如何提高工作效率——加强时间管理

一、“时间管理”的重要性

9 s. X* a5 V; X4 ]& |* q( @. }大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。
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二、时间管理的误区
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我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。
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% T" `$ ?  \( K; W8 U9 ?% V5 A误区之一：工作缺乏计划
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/ z5 h6 M: g( W5 r2 p$ F查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是由于李爱菲的那数句真言。
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尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：

1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；

6 P# e( L4 @  b2、不做计划也能获得实效；
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0 U3 B7 ]7 r8 i3 [4 p7 h- L3、不了解做计划的好处；

4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；

5、不知如何做计划。

  K# i, U. [7 t- S% ]/ Z% R  P我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下：

1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？
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4 ]/ y$ V+ v& @0 C2 R2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。
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3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。
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: X9 T( |. M5 G! y综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：

  I; B8 Q+ s5 l0 K! m1、目标不明确；

& i% m2 n& d2 o1 e7 Y9 K2、没有进行工作归类的习惯；

3、缺乏做事轻重缓急的顺序；
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& a9 q% v. j+ ]# e. j4、没有时间分配的原则。
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* \* ^, s, k& F4 b8 C误区之二：组织工作不当

. C) d" B( k' M) K组织工作不当的主要体现在以下几个方面：

*职责权限不清，工作内容重复；

*“事必躬亲，亲力而为”；

*沟通不良；
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*工作时断时续；

( ^' }3 O* j" T/ n+ R首先，学会如何接受请托：对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务给予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。
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% y0 d3 F- ?* C" V3 P% B/ w- O倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。
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所以在我们接受请托之前不妨先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受它，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。

( A7 _9 f: z1 p$ M. T其次，学会利用资源。对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员等等。
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对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
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, w! Y  g& o2 [; I7 \% Y& g$ K1、担心部属做错事；

" f- B7 \4 a9 s: M, O2、担心下属表现太好；
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% x' x7 E# g) @% `3 y- N6 M9 r3、担心丧失对下属的控制；
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4、不愿意放弃得心应手的工作；
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4 ~! @  @+ t# @" b. \, Y) l5、找不到合适的下属授权。

# ]+ G* M- n9 e8 }) e其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。

( @% I8 I7 g0 p* w  ?; P" r误区三：时间控制不够

3 _$ y7 s- Z7 q我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱：
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1、习惯拖延时间；
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. j, S- y4 q( M! |7 a+ I* n2、不擅处理不速之客的打扰；
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7 K' r. R6 W7 F  s; A3、不擅处理无端电话的打扰；
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4、泛滥的“会议病”困扰。
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, J. k6 W0 ?" {. L不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！

误区四：整理整顿不足
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- f& W6 E' i$ K2 S  v1 q办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”：“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”：“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”
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当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？

0 @' I' t- X8 t. a. X. p  O3 g误区五：进取意识不强
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我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：
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( z( |# h& D6 J( s*个人的消极态度；
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- g+ t0 O; ~! X# ^% E! r3 ^*做事拖拉，找借口不干工作；
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*唏嘘不已，做白日梦；
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! q2 K4 J0 J, {" B*工作中闲聊。
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# o5 X  O% b& q* ~) O1 ]# ?& V如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！
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& B0 o* q  C) n' J( ]0 U好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记住“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：

昨天是一张已被注销的支票，

3 I- d  I* k* \% z' `. d明天是一张尚未到期的本票，
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今天则是随时可运用的现金。请善用它！