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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
7 L) z$ `) r8 T 做会议记录，写着写着笔没水了； ! n5 y5 d3 y. R$ `
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
4 S. Y2 T: I- J 用胶水时，找不到刷子；
3 A& o( L4 {* v2 e 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 2 s; [6 i5 e0 i0 D% M+ B' _ g
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 9 U$ l, g4 e) W# b+ G
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( `2 Z( e9 n" ], s2 t9 x 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? : \8 d* W# s6 k6 j4 c- e) a! Y
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
; S1 U) ^4 d* Q, f$ Y 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 4 _0 a. H+ `' P
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 % C8 Z7 m" x& O8 k) r
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 $ A( O& Y% m6 q3 `
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
) I' s5 y; x$ S8 W- D 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
! K$ r' t4 e+ @ 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 9 A J4 @/ B/ \3 e5 W2 M, i1 k
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 7 {$ f5 \0 z6 V* q* j
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 # R: J9 C4 r1 _/ W6 B
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
- Y' L- f- I, X/ e2 K 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
/ i; Y8 Y3 F3 u1 k* H1 d 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
6 a2 ~7 V" {! @; z/ ~; G! V, g2 } 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
0 z' @, y7 _ e( g) {7 b4 v& G 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
5 o; v0 `/ Z$ w- d5 L0 z, G 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
9 \7 j, g) {1 }8 W 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 4 L {+ f. I" H1 w: e
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
$ R, k2 w( T0 a7 K1 Q: F 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 : f3 {( h1 O5 t. ]7 |2 f
9、与本职工作有关的表格。
+ Q. P; |% q& [ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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