公文写作经典语录
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1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。! J* }$ l# w3 x# `5 k8 K/ R h
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。% ?' _, `+ i8 ~: H1 C
3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
. f Q2 y! \( G- R5 u4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。7 h0 S/ Z& Y& I1 k$ O; b
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
2 Y/ c" ~) ?: T$ G( [* u }, c6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l
( a- ~ W7 w% p7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
+ ?% Q2 y! }( ?, Z0 N1 `' H8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
" X3 ?+ ^8 d: ?. W9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J. O* }2 H6 a* Y# R, k2 N$ C
例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知
% n0 Y+ x& P+ w6 S) c注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c
( {* c' r' F( Q7 m2 u: R/ W7 i10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S! D! W7 P( L/ G5 X
例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》- u$ U7 ~' z& m+ {! V' _, x5 R
注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。
7 a( S: L. j' J; \( r例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”; h8 {9 G4 O- u0 v+ ~; r7 C
压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》3 w, ~# R8 |* j5 B9 Y" H
11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。
3 p) ?5 j- |; L* h: N2 { 注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。! [1 g7 r0 q6 a) H& S4 R' y; f' s9 F
12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
4 W4 }# o& A8 R6 k9 O13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。
# D* S( y3 d% F! r p" t14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
( Y# T+ i" h2 K* P/ Z* n5 f, Y 编写的守则:导言+主体+结尾
8 ]# D8 ^2 {5 P 导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。* a% v) _0 n% U# C
主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j
' t5 @0 c R0 A) [ 结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?, C7 X6 k% l" J$ d+ { f, R% V; E
注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R
$ v2 F( L2 r: M7 i7 ?# @15、批复的标题:关于+事由+批复( x" G/ u; G* u- O" N q5 R
编写的守则:开头+正文+结尾
& N. z5 W. `+ S, T* k5 Z* ] 开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。0 \. y( j) | x6 C5 d' \
正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。
& I% g1 w9 y% Y+ k8 M 结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~
( }1 A3 W% I4 a: B/ i 注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
: [1 |2 X( R. L16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B
' s! P. k3 M! o& U/ t* m 编写的守则:导言+正文+结尾
8 t3 W; R$ N1 a6 [, N导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
" a6 y7 u% E }7 f$ k正文:通知事项
* {/ T. r6 V, I2 l, S4 ]9 G" Z结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O
0 ^; M3 I& n6 a1 W; H, ^& Q注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。& L: x( o4 o1 \
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等, P& d6 z6 q! Y& o
培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
8 S0 D# d# j* y/ Z17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ? O- |' ~% K- v( m2 G
编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)- O: \8 r0 c$ H% C! K- V
情况——问题——建议
H, J, V* i1 e" H (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i
" l, o3 D2 g; Z4 G( P* b 情况——原因——责任及处理意见
) R: K6 F' j: S" g" ] 注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
# _8 L; L( d3 k 报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
" u5 O( h6 l* Z# w% k9 n; {- Q4 J+ ^: M 报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”
$ K2 T: \" s( g8 _% H7 i18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H7 |9 a! T# b5 x4 D4 p
编写守则:开头+正文+结尾8 e& m4 p! S% _! s" w
开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S
5 S* |) n. b( k# I正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x# C5 D( Z/ K% j
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。: {* D% ?( _' C+ R! z [) I6 v% `+ ^; d
注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。6 q) S8 g* _7 T: `. f: ^2 d% n
19、决定的标题:关于+事由+决定- z @$ E4 O0 ~/ y7 r$ p4 Y, N
编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [
! l0 a+ l- x5 J( L! r1 ^5 u$ B导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f
" H) P: W* L# N主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。0 i) s# ?1 M/ g6 `
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y, G0 ^# g$ N! t# [0 O, Y: q
20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T0 V/ v i9 Y" W- N
编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
8 K9 v( {5 z8 P# |导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^
- Y6 [3 a: ]$ G9 q K0 z) \正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L6 ]. ]7 }5 K% O- d
结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g
Q1 w0 z/ \! m$ _* b注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。! S" K3 j. g0 W$ Y7 I
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要* P5 V& Q# V9 T( R' w) ~2 @& p* S0 E
编写的守则:会议概况+会议内容+结束语
0 u8 | A1 u; s: V* f& K4 P, [8 {会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
5 b, Z* e. n( r y% _7 c+ f会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A1 _; U) ^* C# f7 y% s( ^/ f1 B* I
结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s- z/ N' D) L' L" v
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。
( b& P6 z0 h# y. u8 k2 ^23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。1 V" h$ D$ Z1 S
24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |