|
; Q: d, f; ^, d' r" ^ S
mso-font-kerning:0pt">2012 . w. x, m% L3 @4 A& U
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
6 ]0 W" l+ _: I5 b" j3 m5 r# `; W7 u$ B# y0 c1 i$ @
2 g% J9 g% j9 n, r0 y0 Y+ z
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容. g1 i1 r7 I( }8 R9 ^color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . A6 M/ ~, [9 ~7 z9 M3 s
D0 N) D" d* a6 H# {5 l4 I6 X% X8 F0 E8 j# ]mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。7 D* i/ X, @4 `7 q1 L$ }* Mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
6 w8 [8 N4 S4 ~6 [# P
( `! R8 p: N7 t' v5 n! W% ?( a0 |% G8 i
mso-font-kerning:0pt">1. * h# ~( O4 J1 B% T$ I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 2 G" t/ _5 {+ [ b
' K' s" V6 r4 J
8 s4 c5 `% y* X& z3 e; p
mso-font-kerning:0pt">2. 2 O, s& y# J4 w, ^ U$ p8 e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 8 t; K; J9 U" |+ l8 x% Q6 z
/ r- s) {& } G
5 e5 y4 R& U' v+ h* H# X/ f0 a: Wmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。; `% ~/ Z v6 q- o: D' ~; _
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 q* {9 d! q7 [ a
) u R2 Y/ q4 R; P4 H
; l; H, L; n: o
mso-font-kerning:0pt">1. ' I5 C7 G( ^7 }4 q; z- o8 q. Z1 z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
r; f# z! ?! n
: o7 L( L$ l9 f0 Z5 D" ~1 L( L# o- r5 S2 l; j. {
mso-font-kerning:0pt">2. 2 |) x4 o' H; ~# ^: S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
# `+ _. ]$ Z" _1 ?
3 K% k: k. N9 @. ]) Q8 F9 A% ]: ?9 [! W- i3 L$ Y& [mso-font-kerning:0pt">3. 2 J9 z; [3 G+ C8 ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
% Z$ Z( y, t, m! p# x( l6 P1 u) e/ c6 n. H7 H) ^5 V
: o% q0 H" C. J$ p, Y. E2 C
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
$ W @' i& i, y- N- Pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。* X" Z/ I! l3 m5 v2 E* ^7 x1 Z
mso-font-kerning:0pt">
' c! ]( X! w2 u1 w j3 f: z
$ J3 K+ j2 K( ~& t$ F/ o; _5 X2 n% I( x1 l* ?9 |: _mso-font-kerning:0pt">1. 9 R3 y o' |& L) ?1 ]0 U% y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 0 ^9 c9 p4 D3 u5 F9 s9 d
; E* | b: q+ \9 M3 p$ }: v8 A+ W3 Y# A! P* F3 B( C9 ]; i5 b
mso-font-kerning:0pt">2. 2 \8 e# S8 e" b$ j0 [% x5 J宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
1 Q, q; B: z2 v4 _% `1 o! Z1 B1 p f3 `4 {& u
# j- j4 Q; C7 h; |9 {/ f. |* e c
mso-font-kerning:0pt">3. 5 O; c6 c; P+ [6 d5 T! d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 7 b H. M# E; k
6 Y: N. W" V% d8 e
1 o7 b4 G3 J7 ~+ e
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。# s: k2 ]" @8 [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
1 ~* W: q/ j3 B- \) S+ K2 t1 G+ h8 S5 h/ Y& t$ V$ _% A P
: P1 X; y# }6 {* [6 _4 j1 emso-font-kerning:0pt">1. 6 K; l4 R; Z/ U% j% ~8 k9 B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
* h2 w4 j- }" g- ?+ Q7 H$ P
7 b+ {, P- p. _$ `6 v+ B. W3 Q# J2 [8 \
mso-font-kerning:0pt">2. & c: ?1 a8 U) m: d4 A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
' ^* J- s4 I* Z2 f# R- w6 I) R' n% I; C
& a3 T" j, Z5 H( g x h& v9 Vmso-font-kerning:0pt">3. ; T& [4 e) O- l+ j/ w8 @0 Q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
* T ?8 f& `. g' \' v2 I- \9 h0 d: Q; N, G7 [3 X; B3 n
/ v+ D; Y7 C& F6 f) n* I$ M* m7 v
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 Y t& [* T- x- T. e, E8 mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 |( J1 D" B% D% `
8 q$ a* ]- c( o |- ~8 r$ i
" c# J& k4 p* [7 k$ E& P- ?. K
mso-font-kerning:0pt"> 5 A8 M: l- ?) |
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) J4 f& n1 Q% @) ]% _$ G+ {
- A6 @ X* M5 \2 L; O$ W' ?8 I/ [
+ q1 v' g( o0 _! t
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考! \( }9 u2 W+ Q+ S Y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
" ?4 k. _$ b( b |7 J1 E, a" \1 O' X# M2 r# t+ J( O$ n
- Z9 d( |$ @. F, }; x7 Y
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
8 h" O0 e1 k+ d, @" a& w8 G0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
% e- c/ H8 `7 V( l- T( V+ C
K* N# F# {' Q b# n& T. z& z9 E3 f; W; f# X
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' W' d+ a0 j- d+ I/ U% `
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & W& o8 `) z/ Ucolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
# E' L0 G9 {# Q. o% O5 zAR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
