职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 9 m, [/ m3 H2 v; [% C1 L& T
2 q/ Y+ y- v0 J
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 % E, f/ q. F+ x' U4 K9 x
* R& n" a$ |' B
一、秘书的职能
: g# x x& u) ` 1.辅助决策
; d1 s7 I4 x( o8 L9 z( U9 I) u, z* W- V$ J z2 J* |
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ; A# d9 N8 f8 J
' A- `3 w9 H5 G5 c- o$ i8 K
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
# V+ T/ Y ]* n/ _' D6 |6 U
) D% K f6 ~/ u" c* E. i 辅助内容的综合性 & w) P) z/ g6 |* s4 N
( f: W: [5 z$ _
辅助时间的经常性
/ {( u7 z2 e( L+ y' E% I$ ^# D3 E6 j1 d+ p$ d9 S
辅助环节的全过程性
5 q+ n7 |- s# h+ ~5 V0 E2 a$ w* F# \, P5 K" {# C
（3）、辅助决策的原则
$ n7 Y* _* R) l2 _) L. [) c- I5 {7 k& G' z1 v$ D6 e% r5 H
超前原则 ! ?6 M' Y0 ^3 Y6 n7 r9 D' F
3 `6 W U0 j# B" x) _
定位原则 7 \+ L1 t4 N) _
1 q& `" W0 p# v6 [7 f7 r 信息原则 9 E3 H& g, S/ s/ \1 W5 n& Z
8 _4 s9 I4 _: L) l1 u- N' G; M 谏诤原则
+ k; q) x5 Z, d9 S4 @! F9 L& w. U$ z' g+ n) Z& p2 v3 ~# x
（4）、辅助决策的过程 $ a$ h" X( M& ]2 z) e
' P! j& Q+ V$ { 协助领导确定目标
' I. H8 T$ B; @: f8 t t: l8 [0 G5 @, H; `4 C) H/ ?
协助领导设计方案 + ?$ p1 C* _: D. w- I; x/ e1 E
. C) d: |+ D0 Z7 ]# K) B4 L, H
协助领导评优选优
; s5 } l, M: u4 z* v$ S' s8 ~7 _. i4 f/ K& _6 |: I$ p
协助领导实施反馈
6 C: P: O- X* {1 P& R5 F5 |) w6 n* \( j6 J! W& L
2、协调关系
8 e2 W! {/ E e6 E
, v: _2 B; B" w. U# d: n) R# q7 x （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 % k a' A- o* L! V
* L3 A6 z: t( s5 J! c8 Q' c5 ^! y
（2）、协调关系的特征 6 `# p# x: d9 U1 v. {' J
# S# a" q O* {5 c% b( ], [' U 从属性
! z6 o; ^9 f) k( f5 U; |9 y, F# m k- W7 a: ]
广泛性
2 v7 I0 s. t% p3 z' J
5 U+ o8 |( K* K+ k 间接性 9 E: C; h5 B- o4 t' S, R# B% b
, @7 h a: r, x! y5 t
（3）、协调关系的原则 4 M# G. |0 \" C. @; E7 ~- i8 `* x
$ Z% k5 o1 o: x+ f) l: m) h/ k 政策指导
* Z3 z. _' ]. P3 _# r k4 Y& n& c) x5 I6 q$ O: S; L' d, g
客观公正 & E* M2 B; ?# B! d8 N
+ W+ u5 B0 q8 C4 A
平等协商 , s2 @0 {8 u a; U/ m" R7 K2 V
& P& s) O- C6 H; Z4 t' e 注重整体 2 D; x2 D3 p; R0 ^+ L6 f- i3 d _' S
5 c; w, r) W- V
灵活适度
- ]1 }3 O9 C- L$ i( J
$ k) ]1 N8 a2 @2 X( @ （4）、协调关系的过程 2 g/ D6 t( N( q2 P$ V, n2 Y' I7 S
7 J+ o% ^6 i5 M7 Q$ ]- j 摸清情况
9 J: t0 D" N$ `" h3 K+ s
! k, Q% O: h: i: K* d6 t( V 找出症结
: M# v8 A- J: Z( q) _- C/ S# Y9 U/ I' N9 k) L( t3 E! x9 M4 R
恰当协调 * {+ E2 U, f2 s. x" b# h8 ?
- r9 `- b3 d* Z4 d C* H+ e& ? 督促落实 7 Q; }8 r+ C- c) Y3 D! l2 e: |
: @& P, P" |' H0 v) R/ q
检查反馈
0 T% I& l: \+ g; w$ W7 G" I5 H; J, \6 }" G( Y5 g! ~: M( ]
3、处理信息 5 n* D1 _4 i. \8 Y$ ], L
2 g, h; n: g/ _9 M （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 - ^; i+ C b; ^
: N# T2 b; |' {0 F" p+ H( J" v （2）、处理信息的原则 & f0 H+ p' [8 M6 _4 ^& q' e
% s% U# M/ N2 p) Y6 P9 ^0 z2 ?$ {
及时性原则
+ U" ?- V- n; [4 j! D2 z
9 Y" e8 N( X5 h- l 保真性原则 $ e6 {) z6 b+ G0 C2 r6 Z
$ T" l: }; T" V
适用性原则 8 f/ q1 V9 X: A; j
, ~, q7 p3 N. w2 X 预测性原则
4 o5 r& W( F; l
/ v& N% o) Q3 C$ y5 ?. ~0 ]$ b% ^ （3）、处理信息的内容
9 z0 Q% ]5 \6 X3 y) q1 l. o/ @
4 y1 d4 r( E5 K, S' X9 G 历史信息 8 I* j4 e! A. z6 T
% `2 ^+ P5 [& i/ { 上级信息
9 x( P( f- ?; |3 L, y0 p1 ]8 T$ h8 t5 \
内部信息
% q5 W( k0 \8 w. {& Q) ?$ C0 p! @" _/ B0 P7 X% L
公众信息 & c4 \9 {% F5 k- |
* G3 x I; x3 i- d. I
社会信息
1 M! |9 d, p0 r9 O* h1 u% l" J9 ^/ z" d
（4）、处理信息的过程 ; \, [ `( E" @
7 d2 W. s' i) T& V 信息的收集
5 s! Q0 [4 ]& c& R5 I, i7 h- [, S% D& N( T3 V
信息的加工 . i: v5 J$ C# [
2 a9 o0 U# r: h- s 信息的传递 + C4 F! a1 m; j3 y$ Y. z. @
' z- {7 `4 U0 C 信息的反馈
' @% S9 s! w- c" E: E4 S2 ~
* h) n* X; h9 z C 信息的储存
( p/ L9 i, Y! b! @0 b0 I
' ?' i) P& C* j2 B* O+ p 4、办理事务
* J, G0 J/ i1 R! k6 }9 Y' x( O& n2 c
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 8 s$ L' G8 }, I' ]6 k
2 X1 Z' c% G' P9 L （2）、办理事务的特征
5 m# [7 B, g( V4 Z) O" F5 c4 f8 h
综合性 ) g' c# T1 Y( `' u8 s5 Z1 Y" E7 p
% W0 P4 k. Q# f+ r* f$ K& O5 B
服务性 : W6 O2 G. }" L/ f( _
& c" z R( @9 O8 v9 D$ q
繁琐性
4 |( o [) {0 f& ~! R8 q) B8 C' d; U! b# \* l9 Z
突击性
1 m4 d/ v' U, w& D2 ^% @6 W, e3 H
（3）、办理事务的原则
+ [" @: Z3 H& t% c0 m$ Z9 I, z0 K+ o8 R( s% i% [, Z& ?
被动中求主动
! Q3 y+ A8 S! e f0 f8 K- `: k
: ]; \5 y/ i8 m' n. R5 Y- c; @ 原则中求灵活 & g) [. G n7 z( z1 y; A T
; _* Z D1 ?2 j% c% K3 K 繁杂中求规范 * @0 d! W7 Q( M! I. G+ ^
8 L$ q. N4 {* D0 Q% C+ @0 b/ H3 D3 n
（4）、办理事务的程序
7 _/ _% A( Y! L8 F& p$ B" [; J) q* @ I) O5 i
自然程序
2 F8 w0 R, n+ O w1 s+ ]9 Z$ t% f9 _+ a1 t
理论程序 * s% x9 t8 r3 ^# v) D
* ~* z; q9 b2 v9 R" ?+ G
指令程序 2 I0 X9 G8 u4 l+ U6 ~' v* T/ L
5 A% a/ }9 p; Z' g5 i
法定程序
( X1 P7 X( D9 G: i; j' m2 A4 W# Q+ Y8 Q: _
技术程序 7 n% V; I; I, n0 V2 ^$ J, I% d
3 {, K: A% b% _ 习惯程序 4 ~3 k) L0 V2 q
! \3 e. m! l, l" S 二、秘书的职责
& c, x& P& C9 w5 s6 h( x/ N2 | 大致也有以下11个方面：
* z( n: F/ H0 n8 `0 ~1 Z: e! s& j6 C# r- }
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） & G, k U& C! u
0 h5 ~8 x' E" |3 N, q$ o+ j 接待事务（来访接待、安排服务等） : J) F4 Y$ d2 a0 c; b- R! l
- D3 g6 x% ^1 {0 i, E+ t- D) B
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
0 [3 R3 f6 X$ \3 T1 I P
& L" d; e9 e* M8 n7 |8 a% m 行政事务 & R. c( L# D0 y4 ], P
5 g8 Q; {) o( O+ A0 l
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） # ?" x+ K3 J& ^3 i8 m
# {: i5 h4 a$ i1 R5 h: U$ I/ C 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） % T7 z1 a& d R0 h* C' m" L# `
# I% T2 F+ D. w Y+ e 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
, M/ z! D2 f+ G! I: b( o% f' g8 A. V) N& `& W8 O8 Q
写作事务（各种文体的写作） 5 ?$ p4 V! H6 n
0 Z) U( B, R) h5 x6 i
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
' D/ z& t- @6 J( Y8 B7 c# e1 J( V
: M) v6 _4 ^# f" p9 t( {. G 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） / p, t2 @! a$ e( b+ t8 O' ~( D
: K' R y2 v4 |0 w- S0 _ M 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
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