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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  ' l4 H: P; |3 n" J

同事之间的相处之道

4 ~1 t/ S; L+ n% q, b

 

+ J8 n+ S! {9 J5 G% T, P! B

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

3 u# S" A6 N) G$ c% E) N. {

9 e$ n3 g; u2 w9 D) n

 

# q" `+ m3 v4 x8 P0 L& W

1.树立男女平等的意识

+ j9 m, M% `7 `$ Q, J

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

, _( ^ e2 Y/ \

 

) O6 q3 H7 }4 a7 a+ i' N

2.规范礼貌的称呼

5 C) I+ d" ?% P) Q

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

0 r( W, E7 }' M5 R8 W5 H, g

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

- v {5 Q( |% `5 n

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

! t8 P( _4 U" X5 M2 G/ ~/ C

 

5 O1 Y ?- y' a! \! n

3.言行谨慎

- N$ O5 B# v ~% o, v; a

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

( D1 [( U6 G4 f6 w K5 x; F

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

6 A4 S; N$ r% I) Q

 

4 n/ `% C: a1 r) e, \, D

【举例】

3 K8 K3 x$ D: t! E

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

2 R2 ~% X/ u# R3 d5 `4 V/ C

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

* P2 i8 @8 K9 n; M$ t3 _

* d ]% {3 S& N( y( x7 E6 L

 

# _ y" a5 V1 i5 \- z( X

4.工作积极主动

8 w* r- j( c( A5 S; X- w* Q

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

! i0 y7 g9 N7 L4 n' G* J

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

3 v7 P2 g: A' ?" q6 e

 

6 N. s6 v7 n5 R1 t# {

【举例】

) [4 s0 y* M: V0 ~* d- D* U

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

% p2 ?2 v" M& V0 X

 

6 s5 A2 l" D7 N& y' G

5.遵守公众礼仪

% r A3 a$ z( P; U" E0 ?) a p

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

) f( P# a, }$ @$ N: j& S' g

 

- J4 x1 {8 o" O! T8 n3 ]

6.慎重对待办公室恋情

Y( F& E/ ]! w, V% a

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

0 f8 I) y( Y7 Y! _' I/ w- ]

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

. `5 D7 S% c' C* N; ^ d% G% u

 

2 {2 {! J' g/ Y% [6 u- d) Z

【自检】

& h7 J8 S ^; o1 Z

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

, u8 W' ?6 q1 [1 I _: z1 W8 {

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

: }/ x5 p3 ?$ t$ c4 P. Z

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

) t3 ?7 C N$ O$ j7 V9 v* J% q

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

2 Z" M) n9 z7 o. Q

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

4 K0 b* ^5 ?/ Y+ F3 V" c+ P, Z

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

- [! Y( x+ R% f3 l8 v0 T; @

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

, m4 R8 d: D/ I% a' h

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

# E$ j, e' S6 i

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

$ \& C8 Q0 c" g' r- k, V5 q# V

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

* L. L5 _( ~$ h6 }( b

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; O; m4 k( S7 ~+ c' c

____________________________________________________________

( H! u9 y ]9 Q

____________________________________________________________

. l6 N- {9 j- D4 g9 ]

 


0 }$ [; m7 M$ f9 o

 

3 x$ @0 W3 Z' K3 I

要有敬业精神

; E3 |2 D* @" u. @ Q) Y- M

 

' E9 M* s+ l- i! c$ g6 g+ @

1.端正工作态度

! q& t3 f6 h& X, I, I0 s w( i

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

# |1 d, P( d$ \

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

# U7 P- P9 P2 j) w) e

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

* c) _) G( K4 l- C

; T% n1 [$ e! Z2 l7 A+ I! T

 

7 R6 O. l4 |8 Y# |

2.树立专业形象

& e; g( t3 ^9 {1 ~/ a2 q" S

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

. O5 k% W h5 K# b) L9 \

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


$ e' D3 J# J. A! l# ^9 p

 

/ A3 @ O4 O& z/ L; j. i8 b

指令的接受与汇报

. `. l+ s( Q" E6 V

 

3 @. H: @/ p' O0 v' I+ q2 B

指令的接受

; c3 q% t. c& v( [3 p

 

5 V6 F7 s5 f0 j% C

1.接受直接上司的指令

0 J1 L) s; ?& S' E5 G8 t: c5 N! {

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

5 q! Y7 X; `/ Q# \) X

?清晰地响应,并即刻前往

2 j. r3 `! O0 H9 u: a

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

% f. \% h) K* ?4 A. W5 R( B

?向主管询问应办事项

$ B, N6 q. ~; R6 z; C" ^2 ]" Q

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

* a! N8 m7 D/ g

?逐条记录应办事项

9 \0 f& A" G2 F

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

! J3 {0 I8 v) b$ ^/ |" Z

 

* _! P8 k! f2 c7 g; a W" t

【举例】

9 ~3 p1 {! x" n' s: V

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

4 N3 o% {/ \7 {6 ]1 R. e' T

 

e4 a/ ?1 l% `) W7 ~* g

表2-1    在接受指令时的注意事项

) h1 V: v% w/ D) f8 A
( |+ n# {- c5 }4 b, g+ h! I0 O: Y) ? I1 a4 ]5 R$ D6 Q( Y1 M0 T( ?7 H% M d# D* O" N% B. s* H& d+ I4 c) G: B6 L5 h0 v! m* u: {# }+ A! A! |9 `3 L$ E! i$ t" q3 E* u/ F0 m+ B4 J0 F" E5 C, c/ ~: N& z, f' L5 _# ?1 |: c6 A4 e( e) a1 R, N; a4 u$ {. P; A+ s$ z. h P4 c' O+ g0 z7 l! ?# O" _* B7 h/ ~) ~ e) i6 Y$ P$ ], w' F. T: } ~: G D1 X, J+ |6 E$ l, J% }. ^! p+ q; S9 k0 H q; G* i& E5 C" Q( P1 ~! U4 a7 G# g2 |: R5 s2 | z5 f+ y& \0 Z( k( _; H6 ?* w! o7 v1 U" O. p' H; q) y3 S% n9 o ]
3 f& d8 E! j$ I" U+ h ?1 y0 y+ m

1

) L+ b8 K8 |6 ]# ^+ C" w

准备纸笔,方便记录重点

% D3 X+ E! B& n; K

2

# A$ d4 O8 r6 F6 l

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

0 y5 n. [& B4 ]

3

6 q2 }# I6 A$ G( J4 v( a

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

4 ?' P2 G0 H1 D! }0 \

4

* h: v2 R' x9 U$ n* {, c* f3 A( z

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

# M' u4 q$ x+ d7 `5 O3 i

5

; m8 d+ Y! @0 W+ r" [3 t7 ~0 T& E

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

5 Y8 X3 M* q9 q- n' Z! @, |' n

6

+ J" s$ { g$ w+ P; h& w- B" D

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

5 ~, [" C* h7 V) W

 

, g n; O2 Y! L/ _

2.接受其他部门主管的指令

; n! H& F; h# X* ~# p" S% E

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

& i, l+ y# Z" H/ e# o

 

$ x; |/ G- I/ Z- i% N& i

【自检】

! p. S; r6 T6 P4 D: N: {! v

分析下面的案例,回答问题。

6 c$ f2 H0 K8 o

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

# I$ Q2 ^! o$ [# F5 _

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

9 y- ~3 X( e( Q* H* l! _1 Z; U

@___________________________________________________________

- A# T7 e) W) u9 D# g3 ^) G5 _" n

____________________________________________________________

5 X1 s3 Q. l/ |1 k

____________________________________________________________

6 ?' D8 ~5 R- f$ k2 w

 

$ W. u& {9 E# R9 F9 N) A4 N

 

' y! Y* s+ u: s# X: `7 D. Q

指令的汇报

_- S( i" l I8 l

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

1 M" q, T5 q' K+ l

?汇报的时间

0 V: L# \ A$ q2 Y2 R$ o- |6 M

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

G* O2 @- ^& X: L/ q

?汇报的方式

+ F, L; P; ]% H6 E% y* Y* O, U

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

2 S+ T' [3 ?: M0 A! M" A3 f

 

* A X2 ?- W- R4 ?% z) I

表2-2    汇报工作时的注意事项

* f- M- V/ D" @
, m% x6 D: u& _" R! \) c+ L6 e 9 ~& z. b7 Y; J7 f7 N' |" N' V' P: H% h( J% d! z# n" C# s& c9 F6 b5 R p% H% c+ x3 @" v3 H7 O: B- V5 s; T5 [5 I6 _* e: H9 d/ x9 T0 S# ` p. O, O3 ~5 K4 d: ~& U. s/ W" o6 N) y9 ~4 ^, k& ]+ D0 M5 U5 N o, B' a# B+ G# D# X$ U) h$ G* ]: H: a! Z! A& ~5 ~$ s1 }7 v8 F/ F: a1 i$ s, k/ T+ d1 t7 J9 I$ b' }5 v% \+ X# d1 n( x% y: |& i- O: ^6 M$ U" q. Y/ g* n0 Y2 _1 E( ?' d! P9 U v3 M" Y3 q: ^5 y/ W- a2 A5 n% }: X. l+ j4 W. @% }. U$ Y& x9 l6 F; s/ p& z2 S y& E% ]1 e# ^" g- X' |+ r- D' V6 f- P7 c) [0 b; ^9 F5 W! r
4 ]+ r3 @ d; N0 _1 Q6 ?

1

* h. B2 @3 g7 H, R* v0 D: M

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

$ O; ~. F( ^) H0 O3 T* m

2

) M4 |- Q* P5 k- b9 b& V3 [

报告的三大重点:简单、明了、具体

}4 u+ `& I$ x# c7 N9 c9 F

3

" F# Z( n7 L) l [$ @

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

% q U6 [' L2 x9 {

4

+ O1 ?/ q8 o9 Q; C$ x8 p* T, [& f

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

* k4 }: x& N- W7 B/ A

5

. ?" U( k# v- X W" Q

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

) H2 P% m7 q+ U

6

, ~; R2 u: U5 A: s" W, o

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

: m) t) H" ^3 M0 a: p7 h

7

0 B$ _! t% s9 Z/ r

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

5 j, { O/ P( ]3 }! v/ l

 

" p' n5 I: X' q+ E

【举例】

) p$ N# V0 x5 \2 H

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

* Z7 U! z" V% z2 E3 }

 

! ?6 y. u( o- ]9 X

【本讲小结】

; V0 ~. H1 L3 f' _/ o, H

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测7 }0 o/ r, t5 [) E8 ]
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

' e* C8 p+ Y; H! W1 v

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

/ I; e/ N) U% L- d

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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