浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

) w7 X- z+ C2 X7 J( o1 w9 a7 \5 w- k　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

% A; J' ?- n% u7 O8 V9 M2 S( ~　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
& q$ E' l9 x$ d: M8 b
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

& ~0 B/ L& `2 i9 e+ J) j8 G　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性
7 F% J9 v' J# B. D: K* L- \) \, @) M. X
6 G; ~1 V! l; M$ W2 ]8 {　　辅助环节的全过程性
' D6 V# F+ d$ c6 f/ l7 i
% S2 Q! H, c9 ]- U- \+ a" J9 ^1 \' Z　　（3）、辅助决策的原则
2 z( f) K3 q4 M
　　超前原则
- h) a* v" y+ w& a! ]
( `8 p. `, b  ]# l- w　　定位原则

: \* |$ I+ C: i% \　　信息原则
  b' w- Q% H2 l- @; e* M
　　谏诤原则
/ \7 V; K0 o  q- H, O) `
　　（4）、辅助决策的过程

' b- e3 ^( W2 p% y9 P　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优
' q8 D2 ~: V2 ], T
- _. _4 j7 s: q2 |　　协助领导实施反馈
  @+ _. o# ~' q" ?% y6 R
　　2、协调关系

5 B7 @- r. B/ I6 d3 l　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征
' ?/ [% G9 x& l" A$ c6 a
　　从属性

* O4 f+ d+ s# q6 \  W/ @# v& S　　广泛性

　　间接性
: a' y7 K4 p' {' J1 O8 N2 l2 @! ]
/ K& R- y) g' A5 w; @6 ~0 G　　（3）、协调关系的原则
! b1 x) S& p! o. j% w+ M" t5 s- X
　　政策指导
9 l' T1 B% Y+ z
  G: L& P* {$ h) C) J5 n7 Y- q　　客观公正
0 H: M1 ~- m7 ]1 u' }. Q
3 Z+ L/ F! i: W+ n　　平等协商

' d% m5 C% [8 s% C　　注重整体
6 O1 \. j6 _6 t5 K2 Z
　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程

　　摸清情况

* @* C. _5 p% l/ w　　找出症结
, G( R* {. s$ t' Q
7 U) U4 L6 @* f. C$ f, K　　恰当协调

" M& S' U+ I9 s2 K　　督促落实

　　检查反馈

　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

　　（2）、处理信息的原则

* a' z) c7 A2 n6 f( H4 N. \　　及时性原则
) d% J5 o& w# m: m6 A# z% }
　　保真性原则
) v% f+ v7 J' x! g0 `
+ @5 z+ F6 Y5 r0 N0 b" g) }' l  i　　适用性原则
" A8 o0 q0 ^' U' V
2 q! {3 ]" R/ Y* Y2 A# t( s　　预测性原则

/ D- C" s9 [% T8 U( ?　　（3）、处理信息的内容

1 M+ v6 ~' T( }# n  |  J& ^　　历史信息
9 u' L' I8 I7 ^5 f% }
# x6 v2 p% E2 n! _% M　　上级信息

　　内部信息

　　公众信息
) A4 w+ \  g- N5 g: c8 a6 X
　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

& O# }: A# e  A" A8 s+ q　　信息的收集

　　信息的加工

$ x, L2 E8 c8 J9 `- B4 \* U) G0 s　　信息的传递

9 a. S7 i  }, G" T; G6 {　　信息的反馈
, u- j9 S% E$ x: }+ V$ n
. w) S; o) I* Q5 T. Y　　信息的储存

　　4、办理事务
: Y2 d, D1 |: a' {) C
  y6 J' H& e0 q- G　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
# R" p6 s2 e2 h( V
) Z$ p3 g( `+ g7 v1 l: a( y　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

　　服务性

* a1 a2 \4 W  T' E3 K: \1 E　　繁琐性
3 L, ?- Y6 U3 Q. n, d( J/ E9 c
　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
3 \4 @8 L0 c! p
　　被动中求主动

+ q3 u/ G: o. v8 B1 O　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
/ I5 @" i8 H2 Y+ ]$ I/ J9 c
　　（4）、办理事务的程序

　　自然程序

0 F& `: X: c4 x　　理论程序

7 X1 n2 N( {' X, d* f: [" p9 ?$ \　　指令程序

　　法定程序

　　技术程序
$ O9 H/ ?6 }8 n2 b; j  R- L; X0 z
　　习惯程序
. y. Q* o4 t& @5 a& P9 [
　　二、秘书的职责
% \% P: g) B* z  G% @# j3 Q　　大致也有以下11个方面：
7 Z4 T- s8 w9 ~) s6 i: t0 H- J- r$ O
' n& ~- P$ _9 Q: ]+ q7 }　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
( o# M; Q( i! v6 ]. i
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
3 i5 R' P  M( n( k% E2 R9 [
$ J5 B. J) q+ p' O$ t' _. ]　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
; Y4 W9 O4 G, O' H" h
) b  n! q! L  ?6 B: `7 H2 I　　行政事务
2 z5 y( Z4 {) {' j# @8 B
4 d$ r9 }! x* L( U　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
  p/ K' }* k% ?* G; l
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
+ ^: w/ G: l9 s% Q0 [* v
　　写作事务（各种文体的写作）
1 U$ p! E# M" V0 ~( _, W
　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

/ g  Q/ {# f- G. C$ ^: }　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务