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网友提问： 2 J6 ^! d& p% k" n: y; S
/ c! q: r% g2 C1 Z7 ]现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 3 X& M" y4 `/ M R1 I
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老秘回答： $ r! M" `1 O7 H9 G2 ?/ B. a
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 + P; E" @* \# j _
, H% I, W- }& A9 _& E8 V●使会议开得卓有成效 ! X' e9 z- a+ {
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 $ D' H7 C* \4 O" b& ?
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 * F9 C6 B/ x( G* n. ?; [' L
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
0 \7 t% s. ^) j/ ?3 x 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
' m& H9 K" C; z7 ~" Y- m& t- | 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
, i- |& T! [$ R4 j. u# r# I 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
. m/ @7 i' ~! i* m9 s$ d4 j 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
6 m0 o/ k# D5 W8 \- S5 W 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
& o3 I$ C3 ~" t% h, X, _" G 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
# n$ K' {+ r; [0 P3 Y* O# W 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 8 ^" Q1 t& A: `) @7 Y8 Y
10.信息要加以选择，避免过多。
9 A! w6 V" z* n 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
+ n3 ~4 b2 j) F4 o 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
8 ^6 e: F* h* K* }9 c5 r 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
5 O" V! } q& i0 A; V1 u 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
+ D V; y& t7 h' ^ 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 ; k/ k5 [6 L# E$ Z
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 $ M5 Q6 U) D9 w/ W
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
3 ?4 O$ L% }. @/ J. q' p 18.会前先拉几个盟友。 8 G. N! a9 P% `, N3 v( R8 X T
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
4 G; B* }, J+ Y W% v) f& B 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
; k4 I2 O5 @9 [# _$ A, R% m ●会议准备 / k1 U6 j( |5 {
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 & b" o# |9 q* i) W2 l+ f9 b
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
6 c9 s4 t- I. M# j2 m1 T) ]8 N 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
1 I7 @% `2 N% ~4 `2 S. L 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 5 o+ F/ x; b! G i% s/ c) s
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 - \- U( C, I" j5 F5 O: l0 y3 ]
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
0 B0 |4 Y- H* V( Z 26.任何议程变动都必须通知主持人。
( F! P) O! P$ S* D# k8 l 27.议程要尽可能短小简单。 * v, {2 ?5 N3 g0 t
28.尽量将议程限制于一页纸上。
9 h1 t4 b9 f2 p( I' N, L! T" N9 u 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 9 K/ T0 J" |* X+ x
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 0 c4 v& ]$ k/ w+ d4 u* p
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 * f) S' A0 |: b' p" u! f( _+ D! _
32.必须将电话转移出会场。
. [3 A% T# ]3 H' S( i. m" b 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
* F5 m. Z& H0 \ 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 . i) I0 O5 f0 ~3 F' L' f; j/ t
35.要找个确保没有干扰的会场。 # B& p2 {: {8 u' P! P6 t6 ?
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 3 T4 { E `3 C8 j# {( }
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 " h F7 {$ o7 z" J
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 6 o: G0 l2 y' Y& K4 N
39.座位之间应有一臂长的间隔。
I# j3 ]# l7 z& b1 O- o" Q9 i 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 2 e( y, k Y% w) t$ G3 H9 F
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 - Y9 F4 K1 _% R% u2 F( c
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
7 t' N6 n- C' p8 e& P& M: R 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 8 Z) B! `( Y( @. f5 }. F5 a
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
[- t! _4 M7 N6 Z, K, t 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
; t7 N/ `; D: z* @5 s) } 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 / \6 A8 s0 }; i% o( |+ N
●出席会议 ; ]! D# {1 U9 z# t N6 A0 m
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
( \& J& w, ^; |5 o& F* [2 i) e6 u, k 47.会前拟出自己的发言稿。
# ]' B# ^4 f3 w) U! ~ 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
* A. V9 I- W3 F" `' l 49.要保持积极的脸部表情和音调。
. E* K: S$ h& Z8 I 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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$ V6 i% N2 L8 C. g9 C 51.开始发言前先作深呼吸。 , q7 D+ F4 X% w* E& J4 I: @
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
& b0 V" B* n, G0 J1 s 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
( t7 Q b) D* |& ^$ V8 `3 J0 V& f& d* W 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 + c, c- K2 g. {8 `& r
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
$ H1 Y$ u F. i 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 8 U2 W+ A- K5 Z1 \, e
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
/ O- @, V' b$ `/ K) M: z 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
1 h, l N) d4 n 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 3 A* j& J8 h6 H' T; u
60.必须按照议程顺序作会议记录。
1 `% o* y: i) a% Q& e } 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
5 X& G: K4 n: B o 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
9 v1 l! J5 p1 I" Z 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 ' G4 G. E( |) F. s/ |$ L
●主持会议
9 k1 h# l: k, f( a& c9 ] 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
, p, ~# A; y8 h- F; ^4 k* k 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 4 ?+ e9 P' ^6 ^4 ]
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 % _4 U+ M$ R1 `. _; P
66.尽量于会前认识新来者。 & Y+ z( C1 _& n9 ?& _
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
# A, x. ?: Q$ R$ ^# s4 g 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 4 _3 \1 w7 D9 [: x) [- M9 M
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
8 A5 j" ] l; E: {" ~) [ 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
( x0 O1 D" P6 ^6 Z3 Z 71.要制止支流辩论和私下交谈。
' x! M& N: Q+ Y4 X 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
* D8 W4 k2 l4 B 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
+ d U5 _6 F2 h5 h4 X- {# b1 f8 ^7 r! P 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
% |+ t% @% h" e1 Y6 X- t 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
1 v7 ?& V% k( C2 p6 ^$ ~" y 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 - @) C6 m9 X0 q0 v; B- J
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
4 T7 F: f% c6 R2 g, A/ F 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 X/ |; }. c/ h) m2 i
79.必须清楚每次会议的规则。
0 X; c/ X# w# _ 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
, U1 p* @& |1 h& J7 l+ h 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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