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公文拟稿常见错误及规范用法

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房山秘书 发表于 2012-9-23 07:50:28 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
 现以电网企业为例,以多年从事文字工作经验,就公文拟制、公文处理工作中最常见、最普遍的错误及一些规范用法进行交流。# y4 A3 A4 M; {( L, |3 p$ ~2 X$ _
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  一、格式方面的常见错误
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0 x: Z: G9 E8 p; \2 D  1.结构层次序数使用不当。一般而言,结构层次序数分“一”、“(一)”、“1”、“(1)”四个层次。只有两个层次时,可分别用“一、”“1.”标识。其中,数字序号后用小圆号“.”,而不能用顿号“、”,如为“1.”而不是“1、”;“(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。8 d* M8 c  i; y0 }) G& G6 Y
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  2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外,标题一般不用标点符号。正文中的标题,如果单独一段,在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿,中间应使用逗号。
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8 Q; I9 {1 L0 n# Z  3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏,kVA和千伏安,MW和万千瓦,km和公里、千米等混用。一般而言,公文中数量单位应用汉字,且同一份公文或材料中应相对统一。
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5 R$ |3 k9 g& D7 U  4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称,如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称,或用约定俗成的简称,如西北电网公司一般不用“西北网公司”等。
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  5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关(有时可省略)、标题,后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔  〕,而非中括号[  ]或【  】。
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  6.公文如有附件,应在正文下空一行、左空2字处,注明附件的顺序和名称。附件不加书名号,附件名称后不加标点符号,如“附件:1.××××××”。
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  7.公文如有联系人等附注,应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言,在上行文的“请示”等文种中,应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
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  8.关于附件的格式问题。一般A4纸,每面排22行,每行排28个字,页面左上角第一行顶格标识“附件”(有序号时标识序号),标题为二号小标宋体或二号宋体加粗,正文为3号仿宋体(有时第一层标题可用黑体,第二层标题可用楷体,其他用仿宋),单倍行距或行间距31磅。附件的页码,应与正文标注相同(4号半角白体阿拉伯数码,数码左右各放一条4号一字线),单页码居右空1字,双页码居左空1字。实行电子公文后,由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便,因此对文本性附件,一般情况下也可采取在页脚居中直接插入(默认)页码的方式,格式为“3”(小五号字)。
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( L+ ]- \1 t; t8 B  9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反,发文日期要用汉字,但0不能写成“零”,也不能用“0”,而使用“插入”菜单中的符号“○”。- m$ @7 U7 }/ j4 x) f% X

+ u* K: i! ^5 P; i  二、内容方面的常见错误
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% i- n4 [( k4 k2 ]  1.错别字较多。2 d) c; r1 p: r- e  a8 ?

& s. f" y  w! p  y+ }$ j$ t  2.文种选择不当。
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  3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中,“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题,由于层层转发公文,很容易造成该类公文标题冗长繁琐,解决此问题办法有四:一是只写转发第一次转发机关的通知;二是直接转发原文件;三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号;四是只用本机关发文的标题,而将其他机关的标题概括为文件。
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  4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下,当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理,如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外,引用附件时,一般情况下只引用文件标题,不带文号。7 b4 W( K" B0 o* T9 Y

9 a7 r. m; A- B" e' P  5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词,不按规定格式进行修改。' B; p6 t1 h; N" z
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  6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文,部门便函转发上级单位文件等。
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$ `5 k' |2 a6 Y5 F+ Y  7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下,对上级机关而言,“请示”偏重于办件,“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项,应采用“请示”文种,且遵循“一文一事”原则,不应在报告中夹带请示事项。2 y; ~. w+ O( S* i+ ^
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  三、一些常用字词的用法及辨析) o/ Y$ v& A9 H  w

+ B4 v: b3 L3 W. Q8 ]6 v, v  1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”,即在计时点上,所进行的事情已经完结或基本完结;后者则不强调事情的完结,强调的是该计时点上的事态。 4 o: c' C9 g  S0 C
# x" z: U. r4 m
  2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记,后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同:对自己或内部的事或现成的经验教训,多用记取;对他人或外部的经验教训、营养等,则用汲取。 0 K2 V5 B" D* C* P
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  3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办,“亟待”强调极须,急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于,前者强调时间的紧迫性,后者则更强调意义重要性。另外,亟待还包含问题的严重性已达极点,否则不宜用“亟待”一词。
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  (3)“其中”之后列举分项内容时,“其中”之后不要用“:”。
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  例1 ,2009年,全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中:水电578.18万千瓦,火电1146.3万千瓦,风电79.51万千瓦。该例中,“:”应改为“,”。
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  例2 ,2009年,全省新增发电装机容量307.95万千瓦(其中:新增风电装机容量19.8万千瓦)。该例中,“:”应去掉。
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  以上内容,不妥之处,谨请谅解、批评并指导斧正。作者:赵多贤
 

精彩评论5

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飓风守望 发表于 2012-10-4 23:33:59 来自手机 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
这么好的实战文章都没人跟贴
 
时间飞鸟 发表于 2013-3-16 16:19:17 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
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xudaishunzi 发表于 2013-3-22 13:30:54 | 显示全部楼层
 
专业写文章
顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶
 
春城秘书 发表于 2013-3-25 10:29:42 | 显示全部楼层
 
果断学习,持之以恒!
 
安迪 发表于 2013-4-19 01:32:45 | 显示全部楼层
 
这么好的实战文章都没人跟贴
 
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