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办公室秘书的电话礼仪有哪些?) B6 z& ~3 S; \, t' Z% A
K' p; ?5 L. v) c; b! v; m& ~老秘观点:
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N9 T7 w( B! e6 C办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。
: [, i! o' Y W. { ■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。 ( E( N" x9 @3 q2 n1 J
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
# _9 J4 ~5 g& o9 m7 X ■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。9 s' R" W+ j/ D4 [1 ~5 q
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 * V( E2 Y. T4 M" Q4 L
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
- W7 `3 Z, Z, B% l+ H W) r& K! g ■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 % j( S& X J/ r5 B! M6 n" c
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" 2 i2 _+ w `2 c
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