一段：发通知. o" R" t( O) X2 `0 o* y! f
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议6 S3 C6 s: [! {" h3 ^" ~* q# G) V
2 ?) v$ Z3 n+ f2 a5 u2 L z/ S二段：抓落实- s6 s. }/ A7 X( Y4 |. J+ S
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到: i) X. L: J8 l+ Y0 u: G# r
) c$ u& m& Q# E& D! |( n三段：重检查
( S. l, o3 G% b8 L$ w发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间7 A( ~6 M2 c& J( N
8 m/ Z# f. }4 H' v, Y6 w' h/ }四段：勤准备0 D4 o. J' u5 T( A0 J# X. M
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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$ \) ?. ~) M% ?; P五段：细准备
( `, Z% P+ {4 \4 n% @9 g+ q" D发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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( e" P4 T' O, W六段：做记录* l9 e8 l, i6 S% m! O- l% R! K
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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: y% d. P' a) q$ _5 X% a! }七段：发记录4 ^+ m: H- z6 S5 b
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员, [9 ^" j$ ?. g9 ~. o
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八段：定责任0 O7 [: t* e. u3 R
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程
8 j1 T3 Z/ D, |$ ? {把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系) s. w$ w- [/ Y. s8 i$ i) i
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