浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
! W1 B- C! q+ {% ~/ |, K6 r  U2 A　　1.辅助决策
$ m4 r  g' U1 n
( R1 `/ N1 ]' S6 ^- v1 S　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
3 Q1 ?, M7 `# Z  l
2 d. _4 w; G0 y; `  L/ n/ l　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
7 W* u- {6 z9 w& V0 f  E
　　辅助内容的综合性
8 A2 A% [: L" t8 g' G5 l
+ B8 H; T) z' W6 \: \' Y# J! F　　辅助时间的经常性
7 S( c- x  o# q% j% b8 U# G* q# z  A
; w3 K! ?7 l* a% ^8 B. b　　辅助环节的全过程性
. C9 k" `: x( T
. z) T' Y% f( t0 `' N% J1 ]　　（3）、辅助决策的原则

! e, S" ^- L) w+ s　　超前原则

　　定位原则
( }3 [& J6 G( ]4 }4 p: Z8 q- S, n
　　信息原则
: d& C; s8 X) X6 k
　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程
' a# N5 ]/ ?! J, z0 b/ ~" L2 K
, |+ N. }9 k2 Z　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优

　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系

# y0 z1 `) }% W# K  i! [　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征
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　　从属性

6 _) r8 W& J9 d3 W# p/ w) F　　广泛性
; M$ n  l: l2 |3 q5 T
　　间接性
; [4 D: R( j# H' r
　　（3）、协调关系的原则

1 X  A( K* m3 N* W) e　　政策指导
6 v! Q, u/ r5 J& P3 P
! Y' Y' \, W- y. S3 t% b+ [- l( q/ g　　客观公正

　　平等协商

　　注重整体
- {9 ]- M; r' V, e6 t( t
　　灵活适度
) |/ w$ V/ `3 t$ u) L7 W# E
3 p0 X0 A" P% {# j　　（4）、协调关系的过程
( R; h" G/ V0 m- z1 R4 s: d
　　摸清情况
/ v2 e1 k6 S% D. Y6 R! }
. I+ \0 I  o# B　　找出症结
% u- ?/ x0 O2 P/ c: f
/ L. s( U2 @, y4 Z; o: L　　恰当协调

　　督促落实

# |. ^* u/ N+ p$ \: A+ l* E　　检查反馈

4 ?/ Z4 T5 D# N1 x4 I, n　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
, R( {/ s1 P/ f
% G9 ]6 }! L% z: W4 u  M+ e' X　　（2）、处理信息的原则

. _& v# k' _& d' v2 J　　及时性原则
% h& y9 B% l3 t, j  H
　　保真性原则
# i8 U+ N% @- c+ b! T( [
　　适用性原则

- k6 s+ Z$ O: M, E& z' t1 B　　预测性原则
$ B4 p2 _; N1 N& Y1 c0 ~
+ M6 }  h, n6 L# q" e, g　　（3）、处理信息的内容

7 A" Q% p8 ^" K( ?9 T- _. g　　历史信息
4 t) r9 C. M% w
　　上级信息

+ j+ h/ i) F" X4 `( d3 P7 {6 @. Q　　内部信息
3 q6 |1 `8 k1 K* x# S7 @
1 H& |) l1 L" W6 A% c　　公众信息
) {  g% q+ F! I5 @! l
　　社会信息
9 J8 O5 N* B- s! S' T- Z& H
　　（4）、处理信息的过程
/ A* `; l1 \4 e  ~
　　信息的收集

. I6 z9 @) O0 y7 M9 U( s& p' p　　信息的加工

　　信息的传递

: j/ P; J; ?8 R　　信息的反馈

$ x3 x7 y; [: w- l6 N  v- z1 S- x　　信息的储存

+ u, G( E, I! T$ e4 n　　4、办理事务
4 Z" M) N+ R6 o1 ?% C
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

% R: k, s; X5 H0 Q6 K　　（2）、办理事务的特征

　　综合性
" M; W1 H' Z8 b' d& ^. C) s/ a* _
' M2 V- g# A' p! _, ]" u2 K　　服务性

# m" d- _- F& E  z. {, k　　繁琐性
/ ]8 R8 D# n! C
$ W3 i* {- i* o# ^' o' g$ o　　突击性
3 l; h- t+ U2 E
　　（3）、办理事务的原则
9 N* S! b, D" _% T
3 L* H2 A5 n4 {　　被动中求主动

　　原则中求灵活
# t: Y8 H( _& W
# v+ z5 n5 Q3 R' G( U5 I" B( t　　繁杂中求规范
9 P! Y1 i( e7 U, S6 w
　　（4）、办理事务的程序

　　自然程序
  |4 f7 |1 ]0 e& R/ H
6 [7 a+ }3 `  j( k1 H+ C　　理论程序

# x% A6 R1 ]8 ^" k# y* @　　指令程序
. b1 Y+ e' s+ E4 P- B
6 `- ~: P! M. ~　　法定程序

4 V, H3 d* P5 }3 k　　技术程序
% Q! j+ l' W% O3 J2 m7 z6 x3 F
　　习惯程序

　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：
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  G3 U5 y1 ^+ _% D- {　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

1 y& ~- D5 n( j( J  i; `1 n　　接待事务（来访接待、安排服务等）

( a8 @* \: ~" D5 B& _( ?8 d+ E$ J" z　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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) N, h) ^" f  ~; G, g, q　　行政事务
" U7 m$ o0 \  t2 Z
! ^$ B! w0 C0 g) |- X* y2 Z　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
3 Q/ L# B& U" ~( J5 ^4 k
% \) ?/ {/ R% U! b! @. s1 ~2 ^3 P- g　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

  v9 a3 w- E7 l　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）
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: J5 A0 ~3 R* E- i( a# ]! O　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
/ Y& y3 {: f6 @8 ~0 H1 ~$ Z+ W9 T
& ^  [# L7 s% w" q7 a; T$ |　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

5 y; U0 s. P5 }' {! g( w　　其他领导临时交办的任务