办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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2 F9 [) \) R: B5 }一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

; X# e( B( K' J综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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& a% p4 U! V; d9 ^% g, I, V& i3 Z) H一、办公室人员岗位认知与基本职责（

9 P# I/ ~$ ?' F9 G三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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/ W- p8 [& l/ U" b- R2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

( G4 b# o" ~; a$ {& `* K一、要讲事业心和责任感；

8 [" q3 p* ~+ i, E+ k二、要认真细致；

. z! T+ m: X# F三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

/ B- Q' U2 ~* l% W（四）办公室工作对人员的要求

/ n5 ^5 h/ ^/ O' q8 E7 `) y1、思想素养
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1 G4 H+ V6 Y  D& C; }热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

. |+ K' C& @' }; S/ f5 x政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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# m) P9 E8 y  p6 U踏实肯干。舍得为工作投入。
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6 [" q6 E) ~7 U) Z（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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1 _: C  f% ?# i8 U  x1 R调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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; W7 `/ m5 K& n% {% k1 L; ~思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

* g. C- U# j% G" x$ A# e, y6 ^（四）办公室工作对人员的要求

/ N7 s# u. P, A5 |+ ^* H3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

; k- D% i; N4 _# O0 q  [调控力(控制情绪的能力)。
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$ a$ A7 U5 I! e+ ^2 n' T# @意志力。
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/ i3 h* t9 Y% k0 E& o（四）办公室工作对人员的要求
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: {0 s6 f+ }. T3 T4、角色意识
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6 m9 W" N3 v, C. A做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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4 w  C2 T, V. X, |责任意识

创新意识

9 W1 \1 t4 |: s/ U5 w奉献意识
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, K% M& L2 ^! B信息意识

/ h/ F% X5 c0 I, x  C程序意识
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+ v% R* M+ y" \! l9 K学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

& W8 h4 p2 ?, U( q3 L" ^领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

% O/ q. A# f: S) f他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

( u: i" j+ ?5 O7 b& F4 d他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

" L# e, K1 l5 m& V( g8 y& h- s; r9 B) Z5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

- i3 j4 T: x. K; L( s- Z能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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/ v# c$ @9 T" [; U他的工作有条理吗?

! R7 |+ L# O' b8 `9 L+ l6 t5 v7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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- q9 n+ L: b  b1 E# v领导测评办公室人员的20道题目

  y9 w, I; f5 S9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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2 ^7 H, a3 {0 i10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?

% G) j- S: B" |9 F8 R- s& O; m你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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# m1 V) {, e/ n8 G6 `2 B  |4 P12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

. i4 A& M9 c  k* l而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

: z' R1 T8 Z9 H& W, k# ]( V& ?14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

# w8 Z5 P3 \- `! G' l8 Q0 e; B15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?
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" u* c5 m4 j5 [) P4 T/ x能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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& x0 D5 U: t3 O1 J% E16．他是否按时完成每天的工作?
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2 B  q. U* F# M是否根据需要自愿在休息时间加班?
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% ?3 X, S3 ?' }/ b, S领导测评办公室人员的20道题目
( m1 \5 C  j* y
' ^- t* N% o  J17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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1 N1 }2 \+ _1 Q+ c4 c18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

4 U0 Q: l" Y: \  h- c8 V5 I7 I19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

9 W/ U; D/ M  C3 Z) q& ~启示……

( M' Q' }( i: K% N, I  a二、加强办公室建设
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7 j) H0 n  _( k! D& c. i, K4 z2 A- \" l（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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# |6 t2 s8 @0 a4 A2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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3 a3 ?- t. D' n, P（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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: ^7 D& r5 W( a5 r4 _良好的电话形象
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良好的文字形象

良好的语言形象
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* I+ x; f' X. V4 W; c3 l二、加强办公室建设
- K' l% l# u9 k  Q1 j/ \; w
% O# R* H$ u* A) }7 D1 d) \（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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+ E$ Q& h% A7 \8 j; i4 p  p6 N8 i9 S1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

; U8 o# m; [& ]  u3 K8 _3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
2 G) y) X7 }2 @3 y
+ n3 p# Z% a+ |- W  V4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

% ?& O$ W6 X# |4 m* Z  h2 @$ e5、随时让同事知道你对他的感激；
# a$ i0 M/ n( R: A& K
6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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  [4 L& r+ C% F5 `. u三、办公室办会工作基本规范
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5 _% j; a- g4 q0 x+ j（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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( o+ k1 C: U5 ]+ @' m- y% M5 T% g9 s5 E1、设立会议承办部门和服务机构

1 l! H+ B/ v, I# V3 N$ O2、协助领导确定会议目标和议题

, w% [3 z: V5 z$ q7 X% q, u（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

  q- u  w4 g, m5 r. E. F# e3、拟订会议财务预算和会议方案
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! F5 W+ d6 Q+ G3 Z1 l: Z（1）拟订会议财务预算

' ?7 o3 c# u1 d5 i（2）拟定办会方案
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; Q1 O# r* O6 g1 D7 _5 K9 l4 Z( ?（一）会议服务的基本内容

8 Z, Y* F# F9 W; |* S; S会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
) n. i3 H! R/ X& N: k+ @/ c+ s
7、会场的布置工作

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& W& [- L: Z! L! M. H衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

' O, |& @% ]5 z+ E主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~