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( m2 W! [) j4 U6 g0 L) m9 o) } 一.总则
! A1 T" ]" E" N. P; \* N 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 & |, Z9 X1 q' f, p# x
本办法适用于全公司各部门。
. M7 i) D% d( E; i! a# F* y3 x 二.对外接待范围
/ R* ]% s% h$ I- M/ m( { 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 7 C0 v' ~7 {0 X8 U2 F
接待的对象分为内宾和外宾。 8 V; J N2 z% m7 Q6 R
三.对外接待部门 ! Q( X# S! c9 g. l! O u4 v/ e( i
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
/ u$ Z$ m6 R3 x0 z$ c 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
8 r! }/ [; J' F% m7 X2 u" ^; }6 X 四.对外接待原则
) V6 ]& ?( ?$ M; \" w/ ~& A9 H( ] 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
9 y. J0 Y: h d/ m 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
$ y) F: I$ g% F8 f* P 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 3 j& O* L. e: n, l7 z4 Y
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 + \" ~) i0 w7 ~, e9 j* [( T
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 , m0 q3 v+ s# w. S; T4 w5 t
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
# P* t% `2 T! I- q+ f* T: g 五.接待规格的确定。
( V8 n3 G( p4 y$ r0 X) H. r8 T. @ 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 $ A+ M! Q( I8 r" ~* V
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 7 b1 ~; ~5 _- y0 {' _
六.接待礼仪
8 B/ X' k# L: C; {1 Z 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
# m, W+ N; Z4 p4 E9 O/ v1 K 2.接待：主动起迎，问明来意。
- R5 \2 x* B( K% @3 y4 n 3.安排交谈地点：
+ j, o1 f. f M ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
' Q! n$ k! E. _4 R, j ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 1 e% r! \3 O% @1 p* F. K
⑶切忌让客人久候而无人问津。 & k. N4 b! |7 w2 d$ z$ ^
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 8 ~6 ]! Z# h0 x5 `5 l8 S
七.引见。 & d$ `$ ]9 P5 T" F/ [, J! z
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
0 `# `! [- s7 i- W 引见顺序； ; |0 E! I5 e M$ H
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； ' V+ C) o- o6 ?
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
$ B% S0 X7 L; |/ ]% f7 g) ] ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 2 Y) V$ |" V4 V, i* l" |4 X
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 7 }3 T! @1 v( g; H. j
八.行路。 b' f) Y" r' o
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； , Z' s) k m! R- Q! `! x/ J' Z
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； + m" p4 a8 L n# R" a) j) M
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 / R3 _& @7 S) L$ z
九.其他。 ) ~6 u; Q% w- {; p' O7 w
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
, _2 w" o. w6 j6 l2 A7 o- z 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
1 z4 \1 s) M2 U 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
; P- y- B6 @ B 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
1 k* w9 B2 f$ Y9 `7 i- Q+ R ㈠接待内宾。 - ]8 e H" p: s" s
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
; P0 Z5 H, Z# U) ? 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
' D) H4 Z! J; O: p* ?% H 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
( F3 c4 a* M S 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
% A$ ^, V% ]) F( p 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
/ Q! \8 K$ b, I2 N- A$ Y 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
/ e/ Z) c5 i( b3 t5 N8 W 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
" N" K0 P5 `: n; A 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
6 R$ [) Y- C; m, z+ n0 k, ?: J ㈡接待来宾。
5 O6 A! q1 l/ p9 J5 Q 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 1 |0 I) |% g* t$ ?: X
迎送。 ' |+ G6 d" h1 U) O: M0 e
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ! `$ ]( w. U. E) i
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
6 H! A* H5 C' |# A8 J* I 会见会谈。 7 t$ h- N3 J2 l" v, T
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 3 }4 z2 U4 e; P6 e2 h
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
. b3 U/ y& j: F+ W0 P# ]( { 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 . N# [3 u. Z6 ]! S. q" R% z3 C
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 2 L1 e6 Q# H# N$ z* |
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
: {; [+ P8 @5 E7 I 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
: z3 p# p5 E! }( X& K 宴请。
- A+ u1 a& R' ~$ w4 A$ m A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
" F# ~2 _. {5 K, ^0 |8 W B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ' }, a; `% ]3 [) {4 |
文艺晚会。
. K8 s2 E0 p: K" U! L 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
) l- M n* y$ h* p: m3 F; s) {0 J 参观游览。
! P, b; b/ l( o" Q) h 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 6 r( g. L: H* m" O: k" ?
接待标准
8 w, o2 P' V5 W) a% i: \3 i ⑴用餐标准。
3 f" c7 V/ Z* j: z; I 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
O, ^2 Y: e6 s 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ( N- Q( w- m5 Y! i( i* D
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 7 N7 H! P7 D: ^# q3 M- `% W; F
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
* P7 w, N1 x) X' i 5、常客 员工标准
& U. ]5 D' p( @- j: e1 p* Y# v6 u (2)住宿安排。 % q" c8 C) ?5 f* |$ Q
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ! j/ D+ V* j* H1 C3 Z: P
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 9 B5 `5 x! z& H* P Z
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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