晒图征文03号：一个菜鸟的资料分类思路

    我是一个办公室新手，懵懵懂懂，磕磕碰碰。
    以前系统学习过软件编程，每天接触格式严谨的代码，从那以后喜欢上了这种条条框框，认为这些针对自己定制的规则，有助于提高效率和减少错误。
    在入行之前，有前辈把他自己积攒的几个G的资料传给了我，我深深的感谢他。为了消化这些全无印象的资料，我自己开始琢磨制定一个分类的规则，限于自己的总结概括能力，我决定结合图文来做这件事。刚巧，老秘网也在举行活动，我就把自己粗浅的想法上传网络，请大家评议。
/ G0 S, I# n$ o: Q# L+ E      

    以下为说明：
# C% C/ H0 A9 m1 @2 ]8 g. \    分类用意
    一、整理资料和分类，目的在于能够在需要用资料的时候回忆到“库存”里是否有，在什么位置，方便快速的找到它。
4 }( g8 z7 C! f$ t2 B& _    二、这种分类习惯一直坚持下去，会得到强化，对提高查找资料的能力，提升工作效率意义重大。

    具体做法
    存储思路体现：一份资料，“关于***征地拆迁**的报告”，最直观最习惯的思路，应该是把它分类到“报告”中去。往深处想一层，按发文对象来分类是“项目建设部”，按收文对象来分是“征拆指挥部”等；再深一层，按可能用到这份资料的地方，是“项目建设”专项工作类，可能用来模仿行文思路的，是“对上工作”类，等等等等。这么多种分法，其实自身最习惯的分类思维，最多只有一种。资料最好就按这种分类思维分下去。试想，当领导催资料的时候，手忙脚乱，这个时候不比常时那种好整以暇的状态，混沌中最清晰的，只可能是自身最习惯的分类思维。
    重要程度体现：0~工作资料，1~个人资料，2~写作积累等，自己访问越频繁或越重要的文件夹编号越靠前，文件夹按名称排序，保证左起第一个文件夹是自己访问最频繁或最重要的。
5 [- d+ f: }! }5 r2 M' N* h; {
  Z, P6 ~2 ~2 I7 ~: }

    提高资料查找效率：拿我自己来说明：我的想法是先区分是否与工作相关，再按性质分类，不需要单独建类的资料，按单位部门分。一个文件夹里，文件与文件夹一起不超过30个，过多的资料可以放到“不常用”、“无类别”、“无关联”等子文件夹。“工作资料”里装着行文时需要的素材和数据，还有行文的典型格式和思路；“写作积累”里装着行文的技巧、妙笔和大局观念等；每一个文件夹建议明确其用途，最好能把用途概括抽象出来，直接命名。
) t3 u. p# X" c+ b! ?
8 P: o5 x* K% [+ U" T  Y! I) q9 p' v    其他事项
    *大量的文件不要放在桌面，两大害处，一是影响电脑性能，有经验显示，桌面东西越多，电脑响应速度越慢；二是系统崩溃重装后桌面上所有的资料会消失，这是严重的事故！
    *桌面分类软件：fences2.1中文破解版，很清爽。

0 M2 W5 S+ r- y/ d( T0 V
& r. c' O7 {5 q4 M& e

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

5 L' q% X  b: ]

新手，文笔不通、思路不清之处，请谅解。请对我的想法坦率的指正，谢谢。
. n1 g  V, `- A4 N
( M* Q4 s0 t- o

这是传说中的思维导图吗？对头，资料备份也很重要。老猫一般是每年刻一次光盘来保存。
4 G- U. P" d+ N+ c+ @" _& _请在活动贴补报名，点击“我要参加”即可。顺便在贴后回复几句，感谢参与。
* d) F$ c& X3 V

对于资料整理这块真的是很纠结
0 f$ f0 W& k/ r% H% V希望能从楼主这里学到好方法

在信息化时代，资料繁多，归类是一门学问。多少文案人员为之头痛，谢谢你的分享，学习了。

学习了，怎样整理资料也是写材料的基本功

每个人的征文分享都值得学习，这篇征文更清晰明了。

信息化时代，筛选和整理资料是非常重要的一件事情，学习！

，资料繁多，归类是一门学问。

按性质分类，按单位部门分，分类简单明了

合理的类别分类，有效归类各类文档，为今后服务领导查阅史料提供方便，能在短时间有效的为领导提供需要的相关材料，便于领导做决策。优秀的小秘要先学会做个高效的管理者，科学分类、及时收藏、安全包村是高效管理者必须具备的技能之一！