|
1 U# v8 v# m7 r7 f3 jmso-font-kerning:0pt">2012 \ d4 |5 j' s y2 u
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
, x& s( o3 O* L. w# _
; _9 ^* X8 D7 K5 m" c& o9 T" b; [% C! I# @1 m: afont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容0 n! U" ]% p' Z! y; T) i' H
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
4 D' d1 j3 S8 p( F* E3 d( [) o; W- L( c3 }
/ y8 [- o1 p$ n2 s) B6 \% Q) \mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。+ P' G6 [* B4 q7 X( J0 Z7 F' E
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 E" { a: z9 m6 q) x& W' ^- A
) i/ ?$ Y+ e$ D( r" ]1 Q9 R- Z" |2 S! Smso-font-kerning:0pt">1. $ r2 i; J$ y- p6 o8 d4 I d
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
7 w/ O2 Y4 h5 Q/ E# Y) }/ }* F ^! E8 I0 D
. Y) }- \/ e* c7 y' e
mso-font-kerning:0pt">2. 9 R) ]5 k2 A3 o, Z8 w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
# b. ~& v& Y* Z. I
- _3 K$ s! K% M$ v- |. \' G, w! a- K2 k
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。$ m( Q$ g& C$ F! g$ K
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> & ?% ?; w' g* q
( L& I- F! K7 |/ m0 L8 v2 w* d( N
9 O7 w$ i/ x& k. [5 T
mso-font-kerning:0pt">1. # R6 p1 ?: X. K, c# ~3 {
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
$ q6 I% q3 R9 U( Y2 }3 ]
- G) t% F9 C, i5 U) x. j( x+ P R7 x2 G
mso-font-kerning:0pt">2. + F' b) ?7 q J$ Q! L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 # P3 a5 m7 R% _1 |- e
. E' o: s ^' K1 o1 H/ q& r3 R0 _: u2 m) b% p) n8 J( E
mso-font-kerning:0pt">3. % |: ^' Z; Q! ]; n0 F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
. D# w! p2 p M
& [/ c" H. Q- U, M% q* l* v1 t# ?* x
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
& V* j7 O7 @; e5 g& y% B5 x+ @color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。3 o8 ]/ s6 Q7 T9 X. E& pmso-font-kerning:0pt"> 7 V9 B) P" J) p% @4 n
/ x! j: y2 ~* g# A) e' W( o) o. V% z! B! p
mso-font-kerning:0pt">1. ( @ f! ` I/ V; a! b7 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
4 ?* h- L: s, p1 j8 Q
/ L7 \ F2 ^* U4 Y: C3 Q3 V; F9 R2 v% A% x$ b# _9 @
mso-font-kerning:0pt">2. ; {* {( k; i, v' @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 2 ^" \( n; _( j8 \
% W% M( q- R; e! G& g/ }# P! X/ T5 X# `mso-font-kerning:0pt">3. 8 m# g! B' l) O* Z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 9 S7 m3 z+ l2 N0 _; E
! P$ ]8 u( X' f$ q# [: y0 ]6 f, o7 G
0 u/ y3 q E7 S& a4 s6 Cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ G# N' y: n8 o* y7 N+ X
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
$ T4 q$ q' _# y% d& W4 M# e
0 `* j. r; _, e: t! x2 Q$ C5 h: @6 {6 x$ Hmso-font-kerning:0pt">1. $ Q, m# s. a+ z2 I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
9 f7 S$ }" `, ^' v5 q
' i! T0 @5 n/ M& f5 x0 y3 S# e5 f3 X$ U' E6 h6 h( `9 umso-font-kerning:0pt">2. ' q5 ~( c0 m/ l o5 I4 r4 X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
( \5 K5 p$ n f4 J. ?5 j( N1 D/ z! `. I/ Y
# k. g. r! O& r! t5 n
mso-font-kerning:0pt">3. ' k. @+ ]+ d0 j+ g' F7 `# n) @+ A" x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 - @. o8 v) D% a; z, v
* ^& Q. g1 {9 \$ z
6 r& W- A% G" Y8 G2 ]+ o% vmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。5 h! P5 I9 z: f" Vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
/ v4 g% `/ |) U; A; E
' d4 @' u4 i! n4 {$ Y0 Q$ r5 X* Q/ h& K7 M0 `+ Z+ ]
mso-font-kerning:0pt"> 4 ?( k. W, t- i" X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
|. C" H( o& q8 A- U+ @3 f! b: k# D; }" s
4 V" D1 ~1 K- b" ]" R/ Rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考' \7 M0 k, C# Z4 \ hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 9 d6 }, l( o/ J7 Y6 U
9 f1 f$ M4 y6 M: |" H( q$ c5 O; s1 B12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:" n) v k" P8 [3 {. H' H6 C% I$ d
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
: q+ m% R5 U2 K- V8 ^/ M% T; X9 i" X9 I5 r2 x6 x& E3 [
5 H0 C# {4 r& G! ^9 O. i/ scolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
+ H+ S5 \" ]3 m7 F$ _( G- OAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 + Y9 F b3 n+ E" M
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:6 [7 T. v: R8 y/ C! t' \
AR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
