浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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4 G$ ]/ }4 d' T* b　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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1 K/ r! t( \$ @1 Q1 v　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
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　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

6 b6 [7 ~  }. N+ b* s/ E2 Y　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
6 R4 K2 b8 p; b- G4 G( W
! V$ o) Q) `& k2 r+ A- t& J' z2 w! @　　辅助内容的综合性
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　　辅助时间的经常性
+ U5 [/ ?0 g, ]- X
　　辅助环节的全过程性
" W4 M; F0 K! n
　　（3）、辅助决策的原则

　　超前原则

　　定位原则

; S: _/ P2 M  X9 ^! X0 g7 u1 o　　信息原则

　　谏诤原则

, M& r7 C: H! R　　（4）、辅助决策的过程
5 o3 w3 Y, H% G1 d& e6 \
　　协助领导确定目标
. H: t& g# q* j& X
　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优
8 Z! E+ C4 N7 d8 _0 m+ o% r2 Q
0 E# R# z+ k: s% \& _　　协助领导实施反馈
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　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征
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　　从属性

　　广泛性
; b: P/ z& t$ V4 c: N
　　间接性
. M, X" Q% M) n& J, D
  p' P6 Y# r: z7 g) G: u: X1 Q# F$ P　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导
; I, k1 I/ I! Q8 {
9 c( Y* o7 P' x　　客观公正
$ _1 x4 f5 N& v( A1 h0 ]5 Z$ l
　　平等协商
3 r& F8 J# S" O
3 Q: B3 ^0 G1 J$ s# j% V6 n　　注重整体

5 H6 K! d$ o+ Q6 h4 F* }# p4 _　　灵活适度

8 N+ U+ S) f: w5 i# x; x& X　　（4）、协调关系的过程

' S' Y& Z# P/ M7 A0 ^　　摸清情况
( R- V' E: l" A$ @
　　找出症结

/ U, u( A, e: I% l　　恰当协调
' U, p+ g1 ~0 G0 Q5 ~5 }/ I6 N6 m
　　督促落实
4 @( V. M) ^( ]+ J) n
　　检查反馈

  T* P. W  S3 H6 v! g7 ]0 h　　3、处理信息

6 L/ O# u3 \% N% i4 D% P　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

3 b  N- u6 `" S" I( O5 c　　（2）、处理信息的原则
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5 U! E9 o' \$ g2 K, O　　及时性原则
4 e! y5 J" J! q' t: n) M4 c/ _
　　保真性原则

　　适用性原则
( _  j+ U, K8 w  N) I# Q8 x# Z! _5 t
, e- N6 b2 k. I$ ]0 Q8 @　　预测性原则

, \2 P3 ?! d+ w1 h/ z　　（3）、处理信息的内容
( @! j& {$ ~3 l
　　历史信息

　　上级信息

　　内部信息

　　公众信息
5 P" [9 G# @: s2 i& v! z& {
　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程
  p/ |. W. @/ c# a: z, S' _0 s
6 f3 B2 ^7 A, _2 x- }& B+ @. C7 u　　信息的收集
" }0 A  j) o3 T) I
　　信息的加工
: R' ^% c6 t1 z$ l" f
& ^8 Q5 D7 t, z) K  v! y2 ?　　信息的传递

　　信息的反馈
' O+ Z+ Z* T2 B+ J
　　信息的储存
( E; Q- z' U, v: W+ r- D
+ X5 ^6 c8 u% j: r% a. b9 q　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
* ^6 a# K4 I1 ^, F4 p* C& L
; C2 l. k/ |' h  h! B9 w1 g+ D　　（2）、办理事务的特征

　　综合性
7 e$ r, g$ j+ @4 z
　　服务性

4 a  D2 A+ t# k: E% |1 G- F8 s　　繁琐性
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　　突击性
1 x2 d1 _+ }" v9 r8 @# j0 G
3 X( z/ n' v; P5 ]2 b7 D　　（3）、办理事务的原则

4 G3 u9 X4 f) R　　被动中求主动
- G: v; Z( a, H, h. ~9 E
, v& K/ X! T, q4 t　　原则中求灵活

1 _" t& E# @6 @0 M  e! H! N2 d) T　　繁杂中求规范
( R% Y% e- C  r
　　（4）、办理事务的程序

* ?9 k3 P/ S) Z4 A( U. y; u　　自然程序
0 y4 c8 S" ^9 t5 G1 z, G
　　理论程序

　　指令程序
  e) a" b" v4 o. x
3 x0 b5 ?+ ^+ T( j7 B9 u7 M　　法定程序
: O3 d1 e% g' P8 ^: N0 {: m  U0 H' O
( z; x: W2 s; q; T$ t' E+ _2 y　　技术程序

% B: z6 z$ K2 S' j! A  k　　习惯程序

8 j' ]% n2 S: a" C　　二、秘书的职责
- X% M7 r/ d& P! l　　大致也有以下11个方面：
+ _) U; E# C7 K% q: o
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
, U7 D; H5 e1 ?- w
　　接待事务（来访接待、安排服务等）

  I9 Z" l# s8 S* L; n* B$ r3 [　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务
5 u0 u; X5 V2 t5 s$ Y2 h
3 u8 i# l$ ^/ |　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
+ l- K% p0 k& l9 a0 i" M; j
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
! M* m/ d; v" R( a4 t. t. F
2 h2 n. Y" z% ]- H! [　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
6 p! U. L9 k; S9 X' [
$ J4 B7 ?6 v- p' H　　写作事务（各种文体的写作）
5 ]" x8 ]: n0 s, x' w8 P4 X
1 \1 v- x* T5 c) _' g, ^4 J* |( r　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

. R4 A; b8 ?4 r2 U  y% m: G　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
( V5 A. B: Y0 A4 Q; c: e
3 ^- |, e, |2 a% n2 P- H7 C6 Q5 C3 [　　其他领导临时交办的任务