办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

; g. L/ {- [1 A0 t) D7 V3 t加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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7 N# k' B! k+ P, Z三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

. P+ e# H3 p" F6 I+ P; F& }, P% B一、办公室人员岗位认知与基本职责
, @' D8 M; x* z5 x+ J4 {
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

; M0 n& E$ |1 ]9 ^* h7 m联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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4 J2 a$ [( X3 x; }4 y职能定位：
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. o7 C% x6 Y$ v% D) Q# M行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
8 f: z1 r$ E8 X* H8 M  O; T
（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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8 Q+ v2 k9 l5 U  {: f1 y; ]按内容分：

$ o7 ~9 x5 Y$ K+ g+ D& L6 C# E办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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; h& f% g) M+ j( ]- Q) B3 A8 c, B三、要讲究程序(不要打乱仗)；

: c: U& t4 |9 S4 U四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

' U3 X9 n2 G* ^# ^# Y& W: d1、思想素养

1 a! s7 Y' x, Y. R6 W热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

- s4 v9 V+ T' b% x+ W（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

) b* X+ c- C3 j/ Z9 G" C5 r; p思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

# H" J9 o9 A& r5 g- F/ }2 ^# @  v% @3、心理素养

1 E' y. E5 `/ b4 n2 d( s) W心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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& n. R4 I# _, }/ b6 x意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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8 x- f, K$ Q) j9 _, y! L* q4、角色意识
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- v( J  _+ n+ g* ~7 ~2 t% o% p# h做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识

责任意识
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, e- n$ j+ [$ v1 L4 z创新意识

奉献意识
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信息意识
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) S2 a+ U: r8 g( W- y程序意识
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学习意识
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1 V2 ?) ^& X8 k3 @. c8 N: s（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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/ M3 e5 F4 v) v+ N1 o& P, |他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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5 V/ u# ^0 ]% `# X2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

3 d: x- z4 \: D6 F+ V! S他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

8 a! ?4 Q3 }8 h8 O* X领导测评办公室人员的20道题目
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# c5 V# e8 o, T  D5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

- b4 U& j; {6 I- ^) ]+ W- f% H能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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3 c" M' D4 v4 u( }  N2 q. |他的工作有条理吗?
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# `  ~# G5 ~3 L- y, y4 Z5 c7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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+ c1 W/ e9 W- n2 X5 O! [8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
1 A( y7 y# T. F  ^. G
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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1 K) \: s7 h0 [) G是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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$ d$ M' P' \$ P5 q9 [" c8 ~领导测评办公室人员的20道题目
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. x# l! X! S5 J+ e1 ]( s3 b$ p13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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; R0 R6 Q8 a8 r# X9 ^是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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- I1 \' B) J, Y8 L2 R7 a: G! m15．他语言表达是否清晰?
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3 Q( u  x- x0 b' U* R; b% Y% e* o5 d能否以书面或口头方式简要汇报情况?

2 D4 |  \9 j' m3 ]# \3 o能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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; l9 Z( G8 i' R. `4 _领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

% v$ b# v1 l! k6 u. A& G& X19．在调研工作中他是否称职?
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! l) c5 }- ^; i) F能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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: u8 W0 k0 U; Y) _1 `20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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9 r$ q  B8 w+ C7 H( k# f启示……
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二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
) B7 p. l; W/ Y, K
6 B. c, v' T$ K/ M7 r* X2、积极推进建章立制工作

- J7 o* D; `  s# K5 V5 T0 v; |) ]3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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5 u: R* B8 }9 l$ j0 S+ c: g（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
) Z: ^$ U, D( B8 a  z0 @
: b* l1 h5 L  n( p+ Q+ z* Y% v良好的礼仪形象
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0 q: B4 L* U( F- w' n) ]: ?良好的电话形象

良好的文字形象

" r: U# x0 J* E8 M0 ?良好的语言形象
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; ?7 [: j# P+ g, T二、加强办公室建设
# W( x$ ~/ A2 T9 y2 N) i0 x" {( a
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
+ u) t* j5 {( ?' z( D# S: t
: T5 a% h4 i" h- ~0 K1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

# S# D$ W6 r! ]! {$ {3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

# A5 ~% v, J3 c$ G2 V/ Z' a* E6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

  w# w9 w2 S. H3 Z三、办公室办会工作基本规范

3 W0 ]9 L" s" ^8 V4 G（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1 E) n7 ]3 g7 a- P% o1、设立会议承办部门和服务机构
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# [, [7 z% h2 f- }! m- m( v2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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. p/ H" a' k! d5 S- }（2）拟订会议议题

3 \. g. W0 ~. n3 {( P3、拟订会议财务预算和会议方案
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! ?! E5 }4 o& |  Y" M# u( s' x  V（1）拟订会议财务预算

. ~1 g9 e( s- I: C- n（2）拟定办会方案
) b: W5 {0 t2 Y3 O2 r! U, c; \3 ]
（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

' p: R; N' F8 v5 U. x' e5、分工撰写会议文件

" [! W& j$ P! I+ p$ e- c% C# B% o8 N6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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) u( [- ]$ k4 @3 |! O7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~