一、会议记录格式
2 i$ X2 L+ j |# O( w( |, e 一般会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
+ o; d- L7 b- k 对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。
: j, x8 a& I `, ]% g0 G 会议结束,记录完毕,要另起一行写"散会"二字,如中途休会,要写明"休会"字样。
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例文一:
" K+ V5 L& I! N( ^ 会议名称 会议时间1 Q3 X' y1 [$ C
会议地点 记录人
]! y; T- r8 o! d+ d 出席与列席会议人员" u0 O$ ~# X# X$ g
缺席人员* n0 _7 ^; |6 }- w+ s
会议主持人 审阅 签字
$ W/ a$ j& d. m1 g: r& u3 K5 L 主要议题3 ?4 [# i- N& B$ `6 g& p
发言记录:( @% L. }" k* p; Q0 E, l/ K- n
5 k% q: Y3 Y9 ~% b6 ^5 I" o% g 例文二:( |1 g; p8 O& _+ ]( w
××公司办公会议记录
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( ^0 R7 N8 I; r+ ~! \* X2 R 时间:一九××年×月×日×时
: _# D9 c- H0 D 地点:公司办公楼五楼大会议室
' ?" P( u% l$ c. v; I4 s- M) Y 出席人:××× ××× ××× ××× ××× ……
8 ~% k$ | f& B( \( a 缺席人:××× ××× ××× ……
9 i+ A: ]' a2 U* Q 主持人:公司总经理
# R. d" ^: x9 ~ 记录人:办公室主任刘××
6 V3 F3 x, h8 W% ?' R8 h 主持人发言:(略); p: M) E& \7 p5 i/ D
与会者发言:××× ………………………………………………………………: {7 X& O* w4 E h6 r! D
××× ………………………………………………………………7 \5 Y. w6 _8 L! a
散会7 s* N* C0 l5 Z
主持人:×××(签名)
+ @$ ^2 S& N" d5 Q 记录人:×××(签名)2 [. m3 E1 A0 {; D5 S5 s
(本会议记录共×页)
3 B5 r' C2 ]) `2 v1 L$ F) G8 p) u( @1 l5 l& ?
* o' {8 ?) ~6 X. U7 N! R 二、会议记录的基本要求
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一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。) I+ I K' o! q" v% B$ n ]
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二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。
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8 Q1 y4 [1 O+ o: p 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。
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记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。
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( o% a/ Y% O1 o7 u: S' O4 I 四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。
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会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。
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5 x) Z+ q4 |& ~) W5 N3 N 三、会议记录的重点0 J3 Z0 M2 t5 H/ `; c
9 X% |: \- `, a9 r7 l( u 会议记录应该突出的重点有:" D% h5 B7 g3 ~6 i/ P) Q& J
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(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
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" k" F2 W2 v$ e+ M2 v6 \7 h( @ (2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
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(3)权威人士或代表人物的言论;
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# y5 ]' Z! e) a% q (4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
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(5)会议已议决的或议而未决的事项;
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+ `/ \- q) k) T: H$ W (6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。2 U% S; ]8 x9 M1 r& b
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& f! L! y" U! o7 k' G) z 四、会议记录的写作技巧
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! z. z' R8 b! r 一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。
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一快,即记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。0 [% n& M1 o i) X8 v, K1 F
* c @0 _ h/ @3 d 二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
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1 L1 ^0 d; V7 G$ v 三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
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, F+ W. ~% _4 G/ [$ b; e$ g5 l 四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
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, Y) q9 H3 M$ v: y. w 五、会议记录与会议纪要的区别
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会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。 |