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mso-font-kerning:0pt">2012 ; E3 i! E- E+ J* gfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 % O! [( \# a! g5 }0 i
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8 |, p. j! I2 W: Pfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容2 L1 `% R/ t" r& [ @color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 y, t0 F# l+ w+ i7 k/ \
; Q$ v ]$ l. G/ _. o2 S) Y- }) Q& j6 i% @+ Z! ]/ |
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。/ W- q! a; o, l6 b( Hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ j% ?2 {8 B% X! u
! {% I$ }# P- ~4 J: s# F1 g* ^; T( c( v3 f, H' ?$ J2 s C/ T4 f
mso-font-kerning:0pt">1. 8 C }* F+ H# e1 _6 g+ {, O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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3 w( w7 r$ G6 E7 z5 ~8 M# e5 h0 Q* g8 t" n/ imso-font-kerning:0pt">2. 7 [: E+ U$ G6 _; H$ e- v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。6 F0 ]1 U# u9 g0 |5 S/ Z
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 - a, _& F6 O) {/ a# ^% g3 \) X
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mso-font-kerning:0pt">2. 1 Z% [, J* {' f }# L. ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. ! E5 P+ X; J2 {4 D" b
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;. |7 O: b# Q- S: @4 ~* ?+ _5 z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。3 u' \. j! L# `2 mmso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ( j- b- h/ G' z- \( X* y2 [) {
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mso-font-kerning:0pt">2. # k7 q$ A& H+ R- U! W: g/ L; Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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6 A* i3 M" F( X7 }6 \6 C3 p9 W% Y ]; V8 ^5 Nmso-font-kerning:0pt">3. ' g2 T9 k$ p3 x
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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; c1 @: f4 T* r; i& S/ G' U5 n9 ~" n/ r3 y5 x- Hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。) R5 H& F, Y3 P" Q* P
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
( D; c" w2 h( C& X$ i; Y+ N, O, o6 z/ P, b; }7 J
, V3 }- a: T. A( ~/ v: s* H3 wmso-font-kerning:0pt">1. ( x+ E7 Y' a# K/ Y, g; t4 c1 x: O& i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ) Z' v- m9 C& W
3 _/ r( S3 z. O* b2 U$ N3 o" _ S+ l# P5 }/ jmso-font-kerning:0pt">2. 8 b* D9 t' o5 j! t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. & K% `6 G. n0 S8 U1 K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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: \4 P4 Y6 c$ K5 smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。, e5 A) I5 ~1 @2 t
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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5 S6 ^7 N, o% m/ a# [5 Pmso-font-kerning:0pt"> 2 A9 K( {- H3 [ d/ [* a, d
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 C; k3 ]! Q/ m5 G" T
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考; j A, q; Z; J2 l" Q+ E6 M* I' lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 V, ?) N A' S* ~1 e
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
* C' o3 O& q. G( J5 h" P. u h0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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2 M* `" l+ |5 x1 V Gcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
- C2 U" _7 u" O' o. Z3 q' [. FAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 # F1 A0 x) h' N, j
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:8 U5 |5 v. }0 j& f! w8 S/ u
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