一段：发通知5 h3 S( F0 U, H- T! e- F
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议 o$ |0 B) ?7 r1 E& A# d& R
6 j8 s# Z. O& \1 @8 U二段：抓落实
" I# I. j p9 h. D: f/ [! x发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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2 K/ Q9 r* }& F; D三段：重检查
. m! p. K+ N- F0 [' A发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备4 d3 o7 J' y) C7 V+ l
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备* S" ]0 }2 s4 E, x' Q$ ^ c
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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6 \* F& P2 z* A+ t$ @4 R六段：做记录
: t3 E+ Z- f/ G1 b$ \发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）1 |/ d9 `4 k: c' _. n! b1 @1 X
* F( n3 E% I1 k! n) A七段：发记录) ?: j( l# ]; X
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员" p1 U" \2 r) w
. j: J3 e7 [# a! [* S' \8 Q八段：定责任) ]( @5 Q4 a2 V6 [1 n. F
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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3 T% g- y) q5 A$ \九段：做流程: N5 b% p6 B1 B' D t
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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