办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

3 B8 J2 R& x6 q7 b: L( K$ c加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

( v3 ~. {2 t8 U/ _二、加强办公室建设
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8 [2 A& Q* a: p5 l9 x5 _三、办公室办会工作基本规范
1 y6 Z6 ~; n, m8 X0 ^& k2 w
% f# d; x7 _3 _1 n; I3 o) `四、加强办公室的日常管理

  L0 g$ w9 F* T" I一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

  D: J/ `2 G) w; }联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

! `" [! H0 O8 Y$ G- X, a职能定位：
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4 O, z& R* V- d9 H" J行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
. q$ g, x" i0 N# v, T# ]
% t0 x6 R7 S3 Z1 {) x+ i+ V: X（二）办公室工作内容与特点工作内容：

; R* G% {  S% _$ M* l. E按性质分：
) `, ]( V8 y' S# L! t
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

: Y7 ^8 s* f- R, Y2 _  J7 D按内容分：
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4 V& M0 f2 E& c: Q8 u/ q办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

; n1 u2 X" N, K/ A一、办公室人员岗位认知与基本职责（
4 S- w8 k  z- c% w* W7 z' Z# y
2 y2 b+ o' o! \: b& x三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

" f9 f, A/ Y* F1 M2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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4 j. v, V0 q2 M- m* a# }" }一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
, [) D5 i6 s! [4 k$ N' P
& g" Q& V& S% m9 v0 l3 Y四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

4 a9 n) C9 U6 f, u政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

( n5 A# R0 i; b/ s0 ]: C) N9 j踏实肯干。舍得为工作投入。

6 y) Z" W0 m, E8 A# A（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
, }7 z: P3 C1 }- }5 l, E
调控力(控制情绪的能力)。
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. @# t& @4 o& d: ^7 g8 J+ ]& a# v意志力。

" W3 K) @4 i4 A2 a: w% }% ^（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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* [1 P6 k: x( c$ T. S( o4 G做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

7 g/ I4 c1 X0 Q, J! S6 [+ P1 |责任意识
# ~3 G, u; N3 _. g0 M5 E
/ M+ m$ i) C1 Z7 l( }" v; U创新意识

奉献意识

信息意识
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程序意识
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( T" G- Y7 r7 [" v学习意识
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! J' k/ j( Y  j5 t* `" V) ]（五）领导对办公室人员的期待

9 p1 Q" |% b1 k9 F领导测评办公室人员的20道题目

; b" K2 ~3 ^9 ?5 _3 G, M6 r1 B1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

1 J) S: V+ b. s+ x3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

7 f3 d2 }; E0 _- B; W4 x7 w领导测评办公室人员的20道题目

( d/ @  t! ~. \6 |5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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9 _2 g$ c" j3 x( K5 X5 C! |- h: I# I6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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7 V! s! N2 a# u( e- W能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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9 {, T5 @! P  o8 e2 i8．他能否提高文件运转效率?
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# V" u, q4 D/ u1 l) y能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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; s& i+ j' ?  q; e8 A; s/ N7 P  ?10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

% f9 _. d: b% D3 w& w) ?  [14．他是否有个人学习计划?

, L* W8 I  d& j0 b7 _/ U5 `1 R/ g6 p是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
; j1 ?7 {% ]7 _3 Z# v
- w4 p  Y% p: _* e是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

! R# V' G% `* Z. R0 E* r15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
" p. |4 V" C* H& X0 ]2 }
+ x6 L+ G, V$ M: o3 }能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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; Q# Z3 S, b7 |16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

# P: k; g3 T0 |* Y/ d17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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% W5 ]* n3 B: C: y$ O能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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* U, O: w/ w5 i5 R二、加强办公室建设
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7 W' c" }- @' I4 A2 r, ?（一）办公室建设方向
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! q" Y8 Q* o7 u: b' Y9 q1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神

  y1 _$ w( d6 m" S$ j8 a+ E0 A（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

$ o, `) m6 h4 \良好的礼仪形象
8 x* l6 v7 f% a% o. p$ {! @
良好的电话形象
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良好的文字形象

* L7 E1 h9 P, J8 o9 u良好的语言形象
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( N) \( \3 j% k$ i二、加强办公室建设
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: f- K2 Y3 c# e: @（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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! I! \4 ~2 y3 A5 u2 V% g2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

! \, ^/ z6 ]! @4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

7 I) J9 l9 {  p+ v6、尊重个人隐私，公私之间分明；

8 q2 o% L% T( K" k! {7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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; e2 O8 f- a) ~3 q8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

; w5 i) ^+ t2 B1 r（一）会议服务的基本内容会前准备工作

9 M# D1 ?6 b8 Q$ m; b1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

: D# j3 k% V; x0 R/ Q% ~# P8 G9 G（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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  W7 }9 b  d7 Q: A3、拟订会议财务预算和会议方案
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5 R2 J$ t5 {4 f) i( x+ M" j* Z% P* c（1）拟订会议财务预算

) B2 |4 ~/ X$ b3 t: \（2）拟定办会方案
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. o* I5 }2 E( Z3 a* M8 h, I, P（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作

+ v4 G4 `# {) ^& g2 _+ n/ @! \' u4、确定会议的议程、日程和程序
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3 K) L2 U! B+ g9 ^) c9 d5、分工撰写会议文件
; w: c% w- s  K* P$ g8 M+ b
6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~