公文的结构布局例谈

  一、公文的结构形式

    大家知道，写字讲究间架结构，结构不合理，搭配不妥当，字就写的难看；建筑工程也讲究结构，结构不正确，不严密，就不安全、不实用，也不美观。同一道理，公文也是强调结构形式的。这是谋篇布局的基础，也是写好公文的前提。综合分析各类公文，我认为：任何公文都有开头、主体、结尾三部分组成，结构上可以用三种形式来概括：
" M- l+ z7 b9 X7 v8 U# y' t* ~    一是篇段合一式。也就是说一件公文就一段话。多见于比较简单的公文。如请示、通告、命令、批复和一些通知。这类公文比较容易掌握。
    二是分段式。一篇分几个段落，每一段表达一种或一层意思。多见于总结类的报告、奖惩类的通报以及计划、规划类的通知等。
    三是分项式。多见于内容广泛，篇幅较长的公文。如决定、规划、意见等。
    如何安排结构呢?一般来说，应注意以下三个原则：
7 Q: M8 X+ }. a/ O% p1 f    1、联系性和层次性。公文各部分和段落之间，应按内容是否有联系或者是否属于同一层次来临行安排。一般都是先把目的、意义讲清楚，而后把什么事、怎么做、有哪些要求分层写清楚。
) B, a+ s( w( Q" U- g    2、专一性和完整性。也就是说公文的每一段落、每一部分内部的内容应该是专一的、完整的。不能正说这一种工作时，有扯到另外一件工作。说宣传就是宣传，要经费就是要经费，不能混写。
1 u# f4 R6 F8 ?8 l+ X. U; i! ^- P1 f    3、条理性和固定性。公文不需条理清楚，有主有次，有先有后，具有相对固定的程序。各部门的业务都有很多中，体现在公文中，都有内部习惯排列。如残联的文件，都是按康复、教育、就业、文体、扶贫、组织建设的顺序写的。再如最近的发展观教育的文件，是按目的、意义、方法步骤、要求的顺序写的，颠倒了就乱了
。
    二、公文写作布局要点

     了解了公文的结构，在谋篇布局时，就可以从其结构的三部分考虑，再加上一个主题，所以布局的要点有四个。
( q$ O" L6 }5 d: e  j' `     1、确定主题
0 {  O# s- k  e4 ~7 ?" m  V$ B     每件公文都有一个主题，这是这件公文的灵魂，公文要表现什么思想，说明什么问题，集中体现在主题上。主题是否正确，是否深刻有力，关系的这件公文的成败。写公文只有确定了主题，才能考虑结构安排、内容取舍和语言的运用。因此，选准、选好主题是需要首先考虑的。
+ ^) I* y9 X. C, [$ f那么，如何确定主题，确定的依据是什么？结合学习有关公文的著述和自己在实践中的体会，我认为有三个方面：
. ~4 |8 r( @+ e/ d' R      一是根据形势的要求。文件的主题必须符合当前形势。这个形势就是当前党和政府所提倡的政治、经济、社会发展的大政方针、政策。如2008年以前几年，“新北京、新奥运”就是北京大政方针文件的主题。现在，学习贯彻科学发展观是主题。
      二是根据工作需要。单位在工作中遇到什么新情况，需要解决什么问题，是确定文件主题的主要依据。有些文件是为贯彻上级文件精神写的，有些文件是领导授意写的，那么，上级精神和领导的意图就是文件的主题。脱离了这些，写作必然失败。
      三是根据占有的材料。观点的形成，必须以材料为基础；主题不是凭空想出来的，没有丰富而充分的实际材料就无从谈起。要提炼出好的主题，必须熟悉所掌握的材料，认真分析，找出规律性的东西，找出统帅这些材料的思想观点。比如考察报告，有的人只写到了什么地方、看了写什么，却总结不出人家的新经验。这是什么原因呢？我分析，就是不了解自己和别人，对比不出好坏优劣，所以也抓不住主题。
      有了上面三条，在选主题时，还要注意两点，首先是主题要有思想高度。有高度主题才能深刻，才能吸引领导注意，使人受到启发。换言之才会得到领导重视。有些材料，往往带有一事多意的特点，提炼主题时，就要选择其中最有代表性、典型性的一意，不免数意并列。其次是主题要集中，一份文件只能有一个主题，不能多中心，比如报告一般是一事一报，请示是一事一请示。

        2、确定标题

标题是文件的眼睛。好的标题既能传神，显示主题，又能起到导向作用，把读者的注意力吸引过来。在机关工作中，领导那里各种文件、资料常常堆满案头，往往一个标题就能决定文件的命运。如果标题新颖、有震撼力，领导就可能立即处理，“题好一半文”就是这个道理。如果标题含义不清，领导就可能不注意，尤其是请示、报告一类公文，更需要有好的标题。
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     怎样才能拟好标题呢？

     一是根据文件性质确定。文件的性质是决定文件标题的主要因素。比如，该请示的问题不能用报告，这是人人都明白的，不会犯如此低级错误。但我也见过这样的标题：《请领导尽快解决工作经费不足的问题》、《必须立即改变社队企业税收太重的请示》等，你看，这就把请示写成了指示、命令了。
     二是根据文件格式确定标题。大多数文件，其格式就决定了标题的相对格式化，要求标题必须完整地体现文件规定的内容。如，请示、批复、报告、决定、令、通报、通知等，其标题组成是严格的。必须是《关于××的请示（批复、决定、报告、命令、通报）》的样式。这些可以称为格式式标题。无格式式标题，主要指简报、调查报告、会议报告一类，撰写者有自由发挥的天地，但也是需要一定的功力的。确定标题，要注意写实，要简明扼要，精炼贴切。
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0 m; @' g" \1 u" H8 H) `8 V      3、确定开头
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/ a, D0 i, a+ U  ^! ?      好的开头，是成功的一半。

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总结的结构形式有哪些？
1，“三大块”式。即基本情况概述，主要做法（或主要经验），问题及今后打算。
. W& Q" e: B8 ?! ~# G2，因果倒置式。开头讲工作成绩，然后表述原因，经验体会，结尾写存在的问题。
' |5 i0 E. ?/ O& I& `; D# D3，条款并列式。
4，正反对比式。
6 c3 [3 e* d# Z. p7 @3 N/ s7 y5，层层递进式。

“三大块”式。即基本情况概述，主要做法（或主要经验），问题及今后打算

确定标题，要注意写实，要简明扼要，精炼贴切。

定。文件的性质是决定文件标题的主要因素。比如，该请示的问题不能用报告，这是人人都明白的，不会犯如此低级错误。但我也见过这样的标题：《请领导尽快解决工作经费不足的问题》、《必须立即改变社队企业税收太重的请示》等，你看，这就把请示写成了指示、命令了。0 C( [- \6 [3 _- T

是决定文件标题的主要因素。比如，该请示的问题不能用报告，这是人人都明白的，不会犯如此低级错误。但我也见过这样的标题：《请领导尽快解决工作经费不足的问题》、《必须立即改变社队企业税收太重的请示》等，你看，这就把请示写成了指示、命令了。0 C( [- \6 [3 _- T