字，避免闹笑话、影响工作。□聂学祥 来源：应用写作杂志社

  事业单位的公文撰写是上下级单位之间联系工作的必要手段，做好这项工作，有利于单位之间信息的准确传达，以及工作任务职责的明确和落实。本文综合石安处公文写作和管理工作的经验，就公文撰写的几个要点谈谈看法。

1 t5 Z* d# x; b5 J+ e+ @( D0 S2 ]6 ?    一、正确理解意图和会议精神，是提高公文写作质量的"定位键"
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) q: s' ]5 t: G# s% c    正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关意图，准确把握本级领导意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。"拾遗补缺"是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是"半截子话"。这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要"高于"领导即席讲话的"水平"，这才是公文写作者要达到的目的。

    二、合理加工材料。

    选定的材料经过核实之后。还应该对材料进行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。可以对材料进行三个方面的加工：一是适体剪裁加工。通读材料，删削冗赘，化长为短，变详为略，将交待过多、议论过多的无关的描述、哕嗦的废话去掉，套话、空话一律删除。变换体裁角度，将描写、抒情及不必要的议论改写为叙述或说明。在表达方式上变"曲笔"为"直笔"，直述不曲才适合公文体式。二是合并提高加工。同一问题，散见于若干材料中，可以摘取概括，变为概述，或者保留一个"点"的材料，把其他相似材料综合成"面"，点面结合。同类数字，可以相加，抽取合并后变成一个综合数字。变换角度"提高"原材料的可用性。三是文字润色加工。适体剪裁、合并提高之后，再审读材料，进行文字润色，从而进一步提高材料的质量。
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5 B6 G2 [/ D! f  v6 q) N    三、语词严谨，简明扼要
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. g, }% X2 E: h* y    公文撰写要做到语词严谨、语句平稳、语调平和。避免官僚腔调，高高在上，要确保公文的严肃性。公文是部门与部门之间、单位与单位之间、上级与下级之间互通信息、落实工作和牲务的桥梁，具有很高的政治性，不应成为官僚作风的载体。公文要求条理清晰、文理通顺，避免借题发挥、叙述离题、拖泥带水、絮叨不绝，应做到简洁精练、简踞扼要。所谓"七分材料三分写"，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。筛选材料，主要是根据三个标准：一是材料的相关性。与公文主旨有关联的材料则取，无关的材料则舍。在已经选取的材料中进一步筛选。主张实则详、虚则略，新则详、旧则略，特则详、一般则略，重则详、轻则略，近则详、远则略，点则详、面则略。二是材料的典型性。如果材料在自身所属的某一类事物中。最能体现该类事物的本质特征，并且预示着该类公文的发展方向，那么这份材料典型性就强、最具代表性。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明、主旨突出，增强内在的说服力。互是材料的新颖性。注重选用郝些在现实发展中出现的新情况、新问题、新矛盾，也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解。
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    四、善于归纳和补充
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8 r2 N& r6 j9 t$ g) ]  m    对于领导的意见要善于整理归纳和大胆地添补充实，敢于开掘和延伸。过于忠实的记录，往往会降低公文思想的高度和深度，阐述表达不够准确。究其原因，就是作者缺乏创造性，缺乏一个"敢"字，这样就会使公文出现平淡乏味、有肉无骨的境况。文字工作是看不见、摸不着、无名无利的苦差使，在从事公文撰写工作过程中，除以上几点以外，我们还应有肯吃苦、肯奉献的精神，有一个不怕麻烦、不怕反复的好姿态，有一个不灰心、不泄气的工作态度。
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