办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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8 T1 o( A1 f+ [) o& B5 j0 v  F加强办公室建设与管理

' ]( G1 F& j! p- I一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
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4 R3 e$ e1 r/ }( B四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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+ F8 t- }3 H  ^: X" Z（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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% Z' G! M4 [4 `7 Z8 ?4 \" i联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

9 H4 [( i! z! V8 j5 a, X# _1 ^行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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  G6 P4 ^" U( Q+ @) N" `% c4 E一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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0 ]" Y  }+ _# C" R! ?! U程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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. O+ D4 A' b, f* G综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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' Z9 {: t1 U* a# F9 y一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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! v! Y" ?+ u3 @% e' s. x三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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9 x1 a6 _5 Q5 S政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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" t7 o% }6 t7 O" B' ^' T（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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) B5 m2 W# g/ r$ v" t9 |( e% y& d调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

8 G, b* [8 w- z" ~1 U  J思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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  {7 p& }8 |7 A: C, ^. _4 N  a调控力(控制情绪的能力)。

+ m- T" f& [5 ~$ O1 A意志力。

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4、角色意识
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: D  ]7 y3 f0 k" X6 o" `9 k) u9 y$ l做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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: Y' U% b5 I2 _' Y- V2 V" M3 V3 U全局意识
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9 A% E0 |3 q# d2 a责任意识
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创新意识
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奉献意识
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信息意识

程序意识

9 n, I- M8 h9 M6 [$ h  x学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

) O8 c' _/ q# h$ u7 z领导测评办公室人员的20道题目
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/ z+ _2 o) q+ n3 c8 R$ s/ i1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
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4 B! _& `8 Q$ X" p他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
' P% q" `; \' {# k1 [
( o" K5 u/ g* p8 U- b( n2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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  X3 j% `" p/ _* M/ k) o1 N5 t( `- ?3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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* ?& c+ a" n7 K他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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7 o% ?+ I1 \/ n领导测评办公室人员的20道题目

. R: R1 G3 L5 Z) |5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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: G1 [* _: D! A  ^6 {6 b- b能否制订新的工作制度或工作程序?

6 z9 N- |: D4 u他的工作有条理吗?

2 z9 _& S- q) E7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

! n) r& O% C# O能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

9 E" F" c$ `5 C3 C  w能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

" Z% r- u, M* G6 O, E8 W10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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5 M! h3 w: ]& {! N9 N2 r+ y11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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9 M* ~" S( J: e12．他是否有较广的阅读面和知识面?

: k- V" M$ f$ x# }7 o是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

& l( b! [& \& \6 w  H) s领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

8 g, Z9 i! \8 y; x; v而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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+ ]1 m! J: l) _# P是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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8 i2 [' r0 L! c8 l5 R1 @9 d是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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. t! n' i8 C4 H4 K能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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6 l: n; g3 M% l) {1 z9 i是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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+ ?! U$ e" x* |5 n0 b+ I17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

: U* q# o5 L' v% S8 ^3 u18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

4 N8 C8 L4 J7 {# ^* A20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

+ w( }8 Y! H; i& Q7 o启示……
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/ F2 i$ H* a9 g3 i! K二、加强办公室建设

/ {0 p0 `5 S3 E8 |* C1 }( n（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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% X* ?) g3 J: H* J2、积极推进建章立制工作

5 Z" L6 y9 z7 I5 m0 v3 v/ E% T3、努力营造和谐人文氛围

9 Y4 _' L$ Y2 `8 X4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

6 o8 p' Z% N1 k- Y良好的礼仪形象

良好的电话形象

良好的文字形象

6 B6 S) A! ^  @& W( q: y良好的语言形象

9 X! Z8 _/ D' }; X二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

; U$ W/ \/ N4 U: y6 @5 i- [2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

0 k7 F7 v% K4 f0 G5 K+ a  L% _5、随时让同事知道你对他的感激；
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3 V7 h, ~3 u6 R" r! M  C/ f) A6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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9 C( D. w% m) e. U8、不居功自傲，有容人雅量。
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  s7 I# x( b0 Y4 t三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作

6 C# p" d* H+ \/ B3 i: }% K# }1、设立会议承办部门和服务机构

$ u0 Z; O) q4 z+ H0 J3 S4 F2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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: g: [7 e1 `) y9 l) B3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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4 U) _  l- W  K  ^8 T+ K$ P（2）拟定办会方案

/ e% ^4 K2 Y6 G1 e0 ~( X（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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5 k6 @3 a& u. A; [5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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4 e$ T2 h+ M  w9 C7、会场的布置工作

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) P5 j. q3 I0 l& u( `1 o7 s3 A' a衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

# K% u/ V# p! e; T主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~