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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
' @" M" v" F9 a. @! ]8 s 做会议记录，写着写着笔没水了； / q+ m9 D7 w. m7 `! B1 b, X
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； $ s7 j$ v. w1 k+ M$ n) t
用胶水时，找不到刷子；
8 _: q; G* M) E% l 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； $ T. L4 R% i ~2 I$ Y C$ F
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
7 a# D. F6 [: q" W* E 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
& E% l5 J$ C! [# x, K 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 P U5 V: b* I, A+ T- m$ D/ \ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 g! o- a# k) G9 t" M8 C 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 / P+ R- [- B' x/ w: d* j2 D( _
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
* O* c( w8 z3 ` 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
H+ L* S! i2 n0 v- G 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 F7 J) {$ |# K, l8 S0 q! Z. n
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 - q0 x4 k( t$ P2 \7 |
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
% G7 K5 X* o! D4 q; q 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
* V: r, \' q: Y' o, D 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
% z; x0 D' m2 Q! Q 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
' d* u/ p# T K9 I! w/ v 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
6 x7 m! P9 G3 C+ h! @ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
* M2 F X k, K! \" F% ]7 y( U 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
6 n6 `: n& k7 w$ c 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 w; ~* |6 T* Y
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 " [- a' l1 }9 S8 M
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 * m% N; R: T2 n7 j* b
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ c* @3 F! l" I+ M 9、与本职工作有关的表格。
( P8 e& K0 c1 g' p, r9 ] 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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