一段：发通知3 Z) u; U, ~5 Z( _, [: I
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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9 f$ x8 U. A7 H. K* f* V二段：抓落实
. I" j0 _, F2 [0 R8 K9 ]( S! ]发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
5 M5 K3 D+ r) m p! Y发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间) }5 F# d/ x8 d! q
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四段：勤准备
; E9 ^ u! K9 M发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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, Y2 i0 r. [: d. h/ s- M8 D五段：细准备/ n, P. `3 h1 M1 [- d S P" x
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）1 }, ~- e* b% [1 Z0 \; Y
# @+ L- c% {- H4 k! b0 v+ Z5 v六段：做记录
! f& U- ]$ x! B9 B8 a' _+ y: Y+ [发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
( U- _3 b" K& u& \: b- `会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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4 j# \/ J+ v, V3 G9 t& T八段：定责任
& c* q5 A7 S. B" i! z将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理! r+ }, G; z1 F
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九段：做流程
1 {3 w: I' r, q, k把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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