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mso-font-kerning:0pt">2012 5 m9 z+ w b* B. J: c& pfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 $ G* C" c$ K1 Q2 w2 F k6 V8 W7 _
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容- }2 F! J4 c" a- e |, s+ ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' T. ? P5 y8 ]# F
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。0 `! {, n6 a" L; Y5 tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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( b' G+ M5 h! a$ P* M h8 A) ?3 t3 I$ b. j/ U" z/ ?# \! Y
mso-font-kerning:0pt">1. ; l1 f* o9 R4 ~: C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 * z9 [( @: z: d1 ^4 l1 B1 o
3 T! ~. R6 X# G7 ^0 f# [/ _3 I p; s: n8 N b. N
mso-font-kerning:0pt">2. ( }9 k, a! c- z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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3 p2 L- w% q9 x6 {2 d* i+ }- M1 o8 F, ~8 V3 |/ A' B+ P [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。' V# l4 a# S+ y5 r; V0 X
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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5 ?3 e! @) f! A% J6 X! d Y6 kmso-font-kerning:0pt">1. $ K Y- q0 K- y: Z$ ]
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 & V* r% Y3 H' I. i6 T8 ~
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mso-font-kerning:0pt">2. ' C6 E% i6 _3 ^. ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 2 D" `. G) q- u7 i$ {# ]+ u
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mso-font-kerning:0pt">3. & u3 J% q4 ?- W; c7 X" x" a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;6 ?. C9 V% J M3 I, T
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。( {3 I0 @6 S- t. a' d! o nmso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. / C7 _4 C) f7 i/ y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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) m3 M; j, \& ~8 @$ {mso-font-kerning:0pt">3. * n# ?9 F% w0 c# d5 g7 J
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。+ l$ x7 p- Y; D' Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 ~, \4 c+ w8 o2 _8 ^) e0 W
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mso-font-kerning:0pt">1. ) S9 x$ I1 D" }4 E; S. |" ^, L
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ( q: d H9 I% W+ E3 [% H* F% }: ^
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7 U9 a" {' A9 J6 J6 gmso-font-kerning:0pt">2. : ~) l3 X) o4 h
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ' h7 I9 I; m$ E' W V
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( j& y- n7 E( p Imso-font-kerning:0pt">3. . D1 \' `" P) B* V2 s$ |- S6 p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 3 _+ h* ~+ p8 K* G9 E( Z
& S. p, z& N3 L: I# V- G6 x+ G* q# m4 Nmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。$ h a4 u% W* V% x
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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6 K" O5 j8 A a/ S- q' [# Gmso-font-kerning:0pt"> % n, H& \5 N0 r9 R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 j) T/ _! u5 w5 M; Y. G
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考. S n" T1 X. Zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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3 w& o# V9 |4 P2 B n8 ~. U7 H% z" A$ z/ V6 K/ s12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
i5 d8 |, [- T! X0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 ' E# g7 L0 d, ~0 j% o4 F% V6 B2 u
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
& c* d3 E. p/ t) T% LAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 9 I4 i; h( Y7 x% g8 ecolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:: z, X! H# E/ M$ M. X
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