一段：发通知
) a) C/ j, P# G E1 B W/ ? B用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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2 S5 w6 V% i6 { z二段：抓落实
7 Y3 r E/ H. @$ B: l发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
( {) T3 j+ @: c- r! m; r$ Z' ~- D: g发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间2 r$ B; l7 f5 I- _
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四段：勤准备
5 T: _6 u4 p M0 S p3 `0 r发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备. R' `4 D4 Z# [' E/ \# V* c/ _
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）' r$ q6 h+ w7 G& z2 G9 \5 e
, e( n7 r3 l1 L) w4 ]六段：做记录6 Q* X3 [9 t2 o- C2 D+ Q! f3 Q
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）; f! J; z7 `" ?* D1 C
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七段：发记录
, D* e% }( h: x" B$ y3 S, L会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员8 I+ m/ \5 j5 V2 `+ `2 D- L
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八段：定责任
; D+ p9 |5 q% t* r3 p将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理6 ^/ L& `/ E6 `- G
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九段：做流程3 ^$ T9 |% F" \& b7 m
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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