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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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) h8 j3 j R f, x# k" J" l1 M+ H老秘回答： # C, f/ ~3 q) Q' O- N, A; Z% q
* P& a1 k% J% I$ l5 z会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效 1 @+ g1 ]% W2 @* Z$ u- K9 S
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 $ v6 x* v6 _8 c, ^9 I' w
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 - ^4 z6 t7 B: a3 ?/ g. c( e' u% A6 Z
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
9 f8 w6 Y$ Q8 v$ z# K! ` 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 % o b* L: @3 Q) O) \% ?% a. l
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
5 \" z' X9 L# |" p' H" @ 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
% ~9 t' a0 c( y4 c4 S5 j 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 0 ~9 _* A* I4 \) j2 ~
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 * M+ U l* t! S. |" v. Q
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
, q4 I8 `7 Z I$ n4 j+ I9 }, V 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
6 P/ n% ?; r/ u4 w& M1 f2 d 10.信息要加以选择，避免过多。 / V$ \; h9 D0 S" ^; W0 [
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
9 |8 y" X5 L5 ~6 b7 k4 [ 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 8 i$ L9 g ]& g' h* Y
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
8 ~; k; b( j# z 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 3 H: {. O$ X5 E X5 E, P
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
2 {6 ^* m. y! V& t# w 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
! s y! [6 |, L. F; s7 [6 F/ u 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
4 ?" G3 r. t6 }" X, B. N 18.会前先拉几个盟友。
& U k! V. D3 l9 D6 E# d8 U2 h 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
4 i0 r5 D3 ~% T3 J! d' S8 N- g( @) U 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 * J) c! u7 t# b& [+ i0 Q( D
●会议准备
- Y I( O) I8 k, j9 _ 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
: ^; l9 ]4 P! r) J5 l1 N9 z 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 & D0 W7 c8 ~ C, n9 ^. ]) i
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 ; ]3 w& s* ?$ s# J* a+ Q% c
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
; C% x" B' p4 L' o1 w& H 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 $ k+ ?2 _( @2 Q) ?4 ~1 o9 w
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
8 l. k e2 h# Y1 g* x. }" y9 ~ 26.任何议程变动都必须通知主持人。 5 U: a; Q( O( H8 _% z; A
27.议程要尽可能短小简单。
( a( X. p% e5 P* B# Y 28.尽量将议程限制于一页纸上。
) j! A8 @; G+ u& E) p% X 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
2 @* ]& C# A& C9 Z 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
$ S" E' v* O; f, g% V. ]" C 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ) E( [9 O- `4 T H
32.必须将电话转移出会场。 & `# {5 b" J% z3 n [. S; B
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 $ l3 y0 W& k, Z. Q6 w
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 ! O% Q2 Q4 Z1 t' r$ h
35.要找个确保没有干扰的会场。 " y0 x- B2 G: q/ k( n0 {. \
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ) U9 L; K2 Z' D. Z5 i% o
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
( F: @2 `9 D! @7 f* z 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
" N( d1 N5 n. ?& O9 c! I5 G* ? 39.座位之间应有一臂长的间隔。 |+ x- x5 p1 J
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 ! o2 w/ [7 ]) \, C. {8 E, F4 K: Y
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
' B# N* ]( v+ e$ W, c! z 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
- Z' J/ v3 {! [ L, ? 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 6 u& {% o' ]5 [1 K; B
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 ! r0 @' E! [- m6 b- M
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ; ]4 _; ?; `6 w
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 7 \- U! n1 P- ?' @. E! H: h
●出席会议
$ w2 ~; ^% K$ E' v; K1 { 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
4 ^5 \) B6 X$ Z# [8 z! {; x 47.会前拟出自己的发言稿。 1 d% p% S7 \2 g) H# q: _
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 * Y/ n8 f! S) J ^2 g4 |& G
49.要保持积极的脸部表情和音调。
R U5 P; M) [' p" g0 d 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 4 x& D% D0 A1 i2 k7 j0 }
' i. v, O( l' \8 w/ N" e+ M/ x 51.开始发言前先作深呼吸。
U( n4 j7 R2 x0 U 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
% E) j+ K+ }) s4 Y/ ] 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 5 G0 Q1 M" i6 d5 d
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 7 P' o2 d4 m! r$ P. b
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
2 g) M1 b+ d* x [: l: q; Z 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
$ q. p8 u7 O9 M) r$ T" ? 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 * }: w6 X. U% ^ @' x2 G
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
, P% l; Y& Q9 e' C* a 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 ' _5 t5 W8 s8 [) M! R# V s. w
60.必须按照议程顺序作会议记录。
1 E7 z& Z4 A" M f 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 4 p1 g2 O: i$ g8 M. U- J% u
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 . X- [! n7 t M) f
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
! S* y4 {3 V; c& i$ W ●主持会议 2 |/ r5 K9 _, J7 `/ ]0 }
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 # a7 H* F4 D: E
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
) _7 @" }$ ?; T4 i0 ?" }0 d2 a 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
: ?- @7 }0 D$ }, T3 | 66.尽量于会前认识新来者。 . v7 i; g1 g9 A6 A+ f
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 # D: ?9 s j1 T
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 9 P9 o; R4 G) [8 |9 c
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
7 N' W- B1 F: D v1 B( Z; Z. d Z+ Y7 L2 Q 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
# O( V" X' C1 f3 T/ r2 ]+ D. B 71.要制止支流辩论和私下交谈。
* A0 g0 W% s7 h0 P' ]6 ]( ? 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 4 P+ {) ~3 }1 p/ x8 T) N; E E0 {
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
1 D# |" L! t; A 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
6 _* e( D4 y: ^1 \+ B7 ]0 ] 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 - A9 [# s: {: v3 @/ r( \9 Y$ C& z
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
3 S V+ w% Z8 q4 N) j& r3 U 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 . ]* X, z$ D7 P- u) `8 S
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
% M$ ~" Q+ i1 X7 l 79.必须清楚每次会议的规则。 4 B, h. [" j% t2 F
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 6 k8 @/ u" D8 i* K) Y' ~# F+ y
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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