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7 e* y3 \ ^- I4 H9 o) y1 \ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
+ Z' A4 N9 w$ B8 i 做会议记录，写着写着笔没水了； 4 L' Y& I0 H! J: D3 ^' \$ B( d
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 1 n8 c" x2 [) t+ ? d
用胶水时，找不到刷子； ) M$ Y' ^6 h, t- j
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
6 f3 K3 E0 F( k/ z: T 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 , ^6 i/ N( V% Z
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ; C4 k- r* o' ^" n/ x( w! a
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? * f" y7 y9 C/ ^9 j3 E; \. [! G# t
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 , W1 z) @. {- A% Q9 o& F& H
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
8 ?; M1 f9 R; D T- a* U: E 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 9 I; w* W0 q0 N' G
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
+ z3 {8 \! j( v7 d9 @. R% U- x" x3 q 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 b" c2 ]. o- ?# G* s! q( m
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
2 n" M+ N6 Q6 A1 k 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ' _7 w+ J* I( k' i
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
8 |: [; u8 t6 I) G; x. x 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 0 a/ k2 U$ P+ [3 P2 U6 `
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
# ?9 h# p& P! v- I5 a! I 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 8 q" D' \; U) f% H
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 Q7 u" `5 K+ c: E
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
a3 m$ K: U/ d" J" {* v! ~9 P7 o 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
) k- C$ N& `" x6 G 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 5 [6 u( ?' h1 q$ A
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 4 _4 ?+ m* R. K, S7 t. ~ |
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
/ e+ V4 Q! B5 v% F6 D' h! m9 Y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 / n O8 p1 w" `' a
9、与本职工作有关的表格。
. J' q0 Q& T" H 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
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