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* H' ]! G' P( @9 `7 {! q* O% v
mso-font-kerning:0pt">2012 , M B6 c, m% k3 s+ g0 P$ v
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 9 W% J3 k8 q2 z) l9 H1 a5 A0 k6 H
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) S! f& X( _/ ]2 E2 @7 A0 ~9 S% vfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容1 b" M& U( D! [1 c
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' z9 u y4 H/ _% o1 B+ ~
' O$ n* d" u! M4 a
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。% H0 v) ]& F" X2 h: |
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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2 x2 f q4 Q x! Y/ v9 ~9 W! b" n; ?' m3 s) o
mso-font-kerning:0pt">1. : a$ a! X' ]0 e) D1 J8 ]+ q1 g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 6 H! z$ J' a0 n% L( {7 g+ ]
" w; f! N" C) F+ s# O- r; A- p
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mso-font-kerning:0pt">2. + ~1 S# p i1 m1 Q$ a, {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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9 o7 x8 j* {8 ?7 S/ s# x/ Bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。" p( H0 G6 n# rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 X; m; ? Z: I7 ?8 A) Z/ B9 N
+ f+ C0 t W- {" ^9 e# j2 ]6 j' L8 q8 s6 S# f+ |& R) J, ~mso-font-kerning:0pt">1. $ J' D, E f& ~4 V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. ( |, F1 O/ ?! g- Z& N& d
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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4 c5 H8 t5 S! ]4 C& v- t* {" I F, [- Ymso-font-kerning:0pt">3. 9 Z/ X- ], u* p3 d" `7 T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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* N7 M7 g& g+ k1 v; L6 r9 \* k0 x* Q8 B1 N% Y1 y! m4 b) H8 W/ pfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
' R8 U$ W# c6 v& O, scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。8 O. z" V* E% |3 h. A# R' fmso-font-kerning:0pt">
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@$ @+ K& `# x- V8 F1 t6 ?/ ~% L [. C* k& q( k* f9 Y* A2 w( qmso-font-kerning:0pt">1. 2 S2 o. [5 [' b# e: V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ' U4 ^# x; e/ P+ o' W
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mso-font-kerning:0pt">2. 5 K; l3 F# Z" o8 R" Q8 I, v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 8 v& i& z) d( @' Z3 Q
: A8 P, u% U! U& O% k; ~* U, X& m0 S( S) o3 n- g' s0 Imso-font-kerning:0pt">3. 5 G! d V+ T4 f: H% [" b
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。, u9 n8 X" z) K4 G9 b) O
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 J9 Y; r5 b S" K( N/ J/ r
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mso-font-kerning:0pt">1. 2 \; @- k3 r! e% r/ p* c+ Q. M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ! Y# O+ B. i) ?* y: D- f }
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mso-font-kerning:0pt">2. 6 i; w9 Q* R0 p, e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. 9 L1 D% U" u6 f9 m) s
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 M8 d3 `: w( Y/ C2 B% x# o3 H) |
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。# v) G( y8 q9 Z/ _, s% U" l! Y. o3 Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
" l! {) E" ]' w& H: b- y# X. E0 E5 k r4 H( n9 j6 m8 r
r" o3 ^" B- E4 S& A# Mmso-font-kerning:0pt"> 1 E9 d$ t: i0 K1 ]0 f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " p# M( a/ o8 B& e z
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考4 ~0 }! n( h2 F
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
. C5 G' Y3 Y) c ~1 M. |9 |) U- {, D/ q6 S% \: u! c
! y( v( s4 t7 s5 Y8 V/ S' s12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:7 @+ [ S. u& f; K/ \/ \; b. j
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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1 z, X, z+ ?2 d1 B/ Jcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
) g4 A* w3 `9 r$ NAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 / p+ z7 U: h6 }1 R0 ?7 c1 q0 @4 fcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
- C# _1 |3 U: l* M' n- _) fAR-SA">） | 
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