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, Z. ^' f& ]* umso-font-kerning:0pt">2012 ' r( z1 i/ M5 A7 [font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 ( s2 v' v( T2 n1 N" A
- z1 j- v4 Z; {1 F. i+ R& Y/ a- G, t gfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容2 [! p( {! u$ h9 V8 | N, W
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 E, t) c3 r; g8 _0 j& e
8 d: h3 s0 b1 a& r7 }2 K! X( X. ]- j2 s1 X
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。4 B! b( Z4 M2 i% V5 V$ r3 l
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
4 q1 L/ ]# z: p1 ^0 b) p( ]$ y# G: v) C# V3 z! q3 n2 j! p. ]
2 B" s% _ \7 K& S" Ymso-font-kerning:0pt">1. ' {; B* F) r" \3 |
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 # f8 w! N' o" A W
; E" G& N' E& o% Q( i9 m$ e" {, |7 _' f. rmso-font-kerning:0pt">2. 2 p0 i& {( P* c; J
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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7 R. U7 p1 T8 g! ?- z( R' f; W& V L: D# B7 p% H! w Q4 |" c9 Cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。* V* t9 G& z6 K2 q" Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " l w$ c. q. {& o2 R
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mso-font-kerning:0pt">1. & p, a" Q( u) p9 p9 u3 t4 a- B) `# W, V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 " f L' L6 {: I9 i7 P4 j
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mso-font-kerning:0pt">2. 6 g+ g2 ?+ ?7 L% A; e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 " Z: L! `% ^/ V" Q
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mso-font-kerning:0pt">3. ' C# h z/ X4 M- B7 ]2 N* I. o. q: O/ n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 6 C" p( m" p5 n7 n7 c
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;; S5 j; z, a. r! k/ [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。# f4 q3 Y, C+ q- B) Amso-font-kerning:0pt"> ( J) v3 o) |2 N: Y# N/ N
6 U8 N1 Y0 L" s% T8 G, n# v5 M% v. O. mmso-font-kerning:0pt">1. ) F) m8 [$ T/ r: O* Y5 Y. i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. ( i) h: \1 D8 B5 P5 E
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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2 Z) D( f' I' I, h [2 O. K8 a* c" u. F/ R/ s6 Y; _
mso-font-kerning:0pt">3. ; g7 H5 c- E2 f! v, b4 L
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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/ Y J6 i) G0 Q& E! c7 wmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。" K& L- [1 @+ }$ r/ b, s
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 }% t! g0 o9 r
4 ^* b; K; P; ^5 m# A; v! X$ V2 ]" ~8 ?/ N9 G5 p( ]& H6 P: M w l
mso-font-kerning:0pt">1. . ~) F' M& k7 }/ O3 S( W) v" F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 - F4 U7 B) i- }2 x4 M
3 q* b3 x6 f0 f, |! p! A5 p- o; b3 x& ]4 N; N) E2 i
mso-font-kerning:0pt">2. 4 p0 o, O* B1 q& H宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. 1 n* c8 B3 y- p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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3 [( P3 [# _5 a) o, s5 amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。* z* X1 W7 e, a7 G5 J2 B+ ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> # L! R8 ?- I; c$ _- H8 o9 q+ E+ [* E宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) u* x0 A; t7 Z9 r4 L- {
- j% b2 z7 S+ `5 S/ n* d3 p3 F7 v; |- }& ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考8 J3 h1 w2 L$ N$ u$ }' |8 \ |+ g
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . z2 }1 m+ R/ ]9 u6 o% z4 a
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:2 O% n ^$ {* I u
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 & m2 W% z8 g& v& j( c
6 _" Z) Y" u# P: x; P7 o! {, a5 Z- B: c5 R k; {, X: j
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:9 g3 G4 b0 {, F# g
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 2 i/ _# P! { Z$ Ocolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
$ I( D3 M1 R+ k( xAR-SA">） | 
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