一段：发通知
$ v9 A# D2 _- T0 Y N用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议7 J; L9 n. p$ x) P) N. t1 e
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二段：抓落实1 U* U4 }9 x0 N. G5 S
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
! {# J* r( C1 c2 P/ j9 N发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备; p# d( v3 Y; g$ f" t
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议- i* C& O$ g; W" K8 z( `9 I2 W
$ f; x6 M& O* P) B五段：细准备9 ^$ ?; x) y3 g+ Y; W
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）0 h5 K0 ]3 k) b4 g! A
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六段：做记录! [* A2 L, |# s/ f9 I. p1 B1 V
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）9 G4 K+ z# p0 y4 i* n
2 b* U8 C6 V# s+ B2 W& R七段：发记录, q, d- ~$ l* \% z
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任1 F! D9 A* |4 \' F9 K) i9 u
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程
5 X5 S2 B! `: _2 ~- ?把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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