一段：发通知
" l& z. f ~, a8 m用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议" J* _) V! d2 q+ Q
+ Z Q8 \: f0 {7 @# p二段：抓落实
- |8 V( M% R) V3 v发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查1 C8 \7 U% m1 t% s
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备
# m% k7 w8 ]% y+ Q: q发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备: G4 G4 ^8 m l. H/ p! I& S; d
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）! w5 J/ Q! D- J
- ?9 \5 d" n3 P A3 ^% G* P六段：做记录
0 i- R% w9 _( Q: I发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
O1 h6 F5 j* e$ u会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员1 c* [) e, P) A* R' G7 _
6 ]) m. R2 Y9 P* R5 c9 m G八段：定责任
! |7 z% h: M! v; S6 T将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程5 r0 I- T. L# t7 n5 |/ k
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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