第三专题6 p2 N" R+ K% ~! b! W9 E
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加强办公室建设与管理% k* A, F: A1 H& H2 ^$ \ c
* v. a7 V" ?$ H8 A( N& {( b一、办公室人员岗位认知与基本职责
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4 d8 E, S2 @, y# ^2 H6 V: u二、加强办公室建设
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# b, k7 o' @( K三、办公室办会工作基本规范
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6 }) E2 L5 v- M6 {1 c {9 I9 y; w, R四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责2 d6 s7 m5 b" d l
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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] z# R1 T i7 ?, ?( U7 v) g职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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) I$ _/ q; T3 p& o一、办公室人员岗位认知与基本职责( R1 i8 h; D. B+ y( E7 a4 f
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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! a9 Y% [$ L2 P, `按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。/ |7 s9 Z% {& }$ w! n. O( X
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按内容分：/ h5 X5 g4 @# H# I
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。- s. _( g8 b# c& @
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2 H. `* @; Q# k: M" s# f* C3 ^" h0 w三）办公室人员角色定位; N+ l7 U P- c- g2 n& t
3 @/ f3 K" Q3 S+ p. y5 L办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊% a. M9 i/ K. w6 W
I% N, \6 T4 W) J3 v, Q( [（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：5 t# V$ \ A+ v/ q. ?! A" h
- V6 C3 o% i6 c E一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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# ~7 a7 |. o$ ]" z三、要讲究程序(不要打乱仗)；; q* { y: }. U% U' `4 V0 q
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四、要讲工作效率。
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& T! I5 U/ X7 ~) x& ?（四）办公室工作对人员的要求! `* }5 o& P& [. S' A6 W4 j
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1、思想素养5 e2 W& P! N9 m. w4 u6 j' w
6 }; c5 V6 O, i/ q/ r- D热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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* g+ X) V; X8 Y8 v: D政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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0 a7 |5 C1 Q, I M% B责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。* Y1 h6 e+ g0 d: i. Q
4 j) |3 G3 q" T6 l/ f踏实肯干。舍得为工作投入。8 A4 d' s9 x, |' d1 T- F/ V
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。. P6 U: T! e( q+ i$ x U9 d* L: W
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。' c# v- H1 B' Y g, U
2 r' d. h! N6 s1 s（四）办公室工作对人员的要求" |5 E1 w1 z+ ]+ C2 L
4 `8 N& z( ?3 {4 g3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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; d7 e% L; A, ?注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。& u& k. b$ J$ `0 x! r
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求 m; H7 e# M p& E
1 e: h/ @: f, f. G0 T6 c4、角色意识
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; E/ J& O3 }7 b, P ^, o做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识/ J" k$ \& c! `7 a$ @* N+ `
. @& i$ v$ H* ?( {: `3 q2 A全局意识( G* j0 V% l: n# z% A
. A. I) O$ u1 i4 S5 _5 u& M责任意识0 u: O* ]5 C1 d+ o2 l
1 G! ~5 x5 w! k. M创新意识% c, e: Z5 P8 u! P$ G, C
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奉献意识
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! E+ b! S9 K' u6 w! c信息意识; f" | m) B9 w0 ~
% U4 i8 P o z+ h; x* e程序意识
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学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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. B9 i" X0 B- ?, r! C# I领导测评办公室人员的20道题目. m! P* t+ C& o5 _$ U( B& e
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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' f$ N# Y& C- e$ E) T; K他是否了解你的目标和意向?1 ~, z5 P0 G6 C6 y! }+ e2 O$ {
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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$ {( F! n6 a6 X9 y2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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* J9 Q' \4 o1 h4 W4 D3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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5 h, ]/ S1 u7 q" ]" i" P他是否很会安排时间?! s5 }9 y4 H% _, w6 @
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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8 Q, _7 r7 _; n领导测评办公室人员的20道题目 p1 X( N8 o/ P
* ~! l) w- e+ V" |5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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7 r' G6 m; A* `8 r U6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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% E; A D) A0 L2 X, N' p# x1 [. {能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?( C h, y0 ?2 M& q: O
2 ^' R3 T8 J, E9 b; @能否制订新的工作制度或工作程序?" E! }2 Q3 `) H# i
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他的工作有条理吗?3 s& d& K/ t8 V4 z) ^
/ ?& t7 i3 z' n% D7 ]9 E! L7．他是一个机智的人吗?9 ], m7 t# S- D; V$ h S
' H( Z+ W7 a J能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?- @: V9 @6 g; u3 Y" }3 i
/ O. i5 j6 g. D b& m8 K% d8．他能否提高文件运转效率?* e. I. F f, a4 F' n; C8 a: [; Q
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?/ ~1 g( e0 A c5 u) A+ J0 ?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?, Y! B% @+ O* C5 q/ ?6 S. B/ ?
& q; \! S# q8 Q- @领导测评办公室人员的20道题目
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" u8 H% B1 ]+ K$ e! S+ ^9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?, f' c8 W$ h& A9 g
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10．他在危急关头是否沉着冷静?! K" Q9 ~' W: S! h1 N' T
& E; j5 H* V% ^. x+ c' p当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?5 U% a+ H8 B7 _
Q! g2 d& Y" Q. g6 f, v11．他对你的忠诚值得信赖吗? j0 }, F9 Y2 v s, ?4 `
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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A$ X8 I; y! a9 M12．他是否有较广的阅读面和知识面?. p" l* v9 O' |2 X8 G
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?- B: c6 G3 n$ @9 c( v! d8 I
# E8 R* g' }5 o1 Y1 L领导测评办公室人员的20道题目, }- }& T9 u7 C5 b' [/ U! T# u
# ~) U. N1 H8 ^# j1 d$ \2 F3 y13．他是否成为本单位有价值的信息来源?+ M4 ^: s1 b- j% `7 A4 e3 |
- J1 o& ^* e1 |- L' J6 y" R而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?, Q( s. Q, A+ N, b0 z
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?! O" i2 q5 C6 h& k& y! E: E
! N3 q* \' D$ Z) K8 Y9 t) {
15．他语言表达是否清晰?
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" Z. L4 ^8 [ C% b7 K( O9 \2 }2 ?7 z能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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# P% y1 S# K$ ?. \# Z: B能否准确地传达你的指示?7 w+ V: B( i; c; y
' \7 F+ K+ H( X能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?" a9 e! S Y1 Z& X8 i. w
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是否根据需要自愿在休息时间加班?0 u9 j& s+ p2 |( M1 h
* e# q: U2 e C1 J3 }领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?# ~; {- T) P8 T5 a- b9 ~
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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9 T2 N' I0 r# d- Q9 u/ _, q5 C$ h19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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; {* S- K, h+ _. K8 f+ Y- d20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……# s: ^" B0 z* n, _1 w+ D* n
& _4 K3 [6 G2 p二、加强办公室建设
8 A- s9 P. S% a% n. O" _- w
" P) L( ]" J' I5 v（一）办公室建设方向
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6 u' z/ b( @' d4 f1、不断优化硬件和工作环境
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' X- {7 h# F5 u2、积极推进建章立制工作, ~! f1 b0 K2 |4 C
9 ?8 k! j% ]' l; j8 B C$ N8 @8 L3、努力营造和谐人文氛围% A' U# W/ o8 f/ d% d- }
* [/ y2 {4 w& h2 D4 A4 R x, }! i4、大力倡导团队精神
. N# E- C. Y" p9 H
9 R. W2 z& k9 |- h9 `5 M（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规* t: w' G& L0 P; t+ j6 n" V
6 {) ]) r* q) m" z8 l良好的礼仪形象0 G: k# l- x6 m" Z9 |" O
8 v; t/ F8 L8 o% t良好的电话形象
9 |" c9 s6 K# ?* e$ i' |1 [0 j
+ F5 R+ p1 |1 z# C. X9 Q4 u& i% v, F良好的文字形象
; X* `8 O0 o% j5 X
$ \6 X: r1 C% q* F% H0 Z* ? j- o |! E良好的语言形象
) p' z2 L9 A6 B! H, o5 z5 {! ]2 d# Q5 h
二、加强办公室建设9 E/ q7 w" ]0 w- T' Z) o- X
. B4 Z+ r: H( t4 D4 J
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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# u9 z" _$ A; v w4 g# {5 L$ S2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
9 W6 M$ V: ~ U* g5 f/ G! r) b9 T. `# |1 y) F
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；9 ^% _9 o, ]. C; g* P
+ ]3 _& @( Q, O4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；2 `. \3 j# V5 {& ^8 \ \
! h T# u) Y+ ~$ l3 j: l+ p5、随时让同事知道你对他的感激；
2 z& ]* h% R6 M
: Y. }0 J- L a% Y+ a0 T6、尊重个人隐私，公私之间分明；$ B! a/ [6 y" g+ l" [% J3 \
! T) n1 l; E" b) o8 m" _( o7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
/ f# ~+ p0 J) R5 O) U {1 K
9 x1 c! _" `6 v; |' p8、不居功自傲，有容人雅量。% c% k! m7 Z6 E1 ^6 T
) c+ y' L' ?% F, P# m6 D
三、办公室办会工作基本规范
; P, p1 R1 D6 j
1 [. z2 H/ @ W* F（一）会议服务的基本内容会前准备工作* U3 [4 t/ z, P. b+ v
N" P4 Y; _: d: u2 I
1、设立会议承办部门和服务机构& n K9 q2 N; S/ H! P, v2 Q
; e4 e. B& q, @4 R' o @2、协助领导确定会议目标和议题
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( w. T4 b; T9 [. l: }（1）确定会议目标
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# n6 _! M0 n) A6 P（2）拟订会议议题4 e9 i* p4 ^2 i! B; A+ _! x7 E% e
4 R6 J' X! s% S% M+ F0 V3、拟订会议财务预算和会议方案& [7 m6 q6 l. ?* O
0 y9 x& Q, ?7 g9 b7 r（1）拟订会议财务预算1 k0 x3 D7 e( T7 v
! e* O2 q4 {: ?0 v1 ~! K4 N1 b
（2）拟定办会方案+ ^ s/ b* _1 I o
" f: C# f* T) I! N（一）会议服务的基本内容
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+ {6 ]( U0 S- Z- C9 ~会前准备工作
( u* L$ Q. o6 g# w" a. d+ C
% F$ E& ` W+ t; f3 G; J/ D4、确定会议的议程、日程和程序
% j# {: U/ W* u+ J& w# h- X8 J" a" E. r2 Z8 } |0 u$ ]% J# {
5、分工撰写会议文件& Z5 k( z/ `& u
# I% Z f6 C* \6、确定与会人员名单以及会议编组方案
: ]* o* W" s2 f, f+ v) Y9 k5 H G; i1 h/ p; `6 r. K T
7、会场的布置工作
5 W& ?7 O; f/ z9 i& I
! m3 Y# r( c/ s6 s5 l1 |# K9 t4 y衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。3 ?4 [4 L( W+ h/ H
5 J& }, v) g, O4 ]" d5 ~. ?, ^
主讲：姬瑞环$ ~$ a8 ], U, h( G; l# E) K
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