老秘教你如何成长为优秀秘书：第二讲 办公室礼仪

  ! U. e: G' I) _. x1 ]2 e* L8 W

同事之间的相处之道

 

与同事相处是职场的重要一课，与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好，甚至彼此不讲话，久而久之就会在办公室变得孤立无援，继而影响工作的心情和效率。

5 ^" X) p4 g$ |

 

1．树立男女平等的意识

2 y0 D/ \ M! D- I

在当今社会，男女同工同酬，彼此之间是平等的，所以不应认为自己是女士，就可以让同事帮助自己干这干那，而是应该树立平等、独立的意识，自己的工作应尽量自己独立完成。

 

2．规范礼貌的称呼

2 H# r' _) L) A: [7 O

对上级要用职务来称呼，比如“李科长”，“王经理”，而不能因为彼此熟悉了，就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率，一般以姓氏、名字相称，而不要叫人外号。

c, W. L! G$ }* F" i4 g

上下班在电梯里遇见同事，或者在茶水间遇见同事，要礼貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也应该点头示意，不能高傲地视而不见。

0 q1 x2 N/ c* `& b

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁，应该对他表示由衷的祝贺，而不是说一些尖酸刻薄的风凉话，“嫉妒是人性最大的致命伤”，一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

 

3．言行谨慎

o- n$ i- R7 f/ `) H

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎，否则久而久之，同事看到你就会掉头走开，免得听你诉苦。

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的，专打同事小报告，到最后只会落得孤立无援的地步。此外，我们不可在同事背后中伤或散布谣言，伤害同事形象。

7 G6 m" u3 e6 z$ V

 

【举例】

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说：“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗？”别人都说不知道，小张得意地说：“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西，那女孩可年轻了，长的还真不错，你们说，她是王经理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小张的身后有人回答。小张回头一看，傻眼了，王经理正站在那儿。

1 U8 f' _( {$ ~$ s, U Z. V' O

有的秘书因为上司位居要职，就狐假虎威，趾高气扬起来，逢人就讲“那个做好了没有，老板待会儿要，记得给我”，到处发号施令，俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

2 ~$ x. q' ~5 B: v/ J2 X

4 v% T M5 D8 O1 X5 |6 t5 `- e

 

4．工作积极主动

& t" `7 R0 Z M, }& L# n

认真工作的人总会受到大家的尊重，如果别的同事很忙，而自己比较空闲，这时就应该主动伸出援手帮忙处理，而不能一副事不关己，高高挂起的样子。

4 Q0 b3 ~$ D7 M- C; w, g, z

在工作中如果出了差错，要主动承担责任，一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

( }- \2 p8 f, T' d) s4 u

 

/ e1 Q7 E. N5 X! Z/ o

【举例】

小张是刚进入公司的大学生，他很聪明、能干，所以也有一些傲气。一天，由于小张没有经验，在做一个策划案的过程中出现了错误，经理对此很恼火，问他是怎么回事，小张不知该如何回答，这时秘书林小姐为他说了几句话，主动承认自己没有及时提醒他，自己也有督导不周的责任，经理这才平息了火气，让小张重新做一次。经过这件事，小张非常感激秘书林小姐。

 

Y7 M( m$ s3 m/ u' b

5．遵守公众礼仪

办公室是公众场合，必须遵守公众礼仪，首先，尽量不要在办公室里抽烟，因为办公室的空气本来就很浑浊，抽烟会使空气更加恶化，影响他人的工作。其次，有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉，这样做非常不雅观，而且有的人还有脚气，使别的同事更加觉得难以忍受，如果一定需要让脚轻松一下，可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

 

6．慎重对待办公室恋情

办公室恋情往往会招来议论纷纷，尤其是秘书容易与上司产生感情，当这样的恋情产生之后，一定要低调处理，不能因为自己与老板有了感情，就摆出一副老板娘的驾式，事实上，将来的事情谁也不能定论，给自己留一条退路才是明智之举。

' S' q% J4 ?& A: z# s

此外，感情是感情，工作是工作，办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

 

. r8 ^8 [0 t5 Y N

【自检】

秘书小李在工作中遇到了一些问题，请您帮小李作出正确的选择。

（1）一位同事对秘书小李说：“小李，你能不能跟老板讲一下，我都做了那么久，是不是该给我加薪了？”

回答ａ：好，没有问题，下个月就给你加薪。

回答ｂ：我会向总经理报告你的要求，有消息的时候，我会及时地通知你。

* @* ?3 j" m* g8 S( W7 m( e4 v3 A

（2）办公室里添加了一台打印机，送货员把打印机送来的时候，办公室里的其他人都在忙，只有小李刚刚写完报告，空闲下来。

* k% a* L5 v& L" e1 U. t

做法ａ：等其他人忙完了，叫他们把打印机搬进去、安装好。

做法ｂ：既然自己搬得动，就自己动手把打印机搬进去、安装好。

* @0 D' O! G: z- E9 t

（3）小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快，直到今天来上班，小李的情绪还是不好，这时老板让小李把一份资料整理好。

做法ａ：虽然心里难过，但是不应让感情上的情绪影响了工作，还是应该认真地做好工作。

做法ｂ：因为情绪不好，所以不想做事，让老板把工作交给别人去做。

@___________________________________________________________

____________________________________________________________

8 c9 m$ J7 y: D8 T" R

____________________________________________________________

9 g8 ~' G0 I3 G6 U; f8 e0 ]

 

 

( A, n9 u7 h& l) @' L& A4 o) x

要有敬业精神

# [1 V" W) I; r# m( ~

 

1．端正工作态度

工作是一个人的生活基础，按照马斯洛的需求理论，工作也是一个人高层次的需求。人们常说，“认真工作的女人是最美丽的”，因此我们首先要端正工作态度，才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书，做到结婚就辞职”的想法，这种想法是工作上的致命伤，使得人们不能专心于工作。

事实上，在当今社会，不少女性即使结了婚，也保持着经济、工作上的独立性，而且在工作上做得非常出色。

当然，秘书行业也有男性，一些男士当秘书也可能会有自己的想法，那就是希望多学一点经验，以后可以开拓自己的事业。不管怎样，只有重视自己的工作，端正工作态度，才能把工作做好。

5 p8 j( {$ Y+ l y3 D

+ `8 G; D7 T F L0 U

 

2．树立专业形象

我们已经提过秘书的形象很重要，所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情，具体来说就是要有高雅的言谈举止，不过于做作，不流于俗套；有整洁大方的外表，不邋遢，不浓妆艳抹；有丰富的岗位知识和工作经验等等。

需要提醒的是，哭并不是解决问题的法宝，不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪，这也许是习惯，也许是想用眼泪来解决问题，不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足，能力不足就该加强学习。

% G, p* K7 x* t3 p

 

7 \- k9 Q6 v8 g* l' K: G1 I8 x' M; H

指令的接受与汇报

1 h( x0 J) N- r2 O5 E% C8 a; d

 

指令的接受

* h$ O# w# v* @+ b( J

 

1．接受直接上司的指令

+ c; _/ e. v) P; s; F

一位有经验的秘书，知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说，接受指令有三个步骤：

?清晰地响应，并即刻前往

听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

?向主管询问应办事项

4 u* I! ~5 y: w3 f: O

在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”

/ e) d, K+ l4 r3 c; J* y, T: j

?逐条记录应办事项

对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。”

! i; x V4 f" [$ A: {& J

 

1 N8 G! y' I* ? N- B" k' m3 o

【举例】

林秘书的上司交待她，明天上午有一个公司要来参观，总共有10个人，让林秘书准备午餐。上司交待完了之后，林秘书问：“总经理，请问这10位客人中有几位高级主管？有没有素食的？我们是否要准备赠品？”上司回答了一些问题，但有些问题上司也不知道，林秘书就自己去寻找答案，保证做到最充分的准备。

 

w& `* e0 D! @8 M9 m

表2－1    在接受指令时的注意事项

2 A( S& W/ n. S& @" q7 F6 T

6 D# E3 [6 F: I! u7 U& a' v* x$ R$ N# E+ O+ v" Z% O& ?5 t, k. z; {$ a% b; J8 n! O# W7 L- A1 U8 F' Z, Q! g4 w* x% B9 {8 M( Z3 C$ w- [% d( S# p7 I, Q6 F: ^' E, x7 N; s( ?5 F9 W0 F2 j, {9 H' l5 {' m# K5 i# p" f& ~+ L# K2 U. h8 {2 M2 A2 ?" Z+ q' E6 w% S1 a3 o1 I; S5 j% X5 \! _4 v# O! j. E8 k

( c1 Q6 c3 W% Y4 p. `+ G4 H 1	准备纸笔，方便记录重点
2	接受工作时，切忌精神恍惚，应专心地聆听
- J% b- E8 D/ K: j' O" e 3	- v5 q/ c# I4 x% w2 i; E 听完指令以后，重复一遍以确认要求和期限
6 T6 S- u0 k/ X 4	如上司征询自己的看法，应提纲挈领地回答，切勿长篇大论
5	, y4 S w' w4 Z+ V5 P* F" _0 R 如有困难，应立即使上司了解，争取获得上司的支持
6	不要与上司发生正面冲突，否则只会让事情一团糟

) T X2 U" T7 b' l2 e

 

/ x/ K% l0 l+ `+ _$ Q. A; \. I; P7 n* b& Q

2．接受其他部门主管的指令

一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。

: Z7 r: C$ x% F8 ? f! z

 

2 V# R/ t7 w, q# W" e. [

【自检】

: |6 a3 G! p/ d2 H+ P% h

分析下面的案例，回答问题。

# i6 c/ X1 d% a. b

秘书小李最近一段时间特别忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。这天，另一个部门的主管说：“李秘书，麻烦你帮我处理这份资料好吗？”小李硬着头皮答应了，只好又开夜车。

C7 u% e0 {0 w E" J% P

小李的做法是否正确？为什么？如果你是小李，你会怎么做？

- h- @0 {/ Y, o" K* c' i% W+ T8 a

@___________________________________________________________

____________________________________________________________

4 P* G4 E7 k5 A" |3 I0 g) }

____________________________________________________________

& a6 j* I8 K3 P% M

 

c4 S0 a( E( t4 s

 

0 u/ L" V7 H3 b% s0 L1 H, d' G* e

指令的汇报

秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

?汇报的时间

何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

?汇报的方式

7 ]- v2 m1 t, ?4 I* C5 |$ f3 ?

如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。

8 W5 \( t6 p5 D+ A' G& w' u

 

表2－2    汇报工作时的注意事项

4 t/ G9 W" k3 d. [- Y7 W. W

6 ^6 g O) _8 L y/ }2 n! H1 p7 Y6 g2 S) W$ G2 M, G) @ A/ S5 a2 r) \+ g: ^* F- R1 R5 |, y! J$ S; F3 a9 V/ R% Y, c4 K3 a" x( o0 _6 j6 m7 Y0 }* e% k7 l1 l1 N+ r J; P$ H% t- h- {3 ~# z1 n* Z5 ]: P7 m! c+ Z0 j1 b3 E, z- s8 \) J; |& U, } h2 N5 n! b) P& P( T

1	要主动进行汇报，而不是等上司来发问
2	$ w e; m# T* u a( n 报告的三大重点：简单、明了、具体
3	汇报时先说明结论，再叙述理由及过程，尽量简单扼要
4	牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明
5	( U' G+ O* f5 }, ~ 工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
6	对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要假他人之手，以示负责
1 P/ W2 u1 }0 b! i5 J3 w 7	7 {7 g; d9 ^; j# P3 r4 d+ S2 k 对于无法如期完成的工作，要阐明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任

 

【举例】

8 p' }8 U: S/ C0 u

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××酒店的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。”

0 c% H- V9 r. t1 @1 B

 

, _+ ?/ ^' Q% M" O- M: C1 w R

【本讲小结】

$ g x* b8 Y8 x, B9 M. x- x8 ~

本讲介绍了办公室礼仪。首先， 

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。

立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您

工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测

收获很大，对自身综合素质提升将超到很大作用。

值得学习，收获大，希望今后多发这样的帖子。

深入浅出

学习

学习中成长

学习

6 k7 ^2 G/ S6 \/ V; O

 

不错

+ V) u* z& T1 V# ~7 S' x, R- f* E

 

[em17]

学习

这个这个绝对要好好的学习一下了

highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈