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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( E3 J4 t- v8 F/ p2 @
做会议记录，写着写着笔没水了； " p: }' i5 m, {2 a. H( _/ J0 h- Z
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 1 X9 Y* x. l6 Q( w! C
用胶水时，找不到刷子； ; u! Z& g* b0 u4 {- O
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ! R5 ]) V4 u: A- w/ ?6 J
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & h# W3 n. D8 G- Y+ p, T
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ) x+ l# `( J" h$ @+ E
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
* j% l& }& m0 X0 P 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
N# b1 } @8 P# Q2 Y 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
2 R/ k( ~( y0 X8 U# n( T 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ( ]3 ~" f5 Y7 b I0 u
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
+ x# Y7 {% b' b% N& M 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 0 Y/ S; p9 k+ s: W( {( _
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
4 `* f9 s' a8 H; p' Q) \- i. | 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 $ S6 c0 i+ l/ G1 T
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 3 Z; u1 t8 N; }. F
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
8 P% j3 X! ~1 ~# X/ g3 m6 y* J2 o 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 7 e& [0 L( m; T. F
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 8 ?! y9 V- s5 T5 ~- J+ r1 H& h
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 - W* f' }- c! o* L! F
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
* _ \4 g! F9 T4 ~/ f$ Y 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6 ~; ]* \- _5 Y7 b6 _8 `. X 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
) k2 a% N4 f, ]; { 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 2 i% f9 n, o# G: S
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 - P F, d7 ?6 u# N9 k0 S
9、与本职工作有关的表格。 - j: G7 _$ ? C# e: N# t [4 S
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。- }) Q! B% q, i
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