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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：+ Q5 ~% O( z9 _4 H+ b, O
做会议记录，写着写着笔没水了；
2 Q2 H. }# ^$ h6 B 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
3 m5 d2 |! D9 A1 c 用胶水时，找不到刷子； 6 n. U" M2 c" Y$ N+ U& U6 O
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 0 j% F7 t5 F6 ?) j/ N9 ^! l \
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ; _$ e g6 z- P, A
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
5 r: p6 q/ o1 B [+ l% ~, I/ ^ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 f% g( u2 I% [1 h 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 , K! `5 n& e2 r* y, J
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 9 A0 V3 { ]8 W; g+ j( x1 x
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ) ?* T, ?. X3 R. X' H' L
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 " J& g$ {4 v9 y" j
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
* g+ \; P; e" b7 L 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 8 K# L: s) k" G" f3 D. D
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 M2 l! h* ]" s% f7 t 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
. ]0 ]: V5 U9 R 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
, J* l, h1 E# T: @2 @ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
% b0 P5 C1 u3 F7 L8 Q6 y 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
- R2 J! I# {; C, E) f* W2 {! L3 W 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
8 z- A; @- E8 o 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
: D c' b1 W7 w) u0 q0 l 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
8 w# u! i7 X3 E- i0 ?9 v/ h. c 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
8 O! s- W/ }; t 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 . l7 R7 ?% x# W5 R
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 , ^# ]+ j1 [( E9 J( E' q
9、与本职工作有关的表格。 5 p2 _4 v8 }( b
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。; Q6 ^8 s/ P* M1 w, {7 V
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