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网友提问： / Q& D# Q+ w# V; w1 V5 W* h
# Q4 ]" U' F- G4 V2 ^现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 3 M2 Q/ c _8 Q% E+ X% V) ^ y7 a) }
( D! k& Q6 f v% P. ?老秘回答： ( }- ^' I* Y6 P9 d3 W
7 }: w. |1 [$ N4 a$ p会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 , n# Q# L) u$ p& w- L8 L
2 t. y* K) D8 q. y9 o5 d
●使会议开得卓有成效 9 P2 j6 t( N* l: G$ ^& a
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 % V& }5 k6 s- m, J5 `
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
( ]% U2 k. y/ q0 c/ A 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
( L, ? O0 A* B, c7 o) D 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
1 \" Q6 b; n4 x$ ] 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
! H- w* s# g. G* Z" t 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 # D) E4 P; M0 E( Y; t
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 - _9 w* ?3 {8 R0 b; O0 J) M5 v+ \
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 , Q l0 S- s/ }1 C1 U$ }
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
B" a9 I, v* s4 K6 p 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 8 p8 Z) {+ h. M' m5 \) `) x9 r
10.信息要加以选择，避免过多。
$ C* i- K$ L. W. Y8 I/ {. ~% i 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 ) v* ^/ _7 K: R, x
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 7 B! L+ E1 w1 `/ e
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
; B0 L8 s( N$ q$ P) L# b1 g 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
, W" {. B8 I2 w$ w 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
0 Y- e* R$ p8 Z% Q 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 }: ~% Z& I( p5 R1 C# b
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
: k6 X$ Y4 {! E# l6 [, c% Z% ~9 Z 18.会前先拉几个盟友。
! Q! F4 i4 q& T a 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
5 @* e2 q2 O% u 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 9 c* o/ d( v) w- U1 n! [% l6 a/ q
●会议准备 * I' T% q: a( d5 G. @3 @! j
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 % `# p" r+ d- t8 W
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 1 P+ t% J, V. n. E
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
`% `6 o9 k+ @* r 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
5 w/ d% P& E( d 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 . S: e+ Q- T0 f! n. `" M4 a
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 1 B6 N9 P: F1 q" c$ A
26.任何议程变动都必须通知主持人。 9 Z6 l$ X1 i- V: M! k
27.议程要尽可能短小简单。 : F9 v0 p! D9 q! j& S
28.尽量将议程限制于一页纸上。
/ R" b" w. C! Y5 P8 O g 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 3 w2 V0 H: b& r/ `+ b, P8 E
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 4 V |( c* x- o
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 $ `' o$ z0 o. Y3 d; A) h
32.必须将电话转移出会场。 + {% D! k. q1 q' [
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
8 ^4 m' X* ^$ f# R5 ?9 y, h 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
6 N8 \5 f+ I3 }- s8 K+ n5 X5 z5 L 35.要找个确保没有干扰的会场。
* q5 K! E% ^0 _! E8 d 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 / F4 o2 y4 r$ w" K- Q2 ~/ Y
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 ( J0 Z. N1 @9 J& m
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 & \* L; k+ i" s) s
39.座位之间应有一臂长的间隔。
- X, l: F0 U9 u7 a- L5 t 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
. P4 s7 j6 r* P8 a 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 4 w5 K" i/ H* y, z/ x0 k
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 8 S" I+ f8 P; u7 d" Q
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
; I7 k7 Y H8 V3 P 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
1 T9 F w, X4 ^% `' @" p 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 : b% Y1 q: P9 t! \: y& S
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
/ T! [4 y2 O B, B. J5 v2 t ●出席会议 ) C: y# t8 j; |: N8 J) A
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 " B( k/ i$ t- S# m8 `
47.会前拟出自己的发言稿。 & o$ J5 f7 D+ `3 ~, `8 c
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 * N) r; Q1 [4 l& m8 F9 F" k# Y
49.要保持积极的脸部表情和音调。
! y, M2 y$ e! m( P D/ X& n 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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1 B7 L l) G+ q+ w 51.开始发言前先作深呼吸。
( J6 L! l9 X3 O% b 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
1 J2 K8 z0 C+ l: a! [8 y" A 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
n, F! [7 u/ q. }7 C 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 / g5 n) O$ S8 q$ r' ?, i; j4 s
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 1 K4 `. o. n- p% c
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 % O* H$ ~9 i6 [" |8 q, R/ ~; H" e. W/ U
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
! V+ X# ]# K' n1 O0 x 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
4 i, T r- ~$ a 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 / A; F1 ~, N# Z: Z
60.必须按照议程顺序作会议记录。 7 @' I9 P' V: _, g9 q9 x
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 2 H. v6 y) l7 l U
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
0 M; W- f3 G" Y1 \" S1 V) n 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
4 E7 N6 Y5 j: h2 \ ●主持会议
: I2 f- u! y2 H& [ 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 6 Z6 T a) [3 [. O( g$ m* [; a. Y
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
* ~' e# k2 _9 I 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
- m/ W: |1 F3 f }% B' {* t7 F 66.尽量于会前认识新来者。
* f" t- S* c5 d 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 1 k5 b, ]1 p7 f- t r: D4 [
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 3 T2 B) _- [. d9 E+ U
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
0 X# E3 Q( \, Y; Q8 i 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 7 [! ~$ |2 C5 n
71.要制止支流辩论和私下交谈。 ) N1 ^/ c* ~3 u: b7 P
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
$ V* z7 V, H# o# h4 U* x; d' @ 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
/ K/ ]9 `' q& ?) k1 L4 n 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
8 d; s4 D) U8 R& @/ Q+ h 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
u6 f9 R) M }" h; c& V 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 8 M8 z9 d7 t) U0 j7 `
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
1 ?2 M4 S- `- l- B1 H0 T! X 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 & R' j7 \# }3 l5 j
79.必须清楚每次会议的规则。 ' a8 ~+ D$ M* t6 o
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 3 b5 i) \; g$ t8 \, U8 n
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 & e O" u" ]$ ?0 I
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