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+ C( R, J) {" u5 _ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
! T8 C& H1 U$ m% i, L$ R6 e 做会议记录，写着写着笔没水了；
/ E2 K; v, U4 a! V& p 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
5 t5 w+ Z% m( ?5 x/ U 用胶水时，找不到刷子； " {( a# r/ s7 N! g9 T
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； : A8 U/ ]$ z6 s/ a Y
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 % p5 \( e' g g5 ~
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
3 N3 v8 s+ h" S- v2 y1 H 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
; ^: g+ @ l3 M4 ?$ }, R" k, L( N 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
F8 [; O: {, o& g0 D0 c 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
; h5 R, t6 [ G, G 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
6 [- W* W2 b* E+ d0 U6 H, R2 ] 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
/ i7 f+ v6 k- {' H! X 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
9 g" X" Z. z7 q% I( ~ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
# F$ |& B7 \4 q" O+ |. R. { 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ! L5 |' y6 Z+ Z; q* U
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 + K1 X) t! E& G2 p& Y3 j* ~
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
" O$ q4 b" @! l7 J( H" P 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ' j( C% R$ d' m
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ( z1 L, Y/ p( O( |$ n1 j- e
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
, _7 h* w; J! K& _2 s 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 3 w8 U* z- p: I8 u
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
7 O9 W7 e; s7 d4 a e 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 3 A. I2 H& ^0 w+ t3 u1 z
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
1 x- X% m& |* r+ v) ?5 |2 j 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 _& \) K. ]& Y2 @6 M0 r 9、与本职工作有关的表格。
4 t3 {" t) j; P6 H 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。' ]9 p9 X3 r8 x- x7 a' i3 b
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