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$ m! E/ K4 A+ r# r: ~. d 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：7 z3 Z9 L3 c+ A. C! d- A: V* E& _
做会议记录，写着写着笔没水了；
6 W5 ?7 y! ?; L 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; w% N+ P4 P& x 用胶水时，找不到刷子； 5 N: n! w( W( G1 F. A
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
5 n& {9 ?. \- e B: \" H/ w4 k 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ' P W8 d( K4 K& w
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
h1 _$ V* M$ z$ W! S$ F& z 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 6 p- j: K; x' U# a, B( s+ h" z
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 1 S0 w8 Q/ m* A3 A6 Z
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 8 t u* d# Y+ p2 k
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 $ U9 k8 j9 h$ h; J
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
% _; } E0 B" R* V' }9 | 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
5 a* d7 o! k+ y9 o; j 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 9 H# }9 W, {+ `
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
+ v1 D5 H5 s U6 Z3 i2 Z 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
( k1 s, _. Y6 B$ m/ } 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 0 [ X$ |# ?4 s2 m- [# L- u
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
0 z o& A* |# r' \# ]8 ] 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
7 {' V* Y0 H- ~8 V; Y" g) L 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3 N8 d. N4 J$ k0 v- ~6 p& \& T 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
5 Z5 E9 Y, z) c5 ?6 s 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 % K) e* ^. z4 r9 V1 @7 D9 N
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 . m' K5 l8 \$ ?5 J
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
2 J, Z1 j5 T9 F+ L a0 x 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
0 L$ Y6 Q* L9 G) n4 i 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 e" z( p- A! F; I9 k
9、与本职工作有关的表格。
$ s/ k; k2 C( Z/ v 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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