会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。. j; \( G# V7 Z
笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:9 t- F G& q( Q, a2 ^
7 u$ ?6 V ^3 H 一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。6 A* i2 L+ U4 }% i! W- W
+ e3 P- F' d8 l, b
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。
. ]# O4 H( ^# y6 j+ Z% n$ J, p" _ ] 2 O9 ~* J. b1 l
三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。 j( ^5 g# d l0 w
, k5 j3 B" [; V! c" b: _ 四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。: p2 U @( c ~% \
) K J% E& J/ J& ^3 M4 ^5 J% g4 u! g
五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。2 i/ ^$ r6 z. a0 n# n, a
! D6 g. j8 j5 Q0 M9 e4 U
为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:5 S, ?: l; H0 O4 a& A& D
8 k8 A2 [3 {: I3 Y
8 C2 G& C# J" N0 y0 p D2 j4 l$ w |