办公室办文工作规范 : m3 d$ Q+ T" c: X& }
一、办文,指办公室文书工作中对日常各种文件的签收、登记、分送,以及对有关公文的起草、审定、签发等事宜。
; X' t6 A: o4 _# o$ ^' ^ 二、文件管理人员对通过机要传递的所有秘密级文件,在交接过程中应进行认真核对,检查登记各类公文的内容和编号在交接过程中是否差错,并盖章、签署收件人姓名及收文日期。% v/ Y& m4 H0 S% O
三、文件管理人员应将签收公文分上级来文、下级请示、同级呈送件,逐渐进行登记并加盖收文章。
4 c' Q+ p' w- Q( L' f. c( P 四、文件采用簿式登记、电脑登记等方式,进行简登和详登,登记内容包括:
6 A4 v! a% q# ?1 i1 ?4 q7 f" D. p+ ~ i 1、文件类分为:收文序号、日期、来文单位、文件标题、文号、分数;% ~9 O' z: Y' Z8 k
2、请示报告类分为:收文序号、日期、送文单位、内容、送阅批的领导;
- T# D5 n$ q3 R( ?$ H+ `+ \ 3、同级呈阅件,一般是情况报告或简报类,均可简登,只记来文日期、期数。, R4 F2 ?" n4 \5 q. N
五、收到文件要在当日阅文,文件管理员先登记编号,分类立夹。送阅文件(简报)按照阅文范围的规定,急件急办,并填写送阅文件单,分送各位领导阅文。0 v1 R$ D3 }" F0 R
六、上级领导机关重要文件先送办公室主任阅处,根据主任要求传阅。& I' {) _& J5 {! C1 K8 G/ m# N
七、办公室文件按顺序传阅,送区领导阅文,每天下班前送阅一次,急件及时送阅。涉及分管工作的文件先送分管领导阅批,然后续传。1 ?5 Q$ u- r& f, _/ V
八、简报、情况信息类,分发各位领导,由文秘科直接送阅。送领导阅示的急件两天后领导未阅退的,文秘科应催阅。文件传阅完毕,在文件上注明各位领导阅文时间。- H$ c+ Q7 Y9 _% `+ b" p" G
九、办公室文件管理人员要随时掌握传阅文件动态,特别注意重要文件的去向和领导批示情况。
" Z9 k. Q8 g& c6 Q 十、对各部门上报的请示件,区领导批示后,一般在二日内退呈报部门,急件急退,并办理登记手续。
5 v! l; J* x m( A, _3 @1 g 十一、领导批示的办理情况,要在批示的留存稿的下方作出记录(包括告知何部门何人、时间和说明事项等)。所有批示输入电脑备查。' u. Z+ Y' \ i1 m% c: q0 I9 m
十二、发文的办理:
- L* y/ N! u' J: t- C* i1 S 1、以区政府名义发文,文秘科拟稿后经主管主任审核后,由主任批转区长或副区长签发;
$ c! L6 E( n) x: s: M- Y 2、以区政府办公室名义发文,文秘科拟稿后经主管主任审核后,由主任签发;
9 ?" d4 X/ W1 q& } 3、公文用印前应对用印文稿进行认真核对,做到审批手续齐全,公文格式符合要求,上行文、下行文机关的关系恰当,主送、抄送机关准确。凡铅笔、圆珠笔修改或签发的公文不能用印,严格按规定份数用印,对不符合要求的行文,采取退、补办法处理。
j: R" z- X, N0 @) q* z 4、印制文件要预留办公室存档备案及备用2份。
* R( y& V `9 k& x6 [# L 十三、接受到的涉密公文统一由文秘科收发登记呈送有关领导。; e0 p/ h8 e% S$ T
十四、外发公文,封装要严密。必须注明密级和编号。信封上标注的收文单位与发文本上标注的发送单位要一致。: U s0 Z0 \9 _5 B- m, F) j
十五、文件按发文机关、内容和缓急情况分类立夹:类同机关;类同内容;正式文件;简报;急件;阅件;批件。文件立夹,需在夹内附文件传阅单并注明送文日期。8 ?% n( S! y4 e" D
十六、文件送阅前,需填写“文件传阅流转单”,准确标明夹内文件和送文日期。6 c: I+ t: w4 N1 c/ [' q+ W
十七、绝密、机密、秘密文件,要严格执行阅文范围规定,未经办公室主任批准,不得外借、复制以及录用电脑磁盘。经分管局长同意复制的,应把复制件作为重要文件登记,并按同级公文保管。 b* F; q: p' d- a2 e3 X
十八、文件管理人员对不需要清退但具有查考利用和保存价值的公文,要按照档案规定及时整理立卷,做到严格按照文书归档办法执行,归档公文必须完整,在规定的时间内向档案管理中心移交档案。& K: n. [1 G1 j* Q: G- f! G
十九、文件管理人员对不归档和无保存价值的公文定期销毁。涉密材料由文件管理人员编造销毁清单,经办公室主任审核后销毁。其他需要销毁的公文,也要登记造册,并经部门负责人批准销毁。* E; ]9 @( ^* ~% t- I
销毁公文的时间为:上级部门文件保存1年后销毁;介绍信和无须归档的文书存根,保存2年后销毁。“销毁文件清单”与收文登记簿一并长期保存。1 v" E# ?5 P/ e
销毁时由2人以上监销。 " z ~: |1 T7 T# h6 d/ k
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