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同事之间的相处之道 ; F: P- c( @: ~3 j- x8 z: t
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与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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1.树立男女平等的意识 ) ~; q/ u* ~4 ?( O& o; }
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。 6 G5 }" a) @# s$ f% m' ^5 V* ^$ q
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2.规范礼貌的称呼
8 y- t* r& N7 z& J& R9 Y4 |对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。 & |# o0 t- U7 [& t5 K
上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。 5 r M, h% w% H$ ~% h% U
如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。
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3.言行谨慎 ' g; @/ c( P. b
不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
. z+ U" p' a0 m2 l/ o# x喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 ) j. o; z/ K: w' F) O- ^% `- D
. J& b# ~5 a, _9 I8 V【举例】
3 |$ o n8 ~+ G" I; M/ d% k1 y秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。 7 A5 g4 n6 b. j- X
有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。 5 T5 v& i8 ` Q
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: }: c9 B7 C4 C; C2 A3 e# t4.工作积极主动
6 k; \! N9 |5 g' |: G认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。 0 ?" f) @% L3 {$ {; z
在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。
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6 @8 I, T, b( \7 D, ?# |【举例】 4 q5 h, T$ o+ l8 j
小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。 5 t. D/ c! p4 D+ }' Q x
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5.遵守公众礼仪 0 d+ w) Z1 Y+ k( a' d
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
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) g( r! P) `4 g& g1 x6.慎重对待办公室恋情 * w' k, U7 U$ D& ] u' v
办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
+ t0 {' F, S9 R9 y% }% L- T+ @1 f9 T此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 ) q L0 i J6 C" \, C4 c( u: w
6 r( J" B+ v. D g【自检】 $ N' s" M) s- m5 p' B, q1 N' u
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。 - `; V) _ u6 C- l
(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
7 V& b* f& ?% t' ^3 K% C2 U回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 5 L/ W5 E& u# }* K0 Z
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。 7 U) t1 C! a0 `$ H% X* i
(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。
* N" w5 u p; |* L做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。 / E- t( g8 q; y8 H$ r/ g
做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
) b* n$ H! C8 B8 h(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。
) P. S- i6 L+ ^+ F3 @做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。 9 N8 m* P, d0 G ]6 O" J
做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。 ; W; K7 ?, V5 L5 M+ Z# x
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1 M2 Y/ Q0 w ]- E% N要有敬业精神 ( Z, f( Q, a9 G6 r
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1.端正工作态度 * _/ q! f: r, E0 F
工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。
' U2 J1 S% c- E: j" ]$ Z事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。 ; G, }$ p0 q) x) P( j
当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。 + `2 d7 K& U1 V2 n( V
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2.树立专业形象
# i# g7 \7 m) s) J# V; K我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。 5 r( M& u% s" y% X H2 u7 S
需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。
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指令的接受与汇报 8 J- X/ c% b, Y' J: n2 p [
$ k( `2 e+ ?! y9 s( @. T指令的接受
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7 H+ Y9 v& n8 }; w1.接受直接上司的指令
% j6 A' ?6 Q2 N/ f; E" r" B一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤: ) U+ s1 D, A% e5 z$ T
?清晰地响应,并即刻前往
9 Y+ K/ M3 _; h0 l* H$ b听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。
& e) l5 F5 p# V& H: j- M& u?向主管询问应办事项
# y4 S8 J8 |0 {7 A4 K+ @8 p在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?” . @* \ u+ y( j, R) x( _! P, ^3 y; \
?逐条记录应办事项
" D+ U2 I; \. w- k; H# G% g; I对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。” . G( Z: u. a! x: N
) |2 ], G+ I! I' e! J【举例】
, o* J" u) Y3 b, G* d' `( w, W! O4 ?林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。
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表2-1 在接受指令时的注意事项 4 f7 D/ M/ Q& b% K& m( F
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) A4 K+ z0 {3 |3 v8 W# ] 准备纸笔,方便记录重点 |
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5 F5 e$ ^! C2 t 接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 | # c0 {! g9 b, {6 q; T
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如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 | ( `( p" P- x" a2 b3 r
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# Q& B% b6 D u2 ? 如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 |
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不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 | z0 a4 U, N0 Q
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2.接受其他部门主管的指令 $ e1 N. c1 L5 o# |5 k' y) \
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。 3 F: {; E7 L1 v/ z, ~8 s
2 l# N a, T% p2 X q2 k【自检】 6 ?4 Q) a+ I0 C9 _
分析下面的案例,回答问题。
: I& j, c/ k2 C7 {. w秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
, Y' y7 p) h3 |$ ]& ^+ e小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?
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# ^7 i) j# t- g6 \5 `指令的汇报
* q! B" b: l, k( L秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。 ( ^: A% `) o. ?9 ~! b0 G1 |2 H
?汇报的时间
" J }# i5 U6 o3 u何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。 , |( t' ^! L3 R! g! u8 K: t
?汇报的方式 4 {2 Z" e+ z7 m: ^" c6 H( W
如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。 ' t7 C3 U0 Q4 A' D$ k
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表2-2 汇报工作时的注意事项
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要主动进行汇报,而不是等上司来发问 |
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3 r/ I' b5 z6 B3 l: _ 报告的三大重点:简单、明了、具体 |
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7 n& ?& b' p% N1 Y+ Y 汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 | ) a& q) Z" |6 y1 }
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牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 |
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工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 | + x0 I* E2 L, J6 N. w
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; F6 ?! V% S0 w+ K) f 对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
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! Z) w- H* [. b4 U 对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 | " ~8 t+ x9 Q4 U. K# p
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【举例】 . c; N3 j; s* G4 z( b+ x) m4 e6 X# C
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。” % p9 T4 h" R) b
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【本讲小结】
% X, I) f1 u8 e0 |1 I) ^本讲介绍了办公室礼仪。首先, |