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) D9 V0 ~2 f$ \- J, @: ymso-font-kerning:0pt">2012 4 g* |9 {6 d8 i/ k! ~6 j! S* ^! k9 M
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 4 ~) o8 S, I% x6 I1 u; e
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容: I! A }% b4 G" M- Pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , `6 x( \# O: e# i# `: |4 \6 r
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。; [) w5 [$ \4 L# O) @5 g7 p2 o
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 d# s& {: m( V w4 x3 x- ]) B
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mso-font-kerning:0pt">1. 6 c# `2 s4 z! N/ \4 ^; e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 4 o5 J1 E! @/ y6 {
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# y' W/ p$ |/ m* T) R. _/ `! Dmso-font-kerning:0pt">2. 8 z9 ^1 y9 ]& f& P$ q$ N宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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2 T8 a6 }& _2 y9 O! e G: e# t9 R9 v1 Q y1 ^1 ~mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。/ t1 T& P0 q9 j$ Zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - u* Q2 \3 E0 `. M4 C7 D$ a
2 S' I0 |% W" K9 @3 X$ K) e$ ^4 I6 a. F5 C9 Z! F- Z. }" l0 T
mso-font-kerning:0pt">1. # S" z/ y; i4 {: d* G5 X [. T& G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. ' W( w. g: ^6 v. e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 2 B% `8 m& K M! h2 b/ s5 @
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h5 ?7 d% t5 Z+ O; Z% r @6 ]! lfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;2 s5 W& a5 V3 C* k3 I- _
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。& H1 k, ^# F. S( T5 T0 `4 c
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mso-font-kerning:0pt">1. 4 ]( Z9 f7 @& q: D
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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9 b2 H! G/ B9 J/ smso-font-kerning:0pt">2. + k$ ?- o4 ^ y4 f( h5 \; T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 5 E8 M& k; k2 v8 [# c: ?, z6 J
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mso-font-kerning:0pt">3. : H6 E A1 b# y# }( ]8 N5 O5 J$ R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 " {- f2 ^; ?+ W2 L
' J- f! W. q" |& d+ B4 q0 Y- S9 U4 C- t( L6 b+ O7 ~+ Q {, c* z& L3 f
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。+ d0 F, k; b4 e3 H' Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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' j E. D+ F& `, Z$ U/ smso-font-kerning:0pt">1. G9 N% W3 `; N$ t+ I2 L5 i+ }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 4 G* T' G: m3 h9 Z
' z3 e0 p# } n# g, C% N" C6 F( j* z5 q" h: p* ?7 E( ]
mso-font-kerning:0pt">2. ( X% F: _4 h% ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 1 D, R7 v1 ^- G! n
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6 w% i% n b& {5 j. v5 y, kmso-font-kerning:0pt">3. $ n6 s) ]- V% d1 r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 9 l( L; `2 p1 f/ \7 y
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。- X! V" w1 W% ~4 ]6 Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 B/ u9 d+ k% |0 u, l: Q$ f# j
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/ f+ I7 ~7 o5 xmso-font-kerning:0pt"> ' c! d _/ }8 T- s5 z8 S( Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考! J4 ]! |2 T# w' @1 ?- m' M
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
5 _" w) t; Y" A" q0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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1 ~& |$ m' A1 j- g5 J; Vcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
7 ~- C& F# P# B z/ iAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 c$ R# J: z' ^. \' Y! }) z/ P+ N- O
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:1 G- K, Z; {$ T- C- ]" Q
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