华中师范大学江少川教授做《应用文写作》专题讲座提纲

第一讲   现代公文写作发展趋势

5 i7 p* t) g# Y& `+ i( x% \6 w$ h

一、实用写作的发展趋势

1、文明化、科学化的趋势

( U- S6 w: I7 p' z- h$ r

（1）构建和谐社会、三个文明的重要工具

（2）内容完备、格式完善、分类精细

_, h( j! G) v/ x* I% q1 z

2、经济化、国际化趋势

" T4 {4 O: f6 q) i7 L- P

（1）中心内容经济化

( V4 N; \# P. ]% d0 V+ J: @

（2）使用范围国际化

3、现代化、智能化趋势

书写、制作、传媒现代化

二、现代人学习实用写作的必要性

4 b! f6 X1 H U2 k) U3 _

1、电脑时代对党政干部的挑战

9 B" k* h! K2 y d1 e

约翰·奈斯比特《大趋势》：在新世纪的五件大事中，有一件是“在这个文字密集的社会里，我们比以往更需要具备基本的文字技巧。”

（1）学历、学位与能力

（2）操作技术与智力

2、提高写作能力的“根本”在作者的素养

（1）思想政治素养

1 z; o& T; E8 o! X

 公务员“代官行事”、“无冕之王”，要求良好的政治修养、高度责任心、奉献精神。

* |* {# {# Y6 s

（2）理论文化素养

走出“匠人圈子”、修炼“内功”

5 X, {% M5 U9 P0 l

曹丕：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事”。

+ ` v1 L* m) b: K! S a

特别提出“人文修养”－ “内功”之“丹”。

0 J& g o$ e }- M, v- R1 t- V0 [

（英）诺丁汉大学校长杨福家：

世界一流大学的重要条件之一是人文环境、人文精神

人文修养是中外领袖人物、优秀干部之特质

# ?' }8 [# Q. B$ L6 O; [

温家宝回答中外记者提问时六次引用古语、诗文和典籍

1 Z) q! k0 ~2 q

‘博士（官名）买驴，书券三张，未有驴字”

邢部主事茹太素上书朱元璋，报告五件事，文件长一万七千字，读到六千三百七十字，还不知主旨是什么，朱元璋发火，命人把茹太素痛打了一顿。

清明时节雨纷纷，路上行人欲断魂，

借问酒家何处有？牧童遥指杏花村

温总理在十一届全国人大三次会议 记者招待会上答记者问引用诗句：

# u" b. s ~5 }9 N5 E" K

亦余心之所善兮，虽九死其犹未悔

, s( f, D2 w0 b# K. ~

典型材料：指在会议上介绍先进个人或先进集体的模范事迹或先进经验的文稿。

1 U( Q' t. j2 S0 N( ?

分类：典型个人材料

典型单位材料

0 l0 h) ~/ E1 v

典型经验材料

典型个人、集体材料：

- s3 a% X' k, \; }

1、简介

2、见事、见人、见思想

" F% a) q. k7 p! h/ y

典型经验材料：

做法、成效、体会

写作要求：

1、用事实说话，不能虚构想象

2、处理好先进典型与组织、群众的关系

/ Y X% x( s. v$ m7 D& ^4 x H

3、分清主次，突出主题，详略得当

& S1 o# v7 N- g

4、语言精炼、生动

8 y) X" U; K+ b4 d0 i# N

如：思所以危则安

. n1 p# p8 z0 L& g- d

思所以乱则治

8 J' A: b" k& o, ?' y$ d1 K! Q# U9 {

思所以亡则存        －《新唐书·魏徵传》

3、写作素养

（1）掌握写作理论知识

（2）提高驾驭语言的能力

; Z# `( Y, F' i+ R" W s

学习、运用语言，要求：

7 h: E$ _$ z9 x1 Z

准确：一字入公文，九牛拔不出。

& H O4 @8 m3 k% Z

为求一字稳，耐得半宵寒。

^: O8 U( u$ f

简练：意少一字则意阙，句长一句则辞伤。

生动：适当运用形象性语言与修辞手法

如比喻、夸张、对比等。

0 \) P5 w+ S' G) k, J

如十届人大第四次会议的《政府工作报告》曾修改17处，且看几例：

! Y* Y- n) q0 G! t* J4 e; L+ k7 m

原   句：促进节约使用和合理利用资源。

) B( |& H( f! w5 R, n x( [4 d

修改句：促进资源合理开发和节约使用。

原句：逐步建立长期稳定的西部开发资金渠道。

修改句：快速建立长期稳定的西部开发资金渠道。

: [; ^; f, E8 ?

如《十一五规划纲要》有34处修改，且看一例：

, A L% m/ h d }) U

原句：形成遵法守法、依法办事社会风气。

, ?& l' \$ Y" O% _0 b1 n

例句：海尔改变了传统仓库的“蓄水池”功能，使之变成了一条流动的“河”。

例句：集成化的信息平台，形成了企业内部的信息“高速公路”。

修改病句：

1、在严峻的考验面前，他表现出一个共产党员 宁为玉碎的坚定品质。

2、这种品牌的微机有极其优越性

' ~$ T+ ]& z# g' e( B- ^1 O+ J

3、关于来文中的第七、第八两项，我们提出了意见。

4、该系制定了对于学生管理的一系列规定。

) z% D) N% o& |; V5 P* t: l& D: p

5、他的发言最后说：今后一定要竞竞业业工作，戒骄戒燥。

辨析：制订 制定   以至 以致      截止 截至

（ 3）坚持写作实践

6 G" j, }$ E2 H( w& m) _

提出三点（1）日积月累

（2）字斟句酌

1 m7 X$ ?3 g8 l' J) R* ~

（3）千锤百炼

) k1 g5 `1 r/ B& k" g5 `/ h

三、公文写作基本知识

- H8 I0 [. v# e$ D! R, B) O% `) Q( ^

1、党政公文的种类、名称及分类：

+ N. }5 A# `: ^5 R1 K( c; R( J) Q

现行国家行政公文有（   ）类（ ）种，名称是

: l9 Z$ v7 _1 i7 D. f$ f! g2 d

党的各级机关使用的正式公文有（ ）种。

5 l/ \2 V! n4 M* U& h

公文的广义与狭义、

分类：按行文方向分为：

2 ^) v7 s5 A$ ^4 V" u( o

上行文 下行文     平行文

按内容属性：

指令类 ：命令、令、决定、意见 

知照类 ：公告、通告、通知、通报、函、     会议纪要

- h# b, t% r" a& `8 [7 H" X

报请类：报告、请示、议案

* r f4 T8 Y ~: _; `0 r

2、公文的基本构成：

（1）眉首：代码 份号 秘密等级 紧急程度 收文处理标识 发文机关标识 发文字号

   签发人 界线栏

! J+ r+ N# v/ N0 H8 I4 Z3 \ I

（2）主体（基本组成部分）

标题 

主送机关

3 {! o. v! x" ~" d

正文

7 D: L6 V, i3 S4 u

日期

5 h; q8 ]5 S: s( j/ h1 R

发文机关与印章 

+ p2 l* F4 D1 H2 g. V) l

主题词

（3）版记（其他组成部分）：附件及附件说明    附注     抄送机关             印发机关及印发时间

; M0 H7 a4 t$ J# \! |/ p

3、学习公文写作的方法

（1）坚持理论与实践相结合的原则

F# R6 n; c" {

（2）从阅读中提高，多读公文实例（包括范例和病例）

（3）练“内功”，多写、多练、多积累

 

第二讲 常用公文的写作（一）

一、请示与报告

请示：请示是适用于向上级请求指示、批准的公文。

/ l1 h. ^# @. ?4 V* }

报告：是向上级汇报工作、反映情况、提出意见和建议以及答复上级机关的询问时使用的一种陈述性公文。

请示的分类：

1 w# J- m( c; V: q9 q3 a

请求指示   请求批准   请求批转

6 S; d2 V _- L Y

文体结构：标题 发文字号 主送机关 正文 落款

$ |* a! t/ B0 \1 w/ d

报告的分类：工作报告 情况报告 上复报告 建议报告 递送报告

$ G. F! z. x: j% o8 A1 p

文体结构：标题 发文字号 主送机关 正文 落款

! [, ^; i$ t0 h% l9 H% ]8 L) g) n

请示与报告的区别

1、性质用途不同

2、行文的目的要求不同

前者要求指示、批准；后者便于掌握、指导

3 @/ L- O( g0 s8 q8 t9 M, d

3、行文的时间不同

$ { w2 a* r( P7 }

请示:事前；报告：事前事中 事后

4、行文的构成内容不同

把握请示的内在逻辑：

为什么要请示

0 ~7 V, z5 Z; P4 @+ [( f& D

请示什么问题

2 m4 E# [/ g1 D. E: {

香烧一股   敬佛一尊

. m, O% @+ [8 G* Z2 f, O' [: @1 D

不可     先斩后奏     斩而不奏

例： 《失街亭》诸葛亮挥泪斩马谡

8 t" N* A2 ]& [& @! N: v, E

请示与相关文种的误用辨析

. @$ g) R) H/ H. t3 {( c

1、请示与函

* y: `* S/ V" h1 Z; y% ^

2、请示与申请

$ ^/ u3 S) u7 i0 m2 Q/ E+ {, E6 ?

3、请示与报告

病例修改二

判断下列标题的文种，如用错，请改正。

1、x x 市人民政府关于建立x x市体育学校的报告

; E+ n) P) W0 s; z9 |1 R3 F

2、x x 学校关于请求x x 研究所给予办公电脑技术指导与协助的请示 

3、关于在学校试办x x购物中心的申请

二、通知、通报与通告

6 a% x- ^0 }, {9 r) S* ^

通知：适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及任免人员的公文。

! I: f( x- ]' ]" U4 E6 A* W

是机关单位向特定对象告知有关事项的晓谕性公文。

（一）通知的特点

; h8 _; V2 x& s. n* s0 R* f' s, H9 _0 g

特点：

% D* H3 F! z( \

1、适用范围的广泛性

: N' j6 B7 h% Y: Y' A

2、文体功能的晓谕性

* ]" F, d* `! T) S$ R" ~" e

3、知办事项的时间性

（二）通知的分类、写法：根据适用范围分为：

批转

1、发文性通知：发布文件               转发

（印发）

g. u4 A6 t6 m, G, r8 p

发布对象大多为行政法规和规章，也有计划方案

批转（下级）（1）态度 评价   简明批示 

（2）论证、指出意义要求

转发（上、同级）

, M! Q& |+ K3 E x4 R

（1）点明制发机关、标题要求

z7 d$ R: ?7 b, W6 ?/ [# ~1 `+ f

（2）提出贯彻执行意见

2、指示性通知： 布置工作

8 z, g S+ |' k6 T+ e; p

高层用命令，晓谕重大事项用决定，中下层用通知。不用命令和告诫的语气，语气缓和，留有余地。

* [# f/ ]( J+ C0 e* i

制发通知个政策、法规依据、目的，布置的工作

任务、要求。

& U' L8 s* R2 j7 ^

3、事项性通知：规定事项

1 A- a9 E" S. e0 i4 E! D& ^! e: t0 u7 _

机关单位制定的有关方针、规定、办法等，无需用法规形式行文，便用通知。        

4、会议通知： 通知开会

（1）小型一般会议：

# a* ]% H I( l

（2）大型较长会议：目的、时间、地点、联系方式。准备事项、注意事项（具体、周全）

5、事务性通知：告知事宜

传达信息，告知事项，处理机关事务和管理工作等等，如任免等放假、变更作息时间等。

) J; A3 s+ z8 _0 G

（三）通知的结构

标    题：    机关名称 +事由+ 文种

- _; l, p$ N# m% w$ r. L- @# d3 Y

正文写法（指示、事项性通知）

7 E9 F! S& M8 U" y

开头:制发通知的理由和目的

通知       中心:通知事项,

要求受文者办理、执行、周知

结尾：特此通知    （病例修改一）

通报是用来表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文。

# y0 |( l+ G1 @- O/ b! m/ k

（一）特点：1、知照性

2、教育性

3、针对性

（二）分类：表彰通报 批评通报 批评通报

5 M% K4 z- _' E2 `( Z4 t

（三）结构      导 语 

- t1 I) N6 |8 J1 L x" W

通报事项

1 V7 O! A/ V1 r, A( p5 E4 I4 r% e# ?6 |

简明分析（希望要求）

通知与通报的区别：

1、通知具有指示性、部署性

通报起倡导、告诫或沟通作用
2、通知发文对象专指 

! ]# V; u, ?+ t4 c2 N

通报发文对象为全体

3、通知的事项侧重重要性、必要性，

通报侧重典型性、代表性

4 \2 E& ~" l4 J) {

4、通知发文事前

通报发文事后

1 [5 C5 @7 Z+ X) e$ V1 }

通告：是在一定范围内公布社会有关方面该当遵守或者周知的事项的公文。

w" W: H' J& c1 Q3 Y; a

特点：1、公开性

2、告知性

* V! g0 C9 k, X2 n8 j% c+ U

3、贯彻的强制性、约束性

1 Y: K3 b. l' S! j. A$ [- h

分类：1、法规类

2、    具体事务类

3、惩戒处理类

2 b7 S- J& G. s6 `

三、计划与总结

计划是机关内部的部门或个人为完成一定时期的特定工作事先所作的书面安排和打算。

谋先，事则昌

深计远虑 所以不穷

Q7 r& Z1 F0 T I0 M

凡事预则立，不预则废

分类：可从时间、性质、形式上分：

部署   安排   纲要   方案   设想   打算

" W, F& h1 _1 q4 u

特点： 1、预见性（前瞻性）

2、可行性（指导性）

3、具体性 （操作性）

三要素：

7 V# ^, q+ F; O* N# S

1、目的 任务：做什么

2、方法 措施 ：应该怎么做              

3、步骤（时限 时序）

总结：对本单位或本人前阶段工作进行回顾、检查和分析，从中找出经验和教训，以改进工作，指导今后实践的一种实用文体。

, Q, ?9 J% i* z3 U8 V& a

人以铜为鉴可以正衣冠

以史为鉴可以见兴替

以人为鉴可以知得失      ——魏徵

找出规律，指导、改进工作，提高效率、能力

分类：从内容分：综合性总结   专题性总结

从对象分：学习总结 工作总结

从范围分：单位总结 个人总结

2 l8 Y% h# {' {% }

从时间分：年度 季度 月度

* y9 i' H* P4 }* t2 z# M# M8 {

常见结构：

1、三大块式：情况＋经验＋问题与今后意见

2、因果倒置式：先讲“果”：成绩，然后分条列项表述原因，也就是经验。常用于专题式总结。

3、正反对比式：把经验与教训糅合在一起，归纳为几个大问题作正反论述。

4、并列式：把情况、做法、经验、问题与今后意见融合在一起，每个问题相对独立。

; s% e& {( H' |! N# I& @

5、层递式：按照工作进展的时序，常用于简短专题总结。

K- J; A3 @" c( D4 F$ B

如何总结经验：

1、侧重从做法上总结经验：怎样做

$ g& S# ~8 |7 N4 R$ N- k. v8 ~& R

2、侧重从效果上总结经验：工作效果如何

8 ]) h2 l) R6 U4 Z5 H# W

3、侧重从理论上总结经验：把有价值的经验上升到理性的高度

( q3 w r# n2 Y4 F+ Y1 ]3 H- N7 |

运用这三种方法要注意观点与材料的统一。

5 o# N- l* [$ r! E8 F

1、找出带有规律性的东西，揭示事物内在联系，有指导价值。（感性与理性的关系）

0 @. i8 I7 U0 p+ y* G9 z, I8 i

2、功夫在平时多积累资料，不再临时拚、找。

3、一分为二，实事求是，突出特点。（成绩与缺点的关系）

; p5 R( K5 H0 g# \! \

总结与报告的区别：

1、理论性加强、突出规律性，认识更加立体化

. P, c8 }2 o+ J$ f- g5 l

2、表达方法：报告多用叙述，总结用概述，多用议论、说明

! x" X/ R7 @/ L b& k6 I3 w$ p8 j5 Q

3、报告为上行文，总结可上报、下发。

总结与计划的区别：计划在事前 总结在事后

; X: g2 \+ p1 E" }

第三讲 常用公文的写作（二）

7 O- M% C. k! l6 ?

函的写作

一、函的种类和概念

8 {0 @: d2 ]4 _! x! w. }

函是用于不相隶属之间商洽工作。请求批准和答复审批事项的公文。

分为：

１、商洽函

２、询问函、

３、答复函、

& Z" Z* H) V) l7 v% ?

４、知照函、

2 O: I3 j5 W. @4 ?. m# _

５、请批函

+ Z# @$ W7 v" I, n

格式上：有公函、便函

二、函的结构

函有标题、公文字号、主送机关、正文、落款和日期。

' B- _. C m( _3 e- _

三、函的写作要求：

$ ?0 ~1 Y( W8 e% `0 p! p. J

商洽函：

１、商洽缘由：为什么提出商洽：或以事实，或以上级文件精神，也可不写。

２、商洽事项：写清楚商洽的具体事项，对对方有什么要求

结尾语：如同意，请即复函

3 l1 A9 h! n4 {

答复函：

* Q8 t. o2 B1 }+ G% b0 W

１、告知情况：用“经研究　答复如下”过渡

' n4 }0 [* U L$ K c0 B

２、答复意见：明确、具体

: m8 ]! P1 M8 M0 {0 N

结尾语：此复、特此函复、谨作答复

3 i8 n9 [9 m6 A# S% [

告知函与答复函相近。

请求批准函：

１、请求缘由

' E$ L4 B( y2 b2 f1 ~" e3 ^

2、请求事项

请求语：可否，请函复

7 D: J! O) d! v. \$ ^

写作要领：

1、叙述清楚、明白,说理有节

: v) t7 \" M- Q2 v

２、内容简短、注意技法

3 v+ m# ?# W$ S' [

３、一事一文

函的写作要有针对性、行文措词要谦和得体、庄重礼貌

3 m/ e, W0 @' _; n2 Z, V) `

会议讲话

( k$ L8 m, W; \! b B' E

会议讲话：广义指在一切会议上具有一定目的性、条理性、完整性的讲话文稿。包括开幕词、闭幕词、会议报告。

狭义：指在会议进行中，有关领导、人士就会议主题发表的讲话。

分类：

专题讲话：有关领导、就会议主题发表的指导性讲话。

会议发言：与会代表围绕主题发表意见、介绍经验、汇报情况。

讲话稿的写法：

标题：有单标题、双标题（正题＋副题）

正文：

1、内容与会议精神与讲话者身份一致

1 f4 Z }0 l' R! f( _' J, H9 ]) c

2、与会议主题一致

3、根据时间、地点、场合，加上适当的连接的语句

关于撰写：

一般有秘书处准备，领导审阅，领导班子讨论

四、会议纪要

# ^1 r1 ~4 Y4 B3 l

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。

通常是根据会议记录、会议公文和会议其他资料整理而成。

特点：

5 ?$ Q3 ~8 P6 g' y9 x$ {/ Y" M

1、纪实性

2、概括性

3、指导性

* n3 K& @; L) P) R( D

分类：

7 X& k/ V6 k9 Y1 _1 C$ l" B, I

1、就性质分：

办公会议纪要：研究问题 部署工作

专项会议纪要：专项研究、讨论，给人指导

2、就表述方式分：

4 r2 @/ |" E- v3 a

                        概述式纪要  

; ]4 i' Q7 T8 d x9 E# b0 e$ j# g

                        记录式纪要

3、就内容分：

: g1 m# [" G* {3 X

                        决议性纪要

, r7 `9 s6 V! s' p

                        综合式纪要

6 b1 Z. |/ r( C8 e3 r5 e( `5 }* ~

    写法：        1、概述式（扼要概括）

                  2、直叙式（时间顺序）

! K% h' K) q/ z) q/ J

                  3、综合式（分几大块）

会议纪要与会议记录的区别：

1、目的用途不同

2、形式过程不同

3、写作方式不同

要求：

1、抓中心议题、围绕议题所作决定来写

2、集中反映会议精神，概括观点与意见

{/ Y' m! D) J; S7 ~: B2 C

3、忠于会议内容，实事求是

9 l* ^! G" k9 x6 g' r$ {8 J9 Q5 o

4、未认可、不成熟的意见不写进纪要

7 T2 Z/ D1 y/ L

第四讲 公文语言的基本要求

4 Q7 c Z: x. V) W

公文的语言

一、公文的语境

语境：就是语言的环境，包括社会环境与自然环境，具体指的就是上下文，说话的前言后语。

! _; }+ Q8 ^( k, O4 O0 j! d6 Y' i! j

张志公：语言总是在一定的语言环境中使用的。

公文写作不仅要注重格式、方法，还要研究语境。

, E2 V! J) Q* O' d. ^& B* K. R. P

语体特征：由于交际环境不同而形成的语言体系，特定的环境对语言运用提出了不同的要求。如文艺语体、科技语体、应用语体等。

+ X) Q+ [2 F; q

应用语体：准确、明白、简洁、庄重、朴实

文艺语体：形象、生动、含蓄、个性、传情

Y1 m3 Q# Q4 s$ g8 w8 V

（以诗词与《红楼梦》为例）

二、公文语言的基本要求

# ?# q! _( {& ^! G E0 `0 k9 P f

三、公文常用易错字词、短语辨析

: ~4 ]; @9 m, Q& x

1、辨析词义

辨析同义词：“大同小异” 辨析同义词“求同存异”

从意义上辨析：范围 程度 语义（美满 圆满）

' _! o2 {/ K/ r

从功能上辨析：搭配 句法管理（维持 保持）

从色彩上辨析：语体 情感色彩（行为 行径）

（1）坚持理论与实践相结合的原则

1 ^5 s0 I; a) \/ L" [, p

（2）从阅读中提高，多读公文实例（包括范例和病例）

（3）练“内功”，多写、多练、多积累

6 c$ a$ q+ Q1 k u9 p o: ~- D

五、调查报告：反映调查研究成果（事物的真相与规律）的书面报告。

分类：社会情况的调查报告 新事物的调查报告 典型经验的调查报告 揭露问题的调查报告

7 a; o$ a: M9 F8 T0 _

1、写作前的调查研究    

$ d. D' d+ C$ \& ~( G

2、分析研究，把握规律

* N6 m9 F. E* o( V) u

六、消息

' {# U {5 _( n0 \! p+ z( l

特点：迅速、真实、以事显理

- T4 A9 {7 o, D/ Q

写作：标题 导语 主体 结语

& R( P$ V; X5 C* @6 y0 X) C" Y

标题：消息的眼睛

2 U7 X+ V0 K8 A: V+ n

导语：消息的灵魂

0 W7 \. a, @+ {+ s

主体：消息的本体

消息的结构：常用倒金字塔结构

' b% Y7 e# T; i1 {1 e( A

经济活动分析报告

8 N+ r: r& y/ m( }* }0 E

一、经济活动分析报告的涵义

对经济活动的过程及其现状进行分析研究而写的书面报告，是反映经济活动分析过程和结果的书面材料。

, I. N9 K- y+ q" G0 I& Z

经济活动分析报告的作用

) Z0 k6 G' R2 K: C

1.分析各种经济现象，有助于认识和掌握经济发展规律

2 f( k( o- N4 N

2.了解经济运作情况有利于提高经济管理水平

3.有利于发挥经济部门的职能作用

二、经济活动分析报告的种类

1.全面分析报告

+ \8 M! D ?! {9 o

对某部门、某地区或单位在一定时期内的经济指标、情况作全面、系统分析而写的报告。如《中国 银行2004年2季度信贷业务经营情况分析报告》

# u. G0 c% {0 }

2.专题分析报告

又称专项分析报告，就某项专门性的问题进行分析研究后所写的书面报告。如《民用建筑质量滑坡原因的分析》

! _, o5 V7 h* ^# u! h" w* w0 N

三、经济活动分析报告的分析方法

比较分析法

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平衡分析法

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因素分析法

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动态分析法

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四、经济活动分析报告的结构形式

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（一）标题 公文式 论点式

（二）正文：导言 开头部份，相当于导语

主体：核心部份 情况和分析

情况：发展全貌 指标完成 措施实施

分析：探讨原因 分析现象 评价意义

（三）结尾

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与对情况的分析密切呼应，分析以后的自然结论，提出建议和措施，针对性强。

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五、经济活动分析报告的写作要求：

尊重客观实际

灵活运用分析方法

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语言简练，图表数据公式要与文字统一。

电子邮件的写作

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电子邮件实际上是书信类文体的现代变异，是通过电子邮箱传递的一种现代书信。它在本质上仍然是书信。

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一、电子邮件的特点：

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1.礼仪性 ：注重礼节、分寸，失礼或不当会造成严重后果，如身份、年龄、场合等

2.规范性：有一定结构模式、要求

3.简明性：表情达意简练、明白、明确

二、电子邮件的结构模式

五个部份构成

1.主题: 用词组、短语或一句话概括邮件的主要内容，要求言简意赅，概括、精要、简明。

2.称谓

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（1）修饰语 姓名

（2）姓名 称呼

（3）姓名职务

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（4）昵称

3.问候：根据对方情况灵活使用问候语，不宜千篇一律。你好、节日好、周末好、新年好等等。

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4.正文：开头：忌说套话、官话、假话。

主体：按事情的轻重，重要的先说，依次叙述。

力求简明扼要。

5.结语：前一般用此致，最后表示祝愿、敬意

应根据不同对象和不同情况恰当使用祝语。

如对长者、领导，对同事、朋友，对客户、对老师等问候应得体。

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祝好 健康 愉快 成功 进步 平安

敬祝健吉、金安、教安、撰安、大安

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加上时令、节日等在前：夏安、冬安

格式：另起 空两格

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署名和日期

署名有时可加谦称，一般用全名，有时只用名字。