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一.总则 7 O- S/ m% Y& q- S" v/ R
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 8 e: \( S& [; |. a8 _
本办法适用于全公司各部门。 1 u- P+ M: V) m5 N/ t# O- s
二.对外接待范围 * x: C H! }% H3 C
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 7 {8 `* H; Z( l7 B3 T+ |$ I
接待的对象分为内宾和外宾。
u* @2 t, L8 o6 C2 A3 a5 L# x 三.对外接待部门
% I: F5 O; Q9 c& l" x! ~' k 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 : o& [ G; \( ?9 P* }
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 . z1 P1 M* }' R& f
四.对外接待原则 - X! ?9 v4 Z/ N
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 " h; T7 G! R3 M8 ]1 [
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ' a" t9 s6 l& e
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 . a& a q& l- l _0 {- G
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 , \+ ~" R9 ~2 C2 O
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
1 v) m1 C5 r; l% |& D6 x 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 * |+ r" r5 }* Y. e2 i) f [' i7 ?
五.接待规格的确定。 ( M# X3 Y$ R6 y& @3 S8 B- a& d
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
+ ^' P2 }! j) Q5 c% [) M 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
8 b& \( M" ]! K5 Z; x! G. ] v 六.接待礼仪
% R, e* ^" c5 k2 t: P. ?: p P3 N 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ) g9 E4 F3 W7 H2 `- k
2.接待：主动起迎，问明来意。 - {2 D4 ]7 c2 z) N. ~
3.安排交谈地点：
1 z6 ^8 U/ i' s ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
! @' t- n& r3 _ ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
3 x0 B0 q9 x$ K/ x0 S7 e0 N% x0 ` ⑶切忌让客人久候而无人问津。 2 h1 C) }/ U. d: H* T1 A
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
8 D: |; @: w3 U, H0 l 七.引见。 / g! P. g5 y: v9 {
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
! l% a! s) V; I5 o 引见顺序；
$ d* h. y; D; ^% v ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
+ C1 g- g/ z0 k6 z9 u/ G ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； # Y- W' ~9 S. }4 }# D& O! \
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 0 ^" a! T0 K- L; L) {
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 3 _9 ]: l, D& _9 f" ^4 o
八.行路。 8 k- A: E- n! y+ |( R! I
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
+ K1 \8 V1 R# O: k% }& J# I 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ' l2 w6 _5 K. n; }2 x6 ]0 ]
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
a, ~8 ~5 H% d* S 九.其他。 ( L1 e7 f% x9 l2 f T o
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
3 V/ U; |8 p% \$ X+ B- q4 } 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； # T% }/ ~0 J) x: G8 `
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
6 I# m6 a0 C& t' p 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
# c/ z7 J/ N. G& D l; f( P ㈠接待内宾。 % B" e1 j) a1 |4 |! `" f
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 * A! h6 M- S. z6 e
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
+ u3 I) Q9 r9 X% M 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 # u% H$ j) n9 x- r. `* a
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 5 Z* t% Z( l6 c2 o3 Z' l" `3 E
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 8 o) t& q' N/ B' a9 k
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
% R3 J! {2 H. S) n. x; W9 o 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
: s4 N4 u I! P( G9 K 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 2 T N$ z7 m7 @ M: N5 z
㈡接待来宾。
: R8 r' { Z) e' `3 a6 X X% T! N 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
L/ _" e, Y+ \! T a! W 迎送。 2 X* I' J- X' y: j A. C
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
1 ]; ^& u j# g1 `. ^6 A 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
6 N. K( l. }1 |+ ~. Q0 x0 h8 G 会见会谈。 # N c t6 V* N# v- N/ Q
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
2 h( _3 K3 R- [3 d' Y | 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
/ ]/ B$ y, T2 j+ F C6 I+ T" |' f. R 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 + \6 J0 P0 o2 f2 `9 N i
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
; K6 t) ^, A! } l 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 1 Y$ \% A8 t& `/ n3 k( ?# w; q2 z
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 / r% K% r" m: k# m
宴请。
+ ?/ R# X$ o9 p! |. S A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 ; _: ~, V7 F C" K2 ^; s
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
- I( [9 Z. ~1 W: V- `' b0 h3 Y 文艺晚会。
/ f9 k$ |0 Z4 ^& w+ M 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 - L. i2 a; w3 G7 j7 ? i
参观游览。
& p: W3 E5 `7 s! L9 c: A 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 9 O, W* N* _" a- D
接待标准 2 M) A% i: m* h
⑴用餐标准。 8 a, i. g/ |3 H1 Q( \. Z- X4 ?" k
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 " W2 A$ J9 @! O! M$ x9 _# ^$ h7 ~
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 1 x. g+ u2 e& e- C
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
& V) v7 |1 l i8 |8 _! N. s 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 3 F3 B! v" y0 J& n0 F
5、常客 员工标准
8 ]" x1 u" w3 w1 ?& d+ L0 B1 a (2)住宿安排。 % R; s: K2 J: J$ v+ V
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 + e3 e1 A% P+ h F! Y
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 # B d# [% l9 G& B( u* J
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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