一、 公文写作应有之态度
( j9 [8 E8 N5 u- ]' l$ c6 c; c9 A 在行文时，撰拟过程，必须要有高度之责任心，不但要对机关团体负责，还要向对方或人民负责。因此，在写作公文时，态度要严正，心情要平和，不可苟且敷衍，不宜意气用事，才能综核名实，事情才会处理的合法、合理、合情。遇有争执时，更应以「对事不对人」之原则，处处为双方立场着想，才不至于偏激或武断情事发生。
1 ?, Y. B# ^ k5 f% ^; }5 K% V; o二、 公文写作应注意事项 - p' [& T+ U. y: }( j
公文为处理公务之重要工具，行文必须讲求效率。公文制作属要式行为，要有它应具备之要件行文之原因、依据、目的与立场。
& S2 L$ F% P. D) j/ \三、 公文写作之基本要求
1 h/ y6 N, z% C1 Q) ` 措词要简洁、言简而意赅，对应叙述者亦不宜约而不详。撰拟公文，对行文体系不能紊乱，要认清立场，根据法、理、把握重点，顾及现实环境陈述意见，主旨须确定，用字须适宜，用语须恰当，文理要畅顺，做到合法、合理、合情之境界，使对方满意，因此，写作公文须细心研拟。由此可见公文要做到「简、浅、明、确」乃法定要求公文写作之四字诀： % s2 z& o; c* L( ^, W m
9 I" y3 b% q, I1. 简就是化繁为简、整齐划一，使公文结构、程式、文字都趋于简单明了，以求撰拟、缮印、阅读均可节省时间及精力。
/ [! J" {5 _) B! K* @2 t! f2. 浅就是用语通达、不用奇字，以求浅显易懂，使公文所表达之意思，能为一般社会大众普遍了解。 6 e6 l R, ^6 [8 l
3. 明就是叙事清晰，不用隐语、夸张、讽刺语句，以求条理分明，澈底摆脱陈旧落伍之程式用语，使公文充分发挥意见沟通，达成处理公务之功能。 * ~3 l! k: b9 q" C- h+ }
4. 确就是主旨明确、语气肯定、叙述时间、空间、数字精确，不模陵两可、似是而非，以建立处理公务之责任观念，进而提高行政效率。
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除上述法定要求外，对于签、稿撰拟之一般原则中，列了左列作业要求：
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1. 正确：文字叙述和重要事项记述，应避免错误和遗漏，内容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。
/ j# ~( D' b+ x4 D4 o/ T" r9 H0 [2. 清晰：文义清楚、肯定。
4 i1 A% q+ g) z7 M$ q3 Q7 {5 |3. 简明：用语简练，词句晓畅，分段确实，主题鲜明。
9 V+ G7 a7 E& W' i m/ p& z% s4 `4. 迅速：自搜集资料，整理分析，至提出结论，应在一定时间内完成。 $ ]6 Y+ I3 l! n; T
5. 整洁：签搞均应保持整洁，字体力求端正。
4 E5 i- g$ y1 E! w6. 一致：机关内部各单位撰拟签搞，文字用语、结构格式应力求一致，同一案情的处理方法不可前后矛盾。
+ p; q6 Q1 D* B2 G1 \# @* c4 E7. 完整：对于每一案件，应作深入广泛之研究，从各种角度、立场考虑问题，对相关单位应切取协调联系。 3 t8 D5 S! Y9 Q' X5 e* S
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四、 公文写作之原则
3 F4 C, z0 o' B1. 应力求简、浅、明、确：公文写作应力求撰字端正清楚、语意肯定、内容清晰、完整、简洁、具体，不可使用模陵两可、游移不定之语句，或晦涩不明之文字。
# E1 m. Y: P9 G" H2. 段落要分明：公文写作应采三段活用式之结构，即正文内容各段意见，应截然分清楚，不得前后夹杂叙述。
2 ?' [% |% I! j. k& _1 ?' [3. 正确使用标点符号：公文使用标点符号，能使句读清楚，便于阅览，免除误解。
1 l c5 R. Z7 y. ?7 u4 P9 P4. 其他应注意之原则：写作公文，应以一文一案为原则。公文送判时，公文夹应标明承办单位及送往单位，以加速公文传递。
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五、 公文之结构 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
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