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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
T( e& R/ ]2 b 做会议记录，写着写着笔没水了；
' A; L' R2 b& J 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 K3 D. p5 X) u; J2 }7 v+ S9 H 用胶水时，找不到刷子；
+ F+ N6 f/ f1 m8 ^ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
5 R2 A k& @4 w8 U' a8 P 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
5 u" Y: D5 P7 m' ?$ I 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
! K8 w+ P4 |" c( V0 W 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
' _; Q9 J/ j" |/ s3 E 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 / z+ I" P. i( L3 ^1 U2 i
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 - [& x9 I$ N# y
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
6 K; S/ O4 b: z 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 6 T; }, n. V5 q+ G
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 8 W4 V6 p# P! V9 ~- F" p% A
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
E( i5 \# C, G# E, P- @* s( U 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ( }& A1 V% R$ r* a0 g# I9 m
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
8 A9 g ]9 F* E8 P5 S 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 # m5 }: R) g" g1 M; W( D
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
/ M; b0 T5 ]3 N 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ! y0 q6 K. l) {6 f. X6 M+ U
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
" P: D( f6 U6 v9 a+ Y2 z# y/ L/ | 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
, O7 ~! x4 G# e+ J# U# d* }8 ] 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
% q+ z' J8 U$ I2 m$ b4 C 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 O+ Q- d6 L4 D- ^
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 4 a& U, v, T2 X5 Y
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 }9 j" [- g& B% ^# Y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 6 d- G3 g& a# U) }+ Z8 o( a
9、与本职工作有关的表格。 ( t( D3 B" S& C* k
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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