一、会议记录格式
- n7 P$ z A8 Y( T( b8 ^: H4 U( { 一般会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
8 q- Z( \4 c8 P' k( H5 }( S 对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。6 A2 J2 W. x, G N% P/ c
会议结束,记录完毕,要另起一行写"散会"二字,如中途休会,要写明"休会"字样。 d; ~; R, M4 |5 Q
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例文一:
4 `6 q! p. G" E9 b- K M 会议名称 会议时间
6 x. g. O& @7 Z/ i6 b4 J, t7 } 会议地点 记录人
* {4 ?8 s& @) @8 g- b9 y 出席与列席会议人员
, |9 G1 v- L& k8 {& a) X. Y 缺席人员$ U2 N7 j5 d2 W% g" h6 |( {7 u
会议主持人 审阅 签字( F/ c; T& k \" V. E
主要议题
4 s; l3 O$ e6 A! o" Y# O+ I8 s 发言记录:+ z7 f1 T' l& z ]
, D8 e* l C5 Q" Q
例文二:
& K+ N0 s: J! y9 A7 o% ? ××公司办公会议记录
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( h' c/ ~4 n+ B& y9 p 时间:一九××年×月×日×时
7 \- G8 n3 P. J: m 地点:公司办公楼五楼大会议室
7 ^" r0 _, x8 P. r" y+ ?: m$ [ 出席人:××× ××× ××× ××× ××× ……1 `' l- l1 H( q, Y
缺席人:××× ××× ××× ……
' u, W. B' V' _( O 主持人:公司总经理. S! P1 m( |2 a
记录人:办公室主任刘××
" I. |; [! p1 b. e9 N" ]! }4 i 主持人发言:(略)
4 }+ h3 H7 p+ y8 Q 与会者发言:××× ………………………………………………………………& g4 q; z* H5 V: i2 _ m
××× ………………………………………………………………
/ Z( n( v4 v3 c: e# N 散会
- j k. ?# K3 C 主持人:×××(签名)
" q% P: e& [& h+ `0 H! d8 S 记录人:×××(签名)
/ b" G2 F' P6 | (本会议记录共×页), r$ d6 s6 P8 R6 z$ p/ U4 ^
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" J) t2 j/ N: k; P# L& J 二、会议记录的基本要求) Z0 K- f7 S5 n- c& t, M! O7 `; b( @3 n
0 f- G$ L2 Y* L" ?9 u# U: j8 e4 ^ 一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。$ |! Z1 X2 j8 s; ~: B
; C" U) J, K9 }6 f9 l5 n+ c; d1 h" x7 a 二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。
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' c+ D5 [: _- k9 ~/ K" o 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。, b! D* ?$ s- u& j
7 G1 j4 h5 n) J+ Y7 a0 U6 e( D8 [ 记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。& v; Q( `' G5 m
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四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。
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V" C } L" D0 x) b5 }4 W% a 会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。
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三、会议记录的重点0 y6 a% A1 N* p% u
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会议记录应该突出的重点有:% G% Q& h4 |0 e, ], f# @ C
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(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
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(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
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(3)权威人士或代表人物的言论;
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(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
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(5)会议已议决的或议而未决的事项;! }; e. r# e4 ~# p# |" B2 O
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(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
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四、会议记录的写作技巧
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, p/ [, f- \" f! t, q5 w% s 一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。
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$ O' v- Z" c( C+ l% O: b0 J- W 一快,即记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。, X" c4 ]$ y1 j N
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二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
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. q7 m# @9 A0 y( E6 I- k 三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
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四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。8 u2 F, J# g2 B$ T
. }0 L& s( O* V- [ 五、会议记录与会议纪要的区别
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% [: M4 n' `. }7 A+ t0 @ 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。 |