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mso-font-kerning:0pt">2012 ; b. A7 @! l) P# p. ~4 T
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 + T8 l1 w8 G8 g. r" z7 x
) u4 Y' }( x3 u- `3 [6 O. u* T( q! V) ~* E, L& M6 N1 J4 R5 \font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容1 q$ q( G! K; \/ L. f. q4 P( ]
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 Q7 j0 Y& F" _3 L
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。( Q0 h, f t3 b$ U3 \& V7 @
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; r% Y% U" p5 ?% U& f b* m* H0 D4 \& h$ q0 A
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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) S+ P! |" `" a4 P# H# b+ ~mso-font-kerning:0pt">2. . j' f. P Z9 n& p3 Y" N$ S6 N) Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。4 @+ f6 U5 W% ]# N
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% R! ]0 ?$ }& t% x% U* G% w7 `' \0 P" w6 U
k" G, ^& h4 |: d/ K2 n. U% Zmso-font-kerning:0pt">1. ; p. }- g& {4 a8 X. d: e( K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 6 q+ s* w3 a, }% K
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& ]* F) C; B' p3 smso-font-kerning:0pt">2. ! C: A) y" G$ I/ r [! Q* `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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8 t; l c( |# x1 k& R& o! T) f& K# A6 }* R. L0 _0 zmso-font-kerning:0pt">3. 2 _7 `) {: E' m5 T4 F9 G9 ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 : \" R0 y7 a* J; j; R' \8 w) d
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. J0 g2 i V; Z; wfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
; ]+ ]1 u' D; J$ ~# @) X7 Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。/ Y' P% P5 Y+ gmso-font-kerning:0pt">
3 R2 K5 ` X: t4 e8 {! ^5 l/ d5 e( D7 C( d; e8 h* @2 Q, ^% F
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mso-font-kerning:0pt">1. & b" l+ ]5 p( r3 M, q" Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 4 ~4 k1 H o& i1 n: m
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2 J7 x% ^% p' g- G1 M3 j& pmso-font-kerning:0pt">2. $ ]) v9 L9 S$ C4 T) ], {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 5 |$ b. U( ^7 ~2 d7 I9 U; b) ~0 d
7 A; `( k- B' Q2 t; {% m+ O% v( g, v9 o( imso-font-kerning:0pt">3. ) N! D5 X* U1 |# F2 ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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6 ]' z# A; K. p7 hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。4 _& [( z+ y4 Jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 7 | {; V+ ]6 z& ~9 ^* m m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 , w. g9 \8 B U' r) \- Y
% ^* c. j. L% j; \ _! }6 B" ^: _7 h" Z& H* M Z9 Bmso-font-kerning:0pt">2. * h+ a3 N0 ^# K- j- t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . g+ M( x/ \* R2 b& j) i7 l2 J
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8 C* e0 }/ A7 j, e) t4 e7 {# h' Pmso-font-kerning:0pt">3. $ A; F8 j. y" l, \: `; m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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" ^! F; X0 p+ a3 o! ~2 \! J6 J' B, [# `mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。4 h- N2 j8 @; E, S
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 I( S. a0 X9 g
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . s Q5 p* I1 j
% k+ F% E7 y# ~8 H) G6 F7 M% m7 ]8 K0 H; s+ xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考: P' h$ @4 V$ j3 l+ e+ o0 X# ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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( E0 \: j( O: e( u. [9 U* q+ V) w1 C% V12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: e( R8 {& W. r/ y
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:/ w# v4 B6 X9 V2 K7 q) O
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 7 v3 ?2 u% n9 m& O- ]. U# z7 ~
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:8 [' d" Y* A4 A# c4 h
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